Le dossier « Contrat de Ville » PREFET DE VAUCLUSE Le dossier « Contrat de Ville » Réunion d’information le 20 mars 2019 1

Présentation aprova 84 Qui sommes-nous? Comment ? Depuis 1979, l’aprova 84 est un lieu ressources où les femmes et les hommes qui font la vie associative du Vaucluse peuvent trouver réponses à leurs interrogations et échanger sur leur pratique associative. Nos missions : Former, accompagner et conseiller les acteurs de la vie associative Promouvoir et défendre la vie associative dans ses valeurs fondamentales Représenter activement le mouvement associatif Comment ? Accueil et information au quotidien : face à face, téléphone ou courriel Centre ressources documentaires sur la vie associative Réunions d’information collectives pédagogiques, interactives Accompagnement personnalisé et/ou orientation vers d’autres experts Formation spécifique et accompagnement adapté aux acteurs publics

Programme Les plate forme Addel et Dauphin Le compte rendu de l’action Addel – bilan 2018 / Dauphin - action 2019 Le compte rendu de l’action Le bilan qualitatif & quantitatif Règles du bilan financier La demande de subvention L’action et son contenu au regard du projet associatif, le public, le territoire, les éléments financiers Notion de charge direct et indirecte Règles et obligations du budget prévisionnel d’action

Contrat de ville 2018-2019 La plate forme ADDEL C’est la plate forme à utiliser pour déposer ses bilans d’actions 2018 uniquement si votre action est terminée. A faire au plus tôt si renouvellement de l’action Si non renouvellement d’action : Date limite 30 juin. Jusqu’au 28/02/19 pour terminer action 2018, sinon avenant. Pas de juxtaposition possible des actions.

Contrat de ville 2018-2019 La plate forme DAUPHIN C’est la plate forme à utiliser pour déposer vos actions 2019. Un guide utilisateur est disponible pour vous aider à utiliser cette plate forme. Quelle que soit la plate forme, soyez attentifs à être à jour (Statuts, Siret, RNA, liste des membres, RIB, code APE…)

Compte rendu de l’action Description de l’action Précision, concision & sincérité Nombre et caractéristique du public S ’appuyer sur la demande réalisée en N-1. Travailler sur des ordres de grandeurs Lieux Pas obligatoirement des lieux QPV si le public y réside

Compte rendu de l’action Indicateurs Reprendre les indicateurs indiqués lors du dépôt et les confronter à la réalité de l’action. Un bon indicateur est celui qui vous permet de savoir si votre action répond aux objectifs fixés. Essayez d’insérer des indicateurs qualitatifs (mise en place de compte rendu, clarté de la communication, appropriation des grandes lignes du projet par l’ensemble des acteurs concernés.— Diffusion des documents afférents au projet.— Implication de responsables de l’organisme, des bénévoles … — Connaissance des outils — Existence de traces du processus d’information concernant le référentiel et son appropriation.— Explicitation des capacités à acquérir ou à renforcer) en plus des quantitatifs.

Compte rendu financier de l’action Comparaison entre le budget prévisionnel action déposé au moment de la demande et le budget réalisé Expliquer les écarts importants (>10% - cf fiche 3) Vérifier l’adéquation avec votre compte de résultat global Reprendre les modalités (la même clef de répartition) qui vous ont permis de calculer prévisionnellement les charges indirectes et faire de même avec les montants réalisés Se servir de la fiche 3 pour redétailler cette clef de répartition et expliquer les éventuels écarts

Compte rendu financier de l’action Comparaison entre le budget prévisionnel action déposé au moment de la demande et le budget réalisé Détailler les Contributions volontaires en nature – Règles de comptabilisation Ne pas oublier d’indiquer la réalité des cofinancements Pas de possibilité de mettre en place des provisions ou des fonds dédiés Indiquer une date cohérente avec la fin de l’action et l’envoi Attention aux actions partiellement réalisées

La demande 2019 Avant de commencer à saisir sur « Dauphin » les opérateurs doivent recevoir un mail – Guide à disposition : Tous les membres d’un organisme demandeur doivent disposer d’un identifiant et d’un mot de passe strictement personnels. Parmi ces membres, un seul aura le rôle d’ADMINISTRATEUR (voir tableau p4 du guide). A l’ouverture de DAUPHIN, le 1er membre connecté sera automatiquement ADMINISTRATEUR. Il pourra à tout moment demander de ne plus être administrateur à la condition toutefois : - qu’il ne soit pas le seul membre et qu’un autre membre soit désigné administrateur en remplacement

La demande 2019 Vous devez déposer la demande telle que vous l’avez transmis à l’organisme en charge du contrat de ville sur votre territoire. Si vous y apporter des modifications, il faut se rapprocher du chef de projet. Attention à ne pas solliciter uniquement des crédits politique de la Ville. Vous devez constituer un budget global et d’un budget action ou projet

Le budget prévisionnel global Si association existe depuis quelques années, le budget prévisionnel de l’année précédente et le compte de résultat seront votre base de travail. A vous de reprendre, pour chaque poste de charges et de produits, ce qui a augmenté et diminué. Vous pouvez lister les activités, projets ou actions en les décomposant au maximum et construire votre budget de cette façon. Vous pouvez garder à l’esprit certains principes et points de vigilance.

Le budget prévisionnel

Le budget prévisionnel Les charges directes et indirectes ou charges de fonctionnement On distingue généralement ces deux notions au sein des dossiers de demande de subvention En lien avec le(s) responsable(s) des projets il convient de les repérer, les distinguer et d’en connaitre le coût total et la part qu’il représente par rapport au total Sur la dernière diapositive vous aurez la liste usuelle des charges indirectes. Les plus courantes concernent le coût du local ou les frais d’assurance. Il faut comptabiliser l’ensemble de ces frais et diviser cette somme par le montant du budget global pour connaitre le pourcentage de charges indirectes. Sinon, vous risquez de sous évalué ou sur évalué vos charges indirectes. 15

Le budget prévisionnel charges indirectes Exemples de Charges indirectes Charges fixes de fonctionnement loyer du local ; assurance multirisques du local ; essence, électricité et eau ; frais de communication : abonnement internet, facture de téléphone, affranchissement ; petites fournitures...   Frais financiers frais de tenue de compte ; frais bancaires. Autres campagnes publicitaires ; une partie du salaire de la secrétaire, du comptable, de la directrice… 16

Le budget prévisionnel Les charges indirectes concernent plusieurs projets (salaire d’un(e) comptable) ou aucun en particulier (matériel). Chaque charge indirecte doit être répartie sur les différentes actions à l'aide d'une clef de répartition : temps d'occupation des locaux, nombre d'enfants accueillis, nombre de projets, nombre de jours d'activités, heures de formation réalisées, activité des salariés… 17

Le budget prévisionnel Conseils et remarques Il faut éviter de prendre des clefs de répartition financière, car elles évoluent et sont trop facilement « manipulables » Sauf cas de force majeure, il faut conserver la même clef de répartition pour faire le bilan de l’action Les charges indirectes ne doivent pas représenter plus de 20% du total des charges Dans le cas de multiples sous actions, veillez bien à ce que le total des sous actions ne soit pas supérieur (ou inférieur) à ce que vous indiquez dans le budget global, d’où le tableau. La majorité des financeurs publics ou privés (fondations, entreprises) estime qu’une action doit avoir des charges indirectes qui ne dépasse pas les 20% du total. Si vous allez au-delà de ce pourcentage alors que vous êtes financés par des fonds privés ou publics, obligatoirement votre action sera déficitaire. 18

Le budget prévisionnel Les produits ` Il est plus simple d’affecter des produits car la plupart du temps ceux-ci sont « fléchés », c’est-à-dire qu’ils financent directement une action. Néanmoins certains produits considérés comme indirect, comme certains dons, obéissent aux mêmes règles de répartition