Comprendre la vie et le fonctionnement de notre organisation Atelier d’auto diagnostic des besoins en renforcement des capacités Par Nsengimana Eric, Facilitateur

Introduction Pour mieux servir une asbl, il faut: bien la connaître, comprendre ses misions , sa vision et sa politique. Connaître son environnement (interne et externe); Nécessité d’une analyse SWOT (Guca hirya no hino Inguvu dufise, Aho Duhobahoba, Amarembo yuguruye, Ivyotubera intambamyi)

Pour qu’une organisation s’épanouisse, elle fonde son action sur des valeurs partagées La cohésion interne est un paramètre/facteur déterminant.

Informations générales (indicatives) Date de création: Qualité des membres: volontaires Effectif: PM H= … F= … Couverture géographique ( nationale) Siège: Bujumbura Burundi Gihosha Avenue Umubano no 5 Adresse physique: ………….. (oui ou non) Nom du Représentant légal: NSENGIMANA Eric

Informations générales (suite) Adresse postale: Adresse Téléphonique: Adresse Email: Site Web: www: ajapafricaine.org Compte bancaire (oui ou non): PM Partenaires techniques Partenaires financiers Organisations collaboratrices/concurrentes

Organes (cfr organigramme) Assemblée Générale Bureau Conseil de Surveillance Conseil Consultatif Equipe technique (Exécutive) au niveau national et provincial? QUESTION: Les organes existent-ils? Fonctionnent- ils? Si non pourquoi?

Fonctionnement: Organes: Assemblée Générale (AG), Bureau, comité de surveillance….. Existence d’un personnel permanent (sous contrat) Personnel bénévole? Experts associés? Appui technique externe?

Documents administratifs (Statuts, ROI, manuel des procédures, plan de travail…) Périodicité des réunions des organes (régularité) Réunions de staff (planification et évaluation hebdomadaires) Stratégie de communication (interne et externe?) Production et classement des rapports Plan de classement des dossiers

Gestion et administration Existence d’une politique de l’organisation Existence d’un statut du personnel Description des taches (job description) Existence de documents comptables régulièrement complétés Réalisation d’évaluations et contrôles internes Réalisation d’évaluations externes (audit)

Relations avec les partenaires Liste des partenaires et nature de partenariat Participation à des coalitions ou à des réseaux ( les identifier) Existence d’un outil de communication (téléphone, fax, email, bulletin, tranche d ’émission radio ou TV…)

Environnement Y a-t-il des organisations concurrentes? Ou similaires? Quelle est notre particularité ou notre originalité? Comment travailler avec elles sans se gêner? Comment évaluer/apprécier la collaboration avec elles, si elle existe? Si non comment l’initier? Dans quels domaines? Quels sont les obstacles? Comment surmonter ces obstacles?

Les interventions Existence d’un plan de travail (partagé entre membres) Période couverte (mensuelle, semestrielle, annuelle?) Groupes cibles Zones d’intervention Partenaires de mise en œuvre Ressources humaines internes suffisantes? Insuffisantes? Recours à des personnes ressources externes? Lesquelles et combien, pour quoi faire, à quel coût? Niveau de participation des membres (hari abarya imitsi abandi !!!) Documentation (rapportage) des actions

Gestion des conflits NB: Le monde est jalonné de conflits, même au sein des associations . Dans ce cas, quelle la meilleure attitude à prendre? Résolution pacifique en interne? Recours à une expertise externe? Lister les cas de conflits déjà nés et la façon dont ils ont été résolus. Existe-t-il un mécanisme interne de résolution pacifique des conflits qui pourraient surgir? Nécessité d’établir des normes (manuel des procédures, code d’éthique…)

Analyse SWOT (Inguvu dufise, Aho duhobahoba, Imiryango yugururye, Ibishobora kutubangamira)

Définition Le SWOT (Strengths-Weaknesses- Opportunities- Threats ) ou FFOM pour les Francophones ( Forces- Faiblesses-Menaces – Opportunités  ) est un outil très pratique lors de la phase de diagnostic stratégique . Le SWOT synthétise les forces et faiblesses d'une organisation au regard des opportunités et menaces générées par son environnement.

Analyse de l’axe interne Ce sont les caractéristiques actuelles de l'organisation, vues comme des forces ou des faiblesses selon les activités exploitées. Elles concernent généralement : les ressources humaines, les capacités d’opération, le fonctionnement, les capacités financières, les savoir-faire détenus. Forces : Ressources possédées et/ou compétences détenues conférant un avantage concurrentiel. Faiblesses: c’est le manque au regard d'un ou plusieurs facteurs clés de succès ou bien face aux  concurrents.

Analyse de l’axe externe Il énumère des éléments externes qui ont un impact possible sur l'entreprise. Opportunités: Zones de potentiel dans l’environnement de l’association qu’on peut développer. Il convient de les identifier. Menaces : Changements en cours ou à venir, qui peuvent avoir un impact négatif sur les activités de l‘organisation.

Matrice d’analyse SWOT

Explication des cadrans Forces / opportunités : Priorité maximale. Domaine potentiel avec de réelles capacités de développement. Faiblesses / opportunités : les opportunités sont là, mais vous ne détenez pas les atouts nécessaires. La question à se poser est de savoir si la faiblesse peut être levée ou non afin d'exploiter ce potentiel. Forces / Menaces : une question stratégique - comment employer vos atouts pour vous défendre face à la menace identifiée ? Faiblesse / Menaces : situation potentiellement dangereuse. Evaluez le risque pour savoir s'il est nécessaire d'organiser votre défense et dans l'affirmative, définir comment procéder.

Conclusion Cette approche permet de créer des stratégies pertinentes pour exploiter un nouveau potentiel ou bien développer vos activités.  Elle permet même d' anticiper une menace pesant sur votre activité .

Analyse SWOT ) FORCES FAIBLESSES Opportunités Menaces

EXERCICE PRATIQUE Travail en groupes Amashirahamwe yo mu ntara …akorera mu bihe bisata (Secteurs ou domaines)? Amashirahamwe yo mu ntara….afise inguvu izihe (Forces)? Amashirahamwe yo mu ntara … ahobahoba hehe (Faiblesses)? Amashirahamwe yo mu ntara…. Abona yokora iki kugira ashobore gufasha mw’iterambere (Actions)? None Hakenewe ibiki (Besoins)?

Plan d’actions de renforcement des capacités Qui fait quoi quand comment avec qui?

UMUTWARO MW’ISHIRAHAMWE