Dossier Clinique Informatisé Bois-Francs (Québec)

Dossier Clinique Informatisé Bois-Francs (Québec)
Évaluation du Système d’Information Géronto-Gériatrique (SIGG) Dossier clinique informatisé (DCI) interdisciplinaire et interétablissements : utilité perçue et utilisation en temps réel Étude financée par CIHR / IRSC YY144629 Présentation: André Tourigny Unité de recherche en gériatrie - Université Laval Institut National de Santé Publique Étude réalisée de 1999 à 2003 par un groupe de chercheur dirigé par André Tourigny (Unité de recherche en gériatrie - Université Laval) Auprès des Utilisateurs du SIGG, i.e. le Dossier Clinique Informatisé connu maintenant comme le SIGG, le Système d’Information Géronto-Gériatrique, du Projet Bois-Francs. Lucie Bonin Martin Buteau Luc Mathieu Diane Morin >, Line Robichaud André Tourigny Aline Vézina Pierre J. Durand Réjean Hébert Daniel Pelletier et Any Bussière Pour nous contacter: Unité de recherche, Unité de recherche en gériatrie - Université Laval Hôpital St-Sacrement, 1050, chemin Ste-Foy, aile L (2ième étage) L-30-32 Québec (QUE) G1S 4L8 Travail : (418) ,,,7997 Télécopie (professionnel) : (418) Courriel: Colloque PRISMA novembre 2003

Équipe de recherche André Tourigny (MD), (Unité de recherche en gériatrie – Université Laval – CHA Institut national de santé publique ) Diane Morin PhD, (Université Laval) Line Robichaud PhD, (Université Laval) Aline Vézina PhD (Université Laval) Pierre J. Durand MD (Université Laval); Lucie Bonin MD (RRSSS 04 Mauricie et Centre du Québec); Réjean Hébert MD (Centre de recherche en gérontologie et gériatrie, Sherbrooke); Martin Buteau PhD (Université de Sherbrooke); Luc Mathieu DBA (Centre d’expertise en géronto-gériatrie). Daniel Pelletier MPs et Any Bussière MPs (Unité de recherche en gériatrie – Université Laval – CHA) Recherche dirigée par André Tourigny (MD), directeur de l’Unité de recherche en gériatrie – Université Laval – CHA et Institut nation de santé publique, en association avec les chercheurs suivants : Diane Morin PhD, Line Robichaud PhD, Aline Vézina PhD et Pierre J. Durand MD (Université Laval); Lucie Bonin MD (RRSSS 04 Mauricie et Centre du Québec); Réjean Hébert MD (Centre de recherche en gérontologie et gériatrie, Sherbrooke); Martin Buteau PhD (Université de Sherbrooke); Luc Mathieu DBA (Centre d’expertise en géronto-gériatrie). Daniel Pelletier MPs et Any Bussière MPs y sont les agents de recherche sur le terrain. La recherche bénéficie de la collaboration du Comité de coordination géronto-gériatrie et de la participation des intervenants des CLSC Suzor-Côté, CLSC-CHSLD de l’Érable, Hôtel-Dieu d’Arthabaska (CH), CHSLD L’Ermitage Colloque PRISMA novembre 2003

Plan de la présentation
Quelques éléments de métho Objectifs & préoccupations Collecte de données Auprès des personnes âgées Auprès des intervenants, gestionnaires Autres données Instruments de collecte de données Résultats Inventaire et postes informatiques Interactions Aînés - Ordinateur - Intervenant Entrevues d’aînés Évaluation du système Évaluation de la qualité de l’information Analyse des focus group & ainés et questionnaire postal Utilité perçue Utilisation Évaluation des effets Analyses des focus-group, aînés et intervenants Sommaire de la présentation de l’étude objectifs & préoccupations => hypothèses Après la présentation des instruments de mesure, les résultats suivent sensiblement le cadre conceptuel et théorique inspiré du modèle de DeLone & McLean sur le succès des systèmes d’information. Colloque PRISMA novembre 2003

Quelques éléments de métho
Objectif général: Déterminer si l'utilisation du dossier clinique informatisé est une stratégie efficace pour soutenir le travail interdisciplinaire en réseau intégré de services (interétablissement) dans l'optique d'une meilleure réponse aux besoins des personnes aînées La recherche s’inscrit dans la suite de l’évaluation de l’implantation du SIGG. Objectif général: Déterminer si l'utilisation du dossier clinique informatisé est une stratégie efficace pour soutenir le travail interdisciplinaire en réseau intégré de services (interétablissement) dans l'optique d'une meilleure réponse aux besoins des personnes aînées Répond à certaines préoccupations: - meilleure réponse aux besoins des personnes aînées - Utilisation du DCI comme soutien au travail interdisciplinaire et interétablissement (en réseau intégré de services) Colloque PRISMA novembre 2003

Objectifs spécifiques:
Identifier les caractéristiques des clientèles ciblées (personnes aînées et aidants) et des utilisateurs visés (intervenants, gestionnaires) associées à l’utilisation du dossier clinique informatisé Identifier les caractéristiques de l’environnement informatique (organisation physique, équipements, support et formation) associées à l’utilisation du dossier clinique informatisé Identifier les éléments du processus d’intervention (procédé technique, type d’information, relation thérapeutique) associés à l’utilisation du dossier clinique informatisé Identifier les résultats perçus par les personnes aînées, leurs aidants, les intervenants et les gestionnaires comme contribuant à une meilleure réponse aux besoins On peut retenir 4 objectifs spécifiques: Identifier les caractéristiques des clientèles ciblées (personnes aînées et aidants) et des utilisateurs visés (intervenants, gestionnaires) associées à l’utilisation du dossier clinique informatisé Identifier les caractéristiques de l’environnement informatique (organisation physique, équipements, support et formation) associées à l’utilisation du dossier clinique informatisé Identifier les éléments du processus d’intervention (procédé technique, type d’information, relation thérapeutique) associés à l’utilisation du dossier clinique informatisé Identifier les résultats perçus par les personnes aînées, leurs aidants, les intervenants et les gestionnaires comme contribuant à une meilleure réponse aux besoins Colloque PRISMA novembre 2003

Principales sources de données (1)
INSTRUMENTS SUJETS Inventaire des postes de travail informatique + qq questions informelles Bases de données SIGG (extraction) Journalisation de la base de données Entrevues semi-dirigées auprès des aînés Entrevues en focus-group d’intervenants et gestionnaires Questionnaire postal Auprès des aînés Auprès des intervenants - gestionnaires Analyses quantitatives sur les données et questionnaires Analyses qualitatives sur les entrevues d’aînés et intervenants/gestionnaires APPROCHES MÉTHODOLOGIQUES Les données sont recueillies à partir de différentes sources et/ou instruments: • Inventaire des postes de travail (début 2002) = caractéristiques des appareils utilisés et visites terrain pour commentaires sur les conditions d’utilisation (ergonomiques, organisationnelles, accès, , formation, soutien technique et professionnel). Sommairement, on compte Extraction des bases de données SIGG (Ensemble des formulaires). Notes: Sous Lotus-Notes, il s’agit d’une architecture multi-base => nécessite un extracteur pour les données (ensemble de11 fichiers .txt) auxquels s’ajoute Journalisation (log): i.e. ensemble des entrées et sorties quotidiennes sur les bases de données SIGG Entrevues auprès de 30 personnes aînées inscrites au SIGG, et sélectionnées selon quelques critères (entre autres: exposées à l’ordinateur) Entrevues en focus-group d’intervenants et gestionnaires, personnes-ressources ou de référence pour l’utilisation du SIGG Questionnaire postal adressé à l’ensemble des utilisateurs identifiés Sujets: On recueille ainsi le point des vue des clientèles: personnes aînées, ainsi que le point des utilisateurs: intervenants et gestionnaires. On procède ainsi à des analyses quantitatives sur les données extraites du SIGG et des questionnaires adressés aux intervenants; ainsi qu’à des analyses qualitatives sur le matériel d’entrevue (aînés et intervenants/gestionnaires). Cela nous permet la triangulation de certains résultats et d’étayer les constats ainsi relevés. Colloque PRISMA novembre 2003

INSTRUMENTS Inventaire des postes de travail informatique + qq questions informelles Bases de données SIGG-SIGG (extraction) Journalisation de la base de données Entrevues semi-dirigées auprès des aînés Entrevues en focus-group d’intervenants et gestionnaires Questionnaire postal Début 2002 Avec la collaboration des responsables locaux des parcs informatiques Les données sont recueillies à partir de différentes sources • Inventaire des postes de travail (début 2002) = caractéristiques des appareils utilisés et visites terrain pour commentaires sur les conditions d’utilisation (ergonomiques, organisationnelles, accès, soutien technique et professionnel). Avec la collaboration des responsables locaux. Visites terrain: Ces observations ont été complétées par les commentaires de quelques usagers et/ou responsables interrogés lors de ces visites terrain. Les questions portaient sur les difficultés et adaptations nécessaires pour fonctionner avec le DCI-SIGG, les impressions générales des usagers sur le fonctionnement du système informatique supportant le DCI-SIGG, les attentes et bénéfices qu’ils tirent de son utilisation dans leur travail. Information recueillie Détail Identification : Identification du service, unité de soin, Étage / local / bureau pour localiser les différents appareils Nombre de personnes utilisant l’appareil (selon le quart) Indique le nombre de personnes utilisant couramment l’appareil sur un quart de travail Modèle d’appareil: Fabricant et modèle Type d’appareil [bureau ou portable]:Précise s’il s’agit d’un appareil de bureau ou d’un portable CPU (processeur): Processeurs, généralement selon la marque et la génération (Pentium I – II- III – IV) MHz (cadence du processeur) Vitesse ou cadence du processeur Ram (mémoire vive) Mémoire vive installée sur l’appareil Disque dur (capacité) Capacité du disque dur, généralement en mégaoctets ou Gigaoctets OS (système d’opération ou d’exploitation) Système d’opération de l’ordinateur ; soit généralement Windows (95 – 98, NT ou autre) SIGG [version du MCGG/SIGG] Version du DCI-SIGG installée sur l’appareil Serveur réseau Dénomination du serveur desservant ces appareils Variations du réseau [peu – notable – importante] Opinion du responsable du parc informatique concerné touchant les variations possibles dans le rendement du réseau. Soit : Indiquer en a) par oui ou non, s'il y a des variations des vitesses de transmission, des ralentissements "prévisibles" de la communication au serveur; et b) qualifier ces variations selon qu'elles affectent peu, de manière notable, ou importante le fonctionnement du SIGG. Autres commentaires sur le fonctionnement des appareils et du réseau Autres commentaires : sur le réseau, les appareils, la performance, fiabilité et qualité des périphériques, etc. Signataire du relevé, fonction, date: Identification du signataire et son rattachement. Date de l’inventaire. ENVIRONNEMENT Colloque PRISMA novembre 2003

INSTRUMENTS Inventaire des postes de travail informatique + qq questions informelles Bases de données SIGG (extraction) Journalisation de la base de données Entrevues semi-dirigées auprès des aînés Entrevues en focus-group d’intervenants et gestionnaires Questionnaire postal Extraction finale en décembre 2002 Comprend tous les dossiers cliniques depuis l’implantation du SIGG Avec tous les formulaires Les documents archivés Journalisation de toutes les entrées sur le SIGG Sommairement, on compte Extraction des bases de données SIGG (Ensemble des formulaires). Notes: Sous Lotus-Notes, il s’agit d’une architecture multi-base => extracteur pour les données (ensemble de11 fichiers .txt) auxquels s’ajoute Journalisation (log): i.e. ensemble des entrées et sorties quotidiennes sur les bases de données SIGG UTILISATION Colloque PRISMA novembre 2003

Principales sources de données (4a)
INSTRUMENTS Inventaire des postes de travail informatique + qq questions informelles Bases de données -SIGG (extraction) Journalisation de la base de données Entrevues semi-dirigées auprès des aînés Entrevues en focus-group d’intervenants et gestionnaires Questionnaire postal Entrevues auprès de 30 aînés (6 aidants présents à l’ entrevue) Sélection critériée parmi la clientèle(dossier actif, selon milieu de vie, perte d’autonomie au SMAF, exposé à l’ordinateur) Représentatif de l’ensemble des inscrits au SIGG Entrevues auprès de 30 personnes aînées inscrites au SIGG, et sélectionnées selon quelques critères (entre autres: exposées à l’ordinateur) Critères: Dossier actif (modification + Intervenant/professionnel intervient dans les derniers 6 mois) Répartis selon Domicile ou Hébergement + Répartis selon inscrits 6 mois (moins et plus); < 30 < SMAF Exposés à l’ordinateur = 206 personnes en différents sous-groupes (le point d’info va à la grille d’échantillonnage) La vérification de l’exposition a révélé que 51 personnes seulement parmi les quelques 206 personnes sollicitées se souviennent d’une utilisation d’un ordinateur lors de ces interventions à domicile. Les entrevues abordent différents thèmes à partir de questions fermées et de questions ouvertes. Les questions ouvertes seront analysées à l’aide du logiciel d’analyse de contenu N•Vivo (version 1.3) par deux lecteurs indépendants. RÉACTIONS à l’ORDI et au DCI et RELATIONS avec l’intervenant Colloque PRISMA novembre 2003

Principales sources de données (4b)
INSTRUMENTS Questions fermées Consentement libre et éclairé Droit de retrait Droit d’accès à l’info Confiance en la confidentialité Intéressé par l’info à l’écran Dérangé par l’utilisation du portable Questions ouvertes et commentaires Réactions face au portable Modifications apportées par l’utilisation du SIGG Avantages - Désavantages - Inconvénients Différences dans la relation avec les intervenants & services Inventaire des postes de travail informatique + qq questions informelles Bases de données -SIGG (extraction) Journalisation de la base de données Entrevues semi-dirigées auprès des aînés Entrevues en focus-group d’intervenants et gestionnaires Questionnaire postal Les entrevues d’aînés permettent d’explorer la question d’un consentement libre et éclairée, tel que permis par le formulaire de consentement à la transmission de l’information. Puis leurs réactions a) face à l’utilisation d’un ordinateur b) face à l’utilisation du DCI comme système de gestion et d’échange d’informations entre les intervenants et établissements c) et finalement, de voir leur perception des avantages - désavantages et contraintes Deux ensembles de questions: A- Questions fermées: No Variable Question Q_consent::Consent Est-ce que vous vous souvenez quand on vous a demandé votre consentement relativement à la transmission des informations? Q1 Q_consent::choix_libre Quand on m'a demandé mon accord, je me sentais libre d'accepter ou de refuser? Q2 Q_consent::choix_informé J'ai été bien informé? Q3 Q_consent::choix_clair Les explications étaient simples, dans un langage facile à comprendre ? Q4 Q_consent::droit_de_retrait On m'a informé que j'ai le droit de retirer mon consentement en tous temps. Q5 Q_consent::temps_suffisant J'ai eu le temps nécessaire pour décider Q6 Q_consent::choix_éclairé J'avais alors une bonne idée de ce qu'impliquait mon accord. Q7 Q_consent::droit_accès On m'a informée€ que j'ai le droit de connaître ou d'accéder au contenu de mon dossier. Q8 Q_consent::pers_autorisées Je suis confiant(e) que seules les personnes autorisées ont accès aux informations contenues dans mon dossier Q9 Q_consent::protection_des_renseignements_personnels Je suis confiant€ que toutes les mesures nécessaires sont prises pour protéger les informations contenues dans mon dossier de façon à préserver la confidentialité. Q10 Q_consent::utilis_portable À l'occasion, les intervenants qui vous rencontrent peuvent utiliser un ordinateur portable. Est-ce que cela s'est produit avec vous? Q11 Q_consent::nbrPortable Combien de fois cela s'est-il produit? Q12 Q_consent::voirEcranInteret Quand l'intervenant a utilisé son ordinateur ou portable, vous étiez intéressé(e) à jeter un coup d'œil à l'écran? Q13 Q_consent::voirEcranOffert On vous a offert de jeter un coup d'œil à l'écran. Vu Écran DCI Vous avez regardé ce qu'il y avait à l'écran. Q14 Q_consent::vu_info_DCI_pers Vous étiez intéressé(e) à prendre connaissance de ces informations ou de les lire à l'écran. Q15 Q_consent::voirInfoInteret On vous a offert de prendre connaissance de ces informations ou de les lire à l'écran Vu_info_DCI_pers Vous étiez intéressé(e) à prendre connaissance ou à lire les informations de votre dossier telles qu'affichées à l'écran. Q_consent::Contact_visuel J'ai l'impression que l'intervenant devait cesser d'échanger avec moi pour travailler à l'écran Q_consent::limitations_portable J'ai l'impression que son travail avec l'ordinateur nit aux échanges ou à la discussion avec moi Q_consent::Niveau_d'écoute Je crois que son écoute est moins bonne quand il utilise son ordinateur Q_consent::Satisfaction_globale_interaction Les échanges sont moins satisfaisants quand l'intervenant utilise l'ordinateur Q_consent::portable_usage'_ante Cela me dérange qu'il en fasse usage en ma présence Q23 Q_consent::Satisfaction_globale_interaction' Vous pensez que l'échange serait moins satisfaisant Q24 Vous seriez intéressé à jeter un coup d'œil à l'écran Q25 Vous désireriez prendre connaissance et lire des informations de votre dossier affichées à l'écran Q26 vous auriez l'impression que le travail avec l'ordinateur pourrait nuire aux échanges ou à la discussion avec vous. Q27 Cela vous dérangerait que l'intervenant en fasse usage en votre présence Questions ouvertes: Avez-vous noté des changements dans votre relation avec les intervenants depuis qu’il y a un dossier informatisé? (Mises en situations possibles): • Lorsque l’intervenant se présente à domicile • Lorsque vous vous présentez à un service (CSLC, CH, clinique, etc.), transferts / suivis / auprès de partenaires de services, etc. Selon vous, est-ce que l’utilisation des ordinateurs pour le dossier informatisé présente des avantages, désavantages ou inconvénients ? Questions d’approfondissement systématique: Avez-vous constaté des différences au niveau de: a) les intervenants semblaient mieux informés b) la rapidité des échanges, des réponses à vos demandes diverses (informations) c) diminution des répétitions (des informations à donner aux différents intervenants - services, ...) d) diminution d’erreurs (sur rendez-vous, informations erronées, ...) e) une réponse à vos besoins (mieux identifiés, tenir compte des ressources présentes, mieux adaptés, etc.) Colloque PRISMA novembre 2003

Principales sources de données (4c) Caractéristiques des 30 personnes aînées interviewées
Sommaire des caractéristiques de 30 personnes interviewées âge moyen 78,1 ans Statut civil 33% mariés, 27% veuf/ve Scolarité: 70% primaire Milieu de vie: domicile 76,7% Santé perçue: Bonne à acceptable pour 83% ENTREVUES Colloque PRISMA novembre 2003

INSTRUMENTS Inventaire des postes de travail informatique + qq questions informelles Bases de données -SIGG (extraction) Journalisation de la base de données Entrevues semi-dirigées auprès des aînés Entrevues en focus-group d’intervenants et gestionnaires Questionnaire postal 3 entrevues de groupe = 21 personnes Février à mai 2002 Différentes professions et milieux 3 Entrevues de groupe auprès de 21 personnes - clé, représentation des différentes professions et milieux de pratique impliqués. La sélection des participants est réalisée par choix raisonné et par convenance, c’est-à-dire en fonction de la pertinence et de la variété des points de vue à recueillir et de la disponibilité des participants. Mois de février à mai 2002 Matériel verbatim des entrevues est soumis à une analyse de contenu pour faire ressortir les différents éléments du discours à partir de quelques questions de base: - utilisation du DCI et formulaires - avantages, désavantages, contraintes pour votre travail Cette démarche est en complément du questionnaire postal que l’on présente à la suite … UTILISATION & UTILITÉ avantages - désavantages - contraintes Colloque PRISMA novembre 2003

INSTRUMENTS Inventaire des postes de travail informatique + qq questions informelles Bases de données -SIGG (extraction) Journalisation de la base de données Entrevues semi-dirigées auprès des aînés Entrevues en focus-group d’intervenants et gestionnaires Questionnaire postal 3 entrevues de groupe = 21 personnes Février à mai 2002 Différentes professions et milieux UTILISATION & UTILITÉ avantages - désavantages - contraintes Colloque PRISMA novembre 2003

INSTRUMENTS Inventaire des postes de travail informatique + qq questions informelles Bases de données -SIGG (extraction) Journalisation de la base de données Entrevues semi-dirigées auprès des aînés Entrevues en focus-group d’intervenants et gestionnaires Questionnaire postal Questionnaire auto-administré, 150 questions, min. Pré-testés auprès de 5 personnes 85 répondants pour 187 questionnaires expédiés à l’ensemble des utilisateurs Mi-novembre 2001 à Janvier 2002 (2 rappels) Questionnaires expédiés à l’ensemble des utilisateurs identifiés dans les bases de données du SIGG (sécurité et liste extraite de la journalisation) Intérêt sur l’environnement de travail, les profils d’utilisateurs, l’utilisation des composantes (formulaires & fonctionnalités) et les bénéfices et effets perçus Voici les différentes sections du questionnaire. Section I – Identification Section II – Profil personnel à titre d’utilisateur d’informatique Section III - Perception du poste de travail informatique Section IV – Perception des fonctionnalités et commandes du DCI-SIGG Section V- Formulaires du DCI-SIGG Section VI – Perception des effets du SIGG Variable Définition sommaire No Cohérence La cohérence réfère à différents aspects de la coordination dans les interventions, soit dans le choix des moyens, des apports de chacun des agents, le “timing” et complémentarité des interventions, permettant ainsi de traduire concrètement les objectifs communs. 8, 9 Continuité des soins Selon Starfield, la longitudinalité temporelle réfère à la durée d'une relation relativement suivie intervenant / client. Cette dimension réfère ainsi à la continuité sous deux aspects: - durée de la relation et - confiance. 10, 11, 12, 13, 14 Coordination La coordination réfère aux diverses activités permettant de coordonner les divers services et interventions 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7 Interdisciplinarité L’interdisciplinarité établit un ensemble de conditions fonctionnelles pour assurer une collaboration efficace entre des collègues de professions différentes au sein d’une même équipe de travail. 43, 44, 45, 46, 47, 48, 49, 50 Perspective globale des soins L’accent est mis sur une approche globale des soins à partir d’une identification et une compréhension globale de la situation de la personne en difficulté et des sources diverses de ces difficultés. 21, 22, 23, 24, 25, 26 Productivité & efficience Cela réfère donc à la réduction de délais, de pertes de temps, de duplications, de volume de papier, une réduction des tâches ou une facilitation de ces dernières. 36, 37, 38, 39, 40, 41, 42 Qualité de la relation Ce thème fait partie de la continuité en mettant l’accent sur l’établissement d’un lien de confiance suivi entre le ou les intervenants (équipe) et le client. 15, 16, 17, 18, 19, 20 Qualité des décisions cliniques Le SIGG devrait également participer à une bonification de la qualité des décisions cliniques grâce à l’apport des informations pertinentes à l’orientation et aux suivis des interventions. 17, 18 Qualités de l'information L’information ou son traitement devrait alors offrir certaines caractéristiques fonctionnelles: - complète - accessible - structurée pour en assurer la lisibilité, la pertinence, etc. 29, 30, 31, 32, 33, 34 Standardisation des outils Le développement des outils informatisés inclus dans le SIGG suppose l’adoption d’un nombre limité de paramètres définissant les informations comprises dans le DCI. Cela procède d’une standardisation des outils retenus et des informations ainsi nécessaires, utilisées et partagées par les différents intervenants. 35 ENVIRONNEMENT & UTILISATEUR & UTILISATION & UTILITÉ & EFFETS Colloque PRISMA novembre 2003

INSTRUMENTS 16,5% hommes - 83,5% femmes (N=85) Âge: ans: ,3% 40-49 ans: ,5% 50 ans et +: 25,9 Manquante: ,4% 1è ligne: 69,4% - 2è ligne: 30,6% Expertise[ 40% Novice - 56,5% intermédiaire & avancé] Utilisation du portable (n = 28) Oui: 32,2% Non: 67,9% Comparable Répondants versus Non-répondants Inventaire des postes de travail informatique + qq questions informelles Bases de données -SIGG (extraction) Journalisation de la base de données Entrevues semi-dirigées auprès des aînés Entrevues en focus-group d’intervenants et gestionnaires Questionnaire postal Questionnaires expédiés à l’ensemble des utilisateurs identifiés (proche 200 = 187 identifiés) dans les bases de données du SIGG (sécurité et liste extraite de la journalisation) 85 répondants 16,5% hommes - 83,5% femmes (N=85) Âge: ans: ,3% 40-49 ans: ,5% 50 ans et +: 25,9 Manquante: ,4% 1è ligne: 69,4% - 2è ligne: 30,6% Expertise[ 40% Novice - 56,5% intermédiaire & avancé] Utilisation du portable (n = 28) Oui: 32,2% Non: 67,9% Comparable Répondants versus Non-répondants ENVIRONNEMENT & UTILISATEUR & UTILISATION & UTILITÉ & EFFETS Colloque PRISMA novembre 2003

Grille de lecture: Extended.Seddon Model (Grille de lecture)
INTERACTION avec le SI: Entrevue d’aînés Questionnaire postal Qualité du SYSTÈME: Environnement: Inventaire et visites terrain Système informatique Entrevue de groupe Questionnaire postal EFFETS: Entrevues d’aînés Entrevues de groupe Questionnaire postal UTILITÉ PERÇUE: Questionnaire postal Entrevues de groupe - Commentaires d’aînés Nous avons adopté un grille de lecture des éléments pertinents à l’informatisatiion en nous inspirant de modèle de DeLone & McLean Voici l’ensemble des instruments en relation avec les principaux éléments, adapté du DMM DeLone & McLean, avec quelques ajoutes de Kurian : Interactions avec le Système d’information (attentes, utilisation) soit (Aspect behavioral dans le rectangle arrondi supérieur) = Attentes ---> Utilisation du Système Qualités du système: matériel / hardware et performances techniques Qualités de l’information: organisation et traitement de l’information comme produit du SI Utilité perçue (avantages - désavantages…): Satisfaction (désavantage …) Bénéfices en fonction des: Ensemble de bénéfices tirés de l’utilisation du SI regroupés selon différentes lectures, soit: - individu - groupe - Organisation interne - Organisation externe (clients) - Société - ou: selon des dimensions relatives à la prestation des services et considérés ici comme des effets du SI: Coordinatiion - Continuité - Interdisciplinarité - Qualité de l’information - Qualité des décisions cliniques - Perspective globale de soins - Productivité/Efficience UTILISATION: Journalisation - Questionnaire postal Qualité de INFO: Commentaires d’aînés Entrevues de groupe Questionnaire postal SATISFACTION: Entrevue de groupe Questionnaire postal Colloque PRISMA novembre 2003

INTERACTION AVEC LE SI Entrevue des aînés SOMMAIRE DÉTAILLÉ

Entrevues Aînés Consentement libre et éclairé (1/6)
INTERACTION AVEC LE SI Entrevues Aînés Consentement libre et éclairé (1/6) Consentement libre = s’inscrit dans la relation de confiance envers l’intervenant…qui se généralise en partie au réseau Choix informé: information st bien comprise, mais peut-être oubliée Information claire: amabilité/disponibilité des intervenants pour expliquer Droit de retrait: clairement indiqué, mais oubli Q1 Quand on m'a demandé mon accord, je me sentais libre d'accepter ou de refuser? Q2 J'ai été bien informé? Q3 Les explications étaient simples, dans un langage facile à comprendre ? Q4 On m'a informé que j'ai le droit de retirer mon consentement en tous temps. Résultats des questions fermées : Constats (limité par 18 sujets sur 30, les autres ne conservant pas un souvenir très clair du formulaire de consentement à la transmission des informations )  Liberté de consentement : Accord à 100% (82,3 % Tout à fait + 17,6% Plutôt d’accord)  Choix informé : 89% d’accord (50% Tout à fait + 39% Plutôt ; 1 = 5,6% désaccord)  Choix clair : 83% d’accord (72,2% Tout à fait + 11,1% Plutôt ; 2 = 11,1% désaccord)  Sans pression (temps) : 95% d’accord (77,8% tout à fait + 16,7% Plutôt ; 1 NSP)  Droit de retrait : mitigé 60% accord versus 30% désaccord.  Choix éclairé (implications) : 83% accord (61,1% tout à fait + 22,2% Plutôt)  Droit d’accès : très mitigé : 39% d’accord versus 38% désaccord.  Protection des renseignements personnels (confiance, Q8) : 83,3% d’accord, mais 1 = 5,6% Plutôt en désaccord Pour l’utilisation d’un portable :  Intérêt limité aux informations à l’écran de l’ordinateur  Pas toujours offert Autres constats sur la communication et interactions  Cesser d’échanger : 43% d’accord versus 53% désaccord.  Nuisance : :83% désaccord versus 2 = 6,7% d’accord.  Moins bonne écoute : 96,7% désaccord.  Moins satisfaisant : 93% désaccord  Dérangeant : 100% désaccord On note cependant que certains renseignements sur leurs droits (de retrait, à prendre connaissance de leur dossier, etc.) leurs échappent. Colloque PRISMA novembre 2003

Entrevues Aînés Consentement libre et éclairé (2/6)
INTERACTION AVEC LE SI Entrevues Aînés Consentement libre et éclairé (2/6) Sans pression: Pas de pression, mais contexte particulier = «pas en position de» (il demande généralement des servies, est malade, «le fait pour aider l’intervenant« Choix éclairé quant aux implications: nouveauté de ce processus de partage de l’information pour la personne aînée - Conséquences à première vue, plus ou moins perceptibles à son niveau («un peu dépassée»)… mais généralement sécurisés Droit d’accès: information parfois oubliée, mais les procédures d’accès ne sont pas nécessairement claires Confidentialité - Protection des renseignements: Généralement sécurisé, mais aussi quelques doutes occasionnels chez certains. Demandent à être sécurisés face à certaines craintes: erreurs (identification, coordonnées) + fuites parce que personnes curieuses «Y’en a partout» (renforcer l’image de professionnalisme de tous les intervenants du réseau) + accès par personnes de la famille? Q5 J'ai eu le temps nécessaire pour décider Q6 J'avais alors une bonne idée de ce qu'impliquait mon accord. Q7 On m'a informée€ que j'ai le droit de connaître ou d'accéder au contenu de mon dossier. Q8 Je suis confiant(e) que seules les personnes autorisées ont accès aux informations contenues dans mon dossier Q9 Je suis confiant€ que toutes les mesures nécessaires sont prises pour protéger les informations contenues dans mon dossier de façon à préserver la confidentialité. Colloque PRISMA novembre 2003

Q10-21 Interactions (3/6) Client - Ordinateur - Intervenant
INTERACTION AVEC LE SI Q10-21 Interactions (3/6) Client - Ordinateur - Intervenant Tous exposés à l’utilisation de l’ordinateur (par définition de notre échantillon), mais selon un nombre de fois variable: 80% 1-2 X (le reste 10% 3 à 5 fois; 10% 6X et +) Curiosité s’exprime face à la nouveauté de l’ordinateur et parfois sur l’information. Peu offert cependant (non à 82,9% soit 24/29) pour regarder et non à 93% Seulement 1/3 sont intéressés à cette information. Pour eux, c’est du connu; c’est écrit trop petit. ne connaissent pas cela, ne sont pas vraiement intéressées On peut considérer qu’il s’agit de l’outil de travail de l’intervenant et qu’une curiosité ou une insistance à prendre connaissance serait une sorte de désaveu du lien de confiance. Lire les info = 4/26 soit 15% seulement Q10 À l'occasion, les intervenants qui vous rencontrent peuvent utiliser un ordinateur portable. Est-ce que cela s'est produit avec vous? Q11 Combien de fois cela s'est-il produit? Q12 Quand l'intervenant a utilisé son ordinateur ou portable, vous étiez intéressé(e) à jeter un coup d'œil à l'écran? Q13 On vous a offert de jeter un coup d'œil à l'écran. Q14 Vous avez regardé ce qu'il y avait à l'écran. Q15 Vous étiez intéressé(e) à prendre connaissance de ces informations ou de les lire à l'écran. Q16 On vous a offert de prendre connaissance de ces informations ou de les lire à l'écran Q17 Vous étiez intéressé(e) à prendre connaissance ou à lire les informations de votre dossier telles qu'affichées à l'écran. Colloque PRISMA novembre 2003

Q10-21 Interactions (4/6) Client - Ordinateur - Intervenant
INTERACTION AVEC LE SI Q10-21 Interactions (4/6) Client - Ordinateur - Intervenant ENTREVUES Bien que 100% des personnes interviewées disent que l’utilisation d’un ordinateur n’est pas dérangeante, on reconnaît cependant des modifications mineures occasionnelles lors de l’utilisation d’un ordinateur dans le cadre des visites à domicile. Cesser d’échanger (moitiè moitiè) = contact visuel perdu occasionnellement pour s’occuper de l’ordinateur Nuisance: 89% en désaccord… mais quelques personnes notent que cela constitue un obstacle, partage l’attention Écoute: l’écoute ne semble que très très peu affecté (96,7% désaccord sur perte) N’est pas dérangeant (100%). Les intervenants, en réponse au questionnaire postal, ne voit pas que le DCI affecte l’établissement d’une relation de confiance ou diminue leur implication auprès de leurs clients, mais on estime que cela aide à mieux les connaître. Q18 J'ai l'impression que l'intervenant devait cesser d'échanger avec moi pour travailler à l'écran Q19 J'ai l'impression que son travail avec l'ordinateur nit aux échanges ou à la discussion avec moi Q20 Je crois que son écoute est moins bonne quand il utilise son ordinateur Q21 Les échanges sont moins satisfaisants quand l'intervenant utilise l'ordinateur Ajouter les commentaires montrant que les perceptions des intervenants sur les répercussions de l’utilisation de l’ordinateur en présence du client sont beaucoup plus nuancées : «Je trouvais que ça brisait ma relation avec le client de faire ça devant lui. Ça faisait moins personnel» (personnel de réadaptation). «Moi je ne vois pas de problématique avec le client. Parce que je suis en face du client, de temps en temps je vais me virer de bord pour pitonner et je vais continuer de parler.» (soins infirmiers). «Avec la vielle version… je trouvais ça le fun parce que le patient je lui disais l’infirmière est venue te voir telle date. Elle a pris ta pression. Je trouve qu’il y avait un avantage à ça, à montrer ça au patient» (un médecin de 1ière ligne). «Bien moi je ne prends pas de tablette de papier puis pas de crayon quand je vois des patients puis encore moins un ordinateur… Moi, jamais je ne vais l’apporter à domicile, jamais. » (un médecin de première ligne). POSTAL Colloque PRISMA novembre 2003

Sommaire du point de vue des aînés (5/6)
INTERACTION AVEC LE SI Sommaire du point de vue des aînés (5/6) Questions ouvertes et commentaires Changements relevés à la suite de l'introduction des ordinateurs, au niveau des interactions, des services, etc. PAS DÉRANGEANT PAS DE CHANGEMENT OU CHANGEMENTS MINEURS occasionnels dans l’attention de l’intervenant lors de l’utilisation de l’ordinateur SATISFACTION GÉNÉRALE FACE AUX SERVICES Préoccupations du client relativement à l’utilisation de l’ordinateur et au partage des informations contenues dans son Dossier Clinique informatisé FAIS CONFIANCE CURIOSITÉ LIMITÉE FACE À L’ORDINATEUR ASSURÉS DE LA CONFIDENTIALITÉ IMPRESSION GÉNÉRALE D’EFFICACITÉ SE SENTENT VALORISÉS UN PEU DÉPASSÉS Dans l’ensemble, l’ordinateur n’est PAS DÉRANGEANT, et n’apporte PAS DE CHANGEMENT notable dans les interactions avec l’intervenant parfois: délais liés à l’appareil - perte de contact visuel - …mais mineur Remarque sur les entrevues plus rapides + impression globale d’efficacité On note ainsi qu’on n’obtient pas plus de service, mais on mentionne également la cohérence dans les interventions (suivis), les communications entre les intervenants (ils savent ce que l’autre a fait), moins de répétitions car «tout est là…» accessible. Préoccupations du client relativement à l’utilisation de l’ordinateur et au partage des informations contenues dans son Dossier Clinique informatisé S’inscrit dans la confiance envers l’intervenant, envers le CLSC Curiosité (ordi - nouveauté) mais pas empiètement Généralement Rassurés face à la confidentialité: sécurité des données mais qq hésitations… EPADCI27 "J'ai confiance comme ci comme ça, les gens curieux il y en a partout » EPADCI25 "J'ai peur qu'ils (famille) aient accès au dossier parce que tout le monde peut voir ce qu'il y a dedans. Ça m'inquiète vraiment de savoir que c'est là » Un peu dépassés: face à l’informatique, moins préoccupés par l’ordi et l’info que par le fait de recevoir les services 2 ou 3 PA relèvent: Pas plus de services, pas plus rapide, pas moins de répétitions = pas de changement Indexation des éléments : Cette analyse qualitative a été réalisée par Daniel Pelletier, et est reprise par la suite par Line Robichaud pour procéder à une forme de validation extérieure complémentaire des éléments d’indexation. On peut ajouter à cela les observations d’Any Bussières qui a fait les entrevues. «on utilise des instruments modernes pour nous donner des soins» Colloque PRISMA novembre 2003

«Ils [les intervenants] savent où ils vont…»
INTERACTION AVEC LE SI Sommaire du point de vue des aînés (6/6) Avantages - Désavantages - Inconvénient Questions ouvertes et commentaires (suite) Avantages - Désavantages - Inconvénients Pas d’avantage pour soi - Ne voit pas d’inconvénient On voit qu’ils se parlent Tout est là Disponible à tous Identifier-répondre aux besoins Moins d’erreurs Clair - précis - efficace Moins de répétition Plus facile pour eux Plusieurs avantages sont mentionnées par les aînés, mais pointent tout particulièrement vers les bénéfices tirés par les intervenants. De plus, on ne voit pas vraiment d’inconvénient au DCI. Ils sont cependant: Impressionnés par l’Imposante quantité d’ informations sur eux (par une très petite minorité sur la somme impressionnante d’informations sur elles et les curieux). EPADCI1- 44: ils sont au courant de tout en regardant dans l'ordinateur Les aînés ont une impression générale d’efficacité de la part des intervenants: «ils savent où ils vont». La confiance en l’intervenant, (souvent l’intervenant-pivot) est le garant de la confidentialité et de la protection des renseignements personnels. Ils s’en rapportent à lui. Les aînés ont pu faire des commentaires intéressants quant à l’utilité et aux bénéfices qu’on peut tirer de l’informatisation et du partage de leur DCI. Meilleure coordination - ils savent ce qui a été fait, ils le voient dans leur dossier Sauve du temps Plus d’information Meilleure coordination Suivis plus serrés «Ils [les intervenants] savent où ils vont…» Colloque PRISMA novembre 2003

Point de vue des intervenants - utilisateurs du SIGG
INTERACTION AVEC LE SI Point de vue des intervenants - utilisateurs du SIGG Constats préliminaires Les conditions d’utilisation et l’utilisation sont variables Selon la fonction-profession exercée et besoins d’information Selon les milieux & services Selon les formulaires Selon les besoins d’information face à la situation ou moment d’intervention Disparités quant au lieu: au domicile au bureau, à l’unité; 1ère ligne - 2è ligne - CHSLD Les espérances (investissements et attentes) sont importantes quant à la contribution du SIGG pour réaliser le travail. Les ratés du système sont un irritant majeur. Conditions variables en termes de: Facilités/bénéfices directs et intégration individuelle dans l’organisation du travail Vitesse du réseau et irritants (les ratées du système et différences entre les points de services) Niveaux de compétence personnelle et soutien Outil en développement (=> passage d’une version à l’autre) Sources: Commentaires lors des visites-terrain 3 Entrevues de groupe, 21 personnes recrutées dans les différents professions et différents milieux Questionnaire postal (N = 85) La première question portant sur l’utilisation faite par chacun des participants, on relève différents niveaux d’utilisation et de familiarité avec le SIGG. La fonction exercée joue un rôle important (pivot vs infirmier vs ergo vs MD). mais certaines conditions du milieu exercent également une influence (1ère ligne versus 2è ligne) tant au niveau des conditions d’utilisation que de l’utilité attendue ou tirée de l’utilisation. L’intégration du SIGG dans les procédures de cueillette d’information entre en compétition avec d’autres systèmes et l’accès au Dossier papier (avantages concurrentiels). Compléter certains formulaires ou sections de formulaire (ex. SMAF) ne semble pas toujours pertinent aux yeux des intervenants… sauf pour des raisons de collaboration dans le continuum de services. Les besoins de l’information contenue dans le SIGG…selon le moment du processus d’intervention (ex. évaluation pour diagnostique = info la plus récente nécessaire). Bénéfices cependant de l’information complémentaire disponible. Conditions variables: FACILITANTES et BÉNÉFICES DIRECTS - CONTRAINTES/IRRITANTS - contraintes d’accès à un appareil immédiatement. Ce n’est pas tant la disponibilité d’un nombre d’appareils que le moment où l’on est disponible pour l’utiliser. & délai de réponse pour entrer dans ses dossiers (sécurités importantes) - vitesse du réseau: certains postes ou point de services moins bien pourvus (Lyster). On pourra rappeler les difficultés associées aux serveurs et au fait que le système est down. - Soutien: Pour un outil en développement …version après version = besoin de formation et difficultés liées au transfert des apprentissages. Importance d’un soutien en milieu de travail pour «débugger la personne» (pas toujours l’ordinateur). Réponses aux situations d’urgences personnelles ou impuissance Potentiel du système: - intégration d’autres systèmes - Environnement de collaboration Colloque PRISMA novembre 2003

Inventaire des postes de travail informatique -SIGG (début 2002)
Qualités du système: Environnement Inventaire des postes de travail informatique -SIGG (début 2002) Quelques 110 appareils répartis dans les différents établissements 71 de bureau - 39 portables Principalement Pentium II- et III sous Windows NT Version 3 du SIGG Portrait du déploiement du SIGG: Établissement et architecture réseau répartition dans les différents établissements et redondance RTS pour la réplication des informations (aux 15 minutes environ) où la base de données est constamment mise à jour. Tableau des appareils 110 appareils, (71 = 65% de bureau; 39 = 35% portables) répartis dans les différents établissements pour répondre aux besoins d’un peu plus de 200 intervenants (210 pour le questionnaire postal, mais plus dans la base de données). Les appareils ne sont pas tous récents, mais suivent l’évolution du marché (processeur, cadence/vitesse des CPU-chips, mémoire vive et volume des disques durs). Système d’opération Window NT • Répondent aux exigences de fonctionnement sous Lotus Notes Les serveurs nécessitent des cartes réseau et des disques durs aux standards élevés, car l’architecture multi-base actuelle leur demande beaucoup. Colloque PRISMA novembre 2003

Postes de travail informatique (1/3)
Qualités du système: Environnement Postes de travail informatique (1/3) Aspects matériels des postes de travail Disponibilité & Accessibilité Matériel n’est pas haut de gamme, mais satisfaisant. Disponible, mais demande parfois des adaptations Se coordonner pour la disponibilité Se déplacer Sessions de travail morcelées. Log IN et log Out  Temps-réponse et problème des serveurs et problèmes de la fiabilité du fonctionnement des ordinateurs (ruptures du service, crash de certains appareils) Temps-réponse variable en raison des performances du serveur ou de la communication au serveur (réseau ) Temps-réponse variable (ralentissements) en fonction de l’achalandage aux heures de pointe CRASH du système - non-disponibilité et ruptures Mais au-delà de cela: DCI est un outil essentiel et l’informatisation approte certains bénéfices qui sont parfois mis en veilleuse ou occultés par les difficultés ou les attentes qui apparaissent avec son utilisation.  Problèmes occasionnels de disponibilité ou d’achalandage de certains postes de travail partagés par plusieurs intervenants à certains moments des quarts de travail. => se coordonner ou se déplacer vers d’autres postes  Contraintes de temps liées aux délais dans le «log-in » et le «log-out» automatique pour inactivité ou pour accéder à ses dossiers. L’intervenant ne disposant que de quelques minutes en attendant un client ou supervisant de loin ne peut accéder rapidement au SIGG. S’il quitte quelques minutes, lordinateur le met hors service et il doit ré-initialiser une session de travail. Mention de problèmes ergonomiques liés aux aménagements des postes de travail informatique : niveaux des chaises, bureaux, disposition de l’éclairage provoquant des reflets et entraînant des problèmes de fatigue visuelle et posturale; Différentes dimensions ergonomiques sont généralement discutables: - espace/plan de travail limité (pour disposer documents papier et autres) - position (chaise & bureau & clavier & moniteur) - éclairage pas toujours adapté (reflets et fatigue visuelle) - fils qui traînent • Demande une conscientisation face aux dimensions ergonomiques & mobilier Bruits et concentration Certains postes sont aux postes/comptoirs des unités = va-et-vient + bruit + confidentialité des données affichées à l’écran Postes partagés: = attentes ou déplacements vers d’autres postes informatiques, s’ils sont disponibles Interruptions: - différentes sources d’interruption liées à la nature de travail (Partage de bureau, urgences, temps limité/morcelé consacré à la prise de notes maintenant informatisées, …) Les sessions de travail sont morcelées pour certains professionnels. Cela limite les avantages pratiques de l’ordinateur partagé par plusieurs intervenants d’un même service en raison des délais d’activations / désactivations sécurisées par mot de passe. • Dépendance face à l’informatique versus duplication versus mode papier: On note également que les utilisateurs sont maintenant astreints à faire leur propre repêchage de leurs dossiers i.e. sans le support du personnel de soutien. Ils doivent se familiariser avec l’ensemble de ces procédures et codes, faire eux-même la saisie des informations, etc. etc. Mentionnons également les pannes dûes à l’OS, au matériel, pannes électriques. • Aux protocoles et mesures de sécurité souvent déficientes, méconnues, non-respectées pour assurer la sauvegarde régulière des données sur les différents ordinateurs personnels (carnets d’adresses, banques de références, modifications récentes de documents, …). Colloque PRISMA novembre 2003

Qualités du système: Environnement Postes de travail informatique (2/3) Aspects ergonomiques des postes Conditions convenables Ergonomie à améliorer pour l’aménagement des postes: Plan de travail restreint Beaucoup de fils Mobilier peu ajustable Postes partagés et Unités = plus d’éléments dérangeants Différentes dimensions ergonomiques sont généralement discutables: - espace/plan de travail limité (pour disposer documents papier et autres) - position (chaise & bureau & clavier & moniteur) - éclairage pas toujours adapté (reflets et fatigue visuelle) - fils qui traînent • Demande une conscientisation face aux dimensions ergonomiques & mobilier Bruits et concentration Certains postes sont aux postes/comptoirs des unités = va-et-vient + bruit + confidentialité des données affichées à l’écran Postes partagés: = attentes ou déplacements vers d’autres postes informatiques, s’ils sont disponibles Interruptions: - différentes sources d’interruption liées à la nature de travail (Partage de bureau, urgences, temps limité/morcelé consacré à la prise de notes maintenant informatisées, …) Les sessions de travail sont morcelées pour certains professionnels. Cela limite les avantages pratiques de l’ordinateur partagé par plusieurs intervenants d’un même service en raison des délais d’activations / désactivations sécurisées par mot de passe. • Dépendance face à l’informatique versus duplication versus mode papier: On note également que les utilisateurs sont maintenant astreints à faire leur propre repêchage de leurs dossiers i.e. sans le support du personnel de soutien. Ils doivent se familiariser avec l’ensemble de ces procédures et codes, faire eux-même la saisie des informations, etc. etc. Mentionnons également les pannes dûes à l’OS, au matériel, pannes électriques. • Aux protocoles et mesures de sécurité souvent déficientes, méconnues, non-respectées pour assurer la sauvegarde régulière des données sur les différents ordinateurs personnels (carnets d’adresses, banques de références, modifications récentes de documents, …). Colloque PRISMA novembre 2003

Qualités du système: Environnement Postes de travail informatique (3/3) Utiliser le clavier / dactylo Se familiariser avec l’informatique (Windows…), avec • procédures de sécurité,• fonctionnalités du SIGG,, • papier versus informatique (Dédoublement / Parallèle) Mobilité: Saisie et lecture se font au poste de travail informatique Délais pour démarrage / activer / désactiver son accès aux dossiers et temps-réponses variables Ratés du système informatique Les critiques expriment des améliorations attendues ou espérées. Contraintes liées à l’utilisation du médium qu’est l’ordinateur: Clavier/souris & Moniteur Interfaces Performance du SIGG Ensemble d’apprentissages nécessaires pour acquérir une compétence minimale dans le fonctionnement avec les postes informatiques On possède maintenant une plus grande familiarité dans l’utilisation d’un ordinateur comme peut en témoigner les résultats au profil d’utilisateur du Questionnaire postal. • Aux protocoles et mesures de sécurité souvent déficientes, méconnues, non-respectées pour assurer la sauvegarde régulière des données sur les différents ordinateurs personnels (carnets d’adresses, banques de références, modifications récentes de documents, …). • Dépendance face à l’informatique versus duplication versus mode papier: On note également que les utilisateurs sont maintenant astreints à faire leur propre repêchage de leurs dossiers i.e. sans le support du personnel de soutien. Ils doivent se familiariser avec l’ensemble de ces procédures et codes, faire eux-même la saisie des informations, etc. etc. Mentionnons également les pannes dûes à l’OS, au matériel, pannes électriques. De plus en plus de compétences et familiarité avec l’ordinateur hors du travail … on devient de plus en plus sophistiqués, voire exigeants. Colloque PRISMA novembre 2003

Se familiariser avec les interfaces du SIGG
Qualités du système: Environnement Se familiariser avec les interfaces du SIGG Convivialité des interfaces du SIGG On se familiarise de plus en plus avec l’utilisation d’un ordinateur. Se familiariser à l’informatique Aux protocoles de sécurité (mots de passe) Naviguer entre logiciels et formulaires Assimiler les différents formulaires Assimiler les fonctionnalités Notons que plus en plus d’intervenants sont de plus en plus familiers avec les interfaces informatiques. Un minimum de formation est cependant nécessaire pour assimiler le fonctionnement du SIGG. Mentionnons également que des critiques formulées à l’endroit du SIGG touchent en réalité certains outils dont l’outil multiclientèle : Certains reprochent la lourdeur des formulaires, leur longueur, leur manque de spécificité à leur pratique, qu’ils préféraient leurs propres outils d’avant, qu’ils n’ont pas été consultés pour ces instruments (rappeler en discussion…que ce sont des instruments développés à Montréal et Sherbrooke qui sont maintenant recommandés par le MSSS pour utilisation dans toute la province-standardisation oblige). Vidéo des formulaires Par interface, l’on considère la convivialité des éléments d’interaction avec l’ordinateur. Outre l’utilisation du clavier et de la souris, il faut également faire la lecture des informations affichées à l’écran. Ces éléments participent au médium qu’est l’ordinateur et sont souvent opposés à l’utilisation du papier-crayon. On note que les personnes sont de plus en plus familières avec l’utilisation d’un ordinateur et on apprécie travailler avec l’ordinateur. De plus en plus d’utilisateur en dehors du travail: Tableau a). A) Heures d’utilisation d’un ordinateur (au travail et hors travail) À la question « Possédez-vous un ordinateur personnel à la maison ? », on note que 66,25% (53 de 80 répondants) possède actuellement un ordinateur personnel et que 83% (44/53) peuvent se brancher sur le web (par modem, modem-cable ou autre). Un peu plus du quart se considèrent comme des utilisateurs réguliers et que les trois-quarts ne font qu’un usage intermittent de l’ordinateur hors du travail. On peut également rappeler que quelques intervenants nous ont confié qu’ils ont investi dans l’achat d’un ordinateur pour mieux se familiariser avec son utilisation. Certaines fonctions propres à l’ordinateur dans ses interfaces modernes facilitent le travail: - boutons, raccourcis, fonctions copier-coller, reproduction - intégration de différents outils: courriel, agenda, listing des dossiers personnels sous LotusNotes, avec certains liens facilitant le passage d’une application à l’autre. - certaines fonctions automatisées: date, signature, cases obligatoires non-vides, etc. ajoutent à la sécurité de certaines procédures Formulaires calqués sur le format papier et boutons-icônes de navigation simples et explicites (avec texte en pop-up) facilitent l’apprentissage, diminuent les exigences de formation, Généralement, On apprécie travailler avec l’ordinateur, … lorsqu’il ne présente pas de problème matériel, de réseau, ou de familiarisation avec différentes fonction ou que les étapes ne sont pas trop nombreuses pour réaliser certains fonctions. => Nécessite soutien après la formation = une attention particulière aux profils des utilisateurs. On apprécie travailler à l’ordinateur On trouve bien commode certains boutons: la reproduction, le copie-coller, … en autant qu’il y ait pas trop d’étapes! Colloque PRISMA novembre 2003

Formation et soutien Qualités du système: Environnement
La formation est évaluée positivement, mais avec certaines réserves Transfert des apprentissages doit être soutenu par des formules d’appoint adaptées aux besoins. Des membres du personnel (de soutien, collègues) développent une expertise et procurent du soutien. Le soutien technique est attendu, mais résout généralement les problèmes. Attention à la convivialité pour les développeurs: Éviter les changements de fonctionnalités assimilées Éviter les multiples étapes pour certaines opérations Consulter les utilisateurs La formation intensive est appropriée à certains moments pour s’initier, mais on demande des formules d’appoint pour assurer le transfert des apprentissages sur le terrain. Soutien technique résout les problèmes. Focus-group: formule des suggestions - éviter les changements dans les fonctionnalités assimilées - éviter les multiples étapes dans les opérations - consulter les utilisateurs Commenter les réserves par rapport à la formation. Bien que 80% des répondants au questionnaire postal soient «d’accord» que la formation reçue permet de fonctionner adéquatement, les commentaires recueillis des focus group apportent des nuances. Tout d’abord des gestionnaires ont rappelé «Dans notre réseau, on a développé ça comme expertise, on achète toujours à rabais… On fait une formation de 2 heures alors que ça devrait être de 7 heures.» «On a pas été dans le luxe…c’est pas (la formation) de la basse gamme, c’est pas du luxe non plus». De plus, plusieurs intervenants rencontrés ont exprimés des réserves quant à la rapidité et l’intensité élevée des sessions de formation alors que plusieurs avaient à faire l’apprentissage même de l’informatique en soi et en plus, l’apprentissage du SIGG, de son fonctionnement et des nombreux formulaires: «moi, ce que je trouve c’est qu’on a eu de la formation, bourrage de crâne, puis là il y a un petit laps de temps avant qu’on ait pu tout mettre en pratique…c’est comme s’il fallait qu’il y ait une mise à jour après qu’on l’ait utilisé, là on pourrait comme en avoir une autre, là on retiendrait plus de chose». (soins infirmiers). Colloque PRISMA novembre 2003

Évaluation du système informatique (1/2)
Qualités du système: Système Informatique Évaluation du système informatique (1/2) mais le système en soi est plus sécuritaire que le mode papier. Qualités du système Rapide (comparativement aux archives…) Sécure / Traçabilité / contrôle des erreurs Convivialité de certaines fonctions très appréciées = Interfaces informatisés + Connectivité Le courriel Le copie-coller Les raccourcis et Le bouton de reproduction L’analyse qualitative recoupe en plusieurs points la grille de lecture selon le modèle Extended Seddon Model. Rapidité: l’ensemble du système permet de fonctionner rapidement, comparativement aux autres moyens: archives - fax… Convivialité:  Fonctions appréciées: Différentes boutons assurent des opérations relativement complexes avec la simplicité d'un clic offrant une convivialité  Courriel: La connectivité du courriel est une composante très appréciée du logiciel sous Lotus Notes. La simplicité, la rapidité, l'assurance que le message sera rendu, que la personne peut en prendre connaissance à sa convenance.  Bouton courriel Raccourcis de certaines fonctions dont le courriel sont des fonctions qui étaient grandement appréciées dans la version 2 du SIGG. Cela apporte des éléments à la convivialité du système.  Copier-coller Le copier-coller est une fonction couramment utilisée et appréciée des utilisateurs. Cela permet d'économiser du temps.  Bouton reproduction Le bouton reproduction permet de reproduire un ensemble d'éléments d'un formulaire que l'utilisateur pourra modifier par la suite pour mettre à jour certaines informations. ENTREVUES Colloque PRISMA novembre 2003

Évaluation du système informatique (2/2)
Qualités du système: Système Informatique Évaluation du système informatique (2/2) Qualités du système Avantages concurrentiels Informatique vs Papier Environnement de travail intégré (Lotus Notes = Courriel adresses + calendrier + dossiers + demandes) Environnement de collaboration (dossiers & communication = notes évolutives ) Les qualités sont relatives aux attentes et à l’investissement nécessaire pour obtenir le résultat correspondant aux attentes. ENTREVUES À revoir avec toi car difficile de distinguer une interprétation du chercheur vs données de l’étude. Développer aspect concurrentiel marqué surtout à l’hôpital dont l’UCDG en fonction du papier (dossier médical), de la présence de la personne et de ses proches, de la présence aux réunions multi du gestionnaire de cas (l’utilisation du sigg est quelque peu diminuée par le succès du réseau intégré…), et en fonction de la pertinence clinique des besoins d’information (il y a beaucoup d’info dans le DCI mais elle est moins pertinente dans un contexte de soins aigus hospitaliers). Commenter aussi sur la standardisation des outils en mentionnant que plusieurs intervenants aimeraient voir ajouter des outils plus spécifiques à leur champ de pratique. L’analyse qualitative recoupe en plusieurs points la grille de lecture selon le modèle Extended Seddon Model. Rapidité: l’ensemble du système permet de fonctionner rapidement, comparativement aux autres moyens: archives - fax… Convivialité:  Fonctions appréciées: Différentes boutons assurent des opérations relativement complexes avec la simplicité d'un clic offrant une convivialité  Courriel: La connectivité du courriel est une composante très appréciée du logiciel sous Lotus Notes. La simplicité, la rapidité, l'assurance que le message sera rendu, que la personne peut en prendre connaissance à sa convenance.  Bouton courriel Raccourcis de certaines fonctions dont le courriel sont des fonctions qui étaient grandement appréciées dans la version 2 du SIGG. Cela apporte des éléments à la convivialité du système.  Copier-coller Le copier-coller est une fonction couramment utilisée et appréciée des utilisateurs. Cela permet d'économiser du temps.  Bouton reproduction Le bouton reproduction permet de reproduire un ensemble d'éléments d'un formulaire que l'utilisateur pourra modifier par la suite pour mettre à jour certaines informations. POSTAL Colloque PRISMA novembre 2003

Évaluation du système d’information (1/2)
Qualités de l’information Évaluation du système d’information (1/2) Qualité de l’information Le SIGG apporte une information précieuse, mais qu’il faut mettre en perspective. Encore une fois, les préposés et gestionnaires de cas intervenants psychosociaux voient plus d’effets pour la qualité de l’information (4,1 et 4,2) que les professionnels de la santé (3,8). C’est aussi le cas pour les intervenants de 1ière ligne (4,0) vs ceux de deuxième ligne (3,6). Commenter en mentionnant sur l’élément du postal «difficile à s’y retrouver», qu’effectivement certains cliniciens reprochent les longues listes de médicaments cessés et de notes évolutives. POSTAL Colloque PRISMA novembre 2003

Évaluation du système d’information (2/2)
Qualités de l’information Évaluation du système d’information (2/2) Qualité de l’information En regard des qualités attendues de l’information: (i.e. qu’elle soit: complète - accessible - structurée pour sa lisibilité - fiable - précise/exacte, pour n’en mentionner que quelques unes.) Les commentaires des intervenants relèvent: - grande accessibilité et disponibilité de l’information - une plus grande lisibilité (écritures) = précision + exactitude - un partage - accès aux informations au dossier par l’ensemble des partenaires favorise ainsi le partage et liens inter-services et interétablissement tout en mettant en évidence le regard différent porté les informations «nécessaires» ou «pertinentes» - par les différents intervenants - sur les différents formulaires; ex. SMAF où certaines sections ne sont complétées de manière systématique en milieu institutionnel (hôpital et CHSLD), ex. les profils médicamenteux où il est parfois difficile d’assurer qu’ils sont mis-à-jour. Plusieurs de ces éléments sont à associer à la réflexion pertinence et utilité pour l’hôpital (commentaire de Jacques Gélinas lors de la présentation : au CLSC le SIGG est le seul dossier utilisé alors qu’à l’hôpital ils fonctionnent avec 2, celui de l’hôpital et le SIGG. Cela fait naître (quelques tensions) d’autres besoins pour une information synthèse-sommaire du dossier médical. - SIGG donne accès à des informations complémentaires utiles pour l’intervention - Plus d’information… identification aisée des intervenants impliqués … Il faut relativiser les Aspects positifs par certaines nuances et améliorations possibles et attendues: => Besoins d’une information très récente pour évaluation/diagnostic, profil médicamenteux renouvelé => Besoins de synthèses ou de sommaires (pour le dossier médical + interventions récentes synthèse des notes évolutives) => effort constant et collectif pour maintenir l’information à jour. (note: les procédures ne sont pas uniformes dans tout le continuum de service; ex. UCDG ENTREVUES Colloque PRISMA novembre 2003

Utilisation des formulaires Utilisation du SIGG et interdisciplinarité
CLIENTÈLE AU SIGG Utilisation des formulaires Utilisation du SIGG et interdisciplinarité

LA CLIENTÈLE AU SIGG

Nombre de personnes ayant un dossier -SIGG actif 1 selon l'âge et l'année
1 actif = au moins une écriture au dossier et pour l’aide, au moins une écriture ou lecture au dossier ** pour 8 mois 10 jrs

Nombre de personnes ayant un dossier -SIGG actif 1 en gestion de cas selon l'âge et l'année
1 actif = au moins une écriture au dossier et pour l’aide, au moins une écriture ou lecture au dossier ** pour 8 mois 10 jrs

Proportion de la population ayant un dossier SIGG actif1 selon l'âge en 2001-2002
Totale moins les personnes hébergées en milieu institutionnel 1 actif = au moins une écriture au dossier et pour l’aide, au moins une écriture ou lecture au dossier Colloque PRISMA novembre 2003

Proportion de la population ayant un dossier SIGG actif1 en gestion de cas selon l'âge en 2001-2002
Totale moins les personnes hébergées en milieu institutionnel Nombre de personnes ayant un dossier SIGG actif par année et population des Bois-Francs par groupe d'âge pour les personnes de 65 ans et plus Groupes d'âge Pop Bois-Francs % population 1998 65-74 ans ,7 75-84 ans ,5 85 ans et plus ,4 65 et ,8 1 actif = au moins une écriture au dossier et pour l’aide, au moins une écriture ou lecture au dossier Colloque PRISMA novembre 2003

Nombre de personnes de 65 ans et + ayant un dossier SIGG actif aux serv. 1ière ligne par année
1 actif = au moins une écriture au dossier et pour l’aide, au moins une écriture ou lecture au dossier ** pour 8 mois 10 jours

Nombre de personnes de 65 ans et + ayant un dossier SIGG actif 1 aux serv. 2ième ligne par année
1 actif = au moins une écriture au dossier et pour l’aide, au moins une écriture ou lecture au dossier ** pour 8 mois 10 jours

UTILISATION DES FORMULAIRES DU SIGG
Identification Demande de service Décision Cessation de services Évaluation multiclientèle SMAF et ISO-SMAF Profil médicamenteux Liste des médicaments Profil évolutif Notes évolutives Plan d’intervention (PI) Plan de services individualisé (PSI)

Nombre de demande pour les 65 ans et + par année
** pour 8 mois 10 jours Colloque PRISMA novembre 2003

Proportion des dossiers actifs en gestion de cas ayant au moins un SMAF complet ou incomplet par année pour les 65 ans et + ** pour 8 mois 10 jours

Score médian des SMAF incapacité complet et par dimension pour les dossiers actifs en gestion de cas (65 ans et plus) ** pour 8 mois 10 jours

Nombre de PSI et de personnes en ayant au moins 1 et % des dossiers actifs en gestion de cas avec au moins 1 PSI, par année pour les 65 ans et + ** pour 8 mois 10 jours Colloque PRISMA novembre 2003

Nombre de note évolutive, de dossier avec une NE et % des dossiers actifs en gestion de cas avec une note évolutive, par année pour les 65 ans et + ** pour 8 mois 10 jours Colloque PRISMA novembre 2003

UTILISATION DE L’INFORMATION DU SIGG
INTER-SERVICES INTERDISCIPLINARITÉ

Lectures 1ère et 2è ligne interdisciplinaire PIVOT
Proportion de lectures 1ière ligne interdisciplinaires en dedans de 30 jours d’écritures NE pivot Proportion de lectures 2ième ligne interdisciplinaires en dedans de 30 jours d’écritures NE pivot Au 25 janvier 2002

Écritures SMAF au PIVOT
Proportion de lectures 1ière ligne interdisciplinaires en dedans de 6 mois d’écritures SMAF au pivot Proportion de lectures 2ième ligne interdisciplinaires en dedans 6 mois d’écritures SMAF au pivot Au 25 janvier 2002

Lectures 1è-2è lignes PSI au PIVOT
Proportion de lectures 1ière ligne interdisciplinaires en dedans de 6 mois d’écritures PSI au pivot Proportion de lectures 2ième ligne interdisciplinaires en dedans de de 6 mois d’écritures 6 mois d’écritures PSI au pivot Au 25 janvier 2002

ENTREVUES Utilité perçue Utilité perçue (avantages)
De nombreux aspects sont reliés à l’utilité perçue. On peut reprendre certains aspects qui passent pour acquis en lien avec: Qualités de l’information: - une information plus complète, structurée, disponible, mise-à-jour dans des délais assurant un suivi plus serré - Informations circulent rapidement, avec garantie d’attendre la personne concernée (suivi) Inscrit donc un ensemble d’avantages qui s’appliquent a) au travail des intervenants (- Gains de temps et diminution de taches fastidieuses comme aller au dossier papier/archives, demander/recueillir des info pour les formulaires, …) b) aux échanges avec la clientèle (moins de répétition, sécurise par suivi, simplifie la référence/coordination et identification de ces besoins = moins lourd pour la clientèle). Cet élément est également mentionné/perçu par la clientèle elle-même. c) aux échanges avec les autres intervenants impliqués au dossier, par les notes évolutives, le courriel, l’accès aux différents du SIGG … Continuité et suivi plus serré des diverses interventions d) à un soutien à la gestion - voir charge de travail, intervenants concernés au dossier, interventions réalisées - facilite supervision (ens. Du caseload, interventions et formulaires, PI-PSI). Utilité relative ou différenciée: selon les moments du processus d’intervention (particulièrement lorsque la situation demande une ré-évaluation ou mise à jour de l’information; ex. hospitalisation; mais les informations complémentaires peuvent être utiles et des économies de tâches/temps réalisées ainsi. selon les différents formulaires opportuns dans le travail du professionnel (avantages relatifs) A eu pour certains le désavantage d’ajouter du travail clérical : trouver ses numéros de dossiers, appeler ses dossiers à l’écran au lieu que l’archiviste les mette sur le coin du bureau. (un médecin de première ligne). Commenter les pertes de relations interpersonnelles en retrouvant le verbatim à l’appui Verbatim : Ça va bien aussi de ce côté-là sauf que je trouve qu’on se parle moins. On travaille en équipe, on parlait des demandes de service, maintenant quand on va faire une demande à la physiothérapeute, à l’ergothérapeute, à la diététiste ou qui que ce soit, j’envoie la demande par écrit ENTREVUES Colloque PRISMA novembre 2003

Vue d’ensemble des effets selon le questionnaire postal (N = 85)
Les scores les plus élevés sont pour la standardisation des outils (4,2), la coordination (3,9), la perspective globale des soins (3,9) et la qualité de l’information (3,9). Les scores les plus faibles sont pour la productivité et l’efficience (3,1) et la cohérence (3,5). Une description de chacun des blocs d’énoncé permet de mieux comprendre l’apport du SIGG dans la production des effets explorés. 42. Standardisation des outils 3.9 Coordination - Perspective globale de soins - Qualité de l’info 3.7 Interdisciplinarité - Continuité - Qualité de la relation - Qualité des décisions cliniques 3.7 Global 3.5 Cohérence 3.1 Productivité et efficience POSTAL Colloque PRISMA novembre 2003

Effets standardisation des outils (4.2)
ENTREVUES La standardisation des outils - met en évidence la diversité des besoins et l’adaptation constante que les cliniciens demandent actuellement. => consultation cliniciens vs informaticiens/développeurs Les besoins évoluent, se précisent, demandent des adaptations aux instruments disponibles, de tenir compte des besoins divergents en information ex. Profil médicamenteux Sommaire ou résumé du dossier médical (serait à produire, avec une procédure administrative pour accélérer la transmission et saisie dans le SIGG) Définition: 1. Standardisation des outils Le développement des outils informatisés inclus dans le SIGG suppose l’adoption d’un nombre limité de paramètres définissant les informations comprises dans le DCI. Cela procède d’une standardisation des outils retenus et des informations ainsi nécessaires, utilisées et partagées par les différents intervenants. POSTAL Colloque PRISMA novembre 2003

Effets Coordination (3.9)
ils savent où ils vont … ils ont tout l’info: … tout est là… ENTREVUES L’analyse reprend ici les différents éléments sur les effets escomptés selon notre seconde grille de lecture axée sur diverses dimensions de la prestation des services. Coordination: - signalé à la fois par les intervenants et par les personnes aînées - L’informatisation facilite les communications entre les intervenants et leur permet de mieux coordonner leurs actions auprès des personnes âgées en étant mieux informées. Continuité des soins: - signaler par les personnes âgées dans la relation de confiance et l’appréciation de l’intervenant et satisfaction générale. Ils mentionnent l’information partagée/échangée entre les divers intervenants: «ils savent où ils vont … ils ont tout l’info: tout est là… et l’attribuent à cet accès par l’ordinateur. Cela a un effet non négligeable de sécuriser l’aîné, de donner une impression de professionnalisme et d’efficacité dans l’utilisation d’instruments modernes. Cela leur permet également d’identifier et de mieux répondre aux besoins de la personne âgée. Définition: 1. Coordination La coordination réfère aux diverses activités permettant de coordonner les divers services et interventions avec le support du SIGG. Cela peut également référer à des aspects permettant une meilleure communication (au niveau des processus administratifs), d’une meilleure répartition des tâches et effectifs, d’un meilleure contrôle des activités, d’une meilleure planification de ces activités ou d’en assurer un meilleur fonctionnement. Cela rappelle également le partage d’objectifs super- ordonnées selon un consensus entre les différents partenaires et intervenants pour en arriver à fournir le bon service, au bon moment, par la bonne personne. POSTAL Colloque PRISMA novembre 2003

Effets Perspective globale de soins (3.9)
ENTREVUES Définition: 1. Perspective globale des soins – L’accent est mis sur une approche globale des soins à partir d’une identification et une compréhension globale de la situation de la personne en difficulté et des sources diverses de ces difficultés. Cet aspect s’inscrit également dans la complémentarité des perspectives des différentes disciplines et des échanges qui peuvent ajouter à cette compréhension globale de la situation. POSTAL Colloque PRISMA novembre 2003

Effets Qualité de l’information (3.9)
ENTREVUES La qualité de l’information disponible 1. Qualité de l’information Le SIGG, comme système d’information, se doit de présenter certains avantages dans le traitement de l’information recueillie aux dossiers de la clientèle. L’information ou son traitement devrait alors offrir certaines caractéristiques fonctionnelles: - complète - accessible - structurée pour en assurer la lisibilité, la pertinence, etc. Le SIGG offre également certaines caractéristiques fonctionnelles qui on un certain rapport avec les qualités du système: rapidité, disponibilité/accessibilité contrôlée, contrôle des erreurs (fiabilité, précision, exactitude). Ces aspects sont retenus plus spécialement en regard de l’information traitée ou produite plutôt qu’en regard du support offert par le système d’information. POSTAL Colloque PRISMA novembre 2003

Effets Interdisciplinarité (3.7)
Le bon service - À la bonne personne - par la bonne personne Au bon moment au bon endroit. On voyait bien que l’intervenant savait que l’infirmière était passée… Effets Interdisciplinarité (3.7) Quand j’ai des difficultés, je peux demander à mes collègues. ENTREVUES Interdisciplinarité Divers éléments définissent l’interdisciplinarité: - partage de savoirs et de compétences «on ne voudrait plus s’en passer» effet rassembleur + communication efficace Objectifs communs: L’objectif super-ordonné de la coordination: Le bon service - à la bonne personne - par la bonne personne - au bon moment et au bon endroit, est un leatmotiv, un élément de ralliement. L’évolution des outils informatisés est un lieu d’échange et de sensibilisation aux éléments qui définissent le travail clinique de chacun. - Intervention concertées Les personnes âgées signalent que l’intervenant est au courrant des actions de ses collègues. Les échanges intensifs de notes de services peuvent être considérés comme des indices de cette concertation. - Communications efficace : grâce au courriel et notes évolutives (cela donne une certaine liberté quant au moment et certitude que le message est rendu). Sentiment d’une certaine maîtrise du processus de communication et accès à l’information qui donne prise sur son travail et l’intervention. - Décisions et implication partagées : visibilité et traçabilité des interventjons des autres - Évaluation selon la performance de l’équipe, etc. Note: la complétion de certains formulaires (ex. SMAF) est litigieuse, mais la tension qui peut en résulter met ainsi en évidence les dépendances réciproques dans le fonctionnement en équipe et le partage de L’information qui devient l’outil de travail des autres intervenants. Les besoins en information peuvent différer selon le moment dans le processus d’intervention. Ex. lors de l’élaboration d’un diagnostique, l’information doit être très récente, puis que la situation évolue et que l’intervention doit être rapide, et plus souvent de nature médicale. «À l’hôpital, il y a une culture du: Ça commence à l’hôpital et ça finit à l’hôpital.» Dans le cas de traitements, les suivis (ex. ergo-physio) profitent de cette continuité de l’information pour les ré-évaluations. Dans le cas d’organisation de services, La nature des interventions envisagées au cours du processus d’intervention engendre des besoins différents d’information et des bénéfices différents face à l’information alors disponible par le SIGG. Les propos des membres de focus-group ont évoqués certains de ces thèmes en rapport au SIGG: On pourrait plus s’en passer… t’as ça au bout des doigts. Il peut le prendre quand ça dérange pas… POSTAL On sait qu’à l’hôpital, ils l’utilisent pas autant… Des fois, ça serait utile. On saurait mieux ce qu’il y a de changer… Colloque PRISMA novembre 2003

Effets Productivité Efficience (3.1)
Ne plus se rendre aux archives Accès à l’ensemble des dossiers et leur acheminement rapide et assuré; Fonctions informatiques appréciées: courriel, boutons de raccourcis, copie-coller/reproduction, moins de duplications (saisie des informations du client, reproduction de formulaires,… Meilleur contrôle des opérations (ex. Notes évolutives portées au dossier accessibles aux autres intervenants) ENTREVUES Les résultats au questionnaire postal ne témoignent pas de gains appréciables au niveau de l’efficience et de la productivité à l’exception d’une diminution des appels répétés entre intervenants (communication efficace, rapide, certifiée quant à l’acheminement). Productivité et efficience Plusieurs avantages expriment une opinion cependant plus nuancée, tant par les intervenants que par les personnes âgées interviewées. Meilleur contrôle des opérations = gestion des taches, supervision facilitée Il demeure cependant une certaine duplication papier-doc informatisé (oblitation légale et avantages concurrentiels papier vs informatique pour la mobilité et accès direct). POSTAL Colloque PRISMA novembre 2003

ENTREVUES POSTAL Continuité (3.7) Effets 1. Continuité des soins –
Selon Starfield, la longitudinalité temporelle réfère à la durée d'une relation relativement suivie intervenant / client. Cette dimension réfère ainsi à la continuité sous deux aspects: durée de la relation et - confiance. Cela peut également signifier un recourt préférentiel à un intervenant du réseau par la personne en difficulté en raison de la relation de confiance établie entre le client et l’intervenant. POSTAL Colloque PRISMA novembre 2003

Effet Qualité des décisions cliniques (3.7)
Effets Effet Qualité des décisions cliniques (3.7) Les participants aux entrevues soulignent que le SIGG apporte des informations pertinentes 2 / 3 des répondants au questionnaire postal voient un apport du SIGG pour la qualité des décisions cliniques et une plus grande rapidité d’adaptation des PI et PSI ENTREVUES La qualité des décisions cliniques: - On mentionne la qualité de l’information présente, mais également quelques éléments critiques sur le besoin d’une information très récente pour les évaluations diagnostiques. POSTAL Colloque PRISMA novembre 2003

Hypothèse 1 1. Les personnes aînées et leurs aidants perçoivent que l’utilisation du DCI ne modifie pas négativement leur relation avec l’intervenant ou encore qu’elle offre des avantages. Pas dérangeant Confiantes / Sécurisées face à la confidentialité Pas d’impact négatif dans la relation avec l’intervenant Voient des avantages à l’utilisation du DCI pour l’intervenant et quelques uns pour eux-mêmes Impression générale d’efficacité, communication entre intervenants, cohérence Valorisées par l’utilisation d’instruments modernes Les personnes aînées et leurs aidants perçoivent que l’utilisation du DCI ne modifie pas négativement leur relation avec l’intervenant ou encore qu’elle offre des avantages. Les analyses qualitatives des entrevues de 30 personnes âgées vont clairement en ce sens: - pas dérangeant impression d’efficacité, d’être valorisé par l’utilisation d’instruments moderne La relation à l’intervenant demeure basée sur la confiance et les personnes âgées y voient même des indices d’une communication / coordination entre les intervenants. Impression rassurant d’un suivi d’équipe et d’une cohérence dans les interventions. Les craintes et préoccupations qui s’expriment parfois face à la sécurité/partage des renseignements personnels contenus au dossier. Cela ne met pas en doute la qualité de la relation à l’intervenant. Cela exprime plutôt une certaine méconnaissance ou un oubli des mesures de sécurité appliquées et de ses droits. (besoin d’un rappel concret: un petit dépliant explicatif qui demeurerait en sa possession pour ses droits et mesures de sécurité utilisées). À l’occasion, quelques individus peuvent douter, craindre une certaine malveillance chez des personnes mal intentionnées de leur entourage ou un manque de professionnalisme chez des «curieux, y’en a partout». Les aînées concernées sont capables de voir des avantages, mais principalement du coté des intervenants: - plus facile pour eux + gains / moins de perte de temps, plus rapide, accès à tout le dossier rapidement… au bout des doigts: tout est là. Colloque PRISMA novembre 2003

Hypothèse 2 2. Les caractéristiques des clientèles visées (personnes aînées et leurs aidants; y compris niveau d’autonomie, exposition antérieure) mettent en évidence que le DCI est davantage utilisé pour des problématiques complexes requérants plusieurs intervenants et plusieurs services. Le nombre lectures et écritures augmentent en rapport avec la perte d’autonomie du client (au SMAF) Le nombre de lectures et écritures augmente en rapport avec le nombre de formulaires d’évaluation complétés (Évaluation multi-clientèle) 2. Les caractéristiques des personnes aînées et de leurs aidants (niveau d’autonomie, exposition antérieure) mettent en évidence que le DCI est davantage utilisé pour des problématiques complexes requérant plusieurs intervenants et plusieurs services. Portrait d’ensemble des caractéristiques de la clientèle > 5000 dossiers, pas tous actifs. Augmentation constante du nombre de DCI et % plus grand de la clientèle âgée + Lien avec les problématiques complexes vs utilisation plus intensive du DCI => Tester diverses définition de «problématiques complexes» Colloque PRISMA novembre 2003

Hypothèse 3 3. Les caractéristiques des utilisateurs visés (intervenants et gestionnaires en fonction de leur expérience, habiletés, etc.) qui expliquent l’utilisation du DCI sont modifiables et ne remettent pas en cause la pertinence du DCI. Les utilisateurs intermédiaires et avancés démontrent plus de satisfaction relativement aux qualités du système L’utilité perçue varie entre les 1ère ligne versus 2è ligne (pertinence clinique) Les critiques expriment un désir clair de bonifier constamment le SIGG et de l’adapter aux besoins des usagers. Les critiques expriment un niveau d’attentes élevées. 3. Les caractéristiques des intervenants et des gestionnaires (expérience, habiletés etc.) qui expliquent l’utilisation du DCI sont modifiables et ne remettent pas en cause la pertinence du DCI. Profil utilisateur: ∆ Différents milieux et importance ici de 1ère et 2iè ligne (ou moments dans le processus d’intervention) ∆ Différentes professions ou fonctions ∆ Différentes attentes ∆ Formulaires => Résultats des perceptions différentes quant aux bénéfices attendus/tirés de l’utilisation du DCI Modifiable ?: Importance de la formation et du support Importance de la discipline pour s’astreindre parfois à compléter certains formulaires dans une perspective de collaboration et de continuité de transmission de l’information (SMAF et profil médicamenteux en milieu hospitalier). (Questionne-t-on la pertinence du DCI en deuxième ligne? En milieu hospitalier UCDG ? …Non, les bénéfices compensent nettement pour les critiques sur l’utilité de l’information disponible au DCI au moment où l’on fait une ré-évaluation diagnostique en situation aigue) Les critiques et suggestions orientent le plus souvent vers un développement toujours mieux adaptés aux besoins des cliniciens. Cependant, le rythme de ce développement pour répondre aux besoins exprimés est souvent source de tension (voir insatisfaction jusqu’au désinvestissement) (les attentes sont fortes, et les délais pour installer des solutions viables sont souvent longs. Est-ce que diminuer les attentes, ou au moins ne pas trop les stimuler, permettrait aux utilisateurs de mieux apprécier les gains réalisés? Cette appréciation est soutenue en partie par les différences de perception des bénéficies entre petits et grands utilisateurs dans une logique du rapport attentes/coût-investissement/bénéfices et sentiment de compétence. ) Colloque PRISMA novembre 2003

Hypothèse 4 4. Les caractéristiques de l’environnement informatique (organisation physique, équipements, support, formation) à l’intérieur des milieux de soins qui expliquent l’utilisation du DCI sont modifiables et ne remettent pas en cause la pertinence du DCI. Les appareils, tout en n’étant pas haut de gamme, répondent aux exigences de fonctionnement. Nécessitent un renouvellement pour suivre l’évolution des exigences des logiciels utilisés (ex. Lotus Notes - SIGG). Les performances du réseau (fiabilité & vitesse) et la convivialité de certains fonctionnalités et formulaires affectent l’utilisation du SIGG. Les aspects ergonomiques des postes de travail informatiques pourraient faire l’objet d’améliorations et suscitent quelques malaises. La formation et le soutien technique et professionnel sont appréciés et demandent à être soutenus ou augmentés pour répondre aux besoins. 4. Les caractéristiques de l’environnement informatique (organisation physique, équipements, support, formation) à l’intérieur des milieux de soins qui expliquent l’utilisation du DCI sont modifiables et ne remettent pas en cause la pertinence du DCI. = Disparités des milieux quant à la performance (certains serveurs, et certains points de services déficients; = Qq. Adaptations nécessaires à cause de l’achalandage de poste dans les unités) Environnement informatique (Qualités du système): A = Problèmes avec les serveurs et le temps-réponse (modifiable… cartes-réseau plus performantes, jusqu’à une limite technique attribuable à l’architecture sous Lotus-Notes = de + en + lourd pour sécurité) B = Fiabilité et dépendance face à l’informatique (Avantages compétitifs papier vs l’informatique, Plan B en cas de panne et encore duplications/parallèle ) C = Problèmes occasionnels d’accès-disponibilité d’appareils met en lumière les questions des contraintes technologiques actuelles du média informatique: en terme de gestion du temps: peu de temps - besoin d’accès immédiat + mobilité sur le terrain - délais dus à l’ordi: démarrage - mots de passe/sécurité, etc. => contraintes Réponses possibles pr C: ordinateur personnel et Palm, clés d’accès personnelle pour reconnaissance immédiate de l’utilisateur connecté D = Problème de Portabilité - Mobilité de l’appareil. Certains intervenants (cf. infirmières) n’envisagent plus d’utiliser le portable (trop encombrant) Réponse possible pour D: un Palm ou Pocket-PC pour certains formulaires (SMAF - le MULTI - IDENTIFICATION) avec synchronisation des fichiers au bureau = Problème d’avantages compétitifs du média Papier vs Ordi lorsque les deux sont disponibles Équipements et Ergonomie: Les postes de travail informatique demandent à être mieux adaptés (minimalement) au niveau du mobilier. Prévention-Sensibilisation possible au niveau de l’aménagement des postes de travail avec un ordinateur (plan de travail suffisant, disposition permettant de se retirer ou de limiter la vue de données confidentielles, etc.). Soutien et formation: Les formations intensives ne suffisent pas à assurer un transfert des apprentissages. De là, l’importance d’un support pour débugger les usagers ou les éclairer sur les commandes oubliées ou non-connues. Certains personnels (ex. secrétaires, intervenant-pivot) développent une expertise qui fait d’eux une ressource appréciée. Des utilisateurs de différents calibres, mais aussi qui peuvent avoir des zones de compétence limitées ou spécialisées. On constate ainsi différents niveaux d’expertise a) en informatique (ex. Window,) et b) face à l’application SIGG. Les passages d’une version à l’autre n’ont pas été très soutenues au plan de la formation de l’ensemble des utilisateurs. Formations nécessaires selon différents formats et fonction des rythmes d’apprentissage: Initiation (formule intensive quasi-incontournable, mais soutien pour transfert des apprentissages et consolidation) Apprentissages ponctuels (débugger) et Apprentissages d’appoint (rafraîchir, intégrer les modifications, apprentissages des nouveautés) Constat d’ensemble: Les intervenants ne sont pas réfractaire à l’informatisation. Au contraire, c’est pour ainsi dire un fait acquis. On a pas vraiment fait mention d’anxiété face à l’ordinateur, à l’exception de la reconnaissance de certains avantages pour les jeunes et de personnes qui présentent une plus grande facilité. Les intervenants ont plutôt des attentes importantes sur les possibilités de l’ordinateur; mais ils sont parfois déçus des délais ou de la manière dont cela se concrétise. (Importance de la consultation et d’expliquer les limites + de choisir les améliorations/modifications qui assurent des bénéfices tangibles dans le fonctionnement quotidien au travail, et surtout ne pas perdre les bénéfices/apprentissages des versions antérieures ) Les bris techniques sont des irritants majeurs car les personnes n’ont plus accès à un outil devenu essentiel. Elles sont frustrés par la dépendance et l’impuissance qui résultent lorsqu’il faut régler des problèmes qui dépassent leurs compétences ou sont extérieures à leur contrôle. Colloque PRISMA novembre 2003

Hypothèse 5 5. Les facteurs liés au processus d’intervention identifiés comme pouvant contraindre l’utilisation du DCI sont modifiables de sorte qu’ils ne remettent pas en cause la pertinence du DCI. Les aînés ne sont pas dérangés par l’utilisation d’un ordinateur Double défi pour les professionnels et intervenants: assimiler les outils d’évaluation et autres formulaires, et la technologie sous-jacente à leur informatisation Adaptation des contenus des divers formulaires aux besoins des interventions de deuxième ligne et aux besoins de différentes professions 5. Les facteurs liés au processus d’intervention identifiés comme pouvant contraindre l’utilisation du DCI sont modifiables de sorte qu’ils ne remettent pas en cause la pertinence du DCI. Les aînés ne sont pas affectés par l’utilisation du SIGG = ne voit pas de désavantages, = satisfaits des services, = ne voient pas de différence (et occasionnellement pas plus de services, pas plus rapides). On note des différences dans l’utilisation du SIGG en regard de la 1ère et de la 2è ligne. (particulièrement pour les suites d’une visite à l’hôpital… investir dans la saisie /intégration des informations sur les interventions, les modifications de médications, … pour assurer la continuité dans le continuum de services => compléter les formulaires ex. profil médicamenteux, SMAF en entier) La pertinence des informations se pose parfois ici en termes de ré-évaluation lors d’une hospitalisation. L’information complémentaire apportée par le SIGG est parfois utile pour élargir la perception de la situation (globalité) et envisager les interventions (ressources présentes…). Les informations permettent le suivi et ré-évaluations en termes de continuité, de concertation, et de cohérence. Les différentes professions impliqués dans l’utilisation du SIGG posent un regard différent sur l’utilité des différents formulaires peuvent attendre des synthèses mieux adaptées à leurs besoins spécifiques. Colloque PRISMA novembre 2003

Hypothèse-6-7-8 6. Le recours au DCI est perçu comme contribuant à améliorer la continuité, la coordination et la globalité des soins, ainsi que la productivité (économie de temps, moins de duplication) et assure une meilleure standardisation des outils d’évaluation utilisés en pratique clinique, une meilleure qualité de l’information (concordance, accès en temps réel, précision), et à prendre des décisions cliniques mieux éclairées. Influence positive du SIGG sur le travail interservices et la collaboration interdisciplinaire Perspective globale de soins et la standardisation des outils sont améliorées avec le SIGG Apports relatifs au niveau de la Qualité de l’information Globalement positif Utilité relative selon le moment du processus d’intervention: Effet mitigé de l’utilisation du SIGG en regard de la productivité et l’efficience 6. Le recours au DCI est perçu comme contribuant à améliorer la continuité, la coordination et la globalité des soins. 7. Le recours au DCI est perçu comme contribuant à assurer une meilleure standardisation des outils d’évaluation utilisés en pratique clinique, une meilleure qualité de l’information (concordance, accès en temps réel, précision), et à prendre des décisions cliniques mieux éclairées. 8. Le recours au DCI est perçu comme contribuant à améliorer la productivité (économie de temps, moins de duplication). Colloque PRISMA novembre 2003

CONCLUSION Il est important de rappeler que le DCI est un outil relativement nouveau, particulièrement dans son utilisation auprès d’une clientèle longue durée. Le DCI est une stratégie efficace pour soutenir le travail interdisciplinaire et interservices La majorité des utilisateurs ont une opinion positive du DCI et avancent des suggestions pour l’améliorer. Colloque PRISMA novembre 2003

Échantillonage pour entrevues PA
Sélection critériée des personnes aînées pour entrevues semi-dirigée sur le DCI Colloque PRISMA novembre 2003

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