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Réunion Générale de coordination du 23 Avril 2009.

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1 Réunion Générale de coordination du 23 Avril 2009

2 1 REUNION DE COORDINATION DU 23 AVRIL 2009 Ordre du Jour 1.La nouvelle procédure de commande publique ; 2.Les indicateurs qualité ; 3. Laudit externe du 20 mars et les audits internes ; 4. Planning des prochains audits internes et externes ; 5. Le paiement des prestations artistiques ; 6. Point détape : Hélios et lactualisation du fichier fournisseurs ; 7. Remarques diverses : plan comptable, fiche de suivi, extraction Excel, présentation des factures en recettes. Prochaine Réunion le : Jeudi 18 Juin 2009 à 14 H 30

3 2 1. La nouvelle procédure de commande publique Tableau synthétique des obligations minimales de publicité et de mise en concurrence Synthèse des procédures dattribution Montant estimé de lachat Publicité Procédure Attribution 1. Fournitures, services et travaux, de 0 à HT De 0 à 500 HT Pas de publicité obligatoire Pas de mise en concurrence imposée Signature dun bon de commande De 500 à HT Pas de publicitéLettre de consultation : demande de 3 devis Par décision du Maire De HT à HT Publicité adaptée Mise en concurrence adaptée Par décision du Maire

4 3 1. La nouvelle procédure de commande publique Tableau synthétique des obligations minimales de publicité et de mise en concurrence Synthèse des procédures dattribution De HT à HT (Etat HT) Obligatoire : BOAMP ou JAL + profil acheteur* (+ site VE) Facultative : Presse spécialisée Mise en concurrence adaptée Par décision du Maire + de HT (Etat HT) Obligatoire : JOUE + BOAMP + profil acheteur* (+ site VE) Facultative : Presse spécialisée Appel doffres ou autres procédures formalisées Par délibération du Conseil Municipal Montant estimé de lachat Publicité Procédure Attribution 2. Fournitures et services > HT * Profil acheteur : à partir du 1 er janvier 2010 Pour tous les marchés formalisés, dématérialisation via une plateforme spécialisée

5 4 1. La nouvelle procédure de commande publique Tableau synthétique des obligations minimales de publicité et de mise en concurrence Synthèse des procédures dattribution De HT à HT Obligatoire : BOAMP ou JAL + profil acheteur* (+ site VE) Facultative : Presse spécialisée Mise en concurrence adaptée Par décision du Maire + de HT Obligatoire : JOUE + BOAMP + profil acheteur* (+ site VE) Facultative : Presse spécialisée Appel doffres ou autres procédures formalisées Par délibération du Conseil Municipal Montant estimé de lachat Publicité Procédure Attribution 3. Travaux > HT * Profil acheteur : à partir du 1 er janvier 2010 Pour tous les marchés formalisés, dématérialisation via une plateforme spécialisée

6 5 2.A. Les indicateurs qualité 1.Délais globaux de règlement : Objectif 2009 : 26 Jours. Délai global 2009 : jours dont 38 en janvier, 32 en février et 27 en mars. Délai 2007 : 25,40 jours ; Délai 2006 : 27,81 jours ; Délai 2005 : 28,64 jours. Délais légaux ( Ordonnateur + Comptables ) : en 2009 : 40 jours dont 13 jours pour le TPM ; au 01/01/10 35 jours dont 12 TPM et au 01/07/10 30 jours, dont à terme 10 jours réservés au comptable. Par service : Urbanisme 45 jours en 2009, DAS 36 jours, DST Finances 35 jrs Festivals 20 jours, Sports 26,7 jours, Presse - environnement 27 jours. 2. Délais globaux dencaissement Délais dencaissement normal pour les titres émis en 2009 : 21,95 jours pour un objectif de 30 jours. Réalisé 2007 : jours et 2008 : jours. Délai dencaissement global moyen 66,89 jours sur 1er Trim 2009, 77,56 jours en 2008 contre 60,28 jours en Délais de traitement par les services De 18 jours en 2001 à 8,81 en 2006, 6,65 jours en 2007 et 7,12 jours en 2008 et 8,86 sur le 1er Trim Objectif 2007 : 9 jours - Objectifs 2008 et 2009 : 7 jours

7 6 2.B. Les indicateurs qualité ( suite ) 4. Suspensions du Trésor Public Taux 2009 des mandats : 0,32 %, 0,45 % en 2008, 0,59 % en Obj 09 0,55 %. Taux 2009 des titres : 1,13%, 1,88 % en 2008, 1,53 % en Obj 09 1,50 %. Taux moyen global 2009 : 0,54% contre 0,90 % en 2008 et 0,88 % en Les factures anciennes arrivées dans nos services Délai moyen darrivée en 2009 : 18,01, 14,40 jours en 2008, 13,46 en 2007, 13,39 en 2006 et 20,26 en Chaque mois, 132 factures en 2009 ont déjà plus de 15 jours dexistence quand elles arrivent aux Finances (93 en 2008, 92 en 2007, 87 en 2006, 109 en 2005 ). Chaque mois, 33 factures en 2009 sont datées de deux mois précédent celui de lenregistrement aux Finances (26 en 2008, 32 en 2007, 28 en 2006, 28 en 2005 ) 6. Les relances dans les services Factures de + de 10 jours : En factures dont 42 CCEG contre 115 factures dont 65 CCEG en 2008 et 83 en 2007, 129 en Factures de + dun mois : En factures dont 25 CCEG contre 65 factures dont 37 CCEG en 2008 et 33 en 2007, 44 en 2006.

8 7 3. Laudit externe du 20 Mars et les audits internes 3.1. LAudit externe du 20 Mars : Direction des Sports / Education – Informatique et Finances -Pas décarts importants relevés ; -Préparer le passage à la nouvelle norme V 2008 ; -A suivre : mise en place dune nouvelle nomenclature activité – produit pour mutualiser les achats ; -Faire attention sur les n° de marché à signaler sur le fiche de suivi ; -Mise en place du nouveau livret daccueil prévue fin juin 09 pour approbation des élus.

9 8 3. Laudit externe du 20 Mars et les audits internes 3.2. Les Audits internes : Réunion de clôture du 06/02/09 - sensibiliser les secrétariats que toutes les factures sont à envoyer directement aux Finances ; -nouvelle nomenclature et planning de formation achat à établir ; - dématérialisation des bordereaux et pièces repoussées à 2010 ; - beaucoup de factures en retard à la BMI ; -attention aux factures manuscrites non arrêtées en toutes lettres, non signées et parfois non adressée à la collectivité ; - intégrer la charte informatique dans le livret daccueil ; - savoir extraire les données du progiciels comptable sur tableur pour bien analyser son budget ;

10 9 3. Laudit externe du 20 Mars et les audits internes 3.2. Les Audits internes : Réunion de clôture du 06/02/09 ( suite ) - difficultés à obtenir des informations et des pièces relatives aux marchés, fiche de suivi pas toujours rendues rapidement par les techniciens; -larchivage peut être allégé dans les services car il vient en doublon avec la Direction des Finances ; - Paiement internet des recettes : faire attention aux internautes qui ne font pas leur règlement dans le délai de 15 jours ou qui opte pour dautres types de règlement tels que les chèques CESU : avertir la direction des finances de tous problèmes éventuels ; - Attention au bon libellé des tiers sur les titres et les factures avec code SIREN + APE à 5 chiffres pour les entreprises.

11 10 4. Planning des audits externes internes 4.1. Les Audits externes :Transition vers un renouvellement de la certification 2010 – Prochain audit fixé le 3 Juillet 2009 : Revue documentaire en vue du renouvellement ; Service courrier ( suite à la réorganisation de la galerie ) ; Direction des Affaires culturelles –Cellule évènementielle et Festivals Disponibilité obligatoire des agents. - Audit triennal de renouvellement en Janvier - Février 2010 ( Trois jours daudit ).

12 11 4. Planning des audits externes internes 4.2. Les Audits internes : Réunion douverture du 27 Mars En plus des services habituels : -UDD -Festivals -Direction des affaires culturelles Intégration des nouveaux budgets rattachés à la Direction. -Direction des actions sociales Impact du nouveau Pôle Enfance.

13 12 5. Le paiement des prestations artistiques Principe : par défaut, la collectivité est considérée comme employeur – donc bulletin de paie (sauf travailleurs indépendants ). Le numéro SIRET ne suffit pas pour considérer lartiste comme travailleur indépendant. La qualité de travailleur indépendant nest possible que dans le domaine du Spectacle vivant, chanteur, acteur, comédien, conteur, danseur, animation de rue… Dans les domaines des Arts plastiques et des auteurs littéraires, écrivains, expo photo, la collectivité, cette qualité de travailleur indépendant ne sapplique pas et les cotisations doivent être versées à des caisses spécifiques.

14 13 5. Le paiement des prestations artistiques 1. Domaine du spectacle vivant ( sauf exploitation de lieux de spectacle, production, diffusion et spectacles enregistrés ) pour des personnes physiques ou morales qui exercent occasionnellement dans la limite de six représentations par année civile : possibilité de faire une déclaration au Guichet Unique du Spectacle Occasionnel ( GUSO ). Déclaration et paiement faits directement par la collectivité ou lartiste ( dans ce dernier cas, refacturé à la collectivité ). Attention aux enseignants de lécole de musique, intervention dun orchestre qui reçoit un cachet et autres intervenants ( ex : conteurs ) 2. Domaine des arts plastiques ( plasticiens, sculpteurs, peintre, dessinateurs, graphistes, auteurs et diffuseurs doeuvres … ) Les cotisations sont à verser à la Maison des Artistes. Exemple : le jardin éphémère Place des Vosges réalisé par un artiste plasticien : contribution diffuseur 1% + précomptes salarial à verser à la Maison des Artistes. Exception : Lartiste doit présenter à la collectivité une attestation S2062 qui permet à la collectivité dêtre dispensée de versement à cet organisme ( paiement direct par lartiste ).

15 14 5. Le paiement des prestations artistiques 3. Domaine des auteurs littéraires, écrivains, expo photos, télévision, de composition musicales, dœuvre chorégraphiques, cinématographiques ( cas des Imaginales ). Les cotisations sont à verser à lAGESSA ( Association pour la GEstion de la Sécurité Sociale des Artistes auteurs ). Même dispense sur présentation de limprimé n° S Exemple : contrat de publication avec un auteur littéraire dans le cadre du festival des Imaginales : cotisations à verser à lAGESSA. Soit : -La contribution diffuseur égale à 1% de la rémunération brute hors taxe, -le précompte salarial. 4. Réalisation de prestations denseignement – animation sans diffusion dune œuvre artistique. Cas des ATE, Eveil culturel, animations auprès de groupe. Soit la collectivité paie à une structure qui emploie ces artistes. Soit la collectivité les emploie directement.

16 7 6. Point détape : Hélios et lactualisation du fichier fournisseurs Dans la mesure du possible, obtenir le code SIRET et APE à cinq chiffres du fournisseur. Rappel : demander aux fournisseurs, surtout les nouveaux, le RIB complet ( mail du 12 mars dernier ) et pour les non français lIBAN et le code SWIFT ou BIC. Possibilité de trouver code APE et SIRENE sur ladresse sirene.insee.fr/avisitu/jsp/avis.jsp 15

17 6. Point détape : Hélios et lactualisation du fichier fournisseurs 16 Le numéro SIRET se trouve sur les Numéro de TVA intracommunautaire En enlevant FR + 2 premiers chiffres

18 Point détape : Hélios et lactualisation du fichier fournisseurs Site pour obtenir le code APE équivalent à 5 chiffres 17

19 18 7. Remarques diverses A noter : -actualisation des Plans comptables M4 M49 M14 au 31 Décembre Attention : la M22 SSAD et Magnolias est une nomenclature abrégée -Ne pas décaler les documents à remettre au mandatement selon le modèle transmis ( le dessin est purement pédagogique ) -Rappel de la procédure dextraction sous excel ( disponible sous sime ) -Attention au bon libellé des tiers sur les titres selon les exigences Hélios, notamment pour la Restauration Scolaire -Attention à bien remplir la partie gauche de la fiche de suivi qui a été actualisée avec une validation rapide ( case synthèse à cocher ) -Les factures rédigées par nos collectivités doivent être : toujours datées et numérotées sans TVA si non assujettie ( à préciser sur la facture ) Hors taxe + taux et montant de TVA + TTC + n° de TVA intracommunautaire de la collectivité si assujettie

20 19 7. Remarques diverses

21 20 7. Remarques diverses

22 21 7. Remarques diverses

23 22 7. Remarques diverses

24 23 7. Remarques diverses

25 24 7. Remarques diverses

26 25 7. Remarques diverses

27 26 7. Remarques diverses

28 27 7. Remarques diverses

29 28 7. Remarques diverses


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