Accroître la synergie Assistante Manager : un défi à relever Josette Dubost Accroître la synergie Assistante Manager : un défi à relever

La synergie L’efficacité 02 Josette Dubost La synergie 02 C’est associer plusieurs organes pour l’accomplissement d’une fonction. C’est mettre en commun plusieurs actions concourant à un effet unique avec une économie de moyens. (Larousse) L’efficacité C’est être une force agissante. C’est produire l’effet attendu. C’est quelqu’un dont les actions aboutissent à des résultats utiles. (Larousse)

Le chemin de la synergie Josette Dubost 03 Le chemin de la synergie 5 Passer à l’action 4 Réfléchir 3 Analyser 2 Tout mettre à plat 1 Se fixer un objectif Ensemble

Les étapes à franchir 04 1 – Se poser les bonnes questions Josette Dubost Les étapes à franchir 04 1 – Se poser les bonnes questions 3 – Envisager une communication constructive et productive pour le bien de tous 2 – Se mettre d’accord sur…

sur un mode de fonctionnement Josette Dubost Les bonnes questions 05 Quel cadre ? Quelles valeurs ? Quels objectifs ? Quelle organisation ? Se mettre d’accord sur un mode de fonctionnement et s’y tenir

L’image interne est vécue L’image externe est perçue Josette Dubost Le cadre Votre structure Son historique Ses dirigeants Ses valeurs Son image Sa notoriété Ses contraintes Ses exigences Ses objectifs Les enjeux 06 L’image interne est vécue L’image externe est perçue

Les valeurs fondamentales Josette Dubost Les valeurs fondamentales Principes unificateurs de vie Règles d’hygiène mentale Objectifs Besoin de sécurité Besoin d’appartenance Besoin de reconnaissance Motivation 07

Les phrases alibis 08 Vous bloquez votre capacité créatrice, «Chez nous c’est spécial, Oui mais, On verra plus tard, J’ai trop de travail, Mon chef ne sera pas d’accord, Je n’y arriverai pas, Boff et re-boff, Je ne l’ai jamais fait, A quoi ça sert ? Pour ce qu’on est payé ! Que vont dire les autres ? Je vais me faire mal voir, C’est très bien en théorie mais en pratique c’est irréalisable, Que c’est compliqué, Je ne le sens pas, Je l’ai déjà fait et ça n’a pas marché, …» Vous bloquez votre capacité créatrice, Vous vous autocensurez, Vous perdez votre motivation naturelle, Vous vous fermez à l’innovation, Adieu à la synergie Manager Assistante ! Josette Dubost

Les objectifs 09 Soyez au clair avec les objectifs du service Demandez à votre manager quels sont les siens Faîtes-vous préciser les vôtres Soyez en phase avec le tout «Après avoir irrémédiablement perdu de vue notre objectif nous avons du redoubler d’effort» Samuel Langhorne Clemens dit Mark Twain Josette Dubost

L’objectif C’EST UN VERBE ET UN MOUVEMENT S M A R T 10 Spécifique Josette Dubost L’objectif C’EST UN VERBE ET UN MOUVEMENT S M A R T 10 Spécifique Mesurable Accepté Réalisable Temporisé

L’organisation 11 Objectifs à atteindre pour l’année en cours Josette Dubost Objectifs à atteindre pour l’année en cours Attentes spécifiques déterminées Affaires et/ou dossiers en cours compris Parfaite connaissance de la structure des dossiers Organisation quotidienne rigoureuse et sans faille Priorités clairement identifiées Totale fiabilité des outils d’organisation Mode opératoire pour pallier toute absence

La boucle de l’organisation efficience 12 La boucle de l’organisation efficience 2 Survolez et listez les actions : Prévoyez le résultat visé, Élaborez un plan de travail. 1 Fixez-vous un but précis : Qu’est-ce que j’ai à faire ? De quoi s’agit-il ? Qu’est-ce qu’on attend de moi ? 3 Distinguez l’urgent. 8 Contrôlez la réalisation de l’objectif. 4 Repérez l’important. 7 Finalisez : Répertoriez les personnes, Listez les moyens, Prévoyez le matériel. 5 Evaluez la durée. Clarifiez le délai. Assurez-vous de la compatibilité des deux. 6 Établissez la liste des : Actions immédiates, Actions à reporter si besoin est (postériorités). Programmez les imprévus : loi des 60/40

Josette Dubost Les règles du jeu 13 Clarifier définitivement toutes les missions attendues Faire part, bilatéralement, de ses attentes, de ses souhaits, de ses contraintes, de ses exigences et de ses motivations Diagnostiquer les domaines d’expertise et les rôles de chacun Choisir un mode de collaboration et s’y tenir Mesurer les risques de ne pas faire… Travailler dans une relation de partenariat client/fournisseur SANS RÈGLE DU JEU C’EST LA RÈGLE DU «JE»

«Il faut d’abord savoir ce que l’on veut, 14 Josette Dubost «Il faut d’abord savoir ce que l’on veut, il faut ensuite avoir le courage de le dire, il faut ensuite l’énergie de le faire.» Georges Clemenceau