Valence, IRSE, le 15 octobre 2012 Présentation déploiement des formations pour l’ Inscription en ligne via internet Mise en place du dispositif de formation pour le module Intégration et Inter Valence, IRSE, le 15 octobre 2012

LE CALENDRIER Interface collectivité (front office) Interface CNFPT (back office) Modules prépa. concours / séminaires Module formation d’intégration Module formation inter Module formation intra Sept. 2012 Janv.2013 2e trim. 2013 Mars2013 Fonctions de constitution des groupes de stagiaires et de gestion des convocations Fonctions de gestion des présences et de gestion des attestations Deux jalons sont fortement ancrés dans ce calendrier d’ouverture des services en ligne : 1 – le module formation d’intégration : mise en service fin septembre 2012, 2 – le module formation inter : mise en service à/c de janvier 2013. Concernant le back office, le module couvre l’ensemble des fonctionnalités (constitution des groupes, convocations, attestations). Pour le module de formation inter, les fonctionnalités seront mises en service en 2 temps : fonctions de constitution des groupes de stagiaires et de gestion des convocations en janvier 2013, fonctions de gestion des présences et de gestion des attestations en mars 2013. Cet échelonnement est rendu nécessaire par le volume des développements informatiques et des opérations techniques à mener. Il est compatible avec nos contraintes (mise en place des groupes dès l’ouverture du module, puis dans un second temps la délivrance des attestations). Les mises en service des 3 modules « formation intra », « prépa concours » et « séminaires » seront réalisées dans le courant du 2e trimestre 2013. 26 mars 2017 Inscription en ligne Présentation du projet 2

L’inscription en ligne Les enjeux pour l’établissement La dématérialisation de l’activité L’évolution des métiers des secrétaires assistantes et conseiller formation Une fonction accueil partagée et une relation à l’usager privilégiée

L’inscription en ligne Les objectifs de développement pour l’utilisateur Disposer d’une vision d’ensemble du projet (finalités, services apportés aux CT et en interne, des différents modules et de la planification Appréhender le processus d’inscription en ligne mis à disposition des collectivités (options proposées aux collectivités ; logique du processus ; utilisation de l’outil) Appréhender le processus de production et de gestion formations d’intégration tel que mis en œuvre par les équipes pédagogiques du cnfpt (programmation, paramétrage et publication des sessions, suivi des inscriptions, constitution des groupes, convocations, attestation) Appréhender les changements liés aux nouvelles modalités de traitement des inscriptions pour les formations d’intégration. Disposer des éléments pour pouvoir répondre aux sollicitations des services RH

Le dispositif de formation Principes retenus pour la conception du dispositif: Prise en compte des besoins des différents acteurs impliqués dans le déploiement de l’applicatif Implication des groupes projet dans l’animation et l’organisation des formations Délocalisation de la mise en œuvre des formations ( formation par structure par les formateurs locaux) Professionnalisation des formateurs internes et locaux Mise à jour et diffusion des supports pédagogiques

Le dispositif de formation Plusieurs directions mises à contribution: L’appui du CFI I.PRODUCTION DE RESSOURCES PÉDAGOGIQUES, DIFFUSION ET MISE À JOUR 1.Réalisation des scénari et des maquettes : 1 juillet au 30 déc. 2. Déroulé des interventions et powerpoint: 24 octobre 3. Tutoriel et support papier: 15 janvier II.ANIMATION DE L’ÉQUIPE DES FORMATEURS INTERNES et soutien aux formateurs locaux 1.Identification des formateurs internes par inter région et par structure: 20 juin 2.Ajustement du dispositif et des supports: 5 septembre 22 octobre 5 décembre 3.Sensibilisation à l’animation de groupe: Octobre/ janvier III.APPUI À L’ORGANISATION LOCALE DES FORMATIONS EN PRÉSENTIEL 1.Propositions d’organisation des formations aux directeurs et chef de projet: Juillet 2.Planification des différentes interventions : Septembre 3.Mise au point d’indicateurs de suivi et Evaluation: Octobre / Janvier

Le dispositif de formation I.La production des ressources pédagogiques Une équipe restreinte aux compétences plurielles: Jean-Michel Kellern CTFOAD (développeur multimédia), Céline Gerbaud CF DR Pays de la Loire (formatrice FIP), Julie Goeffic CF DR Grande Couronne (formatrice FIP), Nathalie Berthomier RSI DR Poitou-Charentes (formatrice interne), Jean-Christophe Wastiaux RSI DR Nord-Pas de Calais (formateur interne), Véronique Merny assistante formation Inset Nancy (formatrice interne) Capable de produire : .Un déroulé pédagogique, .Un guide utilisateur, .Un powerpoint de démonstration .Un tutoriel http://formadist.cnfpt.fr/Upload/Cours/53/%7B426592B4-7F50-4535-928F-D1AA98FBE45A%7D/default.htm

Le dispositif de formation II. L’animation et constitution de l’équipe de formateur nationaux: Formateurs internes en capacité de former les agents des autres structures III. L’ appui à l’organisation locale des formations Identification d’ une équipe projet et d’un chef de projet « dématérialisation » pour faciliter : La mise en œuvre du dispositif en fonction de leur contexte: identification des besoins du public, leur calendrier et leur stratégie de dématérialisation , de communication, d’organisation de l’activité L’évaluation continue; La logistique des interventions (réservation des salles, coordination des agendas. (voir fiche procédure CFI - structure))

Le dispositif de formation Un public ciblé Les utilisateurs directs de l’application: Les secrétaires de formation Les assistantes de formation Les conseillers de formations Les personnes ressources Les personnes en relation avec les Collectivités Les formateurs locaux Les équipes projet Les référents techniques ( RSIT) Les formateurs nationaux ( 30)

Le dispositif de formation La planification des interventions Les chefs de projets dématérialisation Et les équipes projet Septembre Equipe de formateurs Nat. (RSIT - chef de projet FIP ………)   LB MM CFI Réunion par inter-région (4h) Partager la liste des tâches, le rôle des acteurs, les ressources à mobiliser, les données à constituer. Répondre aux interrogations concernant les nouvelles modalités de travail pour la gestion des inscriptions. Planifier les dates de formation pour les opérateurs, et pour la présentation de novembre. Préciser la répartition des interventions – formateurs IR, formateurs locaux Présenter l’application (module intégration) Organisation par inter région : proposition de dates pour un calage de cette réunion (initiative LB) Mise en place à l’initiative de l’inter région (DR prenant en charge l’organisation) Tous les agents des structures Novembre + équipe projet Présentation de l’application aux agents dans chaque structure (version intégration en service et version inter en test) (3h) Permettre aux agents de découvrir de façon concrète l’application et de répondre à leurs interrogations sur la mise en place dans la structure. Organisation au niveau de l’inter région : calage des dates entre les formateurs et les chefs de projets dématérialisation lors de la réunion de septembre. Supports : tutoriel Front office et powerpoint FO Les personnes ressources L’équipe projet, Les personnes relais chargées du contact avec les collectivités, ou d’orienter les demandes, ( référents territoire ou métier) Les formateurs locaux. Décembre Formation par structure d’une journée complète Modules intégration et Inter – Trois séquences : Présentation des fonctionnalités coté gestionnaire CT (front office) et gestionnaire structures (back office) – Mise en pratique – Question liées au déploiement dans la structure ( aspects organisationnels et organisations des formations locales) Organisation au niveau de l’inter région : calage des dates entre les formateurs et les chefs de projets dématérialisation lors de la réunion de septembre à partir des données recueillies par le CFI. L’Equipe de formateurs s’appuiera sur les PowerPoint et tutoriels développés par le CFI et le CT FOAD. Formateurs locaux Septembre à Décembre Concepteurs des ressources Formation à l’animation de formation (1 à 2 jours) sur paris ou en inter - région Permettre aux formateurs locaux de s’approprier les ressources de façon à pouvoir assurer seul ou co-animer avec un formateur de l’IR la formation des opérateurs Organisation par le CFI : localisation sur paris ou en inter région en fonction du nombre et de la répartition géographique des formateurs locaux proposés par les structures. Les opérateurs en structure Janvier 2013 Formateurs locaux et Présentation des fonctionnalités coté gestionnaire CT (front office) et gestionnaire structures (back office) – mise en pratique – question liées au déploiement dans la structure Les formateurs locaux pourront s’appuyer sur les PowerPoint et tutoriels développés par le CFI et le CT FOAD et l’expertise des formateurs nationaux 26/03/2017

Le dispositif de formation La planification des interventions dans l’IRSE au 15/10/2012 Planification IRSE au 15 octobre 2012 26/03/2017 Présentation déploiement formation inscription en ligne

Le dispositif de formation Modalités de travail CFI / structures: - le Cfi travaille en gestion de projet et sollicite les chefs de projets locaux pour évaluer et adapter le dispositif - Les formateurs nationaux prennent contact avec le chef de projet local pour préparer les interventions en amont et pour transmettre les informations nécessaires au bon déploiement de la formation. - les inscriptions se font par le référent Rh sur un code national S0 SIP: Présentation à tous les agents en novembre S0 SIM : Manipulation de l’applicatif en décembre S0 SIT: Transfert des compétences aux opérateurs par les formateurs locaux - les Attestations sont réalisées par le CFI 26/03/2017 Présentation déploiement formation inscription en ligne