Définir/délimiter un système de veille informationnelle

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1 Définir/délimiter un système de veille informationnelle
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2 Qu’est ce que la veille ? Poser la question aux participants / paperboard Confusion des concepts etc.

3 Qu’est ce que la veille ? Définition Afnor :
« Activité continue et en grande partie itérative visant à une surveillance active [et continue] de l’environnement technologique, commercial, juridique, concurrentiel etc., pour en anticiper les évolutions. »

4 Qu’est ce que la veille ? Autre définition :
« Processus continu faisant l’objet d’une mise à disposition personnalisée et périodique de données ou d’information-renseignement, traitées selon une finalité propre au(x) destinataire(s), faisant appel à une expertise en rapport avec le sujet ou la nature de l’information collectée » Cacaly, S. Dir. Dictionnaire encyclopédique de l'information et de la documentation. Nathan plusieurs rééd. p. 591  

5 L’environnement de l’EPLE [ou de toute autre structure]
Cadres politique, législatif et réglementaire : Chef d’E. & Doc Tendances économique., éducative,… : Prof & doc Produits documentaires « disponibles » dans l’environnement EPLE, entreprises, administrations Cibles, destinataires, clients,… Sources potentielles (traditionnelles, en ligne,…) Évolutions technique, numérique,… : responsable TIC Changements socio-culturels, sociétaux : prof & doc

6 Les principaux types de veille
Veille juridique Politique, législatif et règlements Veille concurrentielle Produits, Procédés, Brevets,… (Ecole de G.Eco /ou/ A. Juillet de la DGSE à Bercy) Clients, Marchés, Fournisseurs, Veille commerciale/promotionnelle Matériaux, Fournisseurs, Techniques, normes… Tendances socioculturelles, actualité de l’éducation, manifestations professionnelles, publications, etc. Veille technologique Selon la structure chaque terme recouvre une notion une signification différente Quelles sont les appelations employées dans les CA ? Ex/ les 7 veilles de L’Oréal Veille évenementielle chez nurun Veille stratégique etc. Veille « éducationnelle »

7 Veille spécialisée ou sectorielle
De la documentation à l'intelligence économique plusieurs stades d'évolution Uniquement exploitation de sources formelles et ouvertes d'information- Souvent gratuite et référencées Parfaite connaissance des sources Documentation Surveillance de certains secteurs - Spécialisation des documentalistes - Profils de veille -Gestion et pilotage par un groupe de veille Veille documentaire Exploitation d'informations informelles et fermées -Mobilisation des réseaux – Accès à des BDD payantes avec authentification Veille spécialisée ou sectorielle Veille stratégique Fédère les différentes veilles de l'entreprise et intègre la dimension stratégique (aide à la décision) - Démarche plus orientée vers l'action & la confidentialité Intelligence économique Intègre les actions d'influence et le lobbying.  - Suppose une culture collective de l'information - Intègre un ensemble large d'acteurs dans l'entreprise (culture participation) Erigée en véritable mode de management

8 Les types de sources pour rechercher l’information
RESEAUX PERSONNELS SOURCES « FORTUITES » Transports, vie courante,… GROUPE PARTENAIRES Formateurs Sous-traitants Collègues enseignants Fournisseurs Personnels d’encadrement Stagiaires en situation, formation personnelle Clients Concurrents Groupements professionnels Financiers EPLE partenaires INSTITUTIONS Administration, Ministères Organisations internationales Centres-Equipes de recherche SOURCES internes du CDI Associations professionnelles « RESEAUX » Institutions et fondations Télématique, Minitel Réseau universitaire, IUFM, Réseau Scéren-CNDP,… Internet, Offres électroniques Bases, Banques de données Carto des différentes sources d’info Sources formelles Sources informelles CONSULTANTS ET EXPERTS Centres techniques FOURNISSEURS D'INFORMATION Consultants Presse, Editions,… Bureaux d'études MANIFESTATIONS Librairies, Fournisseurs,… Bibliothèques, Autres CDI Universitaires Colloques, Formations continues Corps d’inspection Conseillers pédagogiques Courtiers en information Salons Banques de données spécialisées Echanges européens Centres d'information

9 La veille consiste à valoriser les données en s’appuyant sur au moins 6 critères…
Récente (aux yeux du récepteur) Traitée (en fonction des besoins) Complémentaire du capital individuel de connaissances (connaissance des cibles) Surprenante (fond et forme) Accessible (niveau langagier notamment) Vérifiée, comparée (fiabilité)

10 Couleur de l’information : (cf.J. Ducourneau)
L'information blanche : Publique et accessible, ne fait l'objet d'aucune sécurisation particulière. Recherche "classique" dans les outils grands publics. Ce que chacun peut voir et recueillir notamment sur le Web. L'information grise : Ne fait pas l'objet de publicité, mais on peut la trouver de manière indirecte ou détourné -  Information sensible d'accès légal. Résulte d’un travail intellectuel. Techniques avancées de recherche et de traitement de l'information, groupe de discussion, liste de diffusion L'information noire : Fait l'objet d'une haute sécurisation – Protégée par la loi ou le contrat. Réservée aux personnes autorisées. Relève de l'espionnage industriel

11 Couleur de l’information au CDI :
L'information blanche + L'information grise

12 Applications… au cycle de la veille informationnelle
Grille d’analyse des besoins Entretiens individuels Enquêtes de satisfaction, Grille de validation Nouvelles propositions/réorientation PLAN EXPRESSION D'ACTION DES BESOINS Rapport d’étonnement Première présentation des Sources & des outils REFLEXION MANAGEMENT DE RECHERCHE L'INFORMATION STRATEGIQUE Utiliser les annexes et montrer chaque doc sur chaque stade de la boucle. DIFFUSION TRAITEMENT Mails, Intranet / Extranet P & P Études Synthèse Comptes-rendus Fiches de veille Newsletter

13 Lien veille & documentation
Documentation du CDI Redistribution à une communauté cible S O U R C E externes Processus de veille Débat : qu’en pensez vous ? Conseils humains À partir de l’AFNOR

14 Lien veille & système d’information
La veille informationnelle donne du sens au système d’information notamment en matière : De choix de produits documentaires complémentaires au fonds documentaire De spécificités thématiques à développer à l’échelle de l’EPLE De conditions de diffusion de l’information De mise en conformité des ressources d’information avec les profils et les usages dominants de l’EPLE

15 Les 8 temps du processus de la VI
1- Définition et/ ou redéfinition des axes de veille 2- Détermination des types d’informations utiles 3- Identification des sources : Expertise 1 4- Collecte des informations 5-Analyse et organisation :expertise 2 Quelles sont les demandes qui leur parviennent.? Et pourquoi faire de la veille va répondre mieux à ces demandes ? Quel est est le role du veilleur ? Qualité etc… Paper board Voir slide après 6-Synthèse / mise en perspective 8-Validation : expertise 3 7-Communication des résultats Adapté de la Norme XP X AFNOR

16 Autre approche du processus de VI :
Recherche et traitement Diffusion David Coudol & Stéphane Gros

17 Rôle du veilleur

18 Le triple rôle du veilleur
Fonctions Actions Animateur de la veille Coordonne,Communique,Fait vivre le projet Responsable de la collecte Analyse, traite, réécris Le Responsable ou animateur de la veille Il est en général rattaché à la direction. Il coordonne et de faire vivre le système de veille. Il a le sens de la communication et une vue globale de l'entreprise. Les responsables de la collecte et/ou de la synthèse des informations personnes ayant une compétence particulière dans le domaine de veille qui leur est confié. Ils ont leur propre réseau d'informateurs que l'on nomme capteurs.      Les capteurs Ce sont toutes les personnes susceptibles d'apporter de l'information utile dans le domaine de veille. Ils peuvent être en interne des personnes en contacts avec les clients, les fournisseurs, le monde institutionnel et politique... En externe un prestataire extérieur, réseau de distribution, chercheur,... Il est à la fois : (plusieurs visages / 3 casquettes) Documentaliste : capte les informations externes et les sources et classe les infos pour les rendre accessibles Veilleur capte et met en valeur les info en interne Analyste les signaux faibles (demandes) Homme de contact / de terrain / relationnel Homme de culture (curiosité) Répond à la demande ou Anticipe les demandes analyse sélective des informations collectées Capteur Repère, sélectionne, recherche, dans les sources d’information

19 Les « Complexes » du Veilleur
Aide à la décision (rôle crucial) et/ou à la compréhension mais n’est pas un décideur (cf. PolDoc) Tenter d’avoir l’information exacte correspondante aux besoins exprimés (ou non) : accepter l’échec de la tentative Vouloir veiller sur tout Complexité de la « triple casquette »  Rôle crucial de l’approche méthodologique

20 Les produits de veille

21 Un produit de veille en vogue : la newsletter
Définition : «  Produit documentaire de communication ciblé, diffusé de préférence en version électronique, détenant de l’information de première, seconde voire troisième génération, rubriquée, dont la forme est identifiable à l’aide d’un titre, d’une structuration pérenne, s’adressant à une communauté lectrice ciblée ».

22 L’exemple de la newsletter :
Quelques critères fondamentaux : Régularité de la périodicité L’identification du produit par son nom Fourniture de l’information brute et/ou réécriture documentaire des contenus Liens avec des documents dynamiques ou textes statiques Niveaux de lecture (2 à 3) Cibles clairement énoncées Conditions de diffusion et/ou d’accès Archivage ou pas des produits plus anciens Ajout d’espaces de communication (ex : Forum)

23 Mais également Bulletin d’alerte Panorama de publications en série
Bulletin événementiel …

24 Approche méthodologique

25 Les 10 travaux du veilleur
Adopter un logique de projet (préparation d’un cahier des charges) Cartographier les flux de l’information Adopter un langage commun Lancer un cycle expérimental de veille (1 an) Réunir un groupe d’analystes (3 personnes) Mettre à disposition les résultats (à tous) Faire un Benchmarking / étude comparative Penser l’organisation de la veille (partage des taches) Établir un cahier des charges « final » Pérenniser la démarche de veille

26 T1. Adopter un logique de projet
Chef de projet (le documentaliste pour un EPLE?) Moyens « H.O.T. » Résultats lisibles par la Communauté concernée Planning délais Etapes Le chef de projet va créer une organisation simple reposant sur un groupe pilote avec qui il va : Identifier sur qui va reposer les actions à mener un planning Planifier un plan d’actions en réalisant un planning Cadrer le projet en faisant des prévisions, des propositions HOT : humains organisationnel technique + financier Budget Acteurs impliqués (agents) vs Acteurs concernés (cibles)

27 T2. Cartographier les flux de l’information
Objectifs : Repérer les acteurs et leur rôles dans les circuits décisionnels de l’EPLE Caractériser les informations nécessaires pour orienter la recherche Caractériser les « noyaux informationnels » : exemple périodiques en SE Identifier les freins éventuels et agir préalablement dessus Évaluer l’impact (supposé) sur la culture de l’EPLE

28 T4. Le cycle de l’information : l’analyse des besoins
Auprès de qui ? Identification des interlocuteurs La direction Un service Les utilisateurs finaux (élèves, classes à projet, professeurs,..) Les producteurs d’information Comment l’aborder suivant la configuration ? Réponse à une demande : Entretien personnalisé avec le demandeur Nouveau service enquête par : (éloignement géographique et population nombreuse) Enquête par interview (entretien métier personnalisé) Entretien Téléphonique ( 4 ou 5 personnes)

29 T6. Mettre à disposition les résultats
Mettre à disposition des résultats produits de la veille informationnelle Une étude Un dossier documentaire Une newsletter Un panoram de presse,… Avec, la communication autour des résultats et du projet (cf. seconde journée FC) Communication sur l’intranet de l’EPLE Via les s, alerte Réunion Journal interne Affichages traditionnels,…

30 T8. Penser l’organisation de la veille : associer 2 logiques :
Une logique fonctionnelle Mise en place d’une petite équipe transversale (2 à 4 personnes) Cette logique peut demander à l’établissement l’élaboration d’un (micro)-cahier des charges (cf. atelier) Une logique culturelle : actions transversales pour développer une culture collective de l’information Séances d’intégration des nouveaux collaborateurs Création de groupe d’échange ou d’intérêts communs ...

31 Applications en EPLE :

32 Axes majeurs à considérer (1)
Inscription au projet documentaire de l’EPLE Répartition entre la part CDI de la part « établissement » S’organiser à partir de : Une analyse des besoins Un cahier des charges S’appuyer sur un groupe d’enseignants experts Budgétiser et étudier tôt les conditions de faisabilité Commencer par une (des) production(s) modestes Penser les modalités de réception (côté récepteur et non pas documentaliste)

33 Axes majeurs à considérer (2)
Respecter le droit de l’information citation des sources et des hyperliens autorisation des éditeurs diffusion de produits à des usagers appartenant à la base du CDI ou à l’annuaire de l’EPLE (CNIL) dépôt légal des productions Penser au réajustement Surprendre ponctuellement

34 Axes majeurs à considérer (3)
Accepter que les productions aient des cycles de vie court (1 année scolaire) Varier les types de produits documentaires : Dossiers documentaires (numérisés) (mensuel) Panorama de presse (hebdo) Bulletin de sommaires (mensuel) Newsletter (variable, maximum mensuelle) Bibliographies spécialisées(trimestrielle) Note d’information (ponctuelle) Référencement-analyse de sites (quotidien) …

35 Eléments conclusifs

36 Les freins possibles Ceux de tout projet… Humains Organisationnels
Rétention d’informations, non participation,… Organisationnels Structure pyramidale, cloisonnement, in-communication, Techniques / technologiques Financiers : pas de budget Méthodologiques : Vouloir veiller sur tout (tout surveiller ?) Les axes : une façon de se mettre des bornes

37 Merci de votre attention

38 Produits d’édition en VI :
DISSOCIER : Le bulletin de veille : Dire (10) : Veille informationnelle dans le domaine de la recherche en Education (IUFM) Dire (24) : Veille événementielle dans le domaine de l’Education (IUFM) Bulletin de VI administrative (184 ) : repérage dans les principaux textes administratifs Le permis : information sécurité routière & La newsletter : IflaSchoolLibraries newsletter De la section des bibliothèques scolaires de l’IFLA Lettre d’information du CDDP de la Gironde

39 D’autres types de productions en veille informationnelle
q       Iredu (bulletin de ressources-portail de VI) q       Educ21 (topics approach) o       q       Cresif (dossiers thématiques en archive open) o       q       IUFM (bibliographie analytique) o     lien q       CDDP Grenoble (rubrique) o       q       INRP (rubrique) o       ENSIL (blog) :