Séminaire communication Projet UE Geresh Cam Jeudi 7 mars 2019 www.auf.org

Comment créer un évènement ? Atelier pratique Evénementiel : Comment créer un évènement ? Atelier pratique sur l’inauguration du centre de recherche

Les étapes 2- Le lieu et la date 3- Le contenu 1- L’objectif de l’évènement 2- Le lieu et la date 3- Le contenu 4- L’organisation de l’évènement 5- Le suivi après l’évènement 

1- L’objectif Quoi ? Qui ? et avec qui ? Pourquoi ? Quel est le message que l’on veut faire passer ? Exemple : nous sommes experts sur les nouvelles manières de travailler … Qui veut on toucher ? Exemple : des nouveaux étudiants, chercheurs, enseignants … Avec qui on souhaite organiser l’évènement ? Exemple : avec les partenaires de l’évènement… Pourquoi on souhaite faire l’évènement ? Exemple : créer un moment convivial, d’échange…

Nombre de participants : minimum, idéal, maximum Cibles/participants Nombre de participants : minimum, idéal, maximum Profils : clients, enseignants, entrepreneurs, grandes entreprises… Y aura-t-il des VIP ? Des politiques ? Des journalistes ? Si oui, prévoir une personne pour les accueillir Anticiper l’absentéisme

Disponibilités des participants (journée, soirée) 2- Lieu et date Où ? capacité d’accueil Style du lieu Trajet Facilité pour se garer Quand ? Disponibilités des participants (journée, soirée) Attention à l’actualité, aux jours fériés, vacances scolaires

3- Contenu de l’évènement Le message clés que l’on souhaite diffuser Choisir le format : débat, atelier, repas Valider les intervenants si nécessaire Réfléchir au petit plus : ce qui fera que les participants se souviendront de l’évènement Prévoir une animation spéciale pour mettre en avant le message

4- Organisation de l’évènement 6. Envoyer les invitations trois semaines à l'avance en tablant sur un r Une fois le cadre posé, on peut réfléchir à l’organisation concrète de l’évènement : Invitations, Animations, Médias, Traiteurs, …

Plate-forme d’échange, Pour gérer les inscriptions, Outils Pour échanger avec les co-organisateurs, Plate-forme d’échange, Pour gérer les inscriptions, Permet de contrôler le nombre d’inscrits et auquel cas activer d’autres réseaux (booste facebook) si le nombre d’inscrits n’est pas suffisant et à l’inverse réévaluer le budget Contrat avec les partenaires, Pour communiquer avant/pendant/après, Facebook, Twitter… Pour les questionnaires de satisfaction,

Ex : outils de communication, vidéo projecteur, .. Logistique - Inventaire du matériel nécessaire : Ex : outils de communication, vidéo projecteur, .. - Le matériel est-il disponible ? Location ? - Le jour J Prévoir trousse de secours … Envoyer un plan d’accès, flécher le trajet, signalétique du lieu Fournir toutes les informations utiles (CI si besoin) - Repas : choisir la formule adéquat en fonction du budget et du concept (traiteur, chacun apporte quelque chose…)

Planning Evaluer le temps nécessaire à chaque tâche, les fixer dans le temps, faire un rétro planning Faire un déroulé précis du jour J en affectant les tâches aux différents membres de l’équipe organisatrice, être le plus exhaustif possible, noter les coordonnées de tous les intervenants (prestataires, organisateurs, équipe...) Anticiper les retards avant l’évènement, fixer des deadlines aux prestataires Le jour J : marge de manœuvre  

Hypothèse basse/hypothèse haute Budget Coût/recette Hypothèse basse/hypothèse haute Se fixer un nombre de personnes en dessous duquel on perdrait de l’argent et on annulerait Prévoir une marge de manœuvre pour des achats de dernière minute 

Communication Définir un message Créer un visuel   Définir un message Créer un visuel Choisir les canaux de communication : - Blog - Facebook - Twitter - Référencement sur des agendas en ligne - Envoi de communiqué de presse à des journalistes

5- Après l’évènement Questionnaire de satisfaction Remerciements Communiqué de presse post-event Débriefing

Merci de votre attention   Merci de votre attention 

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