Soutenance du rapport de stage Préparation au Diplôme Universitaire de Chef de Projet en Collectivité Territoriale

Sommaire Présentation Objectifs du stage Synthèse du sujet traité Principales contributions Difficultés rencontrées Actions à développer

Présentation Candidat Parcours professionnel Fonctions et missions actuelles

Fonctions et missions actuelles Responsable du service informatique Conduite de projet Optimisation de la gestion des processus Administration et exploitation des serveurs Administration et exploitation du réseau Maintenance et assistance Gestion du budget

Objectifs du stage La mise en application des connaissances enseignées dans le cadre de la conduite de projet. L’évaluation des compétences acquises. La validation du diplôme universitaire de Chef de Projet en Collectivité Territoriale nécessitant une période de stage.

Synthèse du sujet traité Objectif du projet : Mise en place d’une solution de gestion des Ecoles d’Arts. Positionnement du projet : S’inscrit dans la continuité de ce qui a été entreprise par la collectivité : Consolider et fiabiliser ses systèmes d’information, favoriser la coopération des services, encourager le travail collectif, améliorer la qualité du service au public, mutualiser le matériel informatique. Acteurs : Le maire adjoint en charge de l’administration générale, la directrice de l’administration et des moyens généraux, le directeur et les agents des affaires culturelles, le responsable informatique

Synthèse du sujet traité Enjeux : La solution retenue doit satisfaire aux exigences suivantes : La gestion pédagogique, la gestion des salles, la gestion des instruments et des œuvres, la gestion administrative, la pérennité des informations et la relation entre les agents Acteurs potentiels impactés par le projet : Direction et secrétariat des Ecoles d’arts, les services Enfance, Ressources Humaines, Finances, les professeurs, les élèves, les administrés. Apports : Administrés : Simplification des démarches, meilleur suivi Agents : Réduction du temps de traitement, amélioration de la transversalité avec les services, cohérence du S.I., fiabilisation du S.I. visée. Collectivité : Fiabilisation de ses S.I., amélioration de son image.

Synthèse du sujet traité Partenaires : Société Alliance Intégration Réseau, agents des services techniques, Société dont la solution aura été retenue. Finalités : Acquisition d’un logiciel de gestion, mise en réseau des postes informatiques des Ecoles d’Arts, intégration dans le VPN, acquisition d’un serveur. Budget : 15 000 € TTC pour le logiciel et 3 569 € TTC pour le serveur Délais : Après réajustement du 30/03/2009 au 26/03/2010 Aspects juridiques : Déclaration à la CNIL.

Principales contributions Organisation : Pilotage du projet, Mobilisation des acteurs. Méthodologie : Conduite et animation de réunion, Etude du contexte, Etude d’opportunité, Etude de faisabilité, Réalisation de la liste des tâches, du diagramme de GANTT, du PERT. Communication : Compte rendu, état d’avancement, mise en place des règles et modalités de circulation des information Planification : Liste des opérations

Difficultés rencontrées Investissement des protagonistes Manque de disponibilité due aux contraintes professionnelles Absence de procédures formalisées

Actions à développer Assister les agents dans la collecte des éléments permettant de réaliser l’état des lieux, notamment au niveau des procédures. Préparer la conduite aux changements (information, formation) Réaliser le cahier des charges Réceptionner le cahier des charges Réaliser d’un référentiel Valider et vérifier la conformité de la solution Réaliser un bilan