F. Danel – G. Bonnet – Bertrand Moriceau Présentation Projet SDSI Schéma Directeur des Systèmes d’Information Information Systems Strategic Alignment (IS Master Plan) Préparation CA du 11/10/2011 7 septembre 2011 F. Danel – G. Bonnet – Bertrand Moriceau

Présentation SDSI Préparation CA – 11 octobre 2011 Pourquoi faire évoluer le SI ? -> Contexte Comment? -> Méthodologie D’où on part? -> Diagnostic Quoi? -> Objectifs Quand? -> Planning Combien? -> Aspects financiers Préparation CA - 7/10/2011

Pourquoi un Schéma Directeur? Le SI actuel repose sur Agresso … Couverture partielle des besoins pour le siège (Finance, RH et Log) Utilisateurs peu satisfaits Pas utilisé sur le terrain  Besoin d’aller + loin RH, Log, Finance. ….Et Excel pour le reste (APR, Kit log, Reporting…) Contexte : Forte évolution des volumes (Missions, collecte, nb d’écritures…) De + en + exigeant et complexe Demandes des Tiers (transparence et traçabilité) Des processus souvent inadaptés ou incomplets Une stratégie ACF-IN 2015 ambitieuse, nécessitant d’être pilotée  Nécessité de bâtir un SI capable d’accompagner ACF pour les défis présents et à venir  2010: Demande du DG au DAFSI. Bureau CA - 2 septembre 2011 Préparation CA - 7/10/2011 3

Contexte – Organisation Dans le cadre de la mise en œuvre de la stratégie ACF-IN 2015, ACF-F a initié mi 2010 une démarche d’étude de ses Systèmes d’Information (SI) et de conception d’un Schéma Directeur des Systèmes d’Information (SDSI) Le périmètre concerne ACF-F. Le réseau ACF-IN a été consulté, les travaux de ACF-E ont inspiré la démarche Le projet SDSI est une étape préliminaire du projet de transformation du SI 2013-2015 Organisation du projet SDSI Participants Rôle Poste François Danel Sponsor DG ACF-F Gilles Bonnet Directeur de projet DAFSI Bertrand Moriceau Chef de projet AMOA & MOE Consultant Juan-Francisco Gomez Membre COPIL Responsable SI Erland Egiziano Directeur Logistique Vincent Taillandier Desk Olivier Longué DG ACF-E Préparation CA - 7/10/2011 4

Comment ? Méthodologie Démarche: Phase 1: diagnostic, analyse de l’état initial Août à déc. 2010 Phase 2: définition des orientations et priorités, SI cible 2015 Q1 2011 Phase 3: recommandations, Roadmap 2011–2015, méthodologie Q2 2011 Périmètre: France + ouverture ACF Intl (Madrid) Entretiens 46 personnes rencontrées au siège 12 entretiens pays : Bengladesh Burkina Faso Madrid : Déplacement les 16-17/11/2010, Londres (Fév. 2011), NY (Téléphone) Méthodologie Analyse des process existants et de la pertinence SI actuel Recueil des besoins pour SI Cible Scénarios et arbitrage Implication DG et COMDIR Vision internationale portée par ACF-F Préparation CA - 7/10/2011

Diagnostic – Ce qui va bien Le SI Communication Développement est mature Les matériels informatiques sont à niveau, au siège et sur le terrain pour les besoins actuels Le Kit Log est harmonisé et déployé au niveau ACF-IN « L’hébergement a permis de rattraper les meilleures pratiques actuelles » « Tous les portables en missions préparés depuis le siège sont sur le même standard, avec Kaspersky comme antivirus » « La version 4 du kit log sera forcément automatisée dans un logiciel unique »  Préparation CA - 7/10/2011

Diagnostic – Le SI est vieillissant et pas adaptable Le SI Finance ne permet pas un Reporting en temps réel (ré engineering complet) Les outils de partage de documents sont manquants (Intranet) Le SI RH est disparate suivant les personnels (siège, expat, local, vivier) Les opérations n’ont pas d’outil pour gérer les projets humanitaires (projet GESPROH) L’organisation informatique est en retard pour accompagner le développement du SI (gouvernance SI, méthode, ressources, expertise) « la clôture est biannuelle et fastidieuse, les imports sont manuels» «Les APR mensuels sont longs à envoyer. Consolider les modifications est une perte de temps» «Le matricule d’un même salarié n’est pas le même s’il est expat. ou au siège» « Il n’y a plus d’outil pour anticiper les dates de remises de rapports bailleurs» «Les formats des rapports financiers bailleurs sont de plus en plus compliqués» « Il faudrait un outil de suivi des recommandations des audits et recos bailleurs» « Seule la maintenance est assurée, nous n’avons pas les moyens de répondre aux demandes de développements » Préparation CA - 7/10/2011 Bureau CA - 2 septembre 2011 7

Quoi ? OBJECTIFS & ENJEUX Objectif de transformation du SI L’innovation technologique comme levier de la performance dans la lutte contre la faim. Objectif du SDSI Réaliser un Schéma Directeur des Systèmes d’Information (SDSI) à horizon 2013-2015, afin d’ aligner le Système d’Information ACF-F sur les besoins des Opérations et des fonctions support, dans le cadre de la Stratégie 2015. Enjeux: Stratégie: accompagner la mise en œuvre de la stratégie ACF-F 2015 Efficacité : répondre aux besoins avec réactivité, améliorer la qualité des programmes pour les bénéficiaires, optimiser les process Efficience : optimiser les capacités d’action, partager les bonnes pratiques, harmoniser et améliorer les processus, retour sur investissement Traçabilité : informations, sécurité, redevabilité Image : communiquer avec les donneurs et parties prenantes Valeurs : Professionnalisme, transparence Préparation CA v0 - 6/10/2011

QUOI? VISION SI Cible 2015 Axe Stratégique: utiliser le SI pour communiquer on-line, en temps réel avec les parties prenantes, disposer d’un Reporting fiable selon des axes d’analyse définis, renforcer la qualité (automatiser le suivi des contrôles internes, tracer les incidents de sécurité, améliorer les performances des process). Axe Opérationnel: Mettre le SI au service du soutien aux bénéficiaires et renforcer la redevabilité pour les financeurs, maîtriser les BDD et statistiques pour contribuer à la recherche et au plaidoyer, automatiser la gestion des projets humanitaires, en prévisionnel, suivi harmonisé et reporting bénéficiaires, renforcer l’impact des programmes et améliorer la pertinence des actions et leur suivi qualité. Axe Support: contribuer à l’amélioration de la performance d’ACF par l’automatisation et l’intégration des process support Finance, Log, RH. Renforcer les compétences SI, pérenniser l’infrastructure ICT, mettre en place un help desk. Axe Transverse: mettre à disposition l’information on-line, de qualité et en temps réel, développer la capitalisation (Intranet, Record Management). Développer la gouvernance SI (bonnes pratiques SI, culture transverse), afin de préparer les conditions de réussite des projets de transformation SI. Préparation CA - 7/10/2011 Bureau CA - 2 septembre 2011 9

QUOI? Axes de transformation Axe Stratégique Axe Opérationnel Axe Transverse COMMUNICATION REPORTING QUALITE CONTROLE COMDEV GESTION PROJETS HUMANITAIRES RECHERCHE MARKETING GESTION CONTATS SI RH SI LOG ERP FI SUPPORT SI INFRA. ICT GOUVERNANCE SI CAPITALISATION GESPROH BDD, Stat Intranet v2 Axe Support Préparation CA - 7/10/2011

QUOI? 5 Projets phares SI Projet phare 1: CAPITALISATION: Intranet v1 (2011) à Internet v4 Support SI, Infrastructure et Gouvernance SI: pré-requis permanent pour accompagner la performance et la transformation SI Projet phare 2: GESPROH (gestion des projets humanitaires) Projets phares 3 à 5: Informatiser RH, LOG, ERP ERP FIN: Réussir la transformation financière pour mieux piloter les activités SI LOG: Automatisation nécessaire, projet trasnverse ACF-IN RH: fortes attentes, y compris at ACF-IN level (recrutement et gestion du vivier) REPORTING: Définir les axes d’analyse et priorités, automatiser Autres projets SI: harmonisation, bonnes pratiques Préparation CA - 7/10/2011

QUAND? Planning SDSI Préparation CA - 7/10/2011

Approche financière Benchmark PWC 2010 ACF-F dépense 1,5 M€ en 2010, soit 1.92 % du volume d’activité vs Référence Panel PWC: 3,08 % du volume activité en moyenne RECURRENT 1,5 M€ à 1,9 M€ à fonctionnalités constantes - Effet croissance de l’activité ACF-F (de 2011:96 M€ à 2015: 125 M€) - Ajouter l’impact des projets SI FINANCEMENT de la transformation SI ROI des projets fonctionnels Réduction fraude Réduction réclamations bailleurs Développement image Recherche de financements: - Mécénat de compétence? - Bailleurs? INVESTISSEMENT SDSI 7 M€ pour les projets SI sur 5 ans Impact sur le récurrent en: - Besoins en évolution d’infrastructures - Récurrent post projets (maintenance) COUT TOTAL du SI Effet rattrapage et développement SI 3,06 % des revenus en moyenne sur 5 ans Préparation CA - 7/10/2011 Bureau CA - 2 septembre 2011 13

Benchmark ONG ONG ACF-F ACF-E ACF-NY MSF CRF OXFAM CRIC HI MDM UCPA IUCN Secteur Malnutrition Médical Médical / divers Faim Handicap Loisir Conservation nature Descriptif 5 HQ dont 3 HQ OPE 30 à 100M€ 19 HQ dont 5 HQ OPE 90 à 130M€ France 1800 structures 17000 salariés 50000 bénévoles +- 1 MM€ 750 M£ > 1 MM$ Lyon + X pays Paris + X pays ? Genève + 75 pays 250 M€ SI Gestion AGRESSO S/T paie, com/dev SAGA EXCEL NAVIGATOR 5 ERP HQ/ Pays QUALIAC HYPERION + BO Paie PLEIADE (SOPRAH) PS (Oracle) NAVISION QUALIAC SAP SI OPE ftp GESPRA 2 M€ /4 ans mécénat - Log: SAGE/ LBC Logiciels métier PS specific Projets SI SDSI 7 M€ / 4 ans Attente ACF-F Volonté d’ERP en capitales UNIFIELD Log+Fin / bases > 10 M€ New Intranet : JALIOS Etude d’un ERP SIGMAH international HELIOS Log+cash / Missions 5 M£ New ERP > 20 M€ SIGMAH New NAVIGATOR 5 pays en 18 mois La tendance est générale dans le secteur des ONG de l’utilisation des technologies et systèmes d’information comme levier de performance, en vue d’améliorer le professionnalisme et la transparence, en particulier afin de répondre aux exigences des bailleurs. Préparation CA v0 - 6/10/2011

SDSI: analyse des risques et solutions Niveau de Prob. % Risque Facteur de risque Actions de diminution (couverture des risques) Responsable - Acteurs Nature du risque 15 % J Cadrage du périmètre fonctionnel Mettre en place un modèle de données centralisé avec un référent fort Appliquer les critères de priorité définis CA COMDIR Go / No Go Cadrage du périmètre géographique Priorité Missions, avec test de déploiement SI terrain sur 1 à 2 projets à court terme Amélioration des processus HQ <-> Missions Coordination avec ACFIN, harmonisation des données à consolider Sponsor DP Délai 10 % Qualité de l’étude et du chiffrage Faire un projet pilote Mettre en place une méthodologie pragmatique Analyser les impacts si avènement des risques MOA Coût Qualité 25% R Manque de moyens humains Rattraper le retard de staffing Développer la gouvernance SI CA / DG COMDIR/ DSI Choix de solution (ERP ou briques SI, type d’appli..) Analyse technique et applicative, Mise en place des meilleures pratiques: architecture SI et modèle de données fonctionnelles ACF-IN DSI 30% Disponibilité des ressources Mobiliser les ressources, former les MOA dans chaque direction utilisatrice Analyser annuellement le suivi du projet et ajuster DP / MOA 20% O Rejet de la solution par les utilisateurs Mobiliser en amont, valoriser les attendus Accompagnement au changement, help desk Montrer l’exemple, faire simple pour initier le SI Préparation CA v0 - 6/10/2011