1.Communication 2.Activités du groupe de travail 3.Procédures révisées 4.Plan de travail 91 ème réunion du GTPA du 24 juin 2010 – Admin e-guide CERN Admin e-guide PROCEDURES RÉCEMMENT RÉVISÉES Yaël Grange-Lavigne, HR-SPS-OP

2/9 91 ème réunion du GTPA du 24 juin 2010 – Admin e-guide 1.Communication : Informations sur les formulaires de paiements et de remboursements (claims EDH).Informations sur les formulaires de paiements et de remboursements (claims EDH) Depuis le GTPA spécial, consacré au CERN Admin e-guide (25 mars 2010) : Discussion avec Mr. Lettow et le service juridique concernant l’accessibilité du e-guide Décision : ouverture de l’admin e-guide en externe Présentation de l’admin e-guide lors de la réunion publique du département HR Présentation aux secrétariats du CERN Statistiques de consultation de l’admin e-guide :

3/9 91 ème réunion du GTPA du 24 juin 2010 – Admin e-guide 2. Activités du groupe de travail : Informations sur les formulaires de paiements et de remboursements (claims EDH).Informations sur les formulaires de paiements et de remboursements (claims EDH) Renouvellement des membres du groupe de travail 19 réunions d’une heure 13 procédures examinées 11 spécialistes invités Depuis le 88 ème GTPA (19 novembre 2009) :

4/9 91 ème réunion du GTPA du 24 juin 2010 – Admin e-guide 2. Activités du groupe de travail (2) : Informations sur les formulaires de paiements et de remboursements (claims EDH).Informations sur les formulaires de paiements et de remboursements (claims EDH)

5/9 91 ème réunion du GTPA du 24 juin 2010 – Admin e-guide 3. Procédures ProcédureInformations à retenir Paiement des frais d'éducation partiellement nouvelle Page Sommaire et 3 procédures applicables selon la date de recrutement Paiement des frais de cours de langue Décès d’un membre du personnel révisée Distinction entre la procédure applicable aux MPE et MPA Tableau récapitulatif des prestations en cas de décès d'un membre du personnel (mis à jour le suite au nouveau Règlement du CHIS) Travail à temps partiel nouvelle Conséquences financières du travail à temps partiel Procédure & formulaire : ne s’appliquent pas à une demande de travail à temps plein : Informations sur les formulaires de paiements et de remboursements (claims EDH).Informations sur les formulaires de paiements et de remboursements (claims EDH)

6/9 91 ème réunion du GTPA du 24 juin 2010 – Admin e-guide 3. Procédures (2) ProcédureInformations à retenir : Informations sur les formulaires de paiements et de remboursements (claims EDH).Informations sur les formulaires de paiements et de remboursements (claims EDH) Travail à domicile révisée La demande doit être dûment justifiée Aspects pratiques (assurance au domicile uniquement, règles informatiques et connexion à distance) Saisie dans Oracle HR : notification automatique par six semaines avant la fin de l’autorisation Congés au CERN partiellement nouvelle Page Sommaire et 3 nouvelles procédures de congés Congé annuel et congé de maladie Récapitulatif des congés pour raisons familiales Récapitulatif des congés spéciaux [ plus de détails après la révision de la CA21 ] Fin de la 1 ère phase : procédures ‘HR’

7/9 91 ème réunion du GTPA du 24 juin 2010 – Admin e-guide 3. Procédures (3) ProcédureInformations à retenir : Informations sur les formulaires de paiements et de remboursements (claims EDH).Informations sur les formulaires de paiements et de remboursements (claims EDH) Carte d’accès au CERN révisée Suppression de la demande d’autorisation d’accès aux zones contrôlées > procédure distincte (en cours d’élaboration) Carte visiteur partiellement nouvelle Nouvelle procédure de demande de carte visiteur Intègre la procédure de carte visiteur dans le cadre d’une conférence Circulation et stationnement de véhicules sur le domaine du CERN révisée Nouveau formulaire de demande d’autorisation pour un stationnement de longue durée Vignette pour véhicule révisée Gestion des clés révisée

8/9 91 ème réunion du GTPA du 24 juin 2010 – Admin e-guide 3. Procédures (4) ProcédureInformations à retenir : Informations sur les formulaires de paiements et de remboursements (claims EDH).Informations sur les formulaires de paiements et de remboursements (claims EDH) Utilisation de l'application HR Admin (PAD) révisée Page de sommaire et 3 procédures : Enregistrement des externals Enregistrement des adresses internes Enregistrement des codes budgétaires Véhicules officiels révisée Précisions concernant la demande d’autorisation de conduire un véhicule officiel Informations sur les claims EDH nouvelle Tableau récapitulatif des différents claims EDH Règles communes aux claims : droits de création, devises, imputation, paiement, justificatifs Quelques procédures vont être complétées (en attente / service de traduction) - Congé de maladie (délais pour une qualification ‘professionnelle’) - Gestion des adresses bancaires (membres du personnel citoyens américains ou résidents américains)

9/9 91 ème réunion du GTPA du 24 juin 2010 – Admin e-guide 4. Plan de travail : Informations sur les formulaires de paiements et de remboursements (claims EDH).Informations sur les formulaires de paiements et de remboursements (claims EDH) Coopération avec l’équipe EDH pour intégrer un lien depuis les documents EDH vers les procédures administratives correspondantes Prochaines discussions Entrée et séjour dans les Etats-hôtes : - visas - autorisation de travail pour les membres de la famille Stagiaires Demande de travail temporaire DAI Plaques vertes Formalités de départ Utilisation des véhicules privés pour les besoins du service Reprise en septembre Pause