Rencontre du septembre 2000 La gestion d’un parc immobilier et la mission de l’organisation Yves Corriveau CSDL Marc Larose CSDL

Contenu de la présentation Portrait de la Commission scolaire de Laval Mission de l’organisation Les services périphériques Les services en impartition à la CSDL Expérience vécue « Le projet Xerox » La gestion du parc immobilier Un avenir prometteur...

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Portrait de la Commission scolaire de Laval élèves jeunes et adultes Plus de 100 bâtisses sur un territoire ( île ) d’une superficie de près de 400 km carrés Près de employés Budget annuel de $ Réseau de fibre optique sur tout son territoire ( )

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Mission de l’organisation La mission première de l’école est : d’instruire de socialiser de qualifier de favoriser la réussite scolaire de tous ses élèves (école publique).

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Les services périphériques (à l ’élève ) Service du transport (transport scolaire) Service des équipements (confort / sécurité) (Biens meubles et immeubles) Services de reprographie (documents - papier) Services informatiques (documents électroniques) Services alimentaires (nutrition) Services de garderie (surveillance)

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Les services en impartition à la CSDL Transport scolaire Volume d’affaires de $ par année 11 transporteurs avec plus de 300 véhicules élèves transportés soir et matin. Garderies Volume d’affaires de $ par année 68 administrations autonomes / points de services. Plus de 7500 bénéficiaires

Les services en impartition à la CSDL Cafétérias Volume d’affaires près de $ par année Une entreprise ( Eurest ) / 21 points de services Clientèle potentielle (15,000 élèves et employés) Reprographie Volume d ’affaires de $ par année. Une entreprise ( Xerox ) / Plus de 100 points de service Plus de de copies par année / clients (élèves et employés de la CSDL)

Les services en impartition à la CSDL Informatique Volume d ’affaires de $ par année. Deux entreprises (Société GRICS et COBA) en développement et support des logiciels utilisés à l’administration et à la pédagogie. Plus de 11 logiciels essentiels à la bonne marche de l ’organisation. Immeubles ……….

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Expérience vécue « Le projet Xerox » Réduire les coûts d’impression. Améliorer / consolider le service aux écoles Utiliser les innovations technologiques du domaine de la reprographie afin de développer de nouveaux services pour les écoles Recentrer nos forces sur notre mission. Objectifs principaux:

Expérience vécue « Le projet Xerox » Organiser un appel d’offres et rédiger un contrat de service de 5 ans. (Expertise légale) Gérer au quotidien les retards dans la mise en place du service (période de rodage). Modifier nos pratiques administratives et adapter celles de la firme retenue (aspect humain). Le service à la clientèle. Les formulaires et les processus Facturation des services. Instaurer un système de contrôle de la qualité des services rendus. (Comité des usagers) Les défis

Expérience vécue « Le projet Xerox » Prix d’excellence de la Fédération des commissions scolaires du Québec (1997) / catégorie réalisation. Le plus important centre de reprographie en milieu scolaire au Canada (plus de de copies par année). Projet en développement avec l’ajout de nouveaux partenaires et la mise en place de nouveaux services dans le cadre de la négociation ou de l’appel d’offres du prochain contrat ( 5 ans).

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La gestion du parc immobilier Description du parc immobilier de la CSDL Description des activités en gestion immobilière Les éléments déclencheurs Les objectifs recherchés Les pièges à éviter Les outils de travail à privilégier Le plan d ’investissement et de développement L’échéancier de réalisation

Description du parc immobilier de la CSDL Le parc immobilier de la Commission scolaire de Laval est constitué de 116 bâtiments dont l ’âge moyen est d ’environ 32 ans et la superficie de plus de 6,1 millions de pieds carrés. Si on voulait évaluer l ’ampleur du parc de la CSDL en le comparant avec les grandes entreprises de gestion d ’espaces de bureaux de la région de Montréal, celle-ci se situerait au troisième rang (voir liste ci- après) La gestion du parc immobilier

Description du parc immobilier de la CSDL La gestion du parc immobilier

Description des activités Gestion des biens meubles Gestion des magasins et entrepôt Entretien / réparation Gestion des terrains Acquisition / aliénation Entretien / réparation Amélioration / transformation Gestion des stationnements La gestion du parc immobilier

Description des activités Gestion des bâtiments Acquisition / aliénation Entretien /réparation Amélioration / transformation Entretien ménager Gestion de l ’énergie Gestion des baux (locateur / locataire) Gestion des services de soutien Approvisionnements Reprographie Services alimentaires Sécurité et protection Buanderie Transport et messagerie Téléphonie La gestion du parc immobilier

Les éléments déclencheurs Le départ d’employés occupant des postes clés au sein de l’administration du service des immeubles. L’obligation de réduire les coûts d’opération de l’organisation. Une réorganisation s’inscrivant dans la foulée des orientations de la haute direction. L’insatisfaction grandissante des « clients » à l’intérieur de l’organisation. L’obligation de développer de nouveaux services en soutien à l’organisation.

Les objectifs recherchés Établir, par le biais d’une entente contractuelle, une relation de confiance permettant à l’organisation de se recentrer sur les activités directement en lien avec sa mission. Utiliser au maximum l’expertise et l’évolution technologique, développée par les entreprises spécialisées, pour le bénéfice de l’organisation. Assurer la pérennité du service donné en impartition dans un contexte d ’une perte progressive d’expertise à l’interne. Assurer à l ’organisation le meilleur rapport qualité / prix pour les services à rendre.

Les pièges à éviter Vouloir provoquer des changements brusques et importants. Ne pas se soucier de la culture organisationnelle de l ’entreprise. (Aspect humain ) Être tenté par l ’envie de se départir d’une activité encombrante ou mal en point. Surestimer la réduction des coûts. Sous-estimer le travail d’implantation et de suivi des dossiers en impartition. Dans un contexte de gestion publique, sous- estimer les contraintes générées par l ’obligation de l ’appel d ’offres public.

Le plan d’investissement et de développement Associer à tout projet d’impartition, un budget d’investissement suffisant pour favoriser une implantation harmonieuse. S’assurer d’un plan de développement d’une période minimale de 3 ans afin de permettre : une transition progressive (de faire à faire faire) l’amortissement des dépenses d ’investissement par le donneur ou « l ’impartiteur ». Rechercher des entreprises dont la taille est proportionnelle à l ’ampleur du mandat à attribuer.

Les outils de travail à privilégier Inscrire le dossier de l’impartition dans la planification stratégique de l’organisation. S’associer les partenaires internes de l’organisation. (associations, syndicats, etc…) Se doter de moyens efficaces pour diffuser la « bonne information ». Se donner un calendrier de travail réaliste et l’ajuster au besoin.

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C’est à Barreyre (1988) que l’on doit le néologisme « impartition » qui réunit deux idées : partage et confiance. Selon cet auteur il y a impartition lorsque le travail est partagé entre partenaires, lorsqu ’on se procure un bien ou un service d ’une source externe à l ’entreprise au lieu de faire soi-même, et lorsque la confiance préside aux rapports entre donneur et receveur d’ordres. Les changements qui s ’opèrent au niveau de l ’environnement de l ’organisation forcent celle-ci à une adaptation continue. L ’évolution technologique entre autres choses motive les organisations à impartir certaines de leurs activités.

Un avenir prometteur... L ’impartition devient donc un outil stratégique qui permet de modeler l ’organisation de façon à concentrer les forces de celle-ci autour des activités directement en lien avec sa mission. En résumé seules les activités que l’organisation peut réaliser plus efficacement, plus rapidement, avec plus de fiabilité ou à meilleur coût,devraient être conservées à l ’interne. Il en tient donc à vous de déterminer les activités qui seraient souhaitables d ’impartir ainsi que le mode d ’impartition souhaité (en totalité ou en partie). Source : Impartition: stratégie ou tragédie concurrentielle? Revue Gestion / Hiver 2000

Période de questions.

Merci ! Bon colloque