Atelier PGI et Sciences de gestion

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1 Atelier PGI et Sciences de gestion

2 Déroulement de la séance
1 - Présentation du contexte SPECIBIKE 2 – le PGI EBP 3 – Démonstrations sur EBP 4 – Mise en pratique

3 Définition d'un PGI Les ERP (Enterprise Resource Planning) , aussi appelés Progiciels de Gestion Intégrés (PGI) sont des applications dont le but est de coordonner l’ensemble des activités d’une entreprise (activités dites verticales telles que la production , l’approvisionnement, ou bien horizontales comme le marketing, les forces de vente, la gestion des ressources humaines, ..) autour d’un même système d’information. Les ERP proposent généralement des outils de Groupware et de Workflow afin d’assurer la transversalité et la circulation de l’information entre les différents services de l’entreprise . Les ERP sont aujourd’hui l’épine dorsale du système d’information de toute grande entreprise et d’un nombre croissant de PME. Ils visent à accroître productivité et compétitivité de l’entreprise.

4 Pourquoi le ‘Tout Intégré’ ?
Pourquoi les entreprises sont passées d’un système d’information ayant différents logiciels pour le MRP, DRP, comptabilité, ressources humaines vers le tout intégré ? Pourquoi sont apparus les ERP ou PGI ? Pour une raison toute simple, parce que le modèle d’organisation des entreprises a changé de l’organisation verticale par fonctions (commercial, production, recherche - développement, comptabilité - finances, ressources humaines) à l’organisation horizontale par processus (chaîne logistique et flux transversaux en parcourant plusieurs fonctions) orientée Client changement du modèle dû à un monde plus chaotique, avec une multitude de concurrents, des marchés devenus saturés, et donc un Client devenu très exigent). Ce nouveau modèle suppose l’intégration de principaux processus de l’entreprise pour mieux servir le Client C’est par l’intermédiaire de l’ERP ou PGI qu’on assure le pilotage et la cohérence du réseau de processus. C’est pour ces raisons, et non pas pour la réduction des coûts informatiques, que le système d’information d’entreprise évolue d’une multitude de systèmes informatiques indépendants (MRP, DRP, gestion, etc.) vers un progiciel de gestion intégrée

5 Avantages principaux d’un PGI
Une des principales valeurs ajoutées apportées par un ERP ce sont les gains de qualité et de délais, essentiels pour survivre en affaires aujourd’hui, Uniformisation des technicités, pas de redondance de saisies due à la diversité des logiciels ou packages sectoriels ou fonctionnels (mise à jour en temps réel dans l’ensemble) Simplification de l’intervention des ‘utilisateurs’ en rendant plus performante l’intégration de la moindre saisie : la saisie d’une commande déclenche le déstockage du produit, qui déclenche l’émission de la facture client et l’expédition de la commande. Les interfaces nécessaires entre les différents logiciels sont normalement gérées par l’ERP (bien qu’un paramétrage reste nécessaire) Evite les gros services ‘Etudes Informatiques’ avec une multitude de programmeurs La mise en place d’un ERP entraîne un changement d’organisation qui devient plus performante car plus pensante, moins répétitive, avec évolution de la fonction ‘utilisateurs Facilite les fusions des SI lors de rachat ou de fusions d’entreprises

6 Difficultés, Inconvénients d’un PGI
La mise en place  de l’ERP : Coût (licence et SSII) Formation des futurs ‘utilisateurs’ (résistance au changement) Formation d’informaticiens en interne pour assurer la maintenance L’ERP  lui-même : Tout ERP a des frontières  Configuration technique Coût : Un ERP est un véritable projet demandant une intégration totale d’un outil logiciel au sein d’une organisation et d’une structure spécifique, et donc des coûts importants. En effet, lorsqu’une entreprise achète un ERP, elle n’a pas à payer seulement les licences : elle doit aussi s’associer un cabinet de consulting et c’est de loin la dépense la plus importante (ex ; un cas où la licence avait coûté 6 MF, mais le coût total du projet a été de 120 MF) Formation des futurs utilisateurs : Sa mise en place dans l’entreprise entraîne des modifications importantes des habitudes de travail d’une grande partie des employés ce qui n’est pas toujours facile à faire admettre, les employés peuvent être réfractaires au changement (peur de la nouveauté, du changement, de ne pas être à la hauteur, de la raison d’exister de leur poste..) Les ‘utilisateurs’ de l’ERP doivent suivre une formation adéquate Formation des informaticiens : L’entreprise fait souvent appel à un intégrateur lors du premier projet, mais elle doit se former pour pouvoir être aussi autonome que possible lors de la prise en charge de la maintenance Tout ERP a des frontières * Les choses que l’ERP fait en trop sont éventuellement gérées dans l’ entreprise par d'autres espaces fonctionnels ; il faudra traiter les redondances et chevauchements qui en résultent. Ce qui manque, mais qui est nécessaire, devra être fait ailleurs tout en étant cohérent avec l’ERP : cela occasionnera un travail supplémentaire d'architecture fonctionnelle. Configuration technique: Il se peut enfin que l'éditeur de l’ERP n’ait pas fait les mêmes choix que l'entreprise en ce qui concerne les logiciels système (système d'exploitation, SGBD etc.) L’adoption de l’ERP peut contraindre soit à gérer en parallèle plusieurs versions de ces produits, soit à se plier entièrement aux choix faits pour l’ERP. les changements de version ou ‘montée de version’ sont coûteux (ses) , en effet : d’une part elles sont payantes auprès du fournisseur de l’ERP car des fonctionnalités sont rajoutées (il en profite pour corrigés les bogs en même temps) , elles consistent en un véritable projet (souvent confié à une société extérieure) au cours duquel il faut étudier tous les impacts de cette nouvelle version, examiner attentivement tous les spécifiques développés pour la version antérieure et juger de leurs pertinences dans la nouvelle version (normalement les pgms standards n’ont pas dû être modifiés mais mieux vaut s’en assurer) .. L’évolution demande une adaptation des ‘utilisateurs’ car les changements peuvent être importants Si les montées de version ne sont pas effectués, au bout d’un certain temps, le fournisseur de l’ERP n’assure plus la maintenance du produit, et il est alors difficile de trouver une personne compétente sur cette version ; les entreprises sont donc ‘obligées’ d’effectuer les montées de version. L’ERP et son évolution : les changements de version ou ‘montée de version’ sont coûteux L’évolution demande une adaptation des ‘utilisateurs’

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8 EBP Open Line Reconnu d’Intérêt Pédagogique par le ministère de l’Education en 2008. Puissance et performance des logiciels intégrés couvre l’ensemble de la chaîne commerciale et de la comptabilité générale et analytique dans un seul et même outil. Grâce à la synchronisation automatique des données les informations saisies en facturation se retrouvent automatiquement en comptabilité Vidéo : la circulation de l’information au travers du PGI

9 EBP Open Line Ergonomie intuitive et prise en main rapide
L’interface proche de celle d’Outlook®, les filtres et les exports  similaires à ceux d’Excel® et le moteur de recherche semblable à un navigateur web sont autant d’outils facilitant la prise en main du PGI Open Line™.  De plus, l'Open Guide schématise de façon didactique les fonctions disponibles  dans chaque univers de travail et offre un accès direct à ces fonctions Vidéo EBP PGI ligne PME Présentation générale de l'espace de travail :

10 EBP Open Line Installation simplifiée
ne nécessite pas de connaissances techniques particulières Il fonctionne aussi bien avec les versions Microsoft SQL Server® MySQL Microsoft SQL Express version Education, Système d’exploitation mini Windows XP SP2

11 EBP Open Line – les fonctions
Comptabilité Facturation et Gestion commerciale Finances et Fiscalité Gestion personnelle Immobilisations Intégré – Compta-Facturation Paye Prévisionnel Relation Client / CRM

12 EBP Open Line – les fonctions

13 EBP Open Line et l’Education nationale
Les actions d’EBP vers l’Education couvrent aussi : des stages organisés chaque année avec le CERPET (Centre d‘Etudes et de Ressources pour les Professeurs de l‘Enseignement Technique) pour les enseignants dans les locaux d’EBP des outils dédiés et des cas pratiques pour l’enseignement de la gestion ( des modes opératoires adaptés aux différentes configurations réseau des établissements (et des manuels d’installation téléchargeables) des manuels pédagogiques pour le PGI EBP Open Line (travaux pratiques, exercices corrigés, fiches détachables, pochettes avec CD-Rom..).sont disponibles auprès des éditeurs partenaires d’EBP des solutions pour équiper vos élèves et étudiants... quelques liens très intéressants vers des ressources :

14 EBP - PGI monoposte et la formule PGI réseau

15 EBP - Education Vos avantages Education
nombre d’installation illimité : vous installez les logiciels sur autant de postes que nécessaire. un an d’assistance téléphonique : pour répondre à vos questions d’ordre technique ou d’utilisation l'accès au Portail Etudiant : vos élèves téléchargent les logiciels gratuitement sur leur ordinateur personnel(1) un an de mises à jour :  recevez tout au long de l’année des dernières nouveautés du PGI une journée de formation(2) : pour les enseignants supports de cours sur CD-Rom EBP Pack Etudiant 2012 Pour apprendre la gestion 5 logiciels essentiels pour maîtriser la gestion Inclus le PGI Reconnu d'Intérêt Pédagogique 34,68€TTC