Mise en œuvre de l’entretien professionnel Réunion d’information

Sommaire 1 Introduction : le contexte de mise en place 2 Présentation du décret : aspects réglementaires et obligatoires 3 Les enjeux managériaux liés à l’entretien professionnel 4 Témoignages et retours d’expérience 5 L’accompagnement du CDG31 CDG31 // Pôle Conseil et Emploi

Introduction : le contexte de mise en place 1 Introduction : le contexte de mise en place 2 Présentation du décret : aspects réglementaires et obligatoires 3 Les enjeux managériaux liés à l’entretien professionnel 4 Témoignages et retours d’expérience 5 L’accompagnement du CDG31 CDG31 // Pôle Conseil et Emploi

L’entretien professionnel 1 Introduction : le contexte de mise en place L’entretien professionnel Une pratique devenue courante dans le secteur privé : Qui s’applique progressivement dans la Fonction Publique depuis 2002 : 75 % des entreprises européennes // 85 % des entreprises françaises Janvier 2015 Mise en œuvre de l’entretien Janvier 2016 Abrogation définitive de la notation Août 2009 Début de l’expérimentation dans la FPT 2007 Expérimentation de l’entretien à la place de la notation dans la FPE 2002 L’entretien associé à la notation dans la FPE CDG31 // Pôle Conseil et Emploi

Le management est une dynamique en continu 1 Introduction : le contexte de mise en place Le management est une dynamique en continu L’évaluation est un processus au long cours L’étape de l’entretien est un moment privilégié - - - - - CYCLE FONCTIONNEL ANNUEL - - - - - - - Entretien professionnel CDG31 // Pôle Conseil et Emploi

Equilibre au sein d’une dynamique en continu 1 Introduction : le contexte de mise en place Quotidien de travail Etape de l’entretien Equilibre au sein d’une dynamique en continu Management annuel Cycle fonctionnel d’un an Evaluation au long cours Management au fil de l’eau Bilan managérial Moment privilégié d’échange Bilan annuel Projection sur l'année à venir CDG31 // Pôle Conseil et Emploi

Mise en œuvre de l’entretien professionnel 1 Introduction : le contexte historique 2 Présentation du décret : aspects réglementaires et obligatoires 3 Les enjeux managériaux liés à l’entretien professionnel 4 Témoignages et retours d’expérience 5 L’accompagnement du CDG31 CDG31 // Pôle Conseil et Emploi

Avant le décret : l’expérimentation 2 Présentation du décret : aspects réglementaires et obligatoires Avant le décret : l’expérimentation Loi de mobilité du 3 août 2009 : Substitution de la notation par l’évaluation à titre expérimental L’expérimentation en Haute Garonne Sur 693 collectivités ayant au moins 1 agent 53 ont mis en place l’entretien professionnel CDG31 // Pôle Conseil et Emploi

Le dispositif Remplace définitivement la notation : 2 Présentation du décret : aspects réglementaires et obligatoires Le dispositif Remplace définitivement la notation : à partir du 1er janvier 2015 S’applique obligatoirement aux agents titulaires (hors stagiaires) Pour les contractuels CDI : évaluation tous les 3 ans (décret 88-145 du 15/02/1988) Janvier 2014 Janvier 2015 Janvier 2016 Année 2014 Année 2015 Notation évaluation CDG31 // Pôle Conseil et Emploi

L’autorité territoriale détient le pouvoir hiérarchique. 2 Présentation du décret : aspects réglementaires et obligatoires Evaluateur = Supérieur hiérarchique direct L’autorité territoriale détient le pouvoir hiérarchique. Mais il n’est pas forcément le N+1 : Risque d’annulation par voie de recours pour excès de pouvoir, incompétence et irrégularité de la procédure (Conseil d’Etat du 6-12-2006 n°287453). CDG31 // Pôle Conseil et Emploi

Détermination juridique du N+1 2 Présentation du décret : aspects réglementaires et obligatoires Evaluateur = Supérieur hiérarchique direct Définition du N+1 direct : Pour la jurisprudence, le N+1 s’apprécie au regard de plusieurs indices : Le N+1 est celui qui organise et contrôle le travail (Circulaire d’application du 6 août 2010) La fonction de N+1 est indépendante du grade : un agent peut être sous l’autorité d’un agent de catégorie ou grade inférieur (CE 11-12-1996, CAA de Bordeaux du 20-11-2003) Détermination juridique du N+1 Prime Fiche de postes Organigramme Organigramme, fiche de poste, grade, prime, etc. CDG31 // Pôle Conseil et Emploi

Le cas de l’intercommunalité 2 Présentation du décret : aspects réglementaires et obligatoires Le cas de l’intercommunalité Chaque N+1 évalue séparément Transmission à l’autorité territoriale de la collectivité principale Même grade pour plusieurs employeurs Agents inter-communaux Evaluation différente pour chaque grade Procédure habituelle Plusieurs grades pour un ou plusieurs employeurs Agents pluri-communaux CDG31 // Pôle Conseil et Emploi

Modalités d’organisation de l’entretien professionnel 2 Présentation du décret : aspects réglementaires et obligatoires Modalités d’organisation de l’entretien professionnel Convocation de l’agent par le N+1 direct 8 jours au moins avant la date d’entretien Transmission de la fiche de poste et du support d’entretien professionnel servant de base au compte rendu avec la convocation Déroulement de l’Entretien professionnel CDG31 // Pôle Conseil et Emploi

L’entretien professionnel porte principalement sur : 2 Présentation du décret : aspects réglementaires et obligatoires L’entretien professionnel porte principalement sur : Les résultats professionnels obtenus La détermination des objectifs de l’année à venir La manière de servir Les acquis de l’expérience Les capacités d’encadrement (le cas échéant) Les besoins de formation Les perspectives d’évolution professionnelle CDG31 // Pôle Conseil et Emploi

2 types d’entretiens en 1 : évaluation et accompagnement Présentation du décret : aspects réglementaires et obligatoires 2 types d’entretiens en 1 : évaluation et accompagnement Il comporte donc 2 phases complémentaires et interactives : Les résultats professionnels La manière de servir Les capacités d'encadrement (le cas échéant) 1 Evaluer la Valeur professionnelle Les objectifs assignés pour l'année à venir Les acquis de l'expérience professionnelle Les besoins de formation Les perspectives d'évolution (carrière, mobilité) Former et Accompagner la carrière 2 CDG31 // Pôle Conseil et Emploi

Entretien professionnel 2 Présentation du décret : aspects réglementaires et obligatoires Entretien professionnel Objectifs N+1 Manière de servir Besoins de formations Evaluation Accompagnement 1 2 Résultats professionnels N-1 Evolution professionnelle Carrière Encadrement Fonction sup Expertise Acquis de l'expérience CDG31 // Pôle Conseil et Emploi

Valeur professionnelle 2 Présentation du décret : aspects réglementaires et obligatoires Les critères d’appréciation de la valeur professionnelle sont fixés : Ils portent principalement sur : Selon la nature des tâches confiées Selon le niveau de responsabilité Après avis du CT Les résultats professionnels / objectifs N-1 Les compétences professionnelles et techniques La qualités relationnelles Les capacités d'encadrement, d’expertise ou à exercer des fonctions d’un niveau supérieur Valeur professionnelle CDG31 // Pôle Conseil et Emploi

Compte rendu = Document support de l’évaluation 2 Présentation du décret : aspects réglementaires et obligatoires L’entretien professionnel donne lieu à un compte rendu : L’entretien devient le support d’appréciation de la valeur professionnelle pour : Compte rendu = Document support de l’évaluation établi et signé par le supérieur hiérarchique direct visé par l’autorité territoriale l’avancement d’échelon à la durée minimale l’avancement de grade la promotion interne CDG31 // Pôle Conseil et Emploi

Présentation du décret : aspects réglementaires et obligatoires 2 Présentation du décret : aspects réglementaires et obligatoires Impacts de l’entretien professionnel Avancement d’échelon : Ancienneté Valeur professionnelle Inscription au tableau d’avancement de grade : Prise en compte de l’évaluation et des propositions motivées du chef de service Prise en compte de l’ancienneté dans le grade en cas de mérite égal Promotion interne : Acquis de l’expérience professionnelle Valeur professionnelle Modulation du régime indemnitaire : Le compte rendu aide à la décision Répartition de l’enveloppe budgétaire allouée Part variable de la PFR (et future IFSE) Parcours de formation et accompagnement à la carrière : Suivi des besoins de formation Suivi des souhaits de formation Suivi des souhaits d’évolution CDG31 // Pôle Conseil et Emploi

Présentation du décret : aspects réglementaires et obligatoires 2 Présentation du décret : aspects réglementaires et obligatoires Convocation par le N+1 Entretien Notification à l’agent Signature de l’agent Signature de l’autorité territoriale Compte rendu versé au dossier de l’agent J-8 J J+15 +15 Si Refus de présentation : +15 +30 Temps 1 : informer l’agent des conséquences Demande de révision adressée à l’autorité territoriale Réponse de l’autorité T (absence de réponse vaut rejet après 2 mois) Saisine CAP en cas de non satisfaction de la réponse de l’autorité T. Temps 2 : possibilité de sanction disciplinaire CDG31 // Pôle Conseil et Emploi

Introduction : le contexte de mise en place 1 Introduction : le contexte de mise en place 2 Présentation du décret : aspects réglementaires et obligatoires 3 Les enjeux managériaux de l’entretien professionnel 4 Témoignages et retours d’expérience 5 L’accompagnement du CDG31 CDG31 // Pôle Conseil et Emploi

Gestion de la collaboration Gestion de l'efficacité 3 Les enjeux managériaux de l’entretien professionnel Gestion de la collaboration S'exprimer sur l'équipe S'exprimer sur sa hiérarchie Instaurer une relation de confiance Gestion de l'efficacité Contrôler les tâches Contrôler les objectifs Evaluer l'investissement La fonction GRH de l’entretien professionnel Gestion de la motivation Reconnaître les efforts Evoquer les difficultés Proposer des objectifs Gestion de la compétence Adaptation au poste Conditions de travail Besoins de formation Individuel Collectif CDG31 // Pôle Conseil et Emploi

Objectif de pilotage de l’activité : 3 Les enjeux managériaux de l’entretien professionnel Objectif de pilotage de l’activité : Objectif de gestion des ressources humaines : Coordonner les objectifs : pour harmoniser les contributions des agents. Mesurer objectivement les compétences : pour les adapter aux besoins de la collectivité Développer la motivation et la coopération au travail : l’entretien est un espace d’échange qui offre l’opportunité de prendre en compte les attentes professionnelles des agents : Attente de retour Besoin de reconnaissance Besoin relationnel Besoin d’équité de traitement Besoin de réalisation de soi CDG31 // Pôle Conseil et Emploi

Finalité de la mise en place des entretiens professionnels 3 Les enjeux managériaux de l’entretien professionnel Finalité de la mise en place des entretiens professionnels 1 2 3 4 Poste Formation Relations Activité Carrière Motivation Service Assurer la cohérence de l’adéquation de la personne au poste de travail Optimiser le plan de formation individuel et collectif 1 Améliorer ou garantir la qualité des relations hiérarchiques Permettre une meilleure structuration de l’activité collective 2 Piloter la rémunération, la carrière et l’évolution professionnelle des agents Développer la motivation des agents : reconnaissance et implication 3 L’amélioration de l’efficacité globale et du service rendu 4 CDG31 // Pôle Conseil et Emploi

3 Les enjeux managériaux de l’entretien professionnel Facteurs de réussite Le bon déroulement de la démarche d’entretien exige une organisation structurée : Un organigramme cohérent Des objectifs ciblés Des fiches de poste actualisées Des critères adaptés aux situations professionnelles CDG31 // Pôle Conseil et Emploi

Planification de mise en place de la démarche d’entretien 3 Les enjeux managériaux de l’entretien professionnel Planification de mise en place de la démarche d’entretien Outils Communication Formation Planning Campagne d’entretien Dossier agent Définition organigramme Information des cadres évaluateurs Formation des évaluateurs Réunion de déclinaison des objectifs Entretiens des cadres Carrière Création actualisation fiches de poste Information des agents Formation des agents Agenda des dates d’entretien Entretiens des agents Plan de formation Avril mai Mai juin Juin oct Sept oct Nov déc 2016 CT CT CT Année 2015 CDG31 // Pôle Conseil et Emploi

Méthodologie de la mise en place 3 Les enjeux managériaux de l’entretien professionnel Méthodologie de la mise en place Adhésion Groupe de travail Processus hiérarchique Cadrage du projet Pilotage Processus participatif CDG31 // Pôle Conseil et Emploi

Définition des objectifs 3 Les enjeux managériaux de l’entretien professionnel Définition des objectifs Adaptés à la fonction et au poste En nombre limité : 3 à 5 par agent À portée collective Du service De la collectivité ou de l’établissement À portée individuelle Mission ou projet exceptionnel Adaptation à de nouveaux outils Progression de compétences Stratégie Générale Plan de mandat Objectifs par service Objectifs opérationnels individuels et collectifs 1 2 3 CDG31 // Pôle Conseil et Emploi

Déclinaison hiérarchique des objectifs 3 Les enjeux managériaux de l’entretien professionnel Déclinaison hiérarchique des objectifs Déploiement de la stratégie générale en objectifs opérationnels Plan de mandat Stratégie générale Autorité Maire Objectifs collectifs des services Objectifs individuels de son service DGS Secrétaire Chef d’équipe Objectifs opérationnels Agents CDG31 // Pôle Conseil et Emploi

La nature des critères d’appréciation 3 Les enjeux managériaux de l’entretien professionnel La nature des critères d’appréciation Les critères d’appréciation de la valeur professionnelle doivent être : Ces critères portent sur : Fonction de la nature des tâches et du niveau de responsabilité. Enoncés de façon claire, précise et objective Les compétences professionnelles et techniques Les qualités relationnelles La capacité d'encadrement ou d'expertise ou, le cas échéant, à exercer des fonctions d'un niveau supérieur CDG31 // Pôle Conseil et Emploi

Exemple : 1(direction) – 2 (responsable) – 3 (chef) – 4 (opérationnel) Les enjeux managériaux de l’entretien professionnel Quels critères d’évaluation utiliser ? Adapter la grille de critères au niveau de responsabilité : Pour les compétences professionnelles et techniques : Pour les qualités et compétences relationnelles : Par grade : A – B – C Par niveau de responsabilité Exemple : 1(direction) – 2 (responsable) – 3 (chef) – 4 (opérationnel) Utiliser la fiche de poste comme support Définitions précises : éviter le risque d’arbitraire et de subjectivité CDG31 // Pôle Conseil et Emploi

Précis Objectif Subjectif Flou Qualités observables en lien avec la fonction Objectif En lien avec le poste ou les fonctions Politesse Port de l’EPI Ponctualité Maitrise de Word Sens de l’écoute Respect des consignes Aptitude à reformuler Expression orale/écrite Discrétion professionnelle Vérification de son travail Relationnel avec les usagers Capacité à travailler en équipe Sens de l’économie Gestion des situations de stress Résolution de problèmes Qualités et compétences relationnelles Compétences professionnelles et techniques Intérêt porté à son travail Faire preuve d’initiative Participer à l’ambiance Esprit constructif Faire face à la réalité Autonomie Apporter une définition appropriée au contenu du poste/fonction Eviter les formulations ambiguës et les qualifications floues Agir avec courage Rigueur Intégrité Subjectif Flou CDG31 // Pôle Conseil et Emploi

3 Les enjeux managériaux de l’entretien professionnel Conditions de légalité des critères d’évaluation des comportements ou qualités relationnelles : Concerner des compétences ou des objectifs Être en lien avec le travail à accomplir et non relatifs à la personnalité ou aux traits de caractère. Être précisément définis et illustrés par des exemples, pour comprendre sur quoi la qualité est évaluée. CDG31 // Pôle Conseil et Emploi

Utiliser la fiche de poste comme support 3 Les enjeux managériaux de l’entretien professionnel Utiliser la fiche de poste comme support CDG31 // Pôle Conseil et Emploi

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Utiliser des critères d’évaluation clairement définis 3 Les enjeux managériaux de l’entretien professionnel Utiliser des critères d’évaluation clairement définis CDG31 // Pôle Conseil et Emploi

Supérieur aux attentes Critères d'évaluation Supérieur aux attentes Satisfaisant A améliorer Insatisfaisant Connaissance de son travail : capacité à assurer techniquement les tâches/missions demandées sur la fiche de poste (polyvalence) Travaille de façon autonome, polyvalent sur son domaine (maitrise son environnement professionnel, capable de transmettre son savoir) A rarement besoin de consignes complémentaires, apte à la polyvalence A besoin de consignes complémentaires et d'assistance ponctuelle. Peu polyvalent Besoin permanent d'assistance Fiabilité et qualité de son travail : conformité des dossiers traités Travaille sans erreur Fait des erreurs minimes, prévient sa hiérarchie et propose des solutions Produit un travail qu'il faut contrôler régulièrement Fait fréquemment des erreurs et exige une surveillance permanente Gestion du temps (organisation, ponctualité, assiduité) Toujours ponctuel et assidu, anticipe et planifie la charge de travail Retard exceptionnel (1 ou 2 fois par an) et assiduité globalement constante Parfois en retard (1 ou 2 fois par mois), se disperse assez régulièrement Souvent en retard (1 ou 2 fois par semaine), très dispersé et peu concentré sur son travail CDG31 // Pôle Conseil et Emploi

Supérieur aux attentes Critères d'évaluation Supérieur aux attentes Satisfaisant A améliorer Insatisfaisant Respect des consignes et/ou directives : ordre d'exécution, règlement intérieur, hygiène/sécurité, etc. Applique et respecte totalement les consignes, agit de façon préventive auprès de son entourage Applique et respecte les consignes Respecte les consignes les plus importantes, en ignore certaines Ne respecte pas les consignes Respect des obligations statutaires du fonctionnaire : devoir de réserve... (A faire évoluer selon les obligations retenues) Prise d'initiative Prend de bonnes initiatives Prend des intitiatives et fait des propositions à sa hiérarchie ou ses collègues Prend peu d'initiatives, émet rarement des propositions Ne prend jamais d'initiative (en reste strictement aux consignes émanant directement de son supérieur), ne fait aucune proposition CDG31 // Pôle Conseil et Emploi

Supérieur aux attentes Critères d'évaluation Supérieur aux attentes Satisfaisant A améliorer Insatisfaisant Adaptabilité et disponibilité : accepter les changements et assurer la continuité du service Elément moteur au sein du service, toujours disponible Va dans le sens des changements (planning, organisation) et se montre souvent disponible Accepte peu le changement (planning, organisation, etc), rarement disponible Refuse tout changement, n'est jamais disponible Entretien et développement des compétences En veille professionnelle constante, se forme régulièrement, développe son employabilité En veille professionnelle ponctuelle, se forme comme il convient pour être adapté à son poste/sa fonction En veille professionnelle sur demande, s'en tient aux formations obligatoires Reste sur ses acquis, refuse de se former Souci d'efficacité et de résultat Fait son maximum de façon très consciencieuse Fournit des efforts réguliers en prenant en compte la finalité de son travail Fait le minimum de ce qui lui est demandé et semble indifférent à la finalité de son travail Ne se soucie pas de la qualité ou des répercussions de son travail CDG31 // Pôle Conseil et Emploi

Supérieur aux attentes Critères d'évaluation Supérieur aux attentes Satisfaisant A améliorer Insatisfaisant Relation avec la hiérarchie : respecte la hiérarchie et les règles de courtoisie, rend compte de son activité Toujours respectueux, rend systématiquement compte de son activité et alerte à bon escient Respectueux, rend compte de son activité régulièrement Peu respectueux, rend compte de son activité sur demande Attitude irrespectueuse, ne rend pas compte de son activité Relation avec les collègues : écoute et prise en compte des autres, solidarité professionnelle, respecte ses collègues Grande faculté d'intégration et d'ouverture aux autres, développe ses relations professionnelles internes et externes Capacité d'intégration et d'ouverture aux autres Accepte avec difficulté les nouvelles relations de travail Refuse les nouvelles relations de travail (exclusif dans ses relations) Relation avec le public: politesse, écoute, neutralité et équité Ouvert et bienveillant, assure un suivi constant des demandes dans une posture préventive Accueillant et à l'écoute, présente une posture neutre et équitable Qualité d'accueil variable, peu paraître désagréable selon ses humeurs Désagréable et expéditif Capacité à travailler en équipe : capacité à développer des relations positives et constructives, à faire circuler l'information Influence positive au sein de l'équipe, souci du partage de l'information Facilite la cohésion de l'équipe Parfois individualiste, concentré sur ses tâches et ses intérêts particuliers Ne se préoccupe pas de l'intérêt collectif, fait passer en premier son intérêt particulier CDG31 // Pôle Conseil et Emploi

Equilibre pendant l’entretien 3 Les enjeux managériaux et les leviers humains de l’entretien Equilibre pendant l’entretien Intérêts de la collectivité Intérêts de l'agent Objectifs opérationnels d'efficacité Exigence de fonctionnement de service public Objectifs de développement professionnel Employabilité Estime de soi CDG31 // Pôle Conseil et Emploi

Mise en œuvre de l’entretien professionnel 1 Introduction : le contexte historique 2 Présentation du décret : aspects réglementaires et obligatoires 3 Les enjeux managériaux et les leviers humains de l’entretien 4 Témoignages et retours d’expérience 5 L’accompagnement du CDG31 CDG31 // Pôle Conseil et Emploi

Mise en œuvre de l’entretien professionnel 1 Introduction : le contexte historique 2 Présentation du décret : aspects réglementaires et obligatoires 3 Les enjeux managériaux et les leviers humains de l’entretien 4 Témoignages et retours d’expérience 5 L’accompagnement du CDG31 CDG31 // Pôle Conseil et Emploi

Disponibles à partir d’avril sur le site du CDG 5 L’accompagnement du CDG31 Disponibles à partir d’avril sur le site du CDG Des propositions d’organigrammes Des propositions de grilles de critères Une FAQ en ligne Un contact mail unique à votre disposition : Un appui à la réalisation de vos fiches de poste Tout autre accompagnement qui vous semblerait nécessaire (règlement de formation, régime indemnitaire…) entretien.pro@cdg31.fr CDG31 // Pôle Conseil et Emploi

L’accompagnement du CDG31 5 L’accompagnement du CDG31 CDG31 // Pôle Conseil et Emploi

Merci de votre attention L’équipe du CDG 31 reste à votre disposition CDG31 // Pôle Conseil et Emploi