Conseil exécutif et pôles 11 janvier 2007

HEGP Chiffres clés 78O lits 5O 5OO hospitalisations 235 OOO consultations personnels non médicaux 4OO personnels médicaux en équivalent plein temps 3 axes médicaux : laccueil des urgences, la prise en charge des pathologies du cancer, la prise en charge des pathologies cardio-vasculaires Lhôpital a ouvert en 2000

Les pôles à lHEGP : Un peu dhistoire… Lorganisation des activités en pôles est issue du projet médical ( ), et du cadre de fonctionnement et de structures adopté par le CA en 1997, avec 3 objectifs : – La prise en charge globale du malade – La construction dun réseau de soins coordonnés – Une gestion au plus près du malade

Architecture des pôles à lHEGP –V2 (validée par le CA) POLE URGENCES-RESEAUX POLE CANCEROLOGIE-SPECIALITES POLE CARDIO - VASCULAIRE POLE PREVENTION ET READAPTATION POLE BIOLOGIE – PRODUITS DE SANTE POLE IMAGERIE - EXPLORATIONS FONCTIONNELLES (Anesthésie, réanimations et surveillance continue devront être constituées en pôle)

LES PÔLES A LHEGP - V2 HEGP : 1 des 4 sites expérimentateurs de lanticipation nouvelle gouvernance à lA.P.H.P. (2004) La mise en place de groupes de travail sur : –Le nouveau découpage –Les missions du pôle et le mode de désignation de lexécutif du pôle –Le contrat dobjectifs et de moyens –Le règlement intérieur –La délégation de gestion Un texte fondateur sur la NG adopté par les instances de lhôpital en novembre 2004

Conseil exécutif la mise en place Habitude de fonctionner depuis 2001 avec un bureau de CCM dun format très proche du Conseil Exécutif Local actuel. Nomination des responsables de pôle, après un comité daudition (2005) Septembre 2005 : mise en place du CEL Composition : directrice, président de CCM, 7 directeurs dont le coordonnateur général des soins, les 6 responsables de pôles, doyen, Total: 16 membres et parité respectée (médecins / non médecins) Des règles du jeu

Conseil exécutif et pôles Les règles du jeu Règles du jeu élaborées en commun lors dun séminaire (juillet 2005) – Charte de fonctionnement du CEL : 5 valeurs prioritaires –Pas de remplacement en cas dabsence, pas de vote

Charte de fonctionnement du Conseil Exécutif Nos valeurs prioritaires Mot cléPhrase concrète qui illustre la mise en œuvre de la valeurConfianceJe considère a priori que les propositions dun autre pôle ne sont pas des coups tordus SolidaritéJe suis solidaire des décisions du Conseil Exécutif TransparenceJe donne les moyens lisibles de la prise de décision Je « flingue » les comportements non transparents (ce que je ne peux imaginer) Service Public Je fixe mes objectifs pour assurer, de façon prioritaire, une continuité, une qualité et un accès au soin AmbitionJe fais partager lambition hospitalière et universitaire

Conseil exécutif – pôles Des organisations nouvelles 2 réunions mensuelles (parfois 3 ): lune consacrée au pilotage avec le «tableau de bord hôpital » et les résultats médico-économiques lautre aux discussions et arbitrages « stratégiques ». –Avant : Ordre du jour diffusé –Après : Information par les responsables de pôles et diffusion dun relevé de décisions aux exécutifs de pôles en fonction des sujets –Pendant : On travaille vraiment ensemble, on respecte chacun

(2006) Consolider le fonctionnement du Conseil Exécutif Les missions du CEL, les missions des pôles… un an après Le bilan du fonctionnement du CEL est dans globalement un succès –Le travail mené en 2005 a permis de créer une perception commune de son rôle, de ses modes de fonctionnements souhaités –Les participants sont satisfaits de son fonctionnement, mais reconnaissent que beaucoup reste encore à faire Encombrement de lordre du jour du CEL et problème de lexécution des décisions – Comment mieux articuler et structurer la délégation CEL Pôle Revisiter les bonnes pratiques pour que chacun occupe toute sa place et sache se situer par rapport aux autres : triangle Base – DG – Pôle Revoir la composition et le rôle des commissions Comment rester en contact et animer les populations trans-pôle ? Rester en contact avec lhôpital et rester UN hôpital -éviter le syndrome de la tour divoire- Quelle respiration donner aux différentes équipes et populations ?

Relations CEL - CCM – Pôles la composition et le rôle des commissions CEL Commissions CCM Pôles

Commissions du CCM leur évolution Commissions CCM deviennent commissions du CEL, sur trois grands domaines : Ressources ( effectifs et investissement), Qualité (les obligatoires, + évaluation) ou traiter ce domaine au sei des trois autres pour éviter de créer des domaines nobles versus autres Pilotage et organisation (finances, structures) Enseignement CEL missionne, passe des commandes aux commissions dans le cadre du projet détablissement Commissions plus opérationnelles pour délivrer une réelle instruction des dossiers pour préparer les décisions du CEL Évolution de la composition pour rassembler les compétences par domaine : médicale et non médicale Avec représentant du pôle (pas le chef de pôle) CCM lieu dinformation, de réflexion, de recours pour la communauté médicale, validation juridique

Les bonnes pratiques pour que chacun occupe toute sa place et sache se situer par rapport aux autres Directions Cadres, Chefs de Service Exécutif de Pôle

Base/ Direction/exécutif Pôle Directions fonctionnelles –Respecter le circuit Pôle : passer par le Pôle (pour action) tout en conservant une information générale, sans filtre (en copie) –Réduire les modes de fonctionnement «administratif » : dynamique de service et de réactivité –Animation en directe cadre administratif, cadre paramédical par Direction fonctionnelle : en collectif (club) et pôle par pôle –Préciser le calendrier de gestion avec le « qui fait quoi » –Partager les données : finaliser laccès aux bases Exécutif de Pôle : –Assurer sa visibilité terrain –Aller dans les réunions existantes staff, … –Structurer linformation au sein du Pôle : cadre paramédical organise des réunions régulières avec lencadrement du pôle –Réunion hebdomadaire exécutif de pôle, avec répartition dossiers et lisibles de lexterne –« empowerment » résoudre les sujets au sein du pôle et inviter directions fonctionnelles pour garder le contact et décliner une politique hôpital

Le directeur référent (1) Finalité : – Apporte au chef de Pôle la connaissance du fonctionnement du monde administratif et une vision globale Hôpital Ce quil nest pas, ce quil ne fait pas : – Pas de rôle opérationnel – Ne se substitue pas aux directions fonctionnelles – Nest pas en charge du suivi du COM

Le directeur référent (2) Ce quil fait : – Coache le Chef de Pole sur sa prise en compte de lensemble des aspects de management du Pôle, Par des contacts autant que de besoins, sur une base hebdomadaire – Participe ponctuellement aux réunions du Pôle Comprendre les enjeux et les modes de fonctionnement du Pôle Préparer, débriefer les réunions clés, remonter /descendre les informations – Participe à la construction du projet de Pôle en assurant en particulier la synchronisation avec le plan stratégique de lHôpital – Aide à la préparation des dossiers Pôle qui doivent être tranchés en Conseil Exécutif – Contribue à lancer le fonctionnement en Pôle – Joue collectivement avec les directions fonctionnelles pour quelles jouent pleinement leur rôle et traitent les sujets sur le fond

Pour finir quelques remarques Un bon positionnement du responsable de pôle vis-à-vis de la direction notamment par le travail en commun Court circuit des relations au sein du pôle Le CEL est une aide à la résolution de problèmes du pôle Problèmes ou conflits trans-pôles : non résolus une transparence policée Le rôle facilitateur du directeur référent