Fusion entre huit communes de Terre Sainte (Bogis-Bossey, Chavannes-de-Bogis, Chavannes-des-Bois, Commugny, Coppet, Founex, Mies, Tannay) Rapport de mise sur pied de l’étude opérationnelle Version du 10 septembre 2009 gilles.lechot@compas-management.ch cinthia.tellenbach@compas-management.ch

Contexte de l’intervention Enquête auprès de la population des neuf communes (cf. Rapports VD-TST-EP, Mai 2008 et VD-TST-EP/Q, Septembre 2008)  « …il est opportun pour les autorités des communes de Terre Sainte de poursuivre une réflexion sur le rapprochement (forme et périmètre) entre neuf communes»  Décision d’entamer une étude stratégique (Exécutif des neuf communes) Etude stratégique pour un rapprochement des neuf communes Rapport VD-TST-ES, Mars 2009  Fusion de communes, huit communes : « l’algorithme de décision […] plaide donc fort logiquement en faveur d’un rapprochement intercommunal pouvant avantageusement aller jusqu’à une fusion des communes de Terre Sainte ». Situation de Crans-près-Céligny plus favorable à une association de communes. Décision des Municipalités – Fusion à huit  mai 2009, décision des Municipalités : « Etes-vous d’accord de poursuivre le processus de fusion des communes de Terre Sainte et de passer ainsi à la phase opérationnelle? » Les huit communes décident de poursuivre le projet et d’entrer dans la phase opérationnelle, ceci avec pour objectif la fusion. Retrait de Crans-près-Céligny  suite au conclusion de l’étude stratégique, la commune de Crans-près-Céligny décide de se retirer du projet. IntroductionMéthodologieChamp d’analyseOrganisationConclusion

Schéma d’intervention Etude préliminaire Etude stratégique Réalisation Décision sur l’opportunité d’une étude stratégique Etude opérationnelle Fixation d’une option stratégique Décision de réalisation Evaluation des résultats Analyser le contexte et l’opportunité d’un rapprochement Déterminer la forme (association, fusion…), le périmètre et les lignes directrices d’un rapprochement Concrétiser la forme de rapprochement retenue (prestations, coût, fiscalité,...) Mettre en œuvre la forme de rapprochement retenue IntroductionMéthodologieChamp d’analyseOrganisationConclusion ETUDE PRELIMINAIRE: Analyse du contexte, sondage, prise de température, attentes et craintes => rapport d’opportunité, démarche concomitante ou commune ETUDE STRATEGIQUE: Analyse des prestations et processus, de l’opinion publique, des aspects financiers et liés au développement => rapport stratégique: option stratégique (collaboration intercommunale, fusion, etc.), démarche concomitante ETUDE OPERATIONNELLE: Concrétisation de l’option stratégique (prestations et processus, opinion publique, finances, développement) => rapport opérationnel (concept concret, détaillé et chiffré: budget, coefficient, prestations, etc.), démarche commune REALISATION: Planification, mise en œuvre et suivi (réorganisation, intégration, etc.), gestion du changement => rapport de mise en œuvre, démarche commune … ET UNE COMMUNICATION EN CONTINU SUR L’ENSEMBLE DU PROCESSUS

Points clés (1/2) Développement et rayonnement Quelle est la stratégie de développement de la nouvelle commune ? Comment se positionne-t-elle dans un espace plus large (région, canton…) ? Quels sont les avantages / inconvénients en termes stratégiques ? Opinion publique et identités locales Quelles sont les lignes directrices de la nouvelle commune dans sa prise en compte de l’opinion publique et des identités locales (sociétés locales, vie locale) ? Quel est le nom de la nouvelle commune, et quelles sont ses armoiries ? Quelles sont les avantages / inconvénients en termes d’opinion publique et d’identités locales (renforcement des dynamiques locales…) ? Finances Quels sont les états financiers de la nouvelle commune (fonctionnement, investissement…), et en particulier le niveau de la fiscalité (coefficient d’impôt) et des taxes ? D’où viennent les économies (économies d’échelle, synergies) et comment sont- elles concrétisées ? Quels sont les avantages / inconvénients en termes financiers ? IntroductionMéthodologieRésultatsOption stratégiqueConclusion

Points clés (2/2) Prestation, processus et ressources Quelles sont les prestations servies par la nouvelle commune (quantité, qualité, lieu de fourniture, prix…) ? Comment la nouvelle commune organise-t-elle la fourniture des prestations, en particulier en termes de processus et de lieux de production ? Quelles sont les ressources consommées par ladite fourniture (ressources humaines, achats, équipements…) Où se situent les économies de fonctionnement (synergies, économies d’échelle), et quels sont les gains de productivités ? Quels sont les avantages / inconvénients en termes de prestations ? Processus de décision Quels est le contenu de la convention de fusion soumise au vote populaire ? Comment s’organise le processus de décision (communes, canton, population) ? Comment gérer l’information des parties prenantes, la communication (argumentaire, groupes-cibles…) et la votation populaire IntroductionMéthodologieRésultatsOption stratégiqueConclusion

Organisation du travail ETAT DE SITUATION Récolter les informations brutes (domaine par domaine – inclus stratégie, finances et opinion, en parallèle pour toutes les communes, présence des responsables administratifs, éventuellement des responsables politiques) CONSTRUCTION Détermination de lignes directrices (stratégie de développement, finances, opinion publique et identités locales) Construction d’options pour chaque domaine / prestation (niveau de prestation, qualité, quantité…) Construction de la nouvelle commune (choix parmi les options) Détermination des états financiers, du nom, des armoiries -> élaboration d’une Convention de fusion DECISION Gestion du processus de décision au niveaux communal et cantonal… et en particulier la votation populaire IntroductionMéthodologieChamp d’analyseOrganisationConclusion

Organisation du travail (détails) ETAT DE SITUATION Description  travail par prestation Avec les responsables administratifs, éventuellement les responsables politiques Partage du travail : pour chaque prestation deux « grandes » communes (Commugny, Coppet, Founex), une « moyenne » (Mies, Tannay) et une « petite » (Bogis-Bossey, Chavannes-de-Bogis, Chavannes-des-Bois) Transmission de documents à l’avance (RH, Immeubles, comptes) Un quart à une demi-journée par prestation (environ 5 jours) Une journée par semaine : principalement le jeudi, journée suppl. si nécessaire Quantification  travail par prestation Entretien par commune : 1-2 jours pour les « grandes communes », 1 jour pour les communes « petites » et « moyennes » Transmission de documents à l’avance (informations requises) Stratégie, finances et opinion Avec les responsables politiques  membres des groupes de travail idoines Entretiens en soirée, voire atelier d’une journée « au vert » Soirées principalement jeudi IntroductionMéthodologieChamp d’analyseOrganisationConclusion

Organisation du travail (détails) CONSTRUCTION Détermination des options Avec les responsables politiques Groupe de 16 personnes : un membre de la Municipalité et un membre de la Commission de fusion par commune  Au minimum un syndic par groupe et délégation de 5 à 7 personnes environ pour effectuer les travaux préparatoires 1 à 2 séances par domaine Validation des options Par l’ensemble des membres du groupe de travail (16 personnes par domaine) 1 à 2 séances de validation Finalisation Par la délégation de 5 à 7 personnes Construction package / choix des options Par l’ensemble des Municipalités et des commissions, en plénum Une journée IntroductionMéthodologieChamp d’analyseOrganisationConclusion

Domaines d’activités analysés Ensemble des domaines d’activités communaux Aménagement et urbanisme Contrôle des habitants… Culture, sport et jeunesse Ecoles, petite enfance Espaces verts, voirie, routes… Immeubles et domaines - PF Médico-social (santé, homes,…) Sécurité (police, service du feu, PC) Services industriels(…) et déchets Ensemble des activités de conduite et de soutien Conduite politique Conduite administrative Finances, RH, informatique Intendance des bâtiments – PA Ensemble des éléments propres aux domaines… Finances (comptes, bilan, etc.) Opinion publique (votations, élections) Stratégie de développement (promotion économique, aménagement, etc.) IntroductionMéthodologieChamp d’analyseOrganisationConclusion

Organigramme Support: - Mandataires : Canton, Compas/Idheap - Secrétaires / administrateurs communaux Technique*3 Espaces verts… Services industr. … Bâtiments (PA)… - Responsables politique (1 exécutif et 1 législatif – membre de commission, etc.) et administratif, autres membres de l’administration… pour chacune des communes parties prenantes Comité restreint*2 Comité de pilotage*1 *1 Le Comité de pilotage est composé des Syndics-ques des communes de Terre Sainte, soit 8 membres (correspond à l’Assemble des Syndics-ques de Terre Sainte, sans Crans-près-Céligny). *2 Le Comité restreint est composé de 3 membres du Comité de pilotage. Il gère les affaires courantes. *3 Etats de situation  responsables admin. ; Construction, validation  deux responsables politiques par commune (exé et lég), choix en plénum (Municipalités et commissions) Exécutif Législatif Com. fusion Bogis-Bossey Structure identique pour les communes de Commugny, Coppet, Founex, Mies et Tannay Chav.-de-Bogis Chav.-des-Bois Administratif*3 Contrôle des hab. … Sécurité… Conduite admin. Education, santé, loisirs*3 Culture, sport… Ecole, petite enfance Médico-social… Finances*3 Axe Finances Immeubles … (PF) Finances, RH… Politique*3 Axe Opinion publ Conduite politique Développement Territorial*3 Axe Développement Aménagement… IntroductionMéthodologieChamp d’analyseOrganisationConclusion

Charte de projet ENJEU: Créer entre les parties prenantes une rela- tion de qualité permettant de travailler efficacement Démarche participative (population, responsables politiques, administration), forte interactivité -> surcharges momentanées Approche pragmatique (adaptation à la réalité locale) et intégrée (« de l’idée à la réalisation ») Orientation sur les résultats (prestations, efficacité, efficience, etc.) Approche exhaustive (économie des moyens, 20/80), honnête et sans préjugés (formes de rapprochement, périmètre) Option «zéro licenciements», mais flexibilité (fluctuations nat.) Atmosphère de travail adéquate (respect, équilibre, prise de resp.) Débats « pas publics », mais information régulière (rapports, etc.) IntroductionMéthodologieChamp d’analyseOrganisationConclusion

Planification des travaux – dates clés 30 Septembre 2009 : Séance de démarrage – ensemble des personnes directement impliquées (validation des dates pour état de situation selon proposition) Nov. – fin fév. 2010 : Etat de situation (description et quantification) Nov. 2009 à juin 2010 : Travail sur le nom, les armoiries et l’ensemble des lignes directrices (stratégie, finance, opinion) 2ème trim. 2010 : Construction  Elaboration / choix des options (prestations) Juin – juil. 2010 : Elaboration des rapports, conventions… Dès juillet 2010 : Décision  Processus de décision politique 28 novembre 2010 : Votation populaire 1er janvier 2012 : Entrée en force de la nouvelle commune IntroductionMéthodologieChamp d’analyseOrganisationConclusion

MERCI DE VOTRE ATTENTION Prochains pas Etat de situation Planification des entretiens Constitution des groupes de travail MERCI DE VOTRE ATTENTION QUESTION & REPONSES IntroductionMéthodologieChamp d’analyseOrganisationConclusion