HOPITAL PUBLIC - INTERMEDICA 2002 Organisation et gestion des archives médicales : enjeux et exemples L ’approche du Records Management Georges Keslassy – Directeur AMIG Mardi 21 mai 2002

Déroulement Présentation du Records Management. Analyse de l ’existant. Mise en œuvre d ’un projet global. L’informatisation.

De la gestion des archives au Records Management Norme ISO 15489 INTRODUCTION De la gestion des archives au Records Management Norme ISO 15489

Définitions Records Management : englobe la gestion des documents et des archives. Description par activité et rattachement aux services versants. Préoccupation précoce.

Caractéristiques Le point de vue adopté se situe au moment de la création du document (papier ou électronique). Le document créé est un document d’archives, c’est-à-dire qu’il doit être complet et exact et rendre compte de l’activité qui l’a produit. Le document sera soumis à des règles de conservation et de consultation.

Caractéristiques Les outils comprennent un système d’enregistrement des documents relié à un plan de classification approprié fondé sur l’analyse des fonctions et activités du créateur. Ces outils permettent au créateur de définir et d’identifier les documents et leurs regroupements actuels.

Le Records Management à l ’hôpital Englobe l’ensemble du dossier patient : papier et électronique. Le tri des documents à conserver est généralement centralisé. La maîtrise de la nomenclature et de la classification des actes est forte. La transmission des données comptables est souvent une responsabilité centralisée.

Archives Records Management Gestion des archives (papier). Gestion des collections / fonds. Après l’action. Gestion des dossiers papier et électroniques. Gestionnaire et Conseil de l’Information médicale et comptable. Pendant l’action.

Organisation et gestion des archives médicales ANALYSE DE L’EXISTANT

L’archivage et les problèmes actuels Les espaces disponibles : dans les services et aux archives. Moins de personnel pour les tâches de classement. Conséquences de la RTT (réduction du temps de travail). Pas ou peu d’embauches.

L’archivage et les problèmes actuels Pas ou peu de formations nationales dédiées à ces sujets. Pas ou peu de liaisons avec les dossiers électroniques. Les consultations des dossiers par le public et par les services.

La gestion physique des documents. Analyse de l’existant La gestion physique des documents. Le Système Informatique Hospitalier. Les dossiers électroniques. Les documents et les courriers électroniques.

La gestion physique des documents : Analyse de l’existant La gestion physique des documents : Les types de dossiers : commun ou par spécialité. Les types de classement. Les types de communication. Les durées de conservation. Les procédures de versement, de tri et de destruction. En volumes, nous avons classiquement dans une Banque : 0,4 cm de papier à archiver par an par client, en provenance des agences, avec la répartition suivante : 70% d ’archives comptables 20% d ’archives de dossiers de prêts 10% d ’archives des services centraux.

Le système informatique hospitalier : Analyse de l’existant Le système informatique hospitalier : Les archives sont-elles intégrées dans les procédures informatiques ? Les types d ’information nécessaires : Les identités Les mouvements des patients Il produit plusieurs données importantes, non imprimées. Que fait-on du contenu des bases, au delà de la sauvegarde. Exemple des progiciels ne passant pas l’an 2000.

Les dossiers électroniques : Analyse de l’existant Les dossiers électroniques : Les archives physiques sont-elles intégrées dans la gestion des dossiers électroniques ? L ’existence de données communes ou de documents communs ? Dans ce chapitre, ce que nous entendons par documents électroniques les documents issus de : Ø La conservation des pages HTML en provenance de sites Internet. Ø La messagerie et le courrier électronique interne et externe. Ø Les documents numériques statiques : documents numérisés, documents clos. Ø Les documents numériques dynamiques : documents voués à une certaine évolutions, avec conservation des versions comme des plans de CAO.

Les documents numériques : photos, radios, documents externes, etc. Analyse de l’existant Les documents et les courriers électroniques : Les documents numériques : photos, radios, documents externes, etc. Le courrier électronique : Il devient le moyen de communication le plus important. Par contre, pour le Records Manager, le problème essentiel à traiter dans le cadre de ses fonctions est celui du courrier électronique et nous allons développer ci-dessous. Lorsque les organismes ont commencé à implanter des systèmes de messagerie électronique à la fin des années 80 c'était dans le but de disposer d'une méthode de communication et d'information purement informelle. Cependant, le courrier électronique a rapidement évolué pour devenir un des plus importants moyens de communication dans le cadre des activités organisationnelles. C'est un outil unique qui a transformé la manière dont les organismes mènent leurs affaires parce que c'est un moyen rapide, efficace et peu coûteux de communiquer, que ce soit en interne ou entre différentes entreprises. Parfois, il a presque remplacé les mémos internes et les appels téléphoniques. Un nombre grandissant d'organisations utilisent un système de messagerie électronique pour diffuser des informations générales, faire circuler des rapports, envoyer des mémos, échanger des documents officiels, expédier de la correspondance à l'extérieur du réseau local, diffuser des directives et soutenir différents aspects de leurs opérations.

Le courrier électronique Analyse de l’existant Le courrier électronique Il transfert et draine également un nombre important d’autres documents. Il n ’y a pas de « méthodologie forte » comme la correspondance traditionnelle. L’impact des logiciels reste très fort. Un nombre grandissant d'organisations utilisent un système de messagerie électronique pour diffuser des informations générales, faire circuler des rapports, envoyer des mémos, échanger des documents officiels, expédier de la correspondance à l'extérieur du réseau local, diffuser des directives et soutenir différents aspects de leurs opérations. Un service de courrier électronique adapté offre la possibilité d'augmenter la rapidité des communications organisationnelles, de diffuser massivement des informations, d'éliminer des opérations de paperasserie, de faciliter la prise de décisions et d'automatiser certaines tâches routinières. Cependant, les possibilités d'économie pécuniaire et d'augmentation de l'efficacité sont perdues si le système de messagerie électronique et les documents qu'il contient ne sont pas gérés convenablement. Ce système efficace qui permet l'échange de documents électroniques à la vitesse de l'éclair peut également être une véritable source de chaos pour une organisation.

Le courrier électronique Analyse de l’existant Le courrier électronique Actuellement l’utilisateur est le seul responsable. Des lignes directrices plus vagues que celles de l’utilisation du téléphone. Actuellement, l'utilisateur est généralement le seul responsable de la gestion et du contenu de ses messages. L'organisation et la destruction des documents reçus et envoyés sont faites selon son bon vouloir, c'est-à-dire lorsqu'il approche de la limite de l'espace disque qui lui est alloué, qu'il se sent débordé sous le poids de ses messages, qu'il ne retrouve plus aucune information ou lors d’un changement de navigateur !   Le contenu des messages qu'il expédie n'est régi par aucune norme, contrairement à la correspondance traditionnelle, et pourtant ces documents peuvent être utilisés en cour de justice. Les politiques actuellement en place, qui régissent généralement l'usage du téléphone, de la télécopie ou de la communication écrite, ne couvrent qu'une partie des problèmes posés par le courrier électronique, car c'est une étrange combinaison des caractéristiques de la conversation téléphonique et de l'écrit.

Le courrier électronique Analyse de l’existant Le courrier électronique Il faut donc établir des lignes directrices précises. Les messages doivent être accessibles, organisés et indexés. Les organismes, tant publics que privés, devraient établir des lignes directrices concernant l'usage du courrier électronique comme moyen de mener leurs activités, d’instaurer des prescriptions sur la confidentialité des données et l'accès aux informations et de normaliser la création, la gestion et la conservation des messages électroniques.  Une politique de gestion du courrier électronique bien établie définit également les responsabilités des usagers, des gestionnaires de système et des archivistes, car les rôles traditionnels sont en mutation depuis l'apparition des nouvelles technologies dans le monde du travail. Les politiques et procédures aident les employés à faire un usage efficace et cohérent du système de messagerie; de plus, elles permettent d'augmenter la qualité et la valeur des archives institutionnelles en leur assurant une gestion conforme aux besoins organisationnels. Il est important de souligner que la gestion des messages électroniques avec une valeur archivistique doit s'inscrire dans la politique de gestion globale des archives courantes traditionnelles de l'institution (système de Records Management). Il est donc de l'intérêt de tous que les messages électroniques soient raisonnablement accessibles, c'est-à-dire organisés et indexés. Des messages électroniques dans un environnement incontrôlé, c'est-à-dire des copies de sécurité sans aucune organisation, ne peuvent pas être considérés comme un système obéissant aux exigences d'une conservation adéquate.

Le courrier électronique Analyse de l’existant Le courrier électronique Appliquer les mêmes règles archivistiques : classement par activité, à la source, ... Magasin électronique et mise en place des répertoires avec les services. Coordination avec le service informatique, essentiel pour la mise en place et les destructions.

Les exposer à la Direction. Analyse de l’existant Définir les objectifs. Les exposer à la Direction.

Les gains de productivité. L’efficacité des services. Analyse de l’existant Les gains de productivité. L’efficacité des services. La réponse aux dysfonctionnements actuels. Accompagner le changement dans les pratiques des utilisateurs.

MISE EN OEUVRE D’UN PROJET GLOBAL Organisation et gestion des archives médicales MISE EN OEUVRE D’UN PROJET GLOBAL

LA REPRISE DE L’EXISTANT Mise en œuvre LA REPRISE DE L’EXISTANT Les documents physiques Dossiers en pochette ou en carton Dossiers courants et définitifs Dossiers dans les services Dossiers administratifs Les documents électroniques Interface au SIH Interface aux logiciels de dossiers patients Le courrier électronique et les documents associés

Localisation des locaux : Proches des services ou éloignés Mise en œuvre LES LOCAUX D’ARCHIVES Localisation des locaux : Proches des services ou éloignés Capacité en nombre de dossiers Capacité en durée d’archivage Dossiers administratifs Les procédures Communications de dossiers Tris et éliminations Gestion manuelle ou informatique

LES RELATIONS AVEC LES SERVICES Mise en œuvre LES RELATIONS AVEC LES SERVICES Partage de l ’Information : Via le SIH Via Intranet Base de données commune ? Les procédures Communications de dossiers Levées et distributions Gestion manuelle ou informatique

Les grandes fonctions pour les archives Mise en œuvre L’INFORMATISATION Les grandes fonctions pour les archives Les fonctions pour les services Les relations avec les autres systèmes informatiques

L ’évolution des équipements techniques informatiques. Mise en œuvre L’INFORMATISATION L ’évolution des équipements techniques informatiques. La cohabitation des systèmes d ’information. Les incidences sur le projet.

Les grandes fonctions Les recherches : La base de données doit être la plus complète possible. L ’état physique du dossier, ainsi que sa localisation, sont des priorités. Recherche multi-critères.

Les communications et mouvements : Les grandes fonctions Les communications et mouvements : Ouvertes à tous ou limités à des « propriétaires » de dossiers. Traçabilité. Utilisation de codes barres. Procédure de distribution et reprise de dossiers.

Pour le stockage, la prise en compte : Les grandes fonctions Pour le stockage, la prise en compte : Type de mobilier : fixe ou mobile. Type de classement : en continu, par date de naissance, par service, etc. Les sites : proches des services ou éloignés; avec ou sans sous-traitance. Les dossiers: en pochette ou en carton.

Les grandes fonctions Le récolement : Reprise ou pas. Si reprise, quelle ampleur ? Les moyens humains et techniques.

Les tris et éliminations : Les grandes fonctions Les tris et éliminations : Procédure agréée. Moyens humains compétents. Responsabilité.

La gestion du service : Les grandes fonctions Tableaux de bord. Statistiques. Éditions de contrôle.

Les grandes fonctions Les archives vitales : Quelle différence entre les archives vitales et les documents sensibles ? Exemples d ’archives vitales. Définir un programme de sécurité.

Les grandes fonctions L’audit annuel : Le récolement des archives vives. Les services : analyse du service rendu. Mise à jour des procédures. Statistiques pour les services.

Les grandes fonctions des services Intranet : Outil puissant pour donner accès à l ’information. Les recherches accessibles à tous. Les demandes accessibles à tous. Permet un passage rapide entre des applications différentes.

Conclusions Approche du Records Management : ne pas oublier les informations électroniques. Analyse de l’existant : dossiers physiques et électroniques. Mise en œuvre d’un projet global : organisation et informatisation. Pertinence des interfaces.

Merci