Historiques des Achats d’ESSO Chad - Au départ les Achat consistaient en un petit groupe - Leur responsabilités principales - fournir les Biens et des Services, ravitailler les bureaux et les résidences. - Les grand contrats de sous traitantes n'étaient pas gérés au niveau du Tchad - 5/ 6 personnes sous Joël Pastor Nouvelle Organisation - constituée maintenant des Achats, du Magasin et de groupe chargé de traiter les factures - De gros contrats sont maintenant gérés sur place permettant une plus grande responsabilité - Responsabilités maintenant comprennent -L ’activité Production à KOME -Les Bureaux et les résidences à N’djaména - 12 personnes s’occupent maintenant des Contrats et des Achats, 8 du traitement des factures, et du magasin. - Toutes ses personnes sont placées sous la responsabilité de Bill Agnew - Le Directeur des Achats et Services

Organigramme Pourquoi - des expatriés ? Bill Agnew Directeur des Achats et des Services Festus Lebile Superviseur de traitement des factures - NDJ Pamela Kearney Superviseur des Achats- NDJ Graeme Belcher Superviseur du Magasin KOME Le Plus important pour les expatriés c’est d’enseigner former et conseiller les Tchadiens pour prendre la reléve Nationaux 7 Nationaux 8 Nationaux 5? Pourquoi - des expatriés ? - Nous avons un nouveau processus d’Achat - Nous avons un nouveau système pour la production - SAP / IPES - Expérience dans la upstream / production

Processus D’achat User defines need for material or service Responsibility PROCUREMENT Responsibility SUPPLIER Responsibility User defines need for material or service Define Specifications - one off Purchase or a Contract ? Registers Suppliers if we define a need Help users in creating the requisition Approve Requisition according to the approval process Create a Request for Quotation Written / Verbal Compares prices, quality, delivery date ( or bid specifications) Issue Purchase Order with conditions Receive Order and deliver materials / services Liase with the USER to ensure quality / timeliness and safety Provide documentation to prove service was completed for ESSO approval - Provide Goods Receipt / Delivery Ticket for Materials Submit invoice - Copy of PO - Copy of signed delivery from ESSO Pay invoice within 30 days Monitor Supplier performance Accept or Reject Services / Materials

Documents D’Achat avec les examples Vendor Master Addition Form - Formulaire à remplir pour enregistrer une société dans le système SAP Request for Quotation ( émail ou papier) / Demande de prix /conditions commerciales Purchase Order / Bon de Commande Low Value Purchase Order / Bon de commande pour les achats de faible valeur Change to Purchase Order / Avenant à un Bon de Commande Delivery Note / Bon de Livraison Invoice / Facture Contrat - Termes et Conditions d’un contrat Cahier des charges Echéances Contract Cal Off - Bon de Commande qui se réfère à votre contrat ou seulement à votre numéro d’identification

Documents D’Achat avec les examples Nous augmenterons le nombre des accords prix dans l’avenir. Cela veut dire que nous allons signer des contrats pour la fourniture d ’un certain nombre d’articles à des prix fixes et pour une période bien déterminée avec les fournisseurs retenus après les appels d ’offres. Cette démarche Garantit le ravitaillement, assure une meilleure gestion et anticipation des besoins de part et d ’autre, Permet un gain de temps Permet d ’avoir des produits fiables Assure le développement durables de relations avec le/les fournisseur(s) Donne au fournisseur un marché durable lui permettant de vendre ses produits, dans la mesure ou celui ci le fait de manière professionnelle, Permet au fournisseur d’apprendre,de progresser et d ’évoluer et ce selon les besoins changeant de Esso et des autres agents économiques. Fiabilité des paiements de la part de Esso une source de revenu sure.

PROCESSUS APPEL D’OFFRES SOUS PLIS FERMES Définition des besoins en matériels ou services, Etablissement d’une réquisition avec les caractéristiques des produits/équipements ou un cahier des charges pour les travaux et services, Choix de candidats et leur approbation selon la procédure interne d’ESSO Tchad, Nomination d’un administrateur des appels d’offres sous plis fermés, Retrait des lettres d’appels d’offres, Remises des offres à l’administrateur des appels d’offres par les candidats, L’administrateur met la date et l’heure d’arrivée, Ouverture des plis par une commission, Apposition des signatures au bas des pages contenant des indications commerciales et techniques si nécessaire, Remise des documents à l’acheteur pour comparaison et analyse des offres, Approbation du Directeur des Achats - recommandation pour l’attribution du marché, Notification du candidat ayant gagné le marché par écrit, Notification des autres candidats par écrit, avec si possible le motif de leur non sélection, Un bon de commande ou un contrat est émis