Journée technique des Offices de Tourisme du Var Jeudi 28 janvier 2016 Communauté de communes Cœur du Var Le Luc en Provence

INTEGRATION APIDAE Les fonctionnalités d’APIDAE Les Etapes dans le temps L’accompagnement les 5 étapes en détail Les coûts

LES FONCTIONNALITES D’APIDAE OUI Saisie directe Recherche Accueil (impression fichiers PDF, road book…) Création tableurs Excel Impression brochures Listes par mail ou à imprimer Questionnaires Widgets Diffusion vers des projets numériques (site internet, bornes, appli mobile…) Collaboration (demande de traduction, de mise à jour…) Délégation de saisie Gestion de différents niveaux d’adhésion des socio-pro NON Qualification de la demande à l’accueil/Statistiques Gestion de la Relation Client Gestion des disponibilités Gestion de la taxe de séjour Réservations Gestion du courrier Outil de création de sites Internet ou d’applications (cms)

LES ETAPES D’INTEGRATION ❶ Etat des lieux / diagnostic Accord officiel de la structure ______________ Contact Région Convention/Charte/Adhésion❷ ❸ Formation Intégration initiale des données sur Apidae ❹ ❺ Migration des outils numériques Hotline

ACCOMPAGNEMENT Accompagnement de Var Tourisme et de la Région Provence Alpes Côte d’Azur pour tout office de tourisme souhaitant rejoindre le réseau APIDAE Tout au long des étapes d’intégration, Var Tourisme et la Région Provence Alpes Côte d’Azur seront à vos côtés pour que cette intégration se réalise le mieux possible. Une animatrice de Var Tourisme est à disposition pour cette intégration. Var Tourisme sera toujours présent après cette intégration pour l’animation départementale du réseau APIDAE

ETAPES INTEGRATION APIDAE 1- Diagnostic de la base de données de l’OTSI Outils multimédia utilisant la BDD : site internet, application, borne et écrans tactiles… Editions Traductions Gestion taxe de séjour Mise à jour des informations touristiques Disponibilités Réservation Partenariat/adhérents Accord officiel de la structure en fin de diagnostic

ETAPES INTEGRATION APIDAE 2 – Administration Signature convention OT/APIDAE Charte Adhésion

ETAPES INTEGRATION APIDAE 3 – Formation Gérée par la Région Provence Alpes Côte d’Azur en coordination avec la FROTSI Gestion des plannings par l’ADT Var Tourisme Base 4 jours pour 2 personnes par structure 2 jours : les saisies, 2 jours : les outils

ETAPES INTEGRATION APIDAE 4 – Intégration initiale des données sur APIDAE Pour les OTSI ACVS intégration groupée Pour les autres OTSI intégration au cas par cas

ETAPES INTEGRATION APIDAE 5 – Migration des outils numériques Alimenter les outils numériques par APIDAE : sites internet, bornes interactives, applications mobiles, tables et écrans tactiles…

FIN INTEGRATION APIDAE Arrêt prévu d’ACVS : octobre 2016 Affichage informations sur www.visitvar.fr : Continuité de l’affichage des informations touristiques varoises sans rupture (remontée des données touristiques durant la période d’intégration par ACVS et APIDAE) Rappel fréquentation www.visitvar.fr : 1 256 877 visites, 3 100 500 pages vues

INTEGRATION APIDAE COUT Le Conseil Régional Provence Alpes Côte d’Azur et l’ADT Var Tourisme mettront tous les moyens possibles pour : Une intégration la moins couteuse possible Trouver les meilleures solutions possibles pour les dépenses inhérentes aux OTSI Etablir une liste de fournisseurs pour les outils métiers n’existant pas dans APIDAE (tels que qualification de la demande à l’accueil)

INTEGRATION APIDAE COUT 1- Diagnostic de la base de données de l’OTSI : Pris en charge par la Région Provence Alpes Côte d’Azur 2 – Administration : Signature convention OT/APIDAE, ADT Var Tourisme/APIDAE Coût adhésion moins de 0,4 % du budget de la structure avec plafond à 3700 € par an 3 – Formation : utilisation des contributions obligatoires versées à l’OPCA (AGEFOS pour les OTSI), si dépassement le delta est à la charge de la structure 4 – Intégration des données et cartographie des OTSI utilisant ACVS pour la gestion de leurs données au réseau APIDAE : Prise en charge par la Région Provence Alpes Côte d’Azur Pour les autres structures, étude au cas par cas 5 – Migration vers les outils numériques des OTSI : Prise en charge financière par chaque OTSI