Présentation de OCEAN (Outil de Contrôle Et d’Analyse Normalisé) CCE du 13 avril 2011

Enjeux de la mise en œuvre du dispositif de contrôle interne Toute entreprise est confrontée à des risques, stratégiques, financiers et opérationnels qu’il convient de mettre sous contrôle. Le dispositif de contrôle interne de Pôle emploi est un dispositif global intégrant l’ensemble des contrôles permettant de s’assurer de la maitrise de ses activités : 26/03/2017

Le dispositif de contrôle interne à Pôle emploi : est piloté et mis en œuvre par un réseau d’acteurs spécifiques mais a vocation à être partagé par tous les agents et les managers. s’appuie sur un outil informatique dédié : OCEAN (cet outil, déjà utilisé pour les activités liées à l’indemnisation, a été adapté au périmètre de Pôle emploi). se développe à partir du référentiel de contrôle et de maitrise des activités (RCMA) élaboré avec les acteurs métiers et intégré à la cartographie des processus qualité de Pôle emploi, comprend une auto-évaluation annuelle des activités par les experts métiers régionaux, qui peut donner lieu à un plan de renforcement de ces activités, si nécessaire, prévoit des contrôles a postériori à partir d’échantillons, s’appuie sur l’analyse de ses résultats pour optimiser la maitrise des activités. 26/03/2017

Les acteurs du contrôle interne La DGAQMR élabore le dispositif avec les directions métier et les régions Anime la mise en œuvre Suit, analyse les résultats, les met à profit pour optimiser le dispositif Rend compte aux instances, aux financeurs, aux Commissaires aux comptes. Le réseau QMR régional Décline et met en œuvre les orientations nationales Anime et coordonne les dispositifs Analyse les résultats et met en place des actions correctives Les contrôleurs Agents volontaires, experts du métier, ils suivent une formation obligatoire de 3 jours Ils réalisent les contrôles suivant les modalités prévues. 26/03/2017

Le dispositif s’appuie sur un référentiel de contrôle interne (1) Le Référentiel de Contrôle et de Maitrise des activités est intégré dans le logiciel OCEAN Il est transparent pour les agents, accessible à tous sur le bureau métier. Il permet à tout nouvel agent de se familiariser avec le périmètre, les risques et les moyens de maitrise nécessaires à l’exercice des activités. Il permet également de prendre connaissance de la plupart des activités menées à Pôle emploi. 26/03/2017

Le dispositif s’appuie sur un référentiel de contrôle interne (2) Il comprend des fiches d’activité et de contrôle élaborées avec des experts nationaux et régionaux. 26/03/2017

OCEAN permet l’auto-évaluation des activités à partir des fiches du référentiel Partie intégrante du dispositif de contrôle interne de Pôle emploi, l’auto-évaluation des activités a lieu une fois par an. A partir des fiches d’activités intégrées dans OCEAN , des experts métiers et des managers évaluent les dispositifs de maitrise de leurs activités. Exemple : « produire les états comptables » La documentation est-elle accessible ? Les procédures sont-elles respectées ? Le pilotage de l’activité est-il en place ? Le résultat donne lieu, si nécessaire, à des plans d’action régionaux. 26/03/2017

OCEAN permet la réalisation du plan de contrôle Le plan de contrôle national comprend des contrôles obligatoires définis : A partir d’activités à fort impact financier et sans séparation de tâches, A la suite des recommandations des Commissaires aux comptes, A la demande des financeurs Unédic/Etat, A la demande des Directions métier, pour s’assurer de la maitrise d’activités sensibles suite à des risques identifiés, Suite aux recommandations des audits. Le volume de contrôles est construit à partir d’échantillons statistiques. Il tient compte des résultats des contrôles de l’année N-1, Les régions complètent les contrôles obligatoires nationaux par des contrôles issus de leur analyse de risques (exemples : achats, sécurité des SI, comptabilité,…) 26/03/2017

OCEAN permet le pilotage du dispositif au niveau national et régional Présentation et analyse des résultats : Pour le Conseil d’administration et le Comité d’audit et des comptes Pour les Commissaires aux comptes (le dispositif de contrôle interne est obligatoire pour la certification des comptes) et le Contrôleur Général économique et financier, Pour les financeurs, Etat, Unédic Pour les instances de gouvernance Pour les Directions métier nationales afin d’améliorer les dispositifs 26/03/2017