Le bureau numérique personnel Module 2 1.L’agenda personnel 2.La messagerie interne 3.Le porte-documents et le stockage de fichiers 4.Le gestionnaire de.

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1 Le bureau numérique personnel Module 2 1.L’agenda personnel 2.La messagerie interne 3.Le porte-documents et le stockage de fichiers 4.Le gestionnaire de favoris 5.La page d’accueil personnalisable 6.La gestion des préférences KOSMOS

2 Module 2 1.S ’organiser avec l’agenda personnel KOSMOS 2

3 1.1 La vue hebdomadaire 1.En cliquant sur le mois on accède à la vue mensuelle 2.Il est possible de choisir puis de superposer tous les agendas auxquels on a accès, par exemple son emploi du temps, le planning des réservations d’une ressource, l’agenda distant des vacances scolaires… 3.Autre disposition 4.Pour créer un événement couvrant la journée 5.Pour créer un événement avec l’heure de début prédéfinie 3 M2 Agenda | Messagerie | Porte-documents | Gestionnaire de favoris | Page d’accueil | Préférences 5 2 3 4 1 KOSMOS | 6.Impression de l’agenda 6

4 1.2 Saisie d’un évènement 4 M2 Agenda | Messagerie | Porte-documents | Gestionnaire de favoris | Page d’accueil | Préférences 2 3 1 1.Titre et date(s) sont des champs obligatoires 2.Un événement peut durer plusieurs jours 4.Association à une ressource matérielle KOSMOS | 3.Un événement peut se répéter sur l’année scolaire 4

5 1.3 Affichage d’agendas externes 5 M2 Agenda | Messagerie | Porte-documents | Gestionnaire de favoris | Page d’accueil | Préférences 6 2 45 1 1.Trousse contextuelle : lien vers la gestion des agendas externes 2.Tableau de bord : informations dont url, date et type d’agenda 4.Modifier un agenda externe 5.Transférer vers l’agenda personnel ATTENTION si l’agenda externe est importé en CSV à l’agenda personnel, il ne pourra plus être supprimé dans son entier (uniquement événement par événement) 6.Supprimer l’agenda externe 3 3.Ajout de flux et import d’agendas externes KOSMOS |

6 Module 2 2.Communiquer par le biais de la messagerie

7 2. Les rôles Rôle Visiteur Accéder au service Répondre à un message Rôle "messagerie interne » Accéder au service de messagerie interne, Créer un message (discussion ou information), Répondre à un message, Signaler un message comme abusif, Supprimer un message de sa boite de réception. Rôle « modérateur de messagerie » Accéder au service de messagerie interne Créer un message (discussion ou information), Répondre à un message, Signaler un message comme abusif, Modérer une discussion, Supprimer un message de sa boite de réception. Rôle « messagerie externe » Possibilité d’envoyer un message interne, externe ou mixte Carnet d’adresses M2 Agenda | Messagerie | Porte-documents | Gestionnaire de favoris | Page d’accueil | Préférences

8 2.1 Messagerie interne et pour tous les utilisateurs 8 M2 Agenda | Messagerie | Porte-documents | Gestionnaire de favoris | Page d’accueil | Préférences KOSMOS | Communications sécurisées car limitées par des droits spécifiques à chaque profil (élève, enseignant, parent, personnel non enseignant) définis pour le projet, autour de sphères d’échanges Des sphères qui régissent les droits d’émission des messages. Des listes créées par défaut et affichées selon les paramètres d’autorisation des échanges Assistant de sélection des destinataires Orienté « métier » généré pour la plupart dynamiquement à partir des fonction et disciplines de poste Conçu pour faciliter les différents usages de la messagerie : pédagogiques, collaboratifs, administratifs, etc. Allègement des tâches d’administration des boîtes à lettres et optimisation des espaces de stockage grâce à un dispositif de suppression automatique des messages sans activité Liste Premium : envoi de masse pour 3 utilisateurs par établissement (jusqu’à 5000 destinataires)

9 2.1.1 Exemple de paramétrage des sphères et règles d’échanges 9 Domaine pédagogique | Domaine personnel | Domaine collaboratif | Domaine portail | Administration M2

10 2.1.2 Messagerie : boite de réception 10 M2 Agenda | Messagerie | Porte-documents | Gestionnaire de favoris | Page d’accueil | Préférences KOSMOS | 2 3 1 1. Filtres d’affichage et actions 2. Tri sur les en-têtes 3. Type de message

11 2.1.3 Messagerie : détail d’un message 11 M2 Agenda | Messagerie | Porte-documents | Gestionnaire de favoris | Page d’accueil | Préférences KOSMOS | 2 1 1. Actions sur le message affiché 2. Actions de masse Ergonomie simplifiée avec bouton : « répondre à l’expéditeur » ou « répondre à la discussion » selon le type de mail 3. Restauration possible d’un message supprimé 3

12 2.1.4 Envoyer un message : choisir les destinataires 12 M2 Agenda | Messagerie | Porte-documents | Gestionnaire de favoris | Page d’accueil | Préférences KOSMOS | 2 3 4 1 1.Listes de contacts personnalisées par profil 2.Affichage des utilisateurs dans la liste ( 200 par page ), les disciplines des enseignants sont affichées entre parenthèses 3.Sélection/désélection par lot 5.Validation ou annulation de l’étape destinataires 5 4. Panier des destinataires sélectionnés. Possibilité de supprimer les destinataires dans le panier

13 2.1.5 Spécificité de la liste Premium K-d’école propose une fonctionnalité baptisée « LISTE PREMIUM » permettant à des personnes identifiées d’envoyer des messages jusqu’à 5 000 destinataires Ce privilège nécessite une inscription de l’utilisateur pour lui octroyer ce droit Cette inscription est du ressort du super administrateur de l’établissement ou de l’administrateur de l’établissement dans le cas d’une cité scolaire Dans le cas d’une cité scolaire : Autant de listes établissements que d’établissements composant la cité scolaire Pour tous les expéditeurs « premium » de la cité scolaire KOSMOS - Nom client 13 M2 Agenda | Messagerie | Porte-documents | Gestionnaire de favoris | Page d’accueil | Préférences KOSMOS - Nom client

14 2.1.6 Assistant sélection des destinataires, vue élève 2 3 1 1.Des filtres métiers propres à l’item choisi s’affichent, basés sur les fonctions des individus 2.Les personnes concernées s’affichent lorsque l’utilisateur clique sur la liste 3.Sélection/désélection par lot autorisée en fonction des choix de paramétrage 14 M2 Agenda | Messagerie | Porte-documents | Gestionnaire de favoris | Page d’accueil | Préférences

15 1 2.Le filtre « Mes établissements » entièrement déplié 2.1.7 Assistant sélection des destinataires, vue enseignant Idem pour la vue personnel non enseignant ( sans « mes classes » ) Différents filtres donnent accès à des listes de contacts personnalisées Ici, on retrouve les listes : 1. Collaborative 2. Pédagogique 3. Administrative et professionnelle 4. Annuaire 15 2 issus du groupe administrateur M2 Agenda | Messagerie | Porte-documents | Gestionnaire de favoris | Page d’accueil | Préférences

16 2.1.8 Envoyer un message : Rédiger le message 16 M2 Agenda | Messagerie | Porte-documents | Gestionnaire de favoris | Page d’accueil | Préférences 3 4 1 1.Affichage des destinataires choisis précédemment 2.Mode de réponse (selon droit de l’utilisateur) 5.Corps du message (saisie obligatoire) 6.Possibilité de joindre un fichier au message (sélection sur l’ordinateur ou le porte document de l’utilisateur) (Paramètre projet sur le nombre et le poids des pièces jointes autorisés visible via le ?) 2 5 6 3.Objet (saisie obligatoire) 4.Barre de mise en forme épurée (paramètre projet)

17 2.1.9 Modération 17 M2 Agenda | Messagerie | Porte-document | Gestionnaire de favoris | Page d’accueil | Préférences KOSMOS | Bouton « signaler » Procédure : nouvelle discussion créée automatiquement, déposée dans le dossier Modérations du service Un expéditeur de message est par défaut modérateur en cas d’abus Le(s) modérateur(s) confirme(nt) ou infirme(nt) le caractère abusif du message. Si l’abus est confirmé, la discussion est fermée avec des contenus masqués. Plus aucun ajout de messages. Si l’abus est infirmé, la discussion est ré ouverte et les contenus de nouveau visibles.

18 2.2 Messagerie externe 18 M2 Agenda | Messagerie | Porte-documents | Gestionnaire de favoris | Page d’accueil | Préférences KOSMOS | Communications sécurisées car limitées par des droits Introduction Activation, surcharge en établissement, et accès au paramétrage Fonctionnalités majeures Détails des fonctionnalités Administration de la messagerie externe en établissement Boite de réception Envoi d’un message externe et/ou interne Carnets d’adresses Auto-complétion des destinataires

19 2.2.1 La messagerie externe est un service supplémentaire de la messagerie interne 19 Ce service est activable par population suivant le paramétrage défini par l’équipe projet, validé et appliqué par le CST Kosmos. Surcharge du paramétrage en établissement L’administrateur établissement conserve toujours la possibilité d’« activer » ou pas le service de Messagerie externe. NB : dans le cas où le rôle n’est pas donné sur un ENT, la messagerie externe reste active au niveau projet, mais l’utilisateur ne peut plus visualiser ses messages externes dans l’ENT. Les informations d’activation et l’adresse ENT externe sont affichées dans les préférences de l’utilisateur et également sur sa fiche annuaire (informations sur liste rouge et donc consultables uniquement par les personnes autorisées).

20 2.2.2 Fonctionnalités majeures de la messagerie ouverte 20 Envoi d’un message Possibilité d’envoyer un message interne, externe ou mixte. Dans le cas d’un message mixte, il faut nécessairement que les utilisateurs internes destinataires aient la messagerie externe activée, sinon un message d’erreur s’affichera. Les destinataires peuvent être sélectionnés à partir des listes internes définies dans l’ENT (ex : mes rubriques, ms établissements,…) ou bien en saisissant directement les adresses externes. Carnet d’adresses « simplifié » Le carnet d’adresses est complété automatiquement à partir des adresses externes reçues, ou bien saisies directement par l’utilisateur au moment de la création d’un nouveau message. Ce carnet d’adresses permet l’auto-complétion des destinataires lors de la création d’un message.

21 2.2.3 Boite de réception de la messagerie 21 1 1.Nouveau type de message 2.Possibilité de filtrer sur les messages externes uniquement 2 3 3.Création d’un nouveau message (interne et/ou externe)

22 2.2.4 Envoi d’un message 22 1 1.Les destinataires sont affichés précédés d’une icône : Destinataire externe Destinataire interne avec messagerie externe activée Destinataire interne uniquement 2.Les listes internes sont également disponibles (possibilité d’envoyer un message mixte). 2

23 2.2.5 Carnet d’adresses « simplifié » 23 2 1.Le carnet d’adresses est accessible depuis le menu de service. 2.La liste des contacts est alimentée automatiquement avec les adresses externes collectées dans les messages reçus ou envoyés. 3 1 3.Possibilité de rechercher dans le carnet d’adresses. 4 4.Les actions disponibles sont la suppression ou l’envoi d’un message à l’utilisateur sélectionné. 5.Ces actions sont également disponibles pour un traitement en lot 5

24 2.2.6 Auto-complétion des destinataires 24 1.Lors de la saisie des 3 premières lettres d’un destinataire, si l’adresse externe est « connue », une liste de propositions issue du carnet d’adresses s’affiche à l’utilisateur. 1

25 Module 2 3.Stocker ses fichiers dans son porte-documents KOSMOS

26 3.1 Espace de stockage 26 M2 Agenda | Messagerie | Porte-documents | Gestionnaire de favoris | Page d’accueil | Préférences Service triple : Dossier personnel Accès aux dossiers partagés Insertion d’espaces externes Une clé USB virtuelle Organiser et stocker ses dossiers et ses fichiers Quotas : quelques exemples Enseignant : 500 Mo Elève : 250 Mo Parent : 50 Mo ou pas d’accès au service Personnel : 180 Mo Autre : 180 Mo KOSMOS |

27 3.2 Interface 27 M2 Agenda | Messagerie | Porte-documents | Gestionnaire de favoris | Page d’accueil | Préférences 5 23 4 1 1.Arborescence de répertoires 2. Ajout de répertoires 3.Ajout de fichiers 4.Actions disponibles 5.Possibilité de copier la sélection vers d’autres emplacements KOSMOS |

28 3.3 Espaces externes 28 M2 Agenda | Messagerie | Porte-documents | Gestionnaire de favoris | Page d’accueil | Préférences 5 2 3 4 1 1.Nom de l’espace à créer (obligatoire) 2. URL (obligatoire) 3.Identifiant (obligatoire) 4.Mot de passe (obligatoire) : tout comme l’identifiant il est celui préalablement choisi pour le « site » externe 5.Possibilité de tester la connexion vers cet espace externe KOSMOS | Espaces externes à la norme webdav Navigation et gestion des accès distants avec les mêmes fonctionnalités que celles proposées dans l'espace personnel.

29 3.4 Accès aux dossiers partagés de rubrique : rôle visiteur a minima 29 M2 Agenda | Messagerie | Porte-documents | Gestionnaire de favoris | Page d’accueil | Préférences KOSMOS |

30 3.5 Raccourci réseau vers le porte-documents 30 M2 Agenda | Messagerie | Porte-documents | Gestionnaire de favoris | Page d’accueil | Préférences 2 3 4 1 KOSMOS | 1.Dans le menu, afficher les paramètres 2. L’adresse internet est à copier pour créer le raccourci réseau 3.Sur la machine, Outils > Connecter un lecteur réseau 4.Choisir d’ouvrir une session de stockage en ligne

31 Module 2 4.Conserver des liens vers ses sites préférés à l’aide du gestionnaire de favoris

32 4.1 Stockage et organisation des favoris 32 M2 Agenda | Messagerie | Porte-documents | Gestionnaire de favoris | Page d’accueil | Préférences 2 3 4 1 1.Stockage de favoris : liens (URL) 2. Actions disponibles pour chaque lien : modification, suppression et déplacement (survoler le lien) 3.Arborescence : dossiers 4.Lien vers un site internet 5.Lien vers une page de l’ENT KOSMOS | 5

33 4.2 Enregistrer un lien vers un article 33 M2 Agenda | Messagerie | Porte-documents | Gestionnaire de favoris | Page d’accueil | Préférences 2 1 1.Utilisation du menu contextuel 2. Action pour ajouter le lien (ici : article ENT) dans ses favoris KOSMOS |

34 4.3 Imports/Exports 34 M2 Agenda | Messagerie | Porte-documents | Gestionnaire de favoris | Page d’accueil | Préférences 2 1 1.Utilisation de la trousse contextuelle 2. Export possible des favoris 3 3. Import de données externes dans ses favoris au format HTML KOSMOS |

35 4.4 Gestion des favoris 12 mai 2011 35 Domaine pédagogique | Domaine personnel | Domaine collaboratif | Domaine portail | Administration 1.Insertion de lien « favoris » dans un article 2.Insertion de favoris de son gestionnaire lors de l’insertion du lien dans un article 1 2 3 3. Cocher les liens souhaités

36 Module 2 5.Personnaliser sa page d’accueil KOSMOS

37 5.1 Personnalisation de la page d’accueil 37 M2 Agenda | Messagerie | Porte-documents | Gestionnaire de favoris | Page d’accueil | Préférences 2 1 2.Message d’information diffusée par les partenaires du projet * ou l’éditeur 1.Modèle de page d’accueil par profil (paramètre projet) 54 4.Actualité diffusée par les partenaires du projet* 5.Messagerie ( param util) 3 6.Flux RSS externe 3.Actualités diffusées par l’établissement( param admin) 67 Blocs obligatoires a minima 7.Blog d’actualités 8.Séances du jour 9.Agenda personnel 8 9

38 5.3 Comment ajouter un bloc d’informations ? 38 M2 Agenda | Messagerie | Porte-documents | Gestionnaire de favoris | Page d’accueil | Préférences 2 1 1.Utilisation de la trousse contextuelle 2.Ce lien est disponible dès lors que la page affichée présente une liste d’éléments propice à être placée en page d’accueil (forum, blog, agenda partagé..) KOSMOS |

39 5.4 Editer un bloc de la page d’accueil 39 M2 Agenda | Messagerie | Porte-documents | Gestionnaire de favoris | Page d’accueil | Préférences 2 1 1.Editer ou supprimer le bloc (survol) 2.Paramètres d’édition 3 3.Blocs déplaçables en cliquant sur la zone de titre KOSMOS |

40 5.5 Abonnements 40 M2 Agenda | Messagerie | Porte-documents | Gestionnaire de favoris | Page d’accueil | Préférences 1 2 1.Gestion du portail (service Administration) 2.Possibilité d’ajouter, de modifier et de supprimer un des abonnements présents dans le bloc imposé 3.Un abonnement peut être local ou en provenance d’un portail inter-établissements 4.Affichage de l’abonnement restreint à une population 34 KOSMOS | 5 5.Actions de modification et suppression par abonnement 6 6.Ajout d’un nouvel abonnement

41 5.6 Ajouter un bloc RSS M2 Agenda | Messagerie | Porte-documents | Gestionnaire de favoris | Page d’accueil | Préférences 1 1.Possibilité d’ajouter un bloc RSS au survol de la page d’accueil

42 5.7 Paramétrer le bloc RSS M2 Agenda | Messagerie | Porte-documents | Gestionnaire de favoris | Page d’accueil | Préférences 1 2 1.Bloc créé : contenus et paramètres à préciser 2.2 Possibilités : ajouter un flux RSS depuis une liste préétablie ou un flux de son choix (dépend des paramètres du projet) 3.Paramètres d’affichage 3

43 Module 2 6.Gérer ses préférences

44 6.1 Informations personnelles 44 M2 Agenda | Messagerie | Porte-documents | Gestionnaire de favoris | Page d’accueil | Préférences 2 3 1 2.Informations personnelles issues de l’annuaire 3.Compléter sa fiche dans l’ENT et gérer les informations devant figurer sur liste rouge 4.Choix de la liste rouge KOSMOS | 4 1.Accès aux préférences en cliquant sur son nom d’utilisateur

45 2 1 6.2 Contact et messagerie 45 M2 Agenda | Messagerie | Porte-documents | Gestionnaire de favoris | Page d’accueil | Préférences 3 1.Mail de notification (modification possible ou pas selon paramètre projet) 2.Possibilité de choisir la liste rouge pour une visibilité restreinte de ses coordonnées 3.Changement de mot de passe KOSMOS |

46 6.3 Paramétrages par défaut utilisateur 46 M2 Agenda | Messagerie | Porte-documents | Gestionnaire de favoris | Page d’accueil | Préférences 2 3 1 1.Affichage des menus (niveaux de rubriques) 2.Cahier de textes Vue préférée En vue calendrier, comportement du clic sur une séance non complétée Ouvrir ou non son cahier de textes à l’inspection Choix du mode de saisie des activités Travail à faire : non comptabilisé par défaut avec choix complet de temps passés Autorisation de visibilité du cahier de textes par les inspecteurs (paramètre projet) KOSMOS | 3.Notification sur mail externe

47 6.4 Rubriques : droits, abonnement 47 M2 Agenda | Messagerie | Porte-documents | Gestionnaire de favoris | Page d’accueil | Préférences 234 1 1.Rubrique concernée 2.Statut en cours 3.Rôle au niveau de l’accès 4.Invitation(s) éventuelle(s) 56 5.Action(s) possible(s) 6.Demande de notification KOSMOS |

48 48 M2 Agenda | Messagerie | Porte-documents | Gestionnaire de favoris | Page d’accueil | Préférences KOSMOS | 6.5 Rubriques Contacter le gestionnaire : les noms du ou des gestionnaires se renseignent dans la messagerie S’abonner : l’utilisateur en cochant une case fait le choix d'être notifié ou non des nouvelles contributions soumises dans la rubrique.

49 Le bureau numérique personnel : synthèse 49 KOSMOS 5 services personnels : l’agenda, la messagerie, les favoris, le porte- documents et les préférences Personnalisation de K-d’école, avec les types d’affichage du cahier de textes Gestion de différents types d’ évènements (journée, récurrence) dans l’agenda Envoi de participation à une discussion dans la messagerie avec possibilité de signaler un abus Arborescence des favoris (liens et pages de l’ENT) pour une gestion aisée