Direction de l’Animation du Réseau RH – Cnav - 2015 DEMARCHE D’ANALYSE DES IMPACTS RH POUR LES PROJETS IMPLIQUANT DES MODIFICATIONS IMPORTANTES SUR L'ORGANISATION, LES ACTIVITES ET/OU LES CONDITIONS DE TRAVAIL DES SALARIES Finalités de la démarche & Présentation de la méthodologie

Une démarche pour quels projets ? Cette démarche d’analyse des impacts RH est adaptée pour les projets de transformation qui impliquent des changements significatifs sur l’emploi, l’organisation et/ou les conditions de travail des salariés. Autrement dit, le recours à cette démarche est approprié pour les projets qui sont de nature à présenter une ou plusieurs des situations suivantes : l’introduction de nouvelles technologies/ une mutation technologique importante une modification des activités de travail (évolution des contenus des missions & activités… ) la modification d’outil de travail un changement d'organisation du travail un volume important de salariés impactés par le projet la prévision forte de mettre en place une formation … Précisions sur les critères d’utilisation de la démarche proposée : pour les projets organisationnels qui font l’objet d’une consultation du CHSCT. Rappel juridique en ce sens: l’Employeur est tenu de consulter le CHSCT : - « avant toute décision d'aménagement important modifiant les conditions de santé et de sécurité ou les conditions de travail et, notamment, avant toute transformation importante des postes de travail découlant de la modification de l'outillage, d'un changement de produit ou de l'organisation du travail, avant toute modification des cadences et des normes de productivité liées ou non à la rémunération du travail » (Article L4612-8) - « sur le projet d'introduction et lors de l'introduction de nouvelles technologies mentionnés à l'article » L. 2323-13 « sur le plan d'adaptation établi lors de la mise en œuvre de mutations technologiques importantes et rapides prévues à l'article L. 2323-14 » (Article L.4612-10) pour les projets qui modifient de façon importante les activités et/ou les conditions de travail d’un nombre important de salariés pour les projets où est envisagée en amont une formation (formation outil par exemple) A titre de repère, des exemples de projet de transformation pour lesquels la démarche a été déployée : - Intégration de l’activité de « téléphonie » au sein du service informatique d’une Direction Informatique d’organisme - Mise en œuvre du 3960 dans les départements Carrière & Déclaration et Gestionnaire de Compte Prestataire - Mise en place de portefeuilles individuels au service contrôle ( à la place de portefeuille collectif) - Mise en œuvre de la plateforme virtuelle du projet Capture au sein du service Gestion des Carrières - Optimisation des points d’accueil retraite (mutualisation) Intégration de l’outil Arc-en-ciel au sein de processus métier Mise en place des Missions Réseau Déléguées Direction de l’Animation du Réseau RH – Cnav - 2015

Une démarche pour quels objectifs ? L’outil permet de : Caractériser et objectiver par population impactée (emploi), les types de changement induits par un projet sur les versants : organisation du travail activités et des tâches pratiques managériales environnement social environnement physique Repérer les zones où les risques de changement seront les plus forts pour construire un plan d’accompagnement du projet le plus adapté Identifier le cas échéant les leviers sur lesquels les efforts d’accompagnement seront à réaliser Direction de l’Animation du Réseau RH – Cnav - 2015

Une démarche pour quels enjeux ? Cette démarche est un des éléments constitutifs et socles dans une action globale d’accompagnement du changement. En ce sens, elle est portée et s’inscrit dans : le Protocole d’Accord relatif à la Santé, Sécurité et Conditions de travail du 16 novembre 2012 les premier et second plans nationaux Santé Sécurité et Conditions de Travail de la Branche Retraite, déclinés autour de 5 ambitions, dont celle d’« anticiper les impacts des changements sur les conditions de travail » les engagements de la COG de la Branche Retraite pris en matière d’accompagnement du changement : Projet « Accompagner les évolutions des organisations en préservant la santé et la sécurité des salariés » inhérent au programme n°4 de la COG (RSE) La démarche proposée permet d’aider à identifier les points d'appui sur lesquels le plan d'accompagnement RH d’un projet de transformation pourra être pourra être bâti. Elle est issue des deux premiers plans Santé, Sécurité et Conditions de Travail de la Branche Retraite (SSCT) à savoir : plan n°1 SSCT 2013-2014 , action n°4 : « Elaboration d’une grille d’analyse des impacts d’un projet sur les conditions de travail des salariés ». Pour précision, l’objectif initial de cette action s’est rapidement élargie à la construction d’une démarche d’analyse d’impacts RH plutôt que la définition d’une « grille » (une démarche avec l’identification du process de mises en œuvre, des pré-requis, des recommandations/préconisations, etc.). Cette démarche a été conçue et expérimentée sur la période 2014-2015 au sein et par le réseau national des Référents QVT animé et piloté par la Direction de l’Animation du Réseau des Ressources Humaines (DARRH-Cnav). Elle a été mise à disposition du réseau RH de la Branche Retraite au début du second semestre 2015. - plan n°2 SSCT 2014-2017 , action n°4 du : « Poursuivre et renforcer les démarches d’analyse des impacts RH lors de projets de transformation, de réorganisation » Direction de l’Animation du Réseau RH – Cnav - 2015

Une démarche pour qui ? Pour le métier : pour se poser les questions RH que le projet de transformation embarque et pas seulement les questions relevant du versant technique/ production pour favoriser l’adhésion au projet par le terrain et in fine, servir la mise en œuvre du projet pour faciliter l’accélération du processus du changement Pour la fonction RH : pour être impliquée en amont des projets et avoir les moyens de proposer des actions d’accompagnement RH autrement qu’en réaction ou après la mise en place de projet pour nourrir/favoriser le dialogue social en interne pour garantir les conditions de travail des salariés Rappel des finalités de la démarche : - En amont, dans le cadre de la conception d’un projet : un outil d’aide à la décision pour déterminer les conséquences possibles du projet sur les conditions de travail - Un outil de concertation sociale qui contribue à améliorer la qualité de travail des salariés, en les impliquant dans l’évaluation des impacts et la construction du plan d’accompagnement - Un outil de prévention primaire qui répond aux obligations de tout employeur socialement responsable, en cherchant à réduire les risques à la source - Un outil de dialogue social pour informer les Instances Représentatives du Personnel (IRP) - Un outil d’appropriation du projet qui concourt à l’adhésion au changement Direction de l’Animation du Réseau RH – Cnav - 2015

Une démarche qui se met en œuvre comment ? La démarche s’articule autour deux étapes majeurs : Caractérisation du projet et de son environnement Etape n°1 Un certain nombre de questions pour caractériser à la fois le projet et son contexte ; si nécessaire, en complément de la note de cadrage du projet Une étape préalable indispensable à l’identification des impacts RH du projet Acteurs mobilisés : un binôme constitué des représentants Métier et RH Identification des impacts RH du projet de transformation Etape n°2 Une grille de questionnement + un radar afin de définir les différents types de changement induits par le projet et en apprécier le niveau d'impact pour chacune des populations impactées par le projet. Un groupe de travail participatif et collaboratif facilitant l’identification d’actions d'accompagnement à mettre en œuvre Acteurs mobilisés : un focus groupe avec des représentants terrain (+ membres CHSCT ou pas) animé par un binôme RH-Métier Etape1 : étape préalable INDISPENSABLE parce qu’elle permet de : identifier les points d'appui sur lesquels le plan d'accompagnement RH du projet être pourra être bâti (atouts et possibles contraintes du projet+ facteurs de réussite et possibles résistances au projet identifier les freins au déploiement de la méthodologie avant de lancer la démarche d’analyse d’impacts RH s’assurer des pré-requis pour lancer le focus groupe (communication sur le projet faite au équipe, adhésion des directions dans la démarche d’analyse…) garantir la pertinence de la méthode proposée avec la nature, les objectifs du projet préparer la réunion du focus groupe animée par le binôme Métier/RH le cas échéant, faciliter la formalisation de la note de cadrage par le métier Pour qualifier le projet-> (pour identifier les atouts et les possibles contraintes de celui-ci) : sa durée la nature du projet en lui même : changement est-elle technique, organisationnelle ou culturelle? sa principale motivation du projet (gains, progrès attendus) sa cible : les services/secteurs d''activités impactés ; combien d'emplois seront impactés ; Quel est le nombre de personnes par catégorie d'emploi, concernées par le projet ? Des réorganisations sont-elles à prévoir ? 10- Des réorganisations avec mobilité fonctionnelle et/ou géographique sont-elles à prévoir ? Pour qualifier le contexte du projet -> (Facteurs de réussite et les possibles résistances au projet) Le projet interfère t-il avec d'autre(s) projet(s) en cours ? Quelles sont les caractéristiques des populations concernées : âge, ancienneté sur le poste/dans le service, niveau de qualification ? Les personnes concernées ont-elle l'habitude des changements ? Comment les derniers changements réalisés ont-ils été vécus ? Quelle est la perception du projet par les principaux intéressés ? (plutôt inutile, bien pensé et organisé, utile) Quelle est l'expérience du management direct à conduire/gérer le changement ? Quel sera le rôle des managers dans le projet (ceux directement concernés par le projet) : relais du changement ou co-constructeurs du changement ou initiateurs du changement ? Quel est le niveau d'information autour du projet ? Direction de l’Animation du Réseau RH – Cnav - 2015

Identification des impacts RH Extrait de la grille : Identification des impacts RH Axe 1: Changement relevant de l'organisation du travail Le projet a t-il un impact sur : les méthodes de travail et procédures mises en œuvre ? la taille de l’équipe ? Axe 2 : Changement relevant de l'activité et de l'enrichissement des tâches la charge de travail (intensification, sur charge, diminution ou sous charge) ? les compétences (nouvelles compétences à acquérir ou perte d'un ou plusieurs champ(s) de compétences) ? Axe 3 : Changement relevant des pratiques managériales la ligne managériale (augmentation ou raccourcissement)? le système d'évaluation du travail ? Axe 4 : Changement relevant de l'environnement social les modes de relation avec les collègues ? les modes de relation avec les assurés ? Axe 5 : Changement relevant de l'environnement physique le lieu géographique de travail ? l'ergonomie du poste de travail ? Direction de l’Animation du Réseau RH – Cnav - 2015

Zoom : visuel de l’outil Pour chaque question, le niveau du changement est à apprécié de façon consensuelle par les membres du focus groupe, sur une échelle de niveau d’importance proposée. Direction de l ’Animation du Réseau RH

Process de mise en œuvre La démarche d’analyse est pilotée par un binôme constitué d'un représentant de la fonction RH ou du référent Qualité de Vie au Travail en Carsat et d'un représentant métier des services concernés par le projet de transformation Un focus groupe par population impactée est constitué autour des acteurs suivants : des salariés représentatifs du collectif de terrain, volontaires un ou deux managers directs Selon les besoins, une ou plusieurs réunions par focus groupe pourront être organisées. Les réunions sont animées par le binôme RH-Métier et la grille d'analyse est co-administrée par ce dernier. Le renseignement de la grille doit relever d'un consensus trouvé au sein du focus groupe Profils des membres du focus groupe : les représentants de salariés sont des titulaires de l’emploi ayant une bonne connaissance des activités, en poste depuis au moins 3/4 ans. Le principe du volontariat pré-suppose une implication/mobilisation des personnes dans les réunions le manager est le manager de proximité, celui directement en relation des représentants de salariés (N+1) Profil du binôme animateurs des focus groupe : - le représentant métier est une personne qui possède à la fois une connaissance fine du projet et une bonne vision des secteurs d’activités qui vont être impactés. Il doit avoir un niveau de délégation différent du manager de proximité impliqué au niveau du focus groupe - le représentant RH est le référent Qualité de Vie au Travail de l’organisme ou toute personne sensibilisée aux problématiques organisationnelles et conditions de travail des salariés. Ils sont des profils à privilégier pour garantir la mise en œuvre de la méthode et ses résultats. Direction de l’Animation du Réseau RH – Cnav - 2015

Conditions de réussite L’appui de la Direction Un co-pilotage RH/Métier L’implication des représentants métier des secteurs d’activités impactés par le projet de transformation La contextualisation et la qualification du projet (note de cadrage) En amont des focus groupe, la tenue d’une réunion de préparation entre le représentant métier et le représentant RH. En liminaire, une communication sur le projet à destination des salariés impactés La prise en compte des calendriers de chacun des contributeurs de la démarche (décideurs, CHSCT, …) Des préconisations majeures s’imposent en tant que conditions sine qua non de réussite dans le pilotage de cette démarche d’analyse d’impacts RH : Un co-pilotage, réellement partagé de la fonction RH et de la fonction Métier concernée  Une réelle mobilisation et implication des acteurs opérationnels, au sein des focus groupes, avec une attention toute particulière portée à la qualité de la représentation de ces acteurs (il est important que ces acteurs soient volontaires), ainsi qu’à la qualité des conditions d’expression qui leur est offerte. La phase de caractérisation/qualification du projet est une phase préalable capitale dans la mesure où elle permet d’ancrer, d’orienter et de positionner correctement l’ensemble de la démarche, à commencer par la pertinence même de conduire cette démarche d’analyse sur un projet donné. Un temps d’échange entre le représentant métier et représentant RH est indispensable pour préparer la réunion du focus groupe, appréhender le projet de transformation pour le représentant RH et la démarche d'analyse d'impacts RH pour le représentant métier, s'assurer que les conditions préalables nécessaires (pré-requis) au lancement de la démarche sont remplies (communication sur le projet aux équipes par exemples, ...) Direction de l’Animation du Réseau RH – Cnav - 2015

Livrables produits en fin de démarche Une note qui présente les points d'appui sur lesquels le plan d'accompagnement RH du projet pourra être bâti : atouts versus contraintes; facteurs de réussite versus points de résistance Un bilan qui objective les changements induits par le projet et leur niveau d’impact présentation d’un diagnostic simplifié et opérationnel Le cas échéant, des pistes d’actions préconisées par le focus groupe permettant d’accompagner la mise en œuvre du projet Direction de l’Animation du Réseau RH – Cnav - 2015