Gand Gand 2020 Le 27 juin 2011.

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1 Gand Gand 2020 Le 27 juin 2011

2 Programme Historique Plan stratégique Planning intégré Application

3 Historique Gand 2020

4 A quoi ressemblera votre Gand ‘idéal’ d’ici l’an 2020?
Le nouveau collège et le MT ont formulé une réponse à la question de savoir à quoi devrait ressembler Gand en Et c’est sur cette base que la mission Gand 2020 a été énoncée. Gand Historique

5 Gand2020 mission Gand, une ville créative qui, grâce à un rassemblement poussé de toutes les forces créatrices, joue un rôle de précurseur dans la mise en œuvre d’une société durable, solidaire et ouverte. NOTES Gand = 237 000 habitants collaborateurs municipaux Notre mission ne sera accomplie que si nous parvenons à travailler tous ensemble 1ère étape : tous les collaborateurs municipaux A présent, tous les citoyens aussi : Gand sur Demain Mission = destination Nous nous y rendons en empruntant 5 voies

6 5 voies pour Gand 2020 Connaissance, innovation et créativité
Durabilité sociale Gand 2020 Durabilité économique Sur cette base : plan stratégique de la Ville Communication et participation Durabilité spatiale et écologique 6

7 Gand (d’ici) 2020 Une mission:
pour les habitants, travailleurs, entreprises, touristes, … pour l’avenir de demain et pour celui de ‘2020’ un choix clair, par-delà les limites des différentes législatures une mission dotée d’un plan…

8 Comment cela se passait jadis?
Le planning politique n’est pas nouveau: établi par décret pour des secteurs & lié aux subsides (plan stratégique de sécurité et de prévention, plan de gestion culturelle, plan politique à l’égard de la jeunesse, …) Jusque 2007: expérience surtout sectorielle avec le planning à Gand; tous les secteurs n’en sont pas imprégnés et pas non plus au niveau de la Ville p.ex. le plan de gestion culturelle, le plan stratégique socio-local, le plan politique à l’égard des minorités ethniques et culturelles condition pour obtenir des subsides et pour justifier des subventions reçues Gand Historique 8

9 Qu’est-ce qui a changé en 2007?
Décret communal qui lie le planning pluriannuel stratégique à la gestion financière (art. 146) Gand a opté pour un plan stratégique poussé et fort intégral  en planifiant pour renforcer l’effectivité et l’efficacité des administrations (professionnalisation)  planifier rend le suivi, le contrôle et l’adaptation plus faciles  chances pour une diminution de la charge due au planning  une seule et même méthode lors de l’élaboration de tous les plans politiques, intégration dans 1 seul plan municipal  motivation renforcée des fonctionnaires  rôle plus clair  lien nécessaire avec le budget en tant que levier pour une politique et une action intégrales et intégrées 9

10 Plan stratégique Gand 2020

11 Traduction des principaux objectifs stratégiques
Par département et par service (sectoriel/ vertical) Au niveau de la Ville (intégré/ horizontal) par des programmes & des projets 11

12 Réalisation verticale
(Ville de Gand: organigramme, en néerlandais, mentionnant les différents services, départements et fonctions) A PRESENT : VISITE RENDUE AUX PARTICIPANTS Leur demander au sein de quel service et département ils travaillent et à quel Objectif principal ils participent.

13 Exemple: Service paysagiste
Pilier écologique et spatial (2020) Réalisation de suffisamment de verdure (objectif à LT) Gestion quantitative (objectif à CT) Aménagement, gestion et entretien des parcs & zones vertes (Activité) Aménagement du Parc ‘Bloemekespark’ (Action) NOTES Activités/tâches et missions régulières travail quotidien, tout cela contribue à la réalisation des objectifs et finalement à l’accomplissement de la mission. Actions/Projets sont axés sur le changement, l’amélioration ; sont uniques avec un début et une fin, et ont un résultat concret préétabli. Les projets contribuent à la réalisation des objectifs et finalement à l’accomplissement de la mission.

14 projets & programmes Travail horizontal PROJET PROGRAMME temporaire
but et résultat final les bonnes personnes (expertise) ensemble plan d’approche (phases et accords budgétaires) PROGRAMME de longue durée stratégie ou vision de l’objectif ultime domaines d’action et départements réunis pas de mode d’approche prédéfini Pourquoi ce besoin de travail & de régie horizontaux ? Regrouper tous les domaines d’action pour parvenir à un résultat Fixer des priorités et veiller sur celles-ci Détecter les lacunes et les opportunités Lancer de nouveaux projets et initiatives – soutenir des projets Harmoniser les timings & les moyens Réunir les partenaires Aborder différentes approches de manière intégrée

15 Sécurité intégrale But: approche intégrée vis-à-vis des nuisances liées au quartier DEPT Obj.op. ACTIV Enseignement & éducation Collaboration enseignement et groupes d’intérêts Collaboration avec l’enseignement supérieur Fonctionnaire “étudiants” Service environnement Taxe sur: la pollution, les atteintes à l’environnement et les nuisances Gestion des plaintes et interventions Interventions environnementales Service logement Politique et études en matière de logement Soutien au citoyen Concierges Prévention locale & sécurité Rôle de régie et cycle stratégique Nuisances liées au quartier et à un thème Manuel: nuisances liées au quartier Ci-dessus un aperçu de ce qui figure comme actions dans Gand 2020. ACTION

16 Planning intégré Gand 2020

17 Gand 2020: un plan Un plan intégré: un plan comprenant des objectifs
un plan comprenant activités & actions un plan impliquant des personnes un plan doté de budgets un plan incluant des indicateurs Pour remplir la mission: objectifs à long terme et à CT Gand 2020 – Plan stratégique

18 Objectif stratégique*
Programme X acties Mission de la Ville Obj.stratégiqs Objectif(s) stratégique(s) Obj.opérs 5 objectifs stratégiques principaux actions Note de politiq. génér./ plan d’action activités OS départementaux personnel OG OB Projet A, B, … Objectif(s) Accord administratif Domaine d’action = département = cluster de champs d’action* Objectif stratégique* Plans d’action* Planning annuel du département Plan/Note de politique générale relative au plan d’action annuelle Plan d’action annuelle du département poste de coûts poste budgétaire Programme de plan d’action annuelle OS génériques OO génériques Mission de l’organisation *termes issus de l’Arrêté d’exécution amortissement actions actions

19 Niveaux de planning (1) Programmes stratégiques  2020
Principaux objectifs stratégiques  2020 Programmes stratégiques  2020 Notes de politique générale  législature Objectifs stratégiques  long terme (env. 5 ans) Objectifs opérationnels  moyen terme (env. 2-3 ans) 19

20 Niveaux de planning (2) 6. Activité  travail régulier (missions premières) – durable 7. Action  nouvelle politique – temporaire (1 an) – provenance: plan sectoriel, note de politique générale, programme ou projet – toujours lié à une activité 20

21 Niveau de budgétisation
Le planning financier et relatif au personnel s’effectue au niveau des activités et des actions. Les activités et actions sont toujours liées à un service en particulier(ou au département du staff) un seul échevin compétent un seul objectif opérationnel Cela fait que nous pouvons nous livrer à toutes les combinaisons possibles en fonction du reporting, p.ex. à la Flandre. Satisfaire au cycle de gestion et management (CGM) moyennant une adéquation exacte entre éléments du décret et éléments de la stratégie. Satisfaire au décret sur la réduction de la charge causée par les plans.

22 Correspondance avec la structure financière
Correspondance entre les données financières et les objectifs/activités/actions Harmonisation structure budgétaire et structure analytique Correspondance objectifs – budgets: par des actions et des activités: Activités (Travail régulier) – budget d’exploitation, investissements et personnel Actions (projets) – uniquement investissements Adaptation de la structure des postes de coûts à celle des activités Correspondance activités/actions – budgets : via 2 segments d’un budget qui sont tenus à jour dans le software financier : Poste budgétaire Projet Poste budgétaire : composante de la structure organisationnelle à laquelle est lié le budget (activité) cela équivaut à un poste de coûts ou à un groupe de postes de coûts Projet : Le planning et le suivi d’un projet n’ont pas lieu dans le software financier, mais dans un système de projet (PRINS). Les projets définis sont planifiés et budgétisés (uniquement investissements) dans Gand2020. De là, un lien s’établit avec le système financier.

23 Planning relatif au personnel
Planning relatif au(x besoins en) personnel (= cadre) au niveau de l’activité Le cadre organique est lié au poste de coûts/à l’activité Liaison à l’occupation par les activités système de gestion du personnel: chaque membre du personnel est lié à un poste de coûts/à une activité les demandes en personnel sont liés à un poste de coûts/à une activité  par un téléchargement “upload” depuis des systèmes

24 Application Gand 2020

25 Gand 2020: une application Inventaire d’environ 2000 activités et actions Mise en œuvre par 4300 membres du personnel Base pour adresser un compte rendu au collège et au conseil communal Base pour un plan annuel et un rapport annuel En dialogue avec d’autres systèmes (PRINS, Cevips, SAP, …) Remarque: en établissant le rapport annuel, vous avez peut-être constaté que tout n’est pas conforme à la réalité dans Gand2020. C’est donc le moment d’adapter en collaboration avec le coordinateur de la qualité! Gand 2020 – Stratégie

26 Instrument Gand 2020 est un instrument d’appui  le contenu est déterminé par les services et les départements

27 Défis Besoin d’assurer un suivi au plan stratégique (indicateurs)
CGM: cycle de gestion et management Décret “réduction de la charge causée par les plans”: un seul plan stratégique pluriannuel intégré Nouvelle législature Gand 2020 – Application

28 Gand 2020 Logiciel d’écriture : Logiciel de lecture:
Encodage, conception & gestion des objectifs, activités, actions, indicateurs, champs d’information,… Groupe cible: utilisateurs-clés Logiciel de lecture: Version “lecture” avec nouveau look & feel Indicateurs: encodage du score Groupe cible: tous les collaborateurs Nouvel environnement de reporting selon les principes de la BI  Les deux versions de Gand 2020 fonctionnent sous la même base de données Gand 2020 – Application

29 Contact Katrien Van Goidsenhoven Coordinatrice-experte en planning stratégique Département des Services du personnel - Staff - Ville de Gand

30 Démo Gand 2020