LES RENCONTRES DU MANAGEMENT DE PÔLES Christian PAIRE Lorganisation en pôles et la gestion des ressources humaines au CHU de Montréal novembre Paris

Plan Les pôles et le management : une réflexion transatlantique Le contexte québécois Bilan de la mise en place des regroupements de clientèles au CHUM Perspectives davenir LES RENCONTRES DU MANAGEMENT DE PÔLES

Les pôles et le management : une réflexion transatlantique Les problématiques se ressemblent – Enjeu defficience (France +++, Québec) – Enjeu defficacité (Québec +++) – Enjeu de motivation et de mobilisation des ressources humaines (France, Québec) LES RENCONTRES DU MANAGEMENT DE PÔLES

Les pôles et le management : une réflexion transatlantique Les solutions mises en place sont toujours des recettes adaptées au contexte local – Des constantes regroupements de services Cogestion délégation de gestion – Mais « la seule certitude, cest que rien nest certain » ; doù des spécificités Découpage Gouvernance Contenu et modalités de délégation de gestion LES RENCONTRES DU MANAGEMENT DE PÔLES

Le contexte québécois : une organisation interne dédoublée La loi au Québec a créé les départements… – Définition – logique de spécialité médicale (collège royal) – Organisation au CHUM Et les centres hospitaliers ont créé les regroupements de clientèle ou programmes- clientèles. – Volonté dune approche par les besoins populationnels et/ou par processus novembre Paris LES RENCONTRES DU MANAGEMENT DE PÔLES

Pourquoi les regroupements de clientèle LES RENCONTRES DU MANAGEMENT DE PÔLES

Les critères du découpage des regroupements de clientèle – Levier dunification à léchelle du CHUM (volonté de décloisonnement) mais aussi nécessité de tenir compte de la contrainte multi-sites – Nombre optimal de regroupements – Jumelage médecine-chirurgie – Prise en compte de la mission de la recherche et de lenseignement – Équilibre des ressources et de la volumétrie des activités (rapport de 1 à 5) – Situation de lurgence et des soins critiques LES RENCONTRES DU MANAGEMENT DE PÔLES

Les critères du découpage des regroupements de clientèle Critères de clientèles – Pathologies similaires – Système anatomique ou physiologique Critères de mode de prise en charge et de volume – Hospitaliers et ambulatoires – Amont et aval – Volumes comparables Critères relatifs au personnel – Masse critique de ressources humaines – Interdisciplinarité, synergie Critères dorganisation – Cohérence avec les programmes de recherche et enseignement – Ressources communes LES RENCONTRES DU MANAGEMENT DE PÔLES

Lapproche « Cette approche vise à mettre en commun des compétences médicales et cliniques afin que la gestion de toutes nos activités et de toutes nos ressources soit axée principalement sur les besoins du patient et de sa famille. » LES RENCONTRES DU MANAGEMENT DE PÔLES

11 regroupements de clientèle au CHUM – Oncologie et hématologie – Médecine métabolique – Médecine contemporaine – Gynécologie - obstétrique – Allergie, médecine respiratoire et digestive – Services chirurgicaux – Psychiatrie - santé mentale - toxicomanie – Transplantation et hépatologie – Cardiovasculaire – Ophtalmologie – Sciences neurologiques LES RENCONTRES DU MANAGEMENT DE PÔLES

Gouvernance 11 regroupements 11 cogestionnaires médicaux 11 cogestionnaires clinico-administratifs Principes de cogestion Les cogestionnaires sont responsables et imputables de la gestion de leur programme, au niveau des ressources humaines, financières, matérielles et informationnelles

Les attentes envers les RC LES RENCONTRES DU MANAGEMENT DE PÔLES 1. Diriger Établir une marque de commerce de leadership cohérent avec le changement 2. Créer un besoin partagé Savoir pourquoi vs quoi 3. Définir une vision Avoir une idée clair de la vision et connaître les premiers pas à réaliser pour sy rendre (tipping point) 4. Engager Obtenir lengagement de tous et chacun (cest mon changement) 5. DéciderTraduire la vision en décision 6.Institutionnaliser Faire du changement un acte naturel; du quotidien plutôt que de lexceptionnel; un pattern de lorganisation 7. Apprendre, évoluer et mesurer Mesurer les bonnes choses et apprendre de celles-ci 8. Promouvoir et célébrer les résultats

Succès et défis Les succès des regroupements de clientèle Augmentation de laccessibilité Implication du corps médical Consolidation des activités cliniques dans certaines spécialités Augmentation de limputabilité Décentralisation partielle de la prise de décision Initiation dune réflexion stratégique adaptée à la réalité de chaque regroupement Multiplication des initiatives en interdisciplinarité LES RENCONTRES DU MANAGEMENT DE PÔLES

Succès et défis Les défis Lamélioration du service aux patients La capacité de maintenir laccès La conciliation des différentes missions La réelle décentralisation La mise sur pied de linterdisciplinarité LES RENCONTRES DU MANAGEMENT DE PÔLES

Organisation interne dédoublée Au CHUM, les départements médicaux et les regroupements de clientèle ne se superposent pas. Doù des difficultés fonctionnelles. – Lisibilité ? Qui est en charge de quoi ? – Imputabilité ? – Autorité hiérarchique ? LES RENCONTRES DU MANAGEMENT DE PÔLES

Perspectives Lexercice de planification stratégique a mis en exergue des difficultés de fonctionnement et une insatisfaction au travail des gestionnaires. – Désorganisation – Manque dimputabilité – Manque de transparence dans la prise de décision (source : entrevues et sondage pour la planification stratégique) LES RENCONTRES DU MANAGEMENT DE PÔLES

Perspectives Lexercice de planification stratégique du CHUM a été loccasion de mener une réflexion fondatrice orientée selon les 4P pour répondre aux défis de la transformation du CHU Patient Priorités Partenariats Performance LES RENCONTRES DU MANAGEMENT DE PÔLES

Perspectives Lexercice de planification stratégique a donné lieu à un effort de créativité collective – Revisiter nos valeurs, notre mission et notre vision davenir – Analyser les enjeux, rechercher des solutions – Mobilisation scénarisée LES RENCONTRES DU MANAGEMENT DE PÔLES

Un effort de mise en cohérence La planification stratégique a été loccasion de revoir lorganisation interne du CHU dans une optique managériale plus efficace : - Création de la fonction transversale Expérience patient -Du comité de la transformation -De missions doffre de services en santé -Améliorer lefficience et retrouver des marges de manœuvre budgétaires internes LES RENCONTRES DU MANAGEMENT DE PÔLES

What abouth my family?

Fonction Expérience Patient Mouvance du patient partenaire – Portée par lUniversité de Montréal – Par le Réseau Universitaire Intégré de Santé (RUIS) – Par le CHUM Le patient premier acteur du théâtre hospitalier – Impact en soins, recherche et enseignement création fin 2011 au CHUM dune fonction Expérience Patient LES RENCONTRES DU MANAGEMENT DE PÔLES

Comité de la transformation Mandat – Assurer la transition physique vers le site unique – Amener le CHUM à un rang international Composition Directions opérationnelles (DRC, DSH, DSP) direction médicale directions de projet (planification stratégique, soutien à la transformation) directions en charge du Nouveau CHUM Vice-doyen de la Faculté de Médecine LES RENCONTRES DU MANAGEMENT DE PÔLES

What will help me?

Une gouvernance refondée Lexercice de planification stratégique amène à revoir la structure de direction, à partir du pilotage des axes médicaux retenus: – Mise en œuvre du plan stratégique (comité de la transformation) – Implantation dune réelle gouvernance médico- administrative au niveau du top management LES RENCONTRES DU MANAGEMENT DE PÔLES

Objectif efficience Au niveau macro : Évolution prévue au Québec vers un mode de financement plus dynamique. Il convient de lanticiper. Au niveau de la gestion interne : Il faut se donner la marge de manœuvre pour pouvoir influencer la gestion des opérations dans le sens des orientations stratégiques LES RENCONTRES DU MANAGEMENT DE PÔLES

Trouver de nouveaux leviers de mobilisation des ressources humaines Les arts et la culture Le design à lhôpital Le sentiment de fierté Et dautres à inventer… Travailler sur nos valeurs LES RENCONTRES DU MANAGEMENT DE PÔLES