Le Conseil d’administration (CA) et la Direction générale (DG) Une équipe du tonnerre !

Trois règles d’or Pour que la relation CA/DG soit saine et fonctionnelle, il est nécessaire d’instaurer : Une communication où l’ÉCRIT est important Un système de rôles et fonctions où chacun garde SA place Un rapport basé sur la CONFIANCE

L’importance de l’écrit Sans tomber dans la bureaucratie, les informations déterminantes doivent être consignées par écrit Ainsi les orientations, les grandes décisions, les critères d’évaluation, etc. doivent être écrits Ça clarifie la communication Ça évite les malentendus Ça permet d’avoir des règles connues au moment où se présente un problème ou un conflit

Chacun sa place La qualité de la relation CA/DG tient à la capacité de chacun à garder sa place Le CA ne doit jamais essayer de se substituer à la DG La DG ne doit jamais tenter de remplacer le CA Pour éviter les dérapages : Plusieurs membres du CA peuvent se consulter et agir en fonction des règles fixées d’avance et écrites On ne défend pas son point de vue personnel, on défend celui de l’organisation

Se faire confiance La notion de confiance doit fonctionner dans les deux sens : le CA face à la DG, et vice versa ; La confiance se construit par : Une bonne communication (circulation de l’information, par écrit quand nécessaire) La transparence et l’honnêteté Le respect des règles établies par tous La réduction des doutes en se donnant des moyens appropriés à chaque situation (soutien d’un membre du CA, appel à un expert externe, règlement ouvert des conflits sans alimenter les rumeurs, etc.)

Comment sélectionner une DG ? Fixer des critères de recrutement en fonction de l’évolution prévue de l’organisation Informer clairement (c’est-à-dire par écrit) sur la mission, les politiques, les champs d’intervention de chacun, etc. Évaluer et contrôler selon des critères et une périodicité décidés d’avance (qui va contrôler sur quoi, quand et comment ?) Prendre toutes les décisions qui incombent au CA, y compris le congédiement, si nécessaire

Entre le CA et la DG Les rôles et fonctions sont : Différents Complémentaires Le CA et la DG doivent donc : Assurer leurs rôles en cohérence (ne pas se contredire) Veiller à ce que toutes les fonctions soient occupées Éviter que la même fonction dépende à la fois du CA et de la DG (chacun doit tenir sa place sans empiéter sur celle de l’autre)

Un système « en cascade » Le CA délègue à la DG : C’est-à-dire que le CA donne à la DG le droit d’agir en son nom La DG délègue au personnel : Comme la DG ne peut tout faire seule, elle attribue au personnel des fonctions qu’il réalise pour elle

Quelle est la responsabilité de chacun ? (Imputabilité) La DG En interaction Le CA PLANIFIER Définir et proposer des objectifs. Produire et proposer un plan d’action. - Prévoir les ressources. - La DG prépare, propose, soutien. - Le CA questionne, comprend, modifie, approuve. Valider et fixer les objectifs. Décider du plan d’action. - Approuver les ressources. ORGANISER Planifier, structurer et répartir les ressources financières, logistiques et humaines en vue de réaliser les objectifs. La DG rapporte au CA. DIRIGER Mener et coordonner l’opérationnalisation des activités. CONTRÔLER Évaluer et contrôler l’atteinte des objectifs dans l’opérationnalisation. - La DG informe, propose, accompagne. - Le CA questionne, comprend, évalue (sanction ou récompense). Vérifier et évaluer l’atteinte des objectifs et les ressources affectées à la réalisation des objectifs.

Déléguer, oui mais comment ? Le CA est garant de la mission. Il planifie et donne les orientations. Le CA encadre : Il délimite les champs Il soutien et fait confiance Il conseille Il valide Le CA contrôle et évalue : Les tâches (globales) Les résultats La DG devient responsable de l’opérationnalisation de la mission : Il délègue à son tour au personnel (orientations, encadrement, contrôle et évaluation des tâches et des résultats) Il informe le CA des évènements et décisions majeurs Il agit dans le respect des orientations du CA

Quelques trucs pour qu’une délégation fonctionne Fixer les objectifs Identifier les résultats attendus Définir un cadre (orientations, règles et procédures, politique d’encadrement et d’évaluation, mode de contrôle, etc) Accorder les ressources suffisantes: Ressources humaines Ressources matérielles Ressources financières Déterminer les règles et critères de l’évaluation Anticiper les conséquences de l’évaluation (qu’elles soient bonnes ou mauvaises)

À ne pas faire Le CA et les administrateurs (collectivement ou individuellement) ne doivent pas dire au directeur ce qu’il doit faire ou s’ingérer dans le quotidien de la gestion. Il ne doivent pas le brider.

Objectif à viser Le Conseil d’administration s’exprime par une seule voix, établissant le cadre et les limites, tout en permettant au directeur d’utiliser ses aptitudes et compétences ainsi que sa créativité pour accomplir ses fonctions afin d’atteindre les objectifs de la radio.

Le CA et la Direction : une équipe gagnante !