Présentation CasePoint

Objectifs de la session Adéquation produit/marché Segmentation marché (services et secteurs) Principales caractéristiques du produit Avantages et les bénéfices

Quelques exemples Dossiers commerciaux Dossiers techniques Dossiers clients incomplets ou contenant des documents obsolètes Perte de temps, allongement des délais Dossiers techniques Suivi du dossier affaire de la signature à la maintenance Partage d’informations entre les partis intéressés Service Hygiène, environnement et sécurité Gestion des risques et document unique Laboratoire pharmaceutiques Gestion et publication des autorisations de mise sur le marché au format eCTD Banques, assurances Suivi et archivage légale à valeur probante des dossiers sinistres, accidents

Agenda Marché et société CasePoint Résumé Vue d’ensemble Fonctionnalités Valeurs Résumé

Marché et Société

La Cible Entreprises soumises à forte réglementation Pharmacie, chimie, banques assurances, nucléaires, … Départements dont la production documentaire est essentielle Commerces, bureaux d’études, ressources humaines, sécurité/environnement, qualité

Les Problèmes Fournir des documents aux formats attendus Par les agences de tutelles Par les clients, fournisseurs… Partager les mêmes modèles et les mêmes règles dans toute l’entreprise Echanger des informations avec l’extérieur Ne pas alourdir la tâche des collaborateurs

Les Impacts Allongement des délais Déficit d’image de marque Des aller-retour « pour rien » avec les agences,…; Des signatures de contrats retardées,… Déficit d’image de marque Des propositions commerciales contenant des informations obsolètes Désorganisation Pas de centralisation des informations, doublons, …

Notre mission Proposer un logiciel assurant la conformité des dossiers basé sur la plateforme collaborative SharePoint 2010 Gestion homogène d’un ensemble de document Validation du contenu avant diffusion Pas de formation sur de nouveaux outils pour les utilisateurs Offrir des prestations de conseils sur la mise en œuvre de la solution Développer un réseau de partenaires distributeurs/intégrateurs

CASEPOINT Fonctionnalités

Points Clés Structurer l’architecture des dossiers Simplifier le travail collaboratif Garantir la conformité et vérifier l’intégrité Publier le dossier Connecter des données externes

Structurer l’architecture Créer automatiquement une arborescence et les documents contenus Définir des modèles de dossier Utiliser des modèles de document Intégrer uniquement des documents applicables

Simplifier le travail collaboratif Workflow paramétrable de routage des tâches de réalisation du dossier Enregistrement de toutes les interventions utilisateurs (sur les documents et les dossiers) Intégration complète dans la suite Office Utilisation à distance, mode déconnecté, synchronisation bidirectionnelle

Garantir la conformité Intégration d’un moteur de règles de validation : Vérifier la conformité de la structure du dossier Eviter d’intégrer des documents obsolètes Assurer le respect de la forme des documents (police, table des matières,…) Cycle de vie du dossier Verrouillage des sous dossiers complets Gestion des versions sur les dossiers et les sous dossiers BAM/KPI

Publier le dossier Diffuser le contenu du dossier sur un extranet sécurisé Validation externe du dossier Ajout ou modification (selon les droits) Archivage légal à valeur probante ( et signature, horodatage) Exporter le dossier sur un support physique dans un format défini (DTD, backbone XML, conversion des liens hypertextes,…)

Connecter des données externes Lier les dossiers aux métadonnées de l’ERP Structurer le dossier dynamiquement en fonction des métadonnées (nomenclature,….) Accéder aux dossiers depuis l’ERP Mettre à jour le dossier automatiquement suite aux évolutions des données

Autres fonctionnalités Planification et suivi du planning de réalisation du dossier Tableaux de bord et synthèse de l’activité Définition et pilotage des indicateurs Conversion des fichiers au format PDF

Architecture

CASEPOINT Valeur d’usage

Etude de cas : Dossiers commerciaux Comment assurer la conformité des documents diffusés à la politique de l’entreprise? Résoudre le problème de la rédaction collaborative des dossiers (IC, technique, marketing) Accéder aux informations « sur la route »

Exemple Scénario (1/2) Sélectionner une métadonnée « Affaire » depuis une liste issue du CRM Créer un dossier à partir du modèle « Dossier Affaire » Démarrage du workflow Structure créée par défaut en fonction de la métadonnée sélectionnée (les fiches produit associées au produit de l’affaire sont ajoutées automatiquement au dossier « Marketing ») Définition des responsables des sous dossiers « Propositions commerciales » et « Techniques »

Exemple Scénario (2/2) Suivi en temps réel de l’avancement des sous dossiers Verrouillage des sous dossiers terminés Validation du dossier avant publication Publication sur un extranet (signature électronique et horodatage) et verrouillage du dossier Changement de version du dossier si des modifications Archivage légale à valeur probante lorsque le dossier est terminé

Les bénéfices Homogénéiser la rédaction des propositions commerciales entre les IC Associer les données issues du CRM, ERP,… Automatiser l’intégration des documents marketing à jour (fiches produits, tarifs,…) Utiliser le mode déconnecté pour les commerciaux Valider le dossier et suivre les propositions émises par le responsable commercial avant diffusion Optimiser en continu la qualité des propositions

Etude de cas : Affaires réglementaires Créer des dossiers et des documents conformes au format eCTD Gérer les métadonnées du dossier Valider le format de la structure générale du dossier et des documents avant la publication Gérer le cycle de vie du dossier

Scénario (1/2) Démarrer le Workflow de création d’un nouveau dossier Créer les métadonnées arborescentes (produit, substances, typologie d’études cliniques, fabricants,…) La structure du dossier correspondant (aux métadonnées) est créé automatiquement Les documents nécessaires sont créés à partir de modèles

Scénario (2/2) Mise à jour automatique du dossier si modification des données Enregistrement de toutes les actions Publication du dossier dans un format prédéfini (sommaire XML issu des métadonnées, conversion des fichiers en pdf, conversion des liens hypertextes,…) Règles de validation assurent la conformité Correction automatique des erreurs (police, nom des fichiers,…) Cycle de vie du dossier Nouvelle version du dossier si modification après publication Créer un « snapshot » de chaque version de dossiers

Les bénéfices Aucune connaissance XML requise pour publier un dossier. Optimiser les investissements en mutualisant la gestion des documents (SharePoint), la gestion des dossiers eCTD et la publication de ces derniers dans un seul produit. Gain de temps lors de la création et la publication d’un dossier. Réduction des couts en assurant le respect de la réglementation via une solution économique (pas de licences Adobe, mise en œuvre rapide,…) Renforcer le travail collaboratif par la gestion du cycle de vie documentaire (cycle de vie en parallèle, travail à plusieurs sur le même sous dossier,…)

CASEPOINT Avantages

Avantages (1/3) Une plateforme collaborative intégrée basée sur SharePoint 2010 Intranet et extranet piloté par le CMS Moteur de BPM Gestion du mode déconnecté et de la synchronisation Fonctionnalités avancées de gestion documentaire Intégration dans la suite Office

Avantages (2/3) Une plateforme d’échange Publication Dans un extranet Selon un format prédéfini Suivi des modifications (intranet et extranet) Annotations des fichiers Messagerie temps réel

Avantages (3/3) Moteur de règles de validation Reporting / Indicateurs Granularité Simplicité Agilité Ouverture (WS, JavaScript,…) Reporting / Indicateurs