Dépôt électronique des thèses ED : I2S, Sibaghe, EDEG. Réunion de lancement : présentation aux doctorants montpelliérains susceptibles de soutenir à partir de juin 2009 et participants à la phase expérimentale du déploiement du dépôt électronique des thèses. Joël Pollet, BIU Groupe de travail Thèses électronique 23 avril 2009 Thèses élect. doct. : 23 avril 2009

Thèses élect. doct. : 23 avril 2009 Points abordés : 1/ Contexte : des Archives ouvertes à la décision des établissements 2/ Dépôt électronique Pour qui et à partir de quand Les versions déposées Le format de dépôt Le contrat de diffusion, les certificats de conformité 3/ Les étapes du dépôt 4/ Résultats : signalement, diffusion, conservation Le dépôt électronique des thèses s’inscrit dans un contexte général qui sera rapidement évoqué en préambule. Thèses élect. doct. : 23 avril 2009

1/ Contexte : pourquoi parler de thèses électroniques aujourd’hui ? Évolution importante de l’information scientifique vers une forme électronique et un accès web La ‘visibilité’ rapide de l’information scientifique sous forme numérique devient un enjeu pour : les communautés de recherche les auteurs : chercheurs et docteurs les organismes de recherche, les universités, les laboratoires, les écoles doctorales. Sans prétendre faire un tour exhaustif de la problématique quelques points de repères sur le contexte La recherche bibliographique se fait maintenant principalement avec des outils web La consultation des contenus devient peu à peu essentiellement en ligne La numérisation rétrospective de plus en plus importante (notamment sur les collections de périodiques) Web : contenu et description sont inter-reliés. Thèses élect. doct. : 23 avril 2009

1/ Contexte : pourquoi parler de thèses électroniques aujourd’hui ? Il existe plusieurs modalités de mise à disposition en ligne et ≠ acteurs : circuits commerciaux « traditionnels » : Elsevier, Thomson, Cambridge circuits reposant sur l’appropriation par des acteurs non commerciaux : universités, institutions, communautés de chercheurs etc. Attention : les ‘modèles éditoriaux’ sont différents et complémentaires mais avec un aspect ‘concurrentiel’ : contester la position de monopole des éditeurs. Compétition entre les différents acteurs pour des raisons économiques mais aussi pour des raisons plus fondamentales : l’appropriation par les différents acteurs répond à des besoins spécifiques que les éditeurs commerciaux ‘classiques’ ne peuvent pas forcément traiter correctement. De fait : les éditeurs commerciaux ont une situation de monopole et imposent les modèles et les conditions économiques de l’accès à l’IST. Validation scientifique = modèle éditoriaux Thèses élect. doct. : 23 avril 2009

1/ Contexte : pourquoi parler de thèses électroniques aujourd’hui ? En particulier : Archives Ouvertes mettre en libre accès les résultats de la recherche avec diffusion rapide, visibilité maximale, garantie de pérennité. Un exemple : HAL initiative nationale : CNRS + CPU auto-archivage soit 121 000 documents avec texte intégral (avril 2009) dont 13 366 thèses (avril 2009) (TEL) Thèses : Cyberthèses pour Lyon II Auto-archivage : il n’y a pas d’organisation de validation scientifique par les pairs mais la visibilité donnée aux documents impose de fait une auto-discipline. Complémentarité : les articles déposés sur HAL sont dans la majorité des cas des préprints, la notice descriptive comprend l’indication du périodique dans lequel sera ou est publié l’article validé. Thèses élect. doct. : 23 avril 2009

1/ Contexte : pourquoi parler de thèses électroniques aujourd’hui ? Thèses = une part de l’activité de recherche Elles sont rédigées sous forme électronique Mais pour l’instant : diffusion restreinte ou problématique (papier+microfiche) : peu de visibilité donc faible protection contre le plagiat pérennité des données difficile à assurer Thèses=un des résultats de l’activité de recherche d’un apprenti chercheur, produite dans le cadre d’un laboratoire et d’une école doctorale au sein d’une université. Valorisation aussi du travail des doctorants dans leur rédaction. Les thèses sont un des éléments parmi d’autres. La thèse est une étape vers ou à côté d’autres types de production (articles, colloques, livres papiers...). Elle doit être inscrite et articulée dans l’ensemble de ces productions Passer à la diffusion en ligne pourrait redonner à la thèse une place plus importante dans le contexte de l’IST. Thèses élect. doct. : 23 avril 2009

1/ Contexte : décisions des établissements donc : valorisation, Archives ouvertes etc de plus : arrêté du 7 août 2006 ⇒ UM1, 2, 3 et Montpellier Sup’Agro : adoption du dépôt électronique des thèses dépôt 'légal' à partir de janvier 2010 pour toutes les ED à titre d’évaluation en 2009 : dépôt mixte pour I2S, Sibaghe, EDEG, ED 58. Rem. : ED 58 ⇒ réunion spécifique La décision des établissements s’appuie sur les résultats préparatoires d’un groupe de travail. Evaluation/expérimental : démarche d’étude et d’évaluation pour améliorer le dispositif et répondre au mieux aux problèmes qui apparaitront. Thèses élect. doct. : 23 avril 2009

Thèses élect. doct. : 23 avril 2009 Points abordés : 1/ Contexte : des Archives ouvertes à la décision des établissements 2/ Dépôt électronique Pour qui et à partir de quand Les versions déposées Le format de dépôt Le contrat de diffusion, les certificats de conformité 3/ Les étapes du dépôt 4/ Résultats : signalement, diffusion, conservation Le dépôt électronique des thèses s’inscrit dans un contexte général qui sera rapidement évoqué en préambule. Thèses élect. doct. : 23 avril 2009

2/ Dépôt mixte : pour qui et à quelles dates Le dépôt mixte est obligatoire et concerne : les doctorants des écoles I2S, Sibaghe et EDEG applicable à partir du 11 mai pour la date de dépôt de l’annexe de proposition du jury (B ou 2) ⇒ le dépôt avant soutenance le dépôt après soutenance (dans la limite de 3 mois) avec les éventuelles corrections du jury le dépôt électronique est parallèle au dépôt papier qui reste la référence. il est formalisé sur votre compte Adum L’ensemble du circuit est formalisé sur l’Adum : il concerne donc ED, Services administratifs, bibliothèques. Les deux dépôts : idem que dans le cas papier actuel. C’est une disposition du contrat. Thèses élect. doct. : 23 avril 2009

2/ Dépôt mixte : papier+électronique Les exemplaires papiers rapporteurs/jury persistent (quelque soit le type de dépôt). Idem pour les exemplaires BU (ils seront supprimés à partir de 2010) Préconisations générales conservées : page de titre, pages liminaires, table des matière etc (cf. Guide pour la rédaction…) et/ou les consignes particulières de votre ED. Idem pour le bordereau de dépôt (compte Adum) Expérimental : limitation au maximum des contraintes, le dépôt mixte repose sur les éléments essentiels d’évolution. Quoiqu’il en soit : les thèses sont sous forme numérique, il faut plutôt organiser un existant. Thèses élect. doct. : 23 avril 2009

2/ Dépôt mixte : papier+électronique Les principales étapes sont les mêmes : dépôt obligatoire dans la limite de 3 semaines avant soutenance dépôt dans la limite de 3 mois après soutenance comprenant les corrections suggérées ou exigées par le jury Les exemplaires électroniques sont déposés au même moment (sur compte Adum) Expérimental : limitation au maximum des contraintes, le dépôt mixte repose sur les éléments essentiels d’évolution. Quoiqu’il en soit : les thèses sont sous forme numérique, il faut plutôt organiser un existant. Thèses élect. doct. : 23 avril 2009

2/ Dépôt électronique : structure conseillée du document Pour le document numérique et la navigation, il est préférable de modifier l’ordre habituel des parties du document. résumé, mots clés : ils ne sont plus une 4e de couverture il est utile de mettre la table des matières dès le début du document ou un sommaire. Éviter les pages blanches (insérées normalement pour mettre les débuts de parties/chapitre sur une page impaire) Structure du document analogue sauf : page résumés+mots clés et table des matières (ou sommaire) en début de document ; pas de page blanche. Thèses élect. doct. : 23 avril 2009

2/ Dépôt électronique : versions de la thèse Version complète Le stricte équivalent électronique de l’exemplaire papier communiqué aux rapporteurs et membres du jury. Si il n’y a pas de problème de droit de diffusion des œuvres reproduites : cette version peut être diffusée. Version partielle Si vous ne possédez pas tous les droits de diffusion des œuvres reproduites : celles-ci doivent être retirées ⇒ version partielle de diffusion. Thèses élect. doct. : 23 avril 2009

2/ Dépôt électronique : versions de la thèse Propriété intellectuelle : Vous êtes le seul et unique auteur de la thèse en tant qu’œuvre originale, vous êtes couverts par le droit d’auteur (plagiat), vous êtes responsables du respect de la propriété intellectuelle : utilisation de reproductions d’œuvres, diffusion de résultats couverts par la propriété industrielle ( brevets), et autres cas spécifiques : respect de la vie privée, secret défense… Thèses élect. doct. : 23 avril 2009

2/ Dépôt électronique : versions de la thèse Papier ou électronique, une thèse est à l’intersection de 6 domaines juridiques principaux : Statut juridique d’une thèse. © R. Creppy, 2007. Thèses élect. doct. : 23 avril 2009

2/ Dépôt électronique : versions de la thèse Conclusion : pour tous les éléments dont vous n’êtes pas l’auteur original ou susceptibles d’être couverts par une propriété intellectuelle, la question de la reproduction pour diffusion se pose : soit vous avez l’accord explicite pour diffusion sur un périmètre donné (extranet/internet) soit vous n’avez pas cet accord : ces éléments doivent être supprimés de la version partielle de diffusion clause de confidentialité (durée déterminée) Thèses élect. doct. : 23 avril 2009

2/ Dépôt électronique : versions de la thèse Dans la mesure du possible, conserver une pagination comparable entre les deux versions (archivage/diffusion) et éliminant les reproductions problématiques mais en conservant l’emplacement initial. Rem : les figures sont numérotées, légendées, elles portent une mention de copyright. L’ensemble de ces éléments est repris dans la table des illustrations. Thèses élect. doct. : 23 avril 2009

2/ Dépôt électronique : versions de la thèse En général, les auteurs peuvent utilisés la version préprint de leur article publié à condition que la référence et le lien sur le site de l’éditeur soit explicite. Cf. SHERPA/RoMEO Thèses élect. doct. : 23 avril 2009

2/ Dépôt électronique : formats des fichiers Chaque version doit être au format PDF en un seul fichier nom de fichier : [année]_[nom]_[type de fichier] Ex. : 2009_dupont_arch ou 2009_dupont_diff Remarque : générer du PDF est maintenant facile : Latex, Mac, OpenOffice … et avec PDFCreator pour Word (libre, gratuit, conseillé) attention : pour la version d’archivage, éviter d’appliquer des protections. Version d’archivage : contraintes techniques sur le format des fichiers. Les BU pourront effectuer des modifications techniques de format. Eviter de protéger les fichiers dans ce cas, cela peut empêcher les conversions. En cas de problème les BU pourront vous contacter personnellement pour générer un fichier compatible. Thèses élect. doct. : 23 avril 2009

2/ Dépôt électronique : contrat de diffusion Le contrat auteur/établissement fixe les modalités de diffusion : Il rappelle qu’une thèse sera diffusée sur l’extranet de l’établissement (hors clause confidentialité) Il vous laisse le choix d’étendre ou pas la diffusion à internet par une cession de droit de diffusion à l’établissement Il vous permet d’indiquer si vous voulez ou non limiter l’utilisation du fichier (licences : copie, enregistrement) Il vous engage : vous certifiez que la version diffusée respecte la propriété intellectuelle Thèses élect. doct. : 23 avril 2009

2/ Dépôt électronique : contrat de diffusion Thèses élect. doct. : 23 avril 2009

2/ Dépôt électronique : contrat de diffusion Thèses élect. doct. : 23 avril 2009

2/ Dépôt électronique : certificats de conformité Garantie que le fichier électronique diffusé correspond à la thèse présentée et évaluée en soutenance : certificat de conformité et attestation de dépôt : vous vous engagez au respect de la conformité des fichiers électroniques avec le contenu de la thèse un certificat avant soutenance un certificat après soutenance Thèses élect. doct. : 23 avril 2009

Thèses élect. doct. : 23 avril 2009 Points abordés : 1/ Contexte : des Archives ouvertes à la décision des établissements 2/ Dépôt électronique Pour qui et à partir de quand Les versions déposées Le format de dépôt Le contrat de diffusion, les certificats de conformité 3/ Les étapes du dépôt 4/ Résultats : signalement, diffusion, conservation Le dépôt électronique des thèses s’inscrit dans un contexte général qui sera rapidement évoqué en préambule. Thèses élect. doct. : 23 avril 2009

3/ Les étapes du dépôt avant soutenance Dépôt avant soutenance (date limite : - 3 semaines, annexe proposition du jury) : déterminer les conditions de diffusion des œuvres reproduites préparer les éventuelles versions (archivage/diffusion), chacune en un seul fichier. générer le format PDF déterminer le périmètre de diffusion : oui ou non sur internet? ⇒ sur compte Adum Thèses élect. doct. : 23 avril 2009

3/ Les étapes du dépôt avant soutenance Dépôt avant soutenance (suite) : vérifier vos informations sur le compte Adum (titres, résumés, coordonnées : e-mail et adresse postale) déposer les fichiers et décrire les termes du contrat et des licences imprimer et signer contrat et certificat en 2 exemplaires (ils sont pré-remplis) ils doivent être joints à l’annexe et communiquer au service compétent. Thèses élect. doct. : 23 avril 2009

3/ Les étapes du dépôt après soutenance dans la limite de 3 mois après la soutenance apporter à la thèse les corrections suggérées par le jury préparer et déposer les versions et éditions PDF vérifier les données sur votre compte Adum imprimer le certificat de conformité après soutenance (2 exemplaires) : il doit être signé et communiqué au service administratif. Thèses élect. doct. : 23 avril 2009

Thèses élect. doct. : 23 avril 2009 Points abordés : 1/ Contexte : des Archives ouvertes à la décision des établissements 2/ Dépôt électronique Pour qui et à partir de quand Les versions déposées Le format de dépôt Le contrat de diffusion, les certificats de conformité 3/ Les étapes du dépôt 4/ Résultats : signalement, diffusion, conservation Le dépôt électronique des thèses s’inscrit dans un contexte général qui sera rapidement évoqué en préambule. Thèses élect. doct. : 23 avril 2009

4/ Résultat : signalement, diffusion, conservation Dans le cas du dépôt mixte : pour les exemplaires papiers : Sudoc, catalogue BU ; BU+microfiche pour les versions numériques (automne 2009) : mise en ligne sur le système d’information documentaire des universités « exposition OAI des données » : alimentation d’autres systèmes dont votre fiche ADUM avec l’url de consultation Dépôt ‘légal’, janvier 2010 → Signalement : Sudoc, Adum et autre par OAI Diffusion : système d’information doc. (extranet+internet), HAL (internet). Conservation à long terme : Cines Thèses élect. doct. : 23 avril 2009

Thèses élect. doct. : 23 avril 2009 4/ Résultat : exemple Sudoc : par exemple : « imagerie quantitative bioluminescence » Thèses élect. doct. : 23 avril 2009

Thèses élect. doct. : 23 avril 2009 4/ Résultat : exemple Accès direct sur le serveur de Univ. Tours : Thèses élect. doct. : 23 avril 2009

Information et contacts. Un site web : http://theses-en-ligne.fr/montpellier/ (en cours d’enrichissement) Des contacts pour le dépôt électronique : UM1 : theses_elect@univ-montp1.fr UM2 : theses-elect@univ-montp2.fr UM3 : theses_elect@univ-montp3.fr Montpellier Sup’Agro : delande@supagro.inra.fr Thèses élect. doct. : 23 avril 2009