Introduction au Cadre du PRISM Dakar 3 au 21 Mai, 2010 Amélioration de la Performance des Systèmes d’Information de Routine (SISR) et de l’Utilisation de l’Information pour la Gestion des Systèmes de Santé Introduction au Cadre du PRISM Dakar 3 au 21 Mai, 2010

Objectifs spécifiques (1) A la fin de la session, les participants doivent être capables de: expliquer la raison de la mise en œuvre du cadre du PRISM définir les caractéristiques de la performance des SISR décrire les processus menant à la performance identifier les déterminants techniques, organisationnels et comportementaux de la performance des SISRs

Objectifs spécifiques (2) expliquer les principes sous-jacents du cadre du PRISM illustrer comment le cadre du PRISM renforce le lien entre la performance des SISR et la performance du système de santé Appliquer le cadre du PRISM pour améliorer la performance des SISR et par conséquent la performance du système de santé d’un pays donné

Pouvez-vous vous souvenir des caractéristiques que nous avons utilisées pour définir la performance des SISR ?

Pouvez-vous vous souvenir des caractéristiques que nous avons utilisées pour définir la performance des SISR ? Qualité de Données Utilisation Continue de l’Information

Énumérer les processus des SISR qui sont essentiels pour la performance des SISR ? 1. 2. 3. 4. 5. etc

Description des processus 1) Besoin en info /indicateurs 2) Collecte de données 3) Transmission de données 4) Traitement des données 5) Analyse des données

Pouvez-vous penser à d’autres processus ?

Description des processus 1) Besoin en info /indicateurs 2) Collecte de données 3) Transmission de données 4) Traitement des données 5) Analyse des données 6) Affichage des données Vérification de la qualité des données Feedback

Quels sont les liens/relations entre le processus des SISR et la performance des SISR?

Les liens/relations . Processus du SISR Performance du SISR Besoins en info / indicateurs - Collecte de données - Transmission de données - Traitement des données - Analyse des données - Présentation des données Contrôle de la qualité des données - Feedback Performance du SISR - Qualité des données - Utilisation de l’information .

Énoncé du problème des processus des SISR Tâche pour Travaux de groupe Choisissez un facilitateur pour le groupe. Examiner les processus des SISR Énumérez les énoncés des problèmes liés aux processus des SISR que vous avez observés dans votre travail. A cette étape, nous voulons juste déterminer les problèmes existants sans discuter de leurs causes. Écrivez l’énoncé de chaque problème sur une feuille A4 à part (en GRANDES lettres). Affichez les feuilles de votre groupe sur le mur, chacune d’elles correspondant au processus des SISR approprié. Vous avez 15 minutes pour cet exercice.

Discussion sur l’exercice Quels sont les problèmes des processus qui sont communs à plusieurs pays ou districts? Quels sont les processus du SISR qui semblent avoir le plus grand nombre de problèmes?

Causes/Déterminants des problèmes des processus du SISR Qu’est-ce qui influence la collecte de données ? Qu’est ce qu’il faut pour assurer la collecte de données de bonne qualité?

Travail de groupe – Analyse des causes/déterminants Choisissez un facilitateur pour le groupe, Choisissez deux des énoncés des problèmes parmi les processus des SISR que vous avez sélectionné. Pour chaque problème, Enumérez les causes/déterminants sous-jacents qui contribuent au problème. Pour énumérer les causes, choisissez d’abord un énoncé de problème.

Travail de groupe – Analyse des causes/déterminants(Suite) Ecrivez chaque cause liée à l’énoncé du problème, sur une feuille A4 séparée (en GRANDES lettres) Chaque groupe peut écrire plus d’une cause pour le même problème, mais sur une feuille de papier différente.

Hierarchisation des caues des problèmes des processus des SISR Tâche pour Travaux de groupe Travail de Groupe: Organisez les causes en causes immédiates, intermédiaires et lointaines  Choisissez un facilitateur pour le groupe, qui doit changer en même temps que chaque activité du groupe pour donner à chacun la chance de faciliter un travail de groupe Maintenant vous avez deux énoncés de problèmes et une liste de causes sous-jacentes. D’abord, travaillez sur un seul énoncé de problème et ses causes. Placez les causes que vous pensez être des causes directes ou immédiates du problème sous l’énoncé du problème.

Ensuite, placez ces causes sous les causes immédiates que vous pensez engendrer les effets immédiates. Répétez le processus jusqu’à ce que toutes les causes soient organisées les unes en-dessous des autres. Maintenant, mettez une flèche pour montrer la direction des causes, des causes immédiates vers l’énoncé du problème, des causes intermédiaires vers les causes immédiates et ainsi de suite. Enfin, mettez une flèche pour montrer la relation qui existe entre les causes. Vous avez 15 minutes pour cet exercice ou 7-8 minutes pour organiser les causes de chaque énoncé de problème.

Vous devez faire une présentation décrivant les points suivants : * Enoncé du problème: * Causes sous-jacentes immédiates, intermédiaires et lointaines. * Liens entre les causes * Causes/facteurs qui étaient communs aux deux énoncés de problème sur lesquels vous avez travaillé.  

Diagramme de Causes à effets Situation du Problème Immédiat Cause Intermédiaire Lointaine

Récapitulons Vous venez de : Définir les performance des SISR Enumérer les processus des SISR qui affectent la performance des SISR Identifier les insuffisances/problèmes dans les processus des SISR Enumérer les causes des problèmes des processus des SISR ou un diagramme de cause à effets.

Le modèle peut donc être modifié comme suit : Causes Processus du SISR Performance du SISR

Catégorisation des Causes Pouvez-vous réfléchir sur les grandes catégories qui se dégagent de la liste des causes ?

Causes/déterminants techniques « Tous ces facteurs qui sont liés à des techniques et une technologie spécialisées pour développer, gérer et améliorer les processus et la performance des SISR. »

Causes/déterminants organisationnels « Tous ces facteurs qui sont liés à une structure organisationnelle, à des ressources, des procédures, des services de soutien, et qui contribuent à développer, gérer et améliorer les processus et la performance des SISR. »

Déterminants comportementaux « Tous ces facteurs qui sont liés aux connaissances, aux compétences, aux capacités, aux attitudes et à la motivation de développer, de gérer et d’améliorer les processus et la performance des SISR ».

Déterminants comportementaux Le comportement peut être défini comme une action qui a une fréquence, une durée et un but, qu’elle soit consciente ou inconsciente. Cependant, le comportement a aussi un sens plus large qui comporte toutes ces choses qui mènent à l’action. Par exemple: Désir ou motivation d’effectuer une action. Fait d’avoir certaines croyances envers un objet, une personne ou une situation (état d’esprit) qui affecte l’action Sentiment de confiance de pouvoir effectuer l’action. Espoir que l’action donnera un résultat Fait de se fixer des objectifs pour le futur. Conception d’une stratégie pour résoudre un problème. Schéma ou Compétence nécessaire pour effectuer un travail.

Travail de Groupe: Catégoriser les Causes/Déterminants Considérer les causes/déterminants que vous aviez énumérés lors du travail de groupe précédent (10 mn) Catégorisez les en causes/déterminants techniques organisationnels, comportementaux Utiliser des couleurs différentes pour chaque groupe de causes/déterminants

Restitution/Discussion Quels facteurs avez-vous eu du mal a catégorisez ? Y-a-t-il certains qui rentrent dans plusieurs catégories?

Résumé de la catégorisation Processus du SISR Performance du SISR Déterminants organisationnels Déterminants techniques Déterminants comportementaux .

Travail de Groupe Parmi ces catégories Durée / 15 mn Parmi ces catégories - Hiérarchiser les catégories de causes/déterminants selon leur influence immédiate ou lointaine - Montrer les rapports entre les catégories de causes/déterminants

Cadre du PRISM INTRANTS Facteurs techniques Complexité du formulaire, des procédures de rapport, Conception du SIS Logiciel informatique Complexité des NTIC Facteurs comportementaux Demande de données Technique de contrôle de la qualité des données Processus de résolution de problème pour l’exécution des tâches de SIS Compétence dans les tâches de SIS Niveaux de confiance pour les tâches de SIS Motivation Facteurs organisationnels Gouvernance Planification Disponibilité des ressources Formation Supervision Finances Partage de l’information Promotion d’une culture de l’information Processus du SISR  Collecte des données Transmission des données Traitement des données Analyse des données Présentation des données Contrôle de la qualité des données Amélioration de la performance du système sanitaire Amélioration de l’état de santé Amélioration de la performance du SISR Qualité des données Utilisation des information Cadre du PRISM PROCESSUS PRODUITS RESULTATS INTRANTS IMPACT

En examinant cette description, dites quels sont les aspects qui n’ont pas été discutés ?

En examinant cette description, dites quels sont les aspects qui n’ont pas été discutés ? Nous n’avons pas discuté du rapport entre la performance des SISR et la performance du système sanitaire, ce qui mène au statut sanitaire de la population. Comme vous l’avez vu dans la session de base des SISR, la performance du système sanitaire a un impact limité sur le statut sanitaire de la population, car la santé touche à beaucoup de facteurs sociaux et environnementaux. Il faut beaucoup de ressources pour prouver cette relation, mais nous pourrons logiquement conclure que si la performance du système sanitaire s'améliore celle du statut sanitaire va également en faire de même.

Exemple: le nombre de personnes vaccinées est en deçà de l’objectif visé comme indiqué par le rapport du système d’information Pouvez vous me dire comment cet exemple montre que la performance du SISR comporte des limites pour l’amélioration du système sanitaire ?

Les réponses possibles pourraient être: Les informations sur le faible niveau de la couverture vaccinale sont disponibles, mais : Les fonds pour acheter les vaccins ne sont pas disponibles. Les ressources humaines sont limitées Il n’y a pas une maintenance adéquate de la chaîne de froid, ce qui cause un problème d’approvisionnement Le matériel pour l’éducation sanitaire n’est pas disponible pour éduquer les familles. L’attitude négative qu’a la communauté par rapport à la vaccination. Elle la perçoit comme une manière de promouvoir la planification familiale.

Technique d’Amorce et de Réchauffement (10 minutes)

Le PRISM s’articule autour de six principes Perspective de système Orientation résultat Résolution de problème Auto régulation Amélioration continue Culture de l’information

Le PRISM principe 1: Perspective de systèmes Le système comporte deux ou plus de composantes pour produire un résultat. Le système produit des résultats basés sur ses processus qu’il s’est établis. Quand le processus devient plus efficace, la performance est meilleure – on gagne du temps. Le processus d’un système donné pourrait être amélioré jusqu’à un certain point; après vous devez changer la conception. Comme on dit, le système produit ce que sa conception lui permet de produire. Tout le monde est important et responsable dans le processus de réalisation des résultats, Le système privilégie le travail en groupe et l’interdépendance et non la concurrence individuelle. Le cadre du PRISM vous force à utiliser la perspective de système dans la gestion quotidienne des SISR et leur relation avec le système sanitaire.

PRISM principe 2: Orientation résultat Le cadre du PRISM met en avant le fait que tout système est développé pour produire un certain résultat. Toutefois, les systèmes ne sont pas développés pour ne satisfaire que les besoins présents, mais prévoient les besoins futurs ou créent des besoins futurs. Ainsi, ils sont orientés vers les résultats et l’avenir.

PRISM principe 3: Résolution de problèmes Le cadre du PRISM perçoit l’écart entre la performance existante et la cible, ce qui donne une occasion pour s’améliorer. En identifiant les causes du problème, il se crée une occasion pour développer des solutions et combler l’écart. La résolution de problèmes a été un domaine négligé dans le passé. Si les gens ne savent pas comment identifier et résoudre leurs problèmes en utilisant l’information, alors il est très improbable qu’elles l’utilisent, réduisant ainsi la performance des SISR et par conséquent la performance du système sanitaire.

PRISM principe 4: Auto régulation Le cadre du PRISM met l’accent sur le rôle du SISR comme étant un système d’auto régulation, un thermostat. Il contrôle et balise sa performance par rapport à ses objectif (niveau de performance). Il aide aussi à relever le niveau de la performance, quand tout le monde commence à atteindre la cible de la performance.

PRISM principe 5: Amélioration continue Le cadre du PRISM identifie les différentes composantes du SISR et leurs interrelations : processus des SISR; déterminants organisationnels, techniques et comportementaux. La compréhension de ces composantes aide à faire des améliorations continue de performance.

PRISM principe 6: Culture de l’Information La Culture de l’information n’a rien de particulier. Ce n’est rien d’autre que ce que nous croyons et faisons au sein de l’organisation pour atteindre les objectifs organisationnels à travers la collecte et l’utilisation de l’information. Si l’organisation ne favorise pas la culture de l’information, il est très improbable que la performance du SISR s’améliore le cadre du PRISM met l’accent sur la compréhension et l’appropriation de la culture de l’information.

PRISM principe 6: Culture de l’Information (suite) la culture de l’information est un sous-ensemble de la culture organisationnelle Elle pourrait être renforcée pour tout le monde, avec différents rôles et responsabilités. La culture de l’information est l’adoption de nouvelles attitudes sanitaires, convictions et pratiques pour une meilleure santé.

Récapitulons Performance : qualité des données et utilisation de l’information Les éléments processus et leurs liens avec la performance Identifier les problèmes et leurs causes/déterminants Catégorisation des causes/déterminants en « grands groupes (Techniques, organisationnels et comportementaux) Liens hiérarchiques entre les causes/déterminants Le cadre du PRISM et ses principes.

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