Réunion Générale de coordination du 10 avril 2008

REUNION DE COORDINATION DU 10 AVRIL 2008 Ordre du Jour 1.Point sur les indicateurs qualité. 2. Bilan de l’audit externe du 1er février Planning des audits internes au 1er semestre Comité de Pilotage du 27 Mars 2008 : point sur les rattachements et reports de Point sur le contrôle des MAPA de fournitures. 6. Point sur les suspensions et autres remarques. 7. Points divers relatifs aux Marchés Publics. 8. Remarques diverses. Prochaine Réunion le : Jeudi 12 Juin 2008 à 14 H 30

1.A. Les indicateurs qualité 1.Délais globaux de règlement Délai global 1T08 : 27,39 jours en 2008 contre 23,83 jours 1T07 et 31,70 jours au 1T06 : comme en 2007 tendance à la baisse ( 28,73 Jan 27,39 Mars) Délai 2007 : 25,40 jours ; Délai 2006 : 27,81 jours ; Délai 2005 : 28,64 jours ; Délai 2004 : 29,21 jours ; Objectif 2008 : 26 jours. Délai moyen enquête nationale : 37,4 jours. Par service 1T08 : Urbanisme 43 j, Evènementiel 32 j, Animation 29 j. Festival 1 fact 18 j, Environnement 1 fact 17 j, Cabinet du Maire 19,75 j. 2. Délais globaux d’encaissement Délai d’encaissement global moyen 58 jours. Délais d’encaissement normal pour les titres émis en 2008 : 22 jours sur le 1T08 identique au 1T07 avec un objectif 2008 de 31 jours. Loyers Ville 70 j., Repas PA 32 j., Loyers PA 23 j., Crèches de 58j 07 à 42j. 3. Délais de traitement par les services De 18 jours en 2001 à 8,81 en 2006 et 6,65 jours en 2007 et 5,81 sur le 1er Trimestre Objectif 2007 : 9 jours - Objectif 2008 : 7 jours

1.B. Les indicateurs qualité ( suite ) 4. Suspensions du Trésor Public Taux de suspension 2007 des mandats : 0,59 % et 1erT ,55 % - Objectif ,70 %. Taux de suspension 2007 des titres : 1,53 % et 1erT ,41 % - Objectif ,50 %. Taux moyen global 2007 : 0,88 % et 1erT ,43 % - Objectif ,90 %. 5. Les factures anciennes arrivées dans nos services Délai moyen d’arrivée au 1erT ,42 jours contre 13,46 jours en 2007, 13,39 en 2006 et 20,26 en Objectif Jours. Chaque mois, 95 factures au 1erT 2008 ont déjà plus de 15 jours d’existence quand elles arrivent aux Finances ( 92 en 2007, 87 en 2006, 109 en 2005 ). Chaque mois, 24 factures au 1erT 2008 sont datées de deux mois précédant celui de l’enregistrement aux Finances ( 32 en 2007, 28 en 2006, 28 en 2005 ) Deux causes à traiter : 1. les factures arrivent directement au service ( cas particuliers des Services Techniques ) 2.Les fournisseurs envoient des factures éditées avec beaucoup de retard. ENJEUX : TRANSVERSALITE ENTRE COMPTABLES ET AVEC LES FINANCES

2. Bilan de l’audit externe du 1er Février 2008 Points d’attention : 1.Mutualisation des comptables : UDD – Finances, Culture – Festivals, DST VRD et Bâtiments, Cadre de Vie – Garage 2.Mise à jour à faire du Vademecum du correspondant comptable 3.Mise en place opérationnelle du Livret d’accueil ( DRH ) 4.Procédure de sauvegarde des mails 5.Formaliser le suivi des opérations « le qui fait quoi » au niveau du PRU 6.A réaliser par chaque comptable : auto – contrôle à réaliser chaque semaine sur toutes les factures reçues et en attente dans leurs services ( avec Sédit ) 7.Mettre en ligne un guide des différentes stades de traitement des factures 8.Valoriser les formations réalisées dans le cadre des Réunions de Coordination avec la DRH 9.Généraliser la fiche de visa interne des factures dans chaque Direction comme c’est le cas à la culture ou aux sports.

3. Planning des audits internes du 1er Semestre 2008  DRH : Point sur la diffusion et le support du livret d’accueil Point sur l’évolution de la gestion des formations  AUTRES SERVICES AUDITES : Urbanisme, Entretien Gardiennage, Bâtiments, Cadre de Vie, VRD, Education  OBJECTIFS DES AUDITS : -Suivre la mise en œuvre des nouveaux MAPA à bons de commande ( produits d’entretien, EPI, électricité et peinture ) ; -Suivre les actions à développer dans certains services ; -Suivre l’avancement des différents points évoqués lors de l’audit du 1er Février 2008.

4. Comité de pilotage du 27 Mars 2008 : point sur les reports et les rattachements Enjeux :  les reports doivent correspondre en investissement à des dépenses et recettes justifiées par un acte juridique réel qui lie la collectivité à un tiers ( convention, marché signé, arrêté, acte notarié, promesse d’achat-vente signée … )  les rattachements doivent correspondre en fonctionnement à des dépenses et recettes qui seront suivies dans les premières semaines de 2008 ( N+1) de l’arrivée effective de la facture correspondante ou de l’encaissement de la recettes attendues.  les reports et les rattachements pour conserver des budgets non consommés sont à annuler ( crédits retirés sur 2008 ).

4. Comité de pilotage du 27 Mars 2008 : point sur les reports et les rattachements Enjeux :  Les mouvements contrepassés ne doivent jamais être modifiés dans leur montant car ils correspondent à un rattachement sur 2007 pour une somme définitivement réalisée.  Les erreurs d’évaluation de rattachements sont lourdes de conséquence, spécialement sur les activités soumises à TVA et Impôts sur Sociétés : d’où nécessité de rattacher au plus juste.  les reports et les rattachements pour conserver des budgets non consommés sont à annuler.

Les rattachement réalisés en 2007 augmentent le budget disponible 2008 en réalisé ( Mouvement de rattachement RATD - RATR ) en apparaissant en négatif sur les cumuls engagés, mandaté. Les mouvements correspondants rattaché ( sans RATD ) apparaissent seulement au niveau engagé, puis aux niveaux suivants s’ils sont rapprochés des factures et mandatés. Attention : le fait de mettre en « refusé » un mouvement rattaché le fait disparaître totalement de tous les cumuls ( y compris engagé ) : le service gestionnaire récupère la totalité des crédits correspondant pour un nouvel engagement. 4. Comité de pilotage du 27 Mars 2008 : point sur les reports et les rattachements

Comment interpréter – , 67 € en mandats émis Et – 3 108,97 en Facturés – Pré Mandatés ?

1ers cumuls : Mouvements engagés

TOTAL C ,85 A - B + C = ,48

2° CUMULS Facturé – Pré Mandaté

3° CUMUL MANDAT EMIS

5. Point sur le contrôle des MAPAS 1.A l’attention des techniciens et Responsables d’un projet de consultation : Informer les comptables du projet de MAPA dès le lancement de la consultation. 2.Les techniciens et Responsables ( avec rappel de leur comptable ) doivent penser à demander la création d’un numéro de MAPA à la Direction des Finances. 3.Les fiches de suivi de factures doivent comporter la référence du numéro de MAPA. 4.Les décomptes de travaux doivent systématiquement arriver d’abord à la Direction des Finances et non directement au technicien. 5.En cas d’absence du technicien ou chef de service chargé de traiter les décomptes, il est nécessaire de voir avec le responsable supérieur qui se charge de viser les documents sans délais supplémentaires. 6.Pour les MAPA à bons de commandes, prévoir un Certificat de Paiement qui permet de suivre le niveau d’exécution du marché et d’anticiper des risques éventuels de dépassement de marché.

6. Point sur les suspensions 2008 et autres remarques 1.En Janvier, la moitié des suspensions concerne des adresses incorrectes sur les titres, en particulier la Restauration Scolaire. Pour les titres, penser à préciser M ou Mme afin de permettre au trésorier de poursuivre indifféremment les deux parents. 2.En Février, 61% des suspensions concernent des adresses incorrectes sur les titres et des erreurs de débiteurs ( Restauration Scolaire et Education ). 3.Enfin, le nombre important de titres sur exercices antérieurs oblige à ponctionner les budgets en dépenses sur Action en cours sur 2008 : Formaliser des procédures pour la gestion des titres de recettes sur la même trame que les dépenses. 4.Manque de vérifications, notamment des erreurs de budgets, des erreurs de montants, des erreurs de créanciers ( EDF – GDF ). 5.Attention à bien faire ressortir la TVA sur les mandats et titres et sur toutes les pièces jointes sur les budgets annexes TVA. 6.Beaucoup trop de mandats portés sur les comptes fourre-tout à revoir, ce qui supposera des redéploiement de lignes budgétaires + BP A noter : contrôle renforcé sur les demandes de virements de crédits car il faut relever des erreurs de comptes et l’absence de justificatifs.

7 Point sur les Marchés Publics -Attention ! Pas de paiement direct du sous traitant possible tant qu’il n’a pas reçu l’agrément de la collectivité. -Le Taux d’intérêt légal de 2008 est de 3,99 % soit un taux d’intérêts moratoires de 5,99 %. -Une erreur de la part de l’acheteur dans les voies de recours entraîne l’annulation automatique de la procédure par le juge des référés ( d’où nécessité de lancer toutes procédures d’achat par l’aval du service marchés publics ). -La réception des travaux doit suivre des règles de formalisme précis : le procès verbal du maître d’œuvre doit être signé par le maître d’ouvrage. Le point de départ à retenir pour le délai de paiement est fixé après la date de signature par le maître d‘ouvrage.