13/04/2017 Maîtriser les coûts informatiques M2CG - CCA 2010 / 2011 Partie 1 Principes et contexte B Quinio Université Paris X Nanterre Version 4 du 8 septembre 2003

Maîtriser les coûts informatiques 13/04/2017 Introduction Des chiffres ! Importance du contexte Le contexte de la DSI Organisation Externalisation Refacturation Choix technique Cibler le domaine Evolution dans le suivi des coûts Les FCS du suivi des coûts Typologies et nature des coûts Version 4 du 8 septembre 2003

Introduction : des chiffres de l’AFAI 13/04/2017 Version 4 du 8 septembre 2003

Introduction : Importance du contexte 13/04/2017 Quel rapport pour les coûts informatiques entre : Un boulanger de quartier Une PME High tech Total Société Générale Quand on externalise tout ou partie du SI Doit-on encore suivre les coûts ? Que peut faire le Contrôle de gestion ? Si les coûts informatiques vont dans les frais généraux : Quel suivi ? Quel est l’impact de la refacturation ? Version 4 du 8 septembre 2003

Contexte du SI pour les coûts : ORGANISATION 13/04/2017 Rattachement de la DSI (1) Banques, assurances, grande distribution Les processus du SI sont vitaux Un contrôle de gestion spécifique Vision VALEUR du SI Version 4 du 8 septembre 2003

Contexte du SI pour les coûts : ORGANISATION 13/04/2017 Rattachement de la DSI (2) PME, industrie lourde Le SI est situé au back-office La DSI est souvent rattachée à la DAF Vision COUT du SI Version 4 du 8 septembre 2003

Contexte du SI pour les coûts : REFACTURATION 13/04/2017 Le type de centre de responsabilité pour la DSI Le centre de coût ou la délégation porte sur le budget du centre. Pour le responsable il s’agit de minimiser les coûts. Le centre de profit où la délégation porte sur le budget mais aussi le CA généré. L’évaluation du centre s’effectue en terme de profitabilité. Le centre d’investissement où la délégation porte sur le budget, le Ca généré et les investissements réalisés. L’évaluation du centre s’effectue en terme de valeur Associé à un type de prix de cession (refacturation) Le PCI est égal au coût de revient de l’unité productrice Le PCI est défini comme un réel prix de cession (coût + marge) Le PCI est défini en fonction du marché externe Pilotée par des principes : Négociable ou non pendant l’exercice (évolution) Attachée ou non à un des services Version 4 du 8 septembre 2003

Contexte du SI pour les coûts : REFACTURATION 13/04/2017 La refacturation des services fournis pour : Recouvrir les coûts de la DSI : et les faire gérer par les utilisateurs (les consommateurs) Aligner la DSI sur les métiers Contrôler les dépenses Et pas réduire systématiquement les coûts Piloter l'utilisation des technologies : En les vendant plus ou moins chères en interne Prévoir les dépenses en particulier dans le centre de profit, pour les investissements Les FCS d’une « bonne » refacturation : Crédible : Un suivi des coûts rigoureux Alignée sur les métiers : Service Level Agrement (SLA) Pas sur la technique Evolutive et différenciée Application stratégique ou novatrice à avantager Application lourde est chère à pénaliser Version 4 du 8 septembre 2003

Contexte du SI pour les coûts : REFACTURATION 13/04/2017 Les modes de refacturation d’un service utilisateur : Abonnement annuel en fonction d’un critère unique (poste de travail ou personne – comme pour le téléphone) Simple, aucun raport avec le service fourni, aucune négociation d’évolution Utilisation : facturation de l’utilisation des services (hard et soft) CPU et utilisation d’application Si on dispose de mesures fiables et d’un suivi crédible Peu convaincant pour le client ! Forfait : globalisation annuel (budget) facturé au mois Simple si on dispose des prévisions mais rigide (donc dans un contexte très stable) Service : En fonction des services consommés / Unité d’œuvre (facture, bulletin de paye) Avantages : SLA, crédibilité et benchmark possible Inconvénents : peu favoriser les décisions d’externalisation Prix de marché : Obligation pour la DSI d’améliorer la productivité Peu nuire au développement d’avatage concurrentiel Version 4 du 8 septembre 2003

Contexte du SI pour les coûts : INFRASTRUCTURE TECHNIQUE 13/04/2017 Impact du type d’architecture technique sur les coûts informatique ? Windows / Linux Client léger / client lourd PC / Mac virtualisation … Version 4 du 8 septembre 2003

Etude des coûts : cibler le domaine (1) 13/04/2017 Pour le suivi des coûts informatiques Pas de difficulté pour la DSI Centrale Budget du service ou de l’entité Plus délicat pour l’informatique décentralisée Qui paye les PC ? Doit –on intégrer les frais généraux ? Chauffage, électricité, … Les Coûts J/H sont très significatifs, doit-on les charger ? Charges sociales patronales, … Version 4 du 8 septembre 2003

Etude des coûts : cibler le domaine (2) 13/04/2017 Coût DSI centrale Coût DSI siège Asie Coût Unité production Laos Coût d’utilisation du SI La vision des coûts doit être la plus complète possible  maîtrise Le domaine couvert doit être cohérent  comparaison Le type d’informatique doit être clarifée : Bureautique, production, … Version 4 du 8 septembre 2003

Distinguer fontionnement et investissement 13/04/2017 Les coûts d’investissement sont liés à une décision qui aboutit à une dépense Dépenses en vue de construire un service Qui procurera des avantages pendants plusieurs exercices Les coûts de Fonctionnement sont liés à l’activité quotidienne et permettent un fonctionnement continu Dépenses courantes de l’informatique Associées à l’ensemble de l’activité de la DSI Permettent la marche normale du service Une maintenance corrective = fonctionnement ou investissement ? Version 4 du 8 septembre 2003

Etude des coûts : cibler le domaine (3) Deux parties distinctes et complémentaires : fonctionnement & Projets Run Environ 70 - 80% du budget au fonctionnement: PC Applications Réseaux Support utilisateurs Build Fonctionnement récurrent Logique de production Projets  Logique d’investissement Objectif : Amélioration de la productivité Baisse des coûts Objectif : Augmentation de la rentabilité Création de valeur

Etude des coûts : les coûts de projet 13/04/2017 Dans un projet de SI le coût est autant organisationnel que technique ! Le rapport nombre de J/H MOE sur nombre de J/H MOA : D’environ 0,3 pour des projets de type Intranet avec fort contenu D’environ 3 pour des projets avec du développement technique et des prises en compte fonctionnelles Jusqu’à 10 pour des projets de déploiement d’infrastructure technique Source étude Afitep 2004 réalisé par B Quinio Version 4 du 8 septembre 2003

Etude des coûts : Fonctionnement et projet 13/04/2017 Projet Année n + 1 Projet Année n Fonctionnement Nouveau n+1 Fonctionnement Année n Fonctionnement Année n + 1 Un projet génère un coût d’investissement Il peut permettre de diminuer le coût de fonctionnement actuel Mais il génère aussi un futur coût de fonctionnement La maîtrise du budget informatique doit être globale : fonctionnement et projets Version 4 du 8 septembre 2003

Evolution du suivi des coûts informatique 13/04/2017 Maturité Maîtriser Expliquer : comprendre les évolutions Informer : connaître les coûts Ignorer Version 4 du 8 septembre 2003

Les FCS du suivi des coûts 13/04/2017 Ce que l’on ne comprend pas coûte toujours trop cher ! Investir dans un suivi précis et rigoureux Mettre en place une refacturation claire Utiliser les leviers d’amélioration Gestion de projet Mutualisation des solutions Ne pas « sabrer » mais « maîtriser » les coûts Une réduction aujourd’hui peut entraîner une explosion demain Une baisse de qualité de service ou de sécurité se paye plus tard Toujours mettre un service rendu en face d’un coût informatique Se comparer avec l’interne et l’externe Utiliser un modèle global simple et cohérent Distinguer fonctionnement et projet Version 4 du 8 septembre 2003

Les types de coûts informatiques 13/04/2017 Dépenses Externes : Achat de prestation de service au forfait ou en régie Impact majeur du contrat signé avec le prestataire Difficile à négocier Facile à suivre Liste des coûts : Frais de personnel Chargés pour MOE et MOA Materiels (serveurs, PC, périphériques) Amortissement ? Qui paye ? (DSI ou service) Consommable Logiciels systèmes Progiciels Réseaux Assistance et support Projet et études Maintenance Environnement Locaux, climatisation, …. Version 4 du 8 septembre 2003