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Déménager des archives : proposition de méthode en 6 étapes Archives départementales de la Haute-Vienne.

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1 Déménager des archives : proposition de méthode en 6 étapes Archives départementales de la Haute-Vienne

2 Première étape RÉUNIR LA RÉGLEMENTATION ARCHIVISTIQUE

3 1. RÉUNIR LA RÉGLEMENTATION ARCHIVISTIQUE Elle fixe : Elle fixe : - les durées légales de conservation des documents - leur sort final (versement ou élimination) Et les services pour lesquels il nexiste pas de réglementation ? Et les services pour lesquels il nexiste pas de réglementation ?

4 2e étape REPERER LES ELIMINABLES EN MASSE

5 2. REPERER LES ELIMINABLES EN MASSE Il sagit déliminations particulièrement « rentables » : Il sagit déliminations particulièrement « rentables » : catégories de documents facilement identifiables et localisables, qui prennent beaucoup de place et qui paraissent pouvoir être éliminées. vérifier la réglementation vérifier la réglementation procéder à ces éliminations dans le respect de la procédure. procéder à ces éliminations dans le respect de la procédure.

6 3 e étape FAIRE UN RÉCOLEMENT (ÉTAT DES LIEUX)

7 3. FAIRE UN RÉCOLEMENT (ÉTAT DES LIEUX) (ÉTAT DES LIEUX) localiser les documents existants localiser les documents existants les identifier les identifier déterminer leur sort en fonction de la réglementation déterminer leur sort en fonction de la réglementation Etape déterminante pour la suite des opérations : si elle est réalisée avec soin les autres étapes seront nettement facilitées. Et si le service ne peut pas dégager les moyens humains nécessaires ? Cette étape sera développée lors dune réunion ultérieure

8 4 e étape PROCÉDER AUX ÉLIMINATIONS

9 4. PROCÉDER AUX ÉLIMINATIONS Le récolement permet de repérer facilement les documents qui peuvent être éliminés. vérifier la réglementation vérifier la réglementation procéder à ces éliminations dans le respect de la procédure. procéder à ces éliminations dans le respect de la procédure.

10 5 e étape PROCEDER AUX VERSEMENTS

11 5. PROCEDER AUX VERSEMENTS Le récolement permet de repérer facilement les documents qui peuvent être versés. vérifier la réglementation vérifier la réglementation procéder au versement. procéder au versement.

12 6 e et dernière étape PRÉPARER LE DÉMÉNAGEMENT

13 6. PRÉPARER LE DÉMÉNAGEMENT Le volume de documents à déménager est désormais très réduit. Il reste donc : à distinguer les dossiers dutilisation fréquente (qui devront rester dans les bureaux) et ceux qui devront rejoindre la salle de préarchivage ; à distinguer les dossiers dutilisation fréquente (qui devront rester dans les bureaux) et ceux qui devront rejoindre la salle de préarchivage ; à prévoir les regroupements nécessaires dans le cas où une même catégorie de documents se trouve dispersée ; à prévoir les regroupements nécessaires dans le cas où une même catégorie de documents se trouve dispersée ; à évaluer la place nécessaire pour chaque catégorie de documents dans la salle darchives ; à évaluer la place nécessaire pour chaque catégorie de documents dans la salle darchives ; à éditer des lots détiquettes comportant lintitulé du service et un numéro dordre pour une remise en place ordonnée dans les nouveaux locaux. à éditer des lots détiquettes comportant lintitulé du service et un numéro dordre pour une remise en place ordonnée dans les nouveaux locaux.

14 Fin


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