Synthèse de l’évaluation des effets de la Démarche Qualité Formation Réunion du personnel 23 octobre 2006 octobre 2006 mesure des effets de la DQF

mesure des effets de la DQF Objectifs La Démarche qualité Formation vise 3 principaux objectifs: Professionnaliser l’activité formation Pérenniser ou développer l’activité formation Satisfaire nos clients (bénéficiaires et financeurs) A travers l’évaluation des effets de la DQF, nous cherchons à : Valoriser l’investissement des acteurs impliqués et l’intérêt de la démarche à l’interne comme à l’externe Fournir des références pour d’autres types de démarche qualité Engager de nouvelles actions d’amélioration octobre 2006 mesure des effets de la DQF

La Démarche qualité, un processus d’amélioration continue octobre 2006 mesure des effets de la DQF

mesure des effets de la DQF Méthode d’évaluation La méthode a été mise en place au niveau national dans le cadre d’un chantier elle s’appuie sur différents outils : Une grille qui permet de comparer la situation initiale (diagnostic) à la situation en 2005 sur les différents objectifs précédents en traitant : de management, d’organisation, de communication, d’ingénierie, d’évolution de l’activité , de maîtrise des coûts, de satisfaction clients et financeurs Un questionnaire à l’attention des acteurs impliqués dans l’activité formation pour recueillir les points de vue et des entretiens réalisés par un responsable qualité d’un autre département Un questionnaire à l’attention des financeurs Un lien de cause à effet pas toujours facile à mesurer, mais une dynamique engagée avec la DQF octobre 2006 mesure des effets de la DQF

Mesure des effets de la DQF – Principaux résultats Des procédures administratives rôdées, une meilleure identification de qui fait quoi – mais plus de travail pour les responsables de stage -1 effet négatif 0 pas d’amélioration 1 bien mais pourrait être amélioré 2 très positif La définition des missions 0% 22% 33% 44% Les documents administratifs 4% 19% 27% 50% Le fonctionnement entre acteurs impliqués 16% 36% L’optimisation du temps de travail 45% 14% 5% La communication interne sur la formation 66% 21% Résultats de l’enquête interne sur la DQF - 2006 octobre 2006 mesure des effets de la DQF

Résultats de l’enquête interne sur la DQF - 2006 Mesure des effets de la DQF – principaux résultats Des outils pédagogiques, un vocabulaire, des procédures communs à tous les acteurs de la formation. -1 effet négatif 0 pas d’amélioration 1 bien mais pourrait être amélioré 2 très positif L’analyse des besoins 9% 41% 36% 14% La conception des projets de formations 10% 60% 30% Les pratiques pédagogiques 0% 26% 63% 11% Les documents pédagogiques 24% 48% 29% L’accès aux documents à jour 4% 16% 20% Résultats de l’enquête interne sur la DQF - 2006 octobre 2006 mesure des effets de la DQF

Mesure des effets de la DQF – Principaux résultats Des thématiques, des méthodologies de formation variées Des outils de communication en place Une équipe de formateurs compétents 38 formateurs expérimentés, positionnés sur un référentiel métiers de formateur et formés en fonction des besoins 10 formateurs occasionnels (moins de 21 heures d’intervention) 5 formateurs débutants formés et accompagnés par des tuteurs 118 jours de formation de formateurs depuis 2004 et 160 jours de formations et 50 jours de colloque pour actualiser les compétences des formateurs octobre 2006 mesure des effets de la DQF

Mesure des effets de la DQF – Principaux résultats Une augmentation de la part de marché formation notamment avec les formations installation : On est passé de 14 922 heures stagiaires en 2002 à 27 143 heures stagiaires en 2005 financées par VIVEA 2002 2003 2004 2005 Part de activité CDA dans l’activité formation du département (en nombre d’heures stagiaires) 34,5% 41% 45,5% 52,5% Comparaison avec les autres départements bretons CDA22 CDA29 CDA35 CDA56 Nombre d’heures stagiaire en 2005 17 751 30 556 27 143 19 751 octobre 2006 mesure des effets de la DQF

Mesure des effets de la DQF – principaux résultats Une augmentation du Chiffre d’affaire formation qui passe de 5,28% à 7,19% du budget de la Chambre d’agriculture entre 2002 et 2005 (+36%) Une évolution de la participation des différents financeurs Un taux de réalisation des formations qui passe de 67,5% à 75%, avec pour les formations catalogue 65,5% de réalisation Un nombre de stagiaires en baisse, malgré la relance de l’installation en 2005 Part des différents financeurs stagiaires financeurs impôt 2002 12% 58% 30% 2005 20% 75% 5% 2002 2003 2004 2005 Nombre de stagiaires par an 1744 1506 1583 octobre 2006 mesure des effets de la DQF

Mesure des effets de la DQF – Principaux résultats Les points positifs : Une très bonne image auprès de VIVEA, des collaborations potentielles intéressantes : « Les projets sont bien écrits. Le niveau de rédaction est très bon : les modalités d’évaluation sont précisées (il n’y a pas que la satisfaction stagiaire), le public est bien identifié, le programme est cohérent avec les objectifs. Les modalités pédagogiques sont variées et adaptées. Cette qualité est repérée pour la majorité des conseillers » « Ce qui distingue les formations de la Chambre d’agriculture d’Ille-et-Vilaine, c’est le nombre d’heure stagiaire qui est important et en augmentation depuis 2002 » octobre 2006 mesure des effets de la DQF

Mesure des effets de la DQF – Principaux résultats Points de vue d’acteurs de la chambre d’agriculture sur la Démarche Qualité Formation : « Un outil pour la professionnalisation du métier de formateur » « Un outil structurant pour l’activité formation » « La démarche qualité, les procédures sont des moyens et ne doivent devenir des buts » « Un bon outil de management » « Attention à ne pas trop administrer, il faut aussi savoir simplifier et surtout ne pas oublier le client » « C’est stressant, mais sécurisant » octobre 2006 mesure des effets de la DQF

Mesure des effets de la DQF – Principaux résultats Les points à approfondir : Une communication interne sur les formations à développer encore en lien avec un planning mieux articulé aux autres activités Une organisation où la part administrative de la DQF est aussi portée par les responsables de stage Une meilleure articulation avec une démarche marketing de nos activités Une dynamique qualité à animer et faire vivre au quotidien octobre 2006 mesure des effets de la DQF

Le nouveau plan d’amélioration qualité 2006-2007 Organisation de l’activité formation : cadrage des projets transversaux, articulation avec les commissions d’antenne, rôle des relais formation, fonction de formateur occasionnel Analyse des besoins : groupe d’échange de pratiques, articulation avec les commissions d’antenne, boîte à outils et lien avec les outils de marketing Évaluation des formations : mieux utiliser et valoriser les outils d’évaluation des formations octobre 2006 mesure des effets de la DQF

Le nouveau plan d’amélioration qualité 2006-2007 Capitalisation des ressources pédagogiques : Mise en place d’une base de données des intervenants puis des outils pédagogiques avec Synagri V3 Clarification des coûts et des budgets : Procédure et références pour l'établissement des budgets formation en lien avec les exigences des financeurs – Mesure des marges de manœuvre pour la promotion des formations Amélioration qualité : Développement de l’utilisation des fiches progrès, réflexion pour articuler les outils avec d’autres démarches qualité octobre 2006 mesure des effets de la DQF