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JIQH 2009 Atelier 5 : informatisons les tâches routinières 1 Clinique la Lignière Mise en œuvre et utilisation du programme QUALIOS à la Clinique La Lignière.

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1 JIQH 2009 Atelier 5 : informatisons les tâches routinières 1 Clinique la Lignière Mise en œuvre et utilisation du programme QUALIOS à la Clinique La Lignière Michaël Gross, responsable qualité , Clinique La Lignière, Gland (Suisse) Atelier 5

2 JIQH 2009 Atelier 5 : informatisons les tâches routinières 2 Thèmes abordés Présentation de létablissement Historique démarche qualité Mise en œuvre de Qualios : étapes clefs et améliorations Utilisation de Qualios : valeur ajoutée, difficultés et amélioration Partenariat Clinique La-Lignière – Qualios SAS Annexes : exemples Clinique la Lignière

3 JIQH 2009 Atelier 5 : informatisons les tâches routinières 3 Clinique la Lignière Présentation de létablissement Située au bord du lac Léman entre Lausanne et Genève (Suisse) Fondée en 1905 Approche globale de la santé Exploite 95 lits : suite de traitements Programmes de soins et Centre de Santé Emploi, avec le Centre de Santé, 230 collaborateurs Programmes de soins : Réadaptation cardio-vasculaire ; Rééducation neurologique, orthopédique et rhumatologique ; Psychiatrie compatible avec une clinique ouverte ; Médecine interne et suites de traitements ; Promotion et éducation de la santé

4 JIQH 2009 Atelier 5 : informatisons les tâches routinières 4 Clinique la Lignière Historique démarche qualité Démarche qualité en vue de certification entamée en 2002 Implantation de Qualios en 2003 Certification ISO 9001 en 2004 Certification ISO en 2007 et renouvellement du certificat ISO 9001

5 JIQH 2009 Atelier 5 : informatisons les tâches routinières 5 Clinique la Lignière Mise en œuvre de Qualios Etapes clefs Etapes clefs de limplantation : – Formation des administrateurs et « cobayes », test en situation réelle des principaux workflows (3 jours) – Création de la structure à laide du guide dimplémentation – Vente auprès des collaborateurs (porte dentrée = documentation) – Formation des collaborateurs – Organisation de « Cafés Qualité » accessibles aux collaborateurs – Introduction du formulaire « commande de repas »

6 JIQH 2009 Atelier 5 : informatisons les tâches routinières 6 Clinique la Lignière Mise en œuvre de Qualios Elements damélioration Voici les défaillances perçues lors de la mise en oeuvre : – Technologie trop en avance par rapport aux compétences spécifiques (informatique) du personnel – Au début, Qualios était peu utilisé car peu ou pas connu (manque de communication, peu dintérêt pour les personnes ne disposant pas dordinateur) – Qualios aurait dû devenir la plateforme de base sur tous les postes de travail informatisés

7 JIQH 2009 Atelier 5 : informatisons les tâches routinières 7 Clinique la Lignière Utilisation de Qualios : valeur ajoutée Gain de temps dans les cycles de signature Simplification de larchivage (doc. Qualios et pièces jointes) 1 seule version du document disponible en tout temps Permet de rendre concret la démarche qualité Construction solide des différents workflows Traçabilité des enregistrements simplifiée Limite lutilisation du papier On va plus loin que la gestion documentaire : instrument de communication

8 JIQH 2009 Atelier 5 : informatisons les tâches routinières 8 Clinique la Lignière Utilisation de Qualios : difficultés et conseils Gestion documentaire – former plusieurs rédacteurs (1 seul ne peut pas suivre) – limiter le délai entre la demande de lutilisateur et la mise en activité sur le portail – limiter le nombre de signataires dans les cycles de signature Gestion du portail (intranet) – créer les portails en équipe, avec les utilisateurs concernés – former le nouveau personnel Gestion des processus (workfows) – cest pas parce que le processus est informatisé quil ny a plus de problèmes. Il faut intégrer linformatique dans les processus déjà existants Pour les personnes ne disposant pas dordinateur personnel - mettre à disposition au moins un poste par service - le resp. de service doit gérer la mise à jour des documents (linformer de toutes nouvelles versions qui le concerne) - le RAQ doit sassurer que chaque personne ait la possibilité de faire remonter les informations (ex : déclarations qualité)

9 JIQH 2009 Atelier 5 : informatisons les tâches routinières 9 Clinique la Lignière Partenariat Qualios SAS – Clinique La Lignière Personnalisation du produit : flexibilité – Structure de base de Qualios – Formulaires intranets – Demandes daméliorations prises en compte par « Qualios SAS » Moyens permettant une collaboration durable : – Club utilisateur Qualios : écoute client, partage dexpériences – Une nouvelle version par an – Un service clientèle performant

10 JIQH 2009 Atelier 5 : informatisons les tâches routinières 10 Clinique la Lignière Annexes : page daccueil qualios

11 JIQH 2009 Atelier 5 : informatisons les tâches routinières 11 Clinique la Lignière Annexes : formulaire intranet annonce de chute

12 JIQH 2009 Atelier 5 : informatisons les tâches routinières 12 Clinique la Lignière Annexes : formulaire intranet Tableau de bord

13 JIQH 2009 Atelier 5 : informatisons les tâches routinières 13 Clinique la Lignière Questions - Réponses

14 JIQH 2009 Atelier 5 : informatisons les tâches routinières 14 Clinique la Lignière MERCI POUR VOTRE ATTENTION


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