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Atelier de Discussion No 2 Assistants Gouverneurs Francophones Mindelo - mardi 08 avril 2014 11h 15- 12h15 Modérateur PDG Théodore DIOP Séminaire de Formation.

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1 Atelier de Discussion No 2 Assistants Gouverneurs Francophones Mindelo - mardi 08 avril h h15 Modérateur PDG Théodore DIOP Séminaire de Formation de lEquipe du District 9101

2 Atelier de discussions no 2 : Thème: Travailler avec les clubs Plan de leadership de club Aider les clubs à être performants La visite officielle Utilisation de Mon Rotary Elaboration du SAR Les obligations des clubs vis-à-vis du RI et du District en matière de rapports et de finances Communiquer avec les clubs -

3 Le Plan de Leadership de Club Lobjectif du plan de leadership de club est de fournir une structure administrative visant à améliorer le bon fonctionnement du club. Il permet à chaque club de développer sa propre personnalité tout en soutenant les objectifs et idéaux du Rotary. Séminaire de Formation de lEquipe du District 9101

4 Les avantages du PLC Une continuité et un consensus dans les actions, la prise de décision et la formulation dobjectifs. Un groupe de dirigeants bien formés au sein du club. Une participation accrue des membres du club. Une planification stratégique pour guider le travail du club.

5 Mise en place du plan [1/3] Pour mettre en place le PLC, les dirigeants( anciens, en fonction, et entrants) du club doivent: 1.Etablir des objectifs à longs terme (3 à 5 ans) pour chacun des éléments dun club efficace 2.Utiliser les objectifs du club - document de planification pour fixer les objectifs à long terme du club 3.Organiser des assemblées de club afin de permettre aux membres de simpliquer dans la planification et de les tenir au courant 4.Maintenir une bonne communication entre les membres du club, ses dirigeants, et les dirigeants du district Séminaire de formation de lEquipe du District 9101

6 Mise en place du plan [2/3] 5 Assurer la continuité en introduisant le concept de planification de la succession pour assurer le développement des futurs dirigeants 6Amender le règlement intérieur afin de refléter la structure du club, le rôle et les responsabilités de ses dirigeants 7Favoriser la camaraderie au sein du club 8Favoriser la participation active de chacun dans la vie du club Séminaire de Formation de lEquipe du District 9101

7 Mise place du plan [3/3] 9 Développer un plan formation des dirigeants visant à: Assurer la participation des dirigeants aux réunions du district Fournir une bonne orientation aux nouveaux membres Organiser des séances de formation continue Développer laptitude à diriger chez les membres Séminaire de Formation de lEquipe du District 9101

8 PLC les commissions de club Le PLC recommande la mise en place de 5 commissions permanentes chargées de mener à bien les objectifs annuels du club Effectif: élaborer une stratégie de recrutement et de fidélisation Relations publiques: informer le public sur le Rotary et faire connaître les activités et actions du club Administration du club: veille au bon fonctionnement du club Actions: planifie et monte des actions humanitaires,éducatives, et professionnelles, répondant aux besoins de la région Fondation Rotary: soutient financier à la Fondation Rotary et participation active à ses programmes Séminaire de Formation de lEquipe du District 9101

9 Aider les clubs à être performants Visites de club de lAG Participation aux réunions du District Adoption et mise à jour du PLC Formation permanente des membres La planification Séminaire de Formation de lEquipe du District 9101

10 La visite officielle Faire savoir aux membres du club que le rôle du gouverneur est de les aider Discuter de questions Rotariennes importantes Prêter une attention particulière aux clubs nouvellement créés, en difficulté, ou à faible effectif Motiver les Rotariens Reconnaître personnellement les actions de club bien menées et les contributions des Rotariens Demander un rapport annuel sur les relations publiques du club Séminaire de Formation de lEquipe du District 9101

11 Travailler avec les clubs Utilisation de Mon Rotary Séminaire de Formation de lEquipe du District 9101

12 Travailler avec les clubs Utilisation de Mon Rotary Trouvez ce dont vous avez besoin sur le nouveau site web du Rotary qui a été entièrement reconstruit. Accès Membres tel que nous le connaissons a été remplacé par différentes options dans « Administration des clubs et Districts »disponible sous « Gestion » dans Mon Rotary Séminaire de Formation de lEquipe du District 9101

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14 seminaire de formation des présidents et secrétaires élus district 9100

15 Séminaire de Formation de lEquipe du District 9101

16 Elaboration du SAR (1/4) Rapport semestriel sur leffectif du club et payement des cotisations. 2 envoies du RI 1 er juillet et 1 er janvier Deux possibilités de le remplir, 1.sur papiers : il comprend –La feuille de calcul et le rapport semestriel, –la facture semestrielle, –le formulaire de déclaration dun nouveau membre –leffectif du club Séminaire de Formation de lEquipe du District 9101

17 Elaboration du SAR (2/4) Rapport semestriel sur leffectif du club et payement des cotisations. 2.en ligne ++++ Informations à renseigner Changements: Adresse, ou catégorie(actif ou honneur) Langues parlées et/ou Ecrites : A laide des codes fournies avec ce rapport Radiations : rayer les noms des membres radiés avant le 1 er juillet ou le 1 er janvier en indiquant la date et les motifs de la radiation tels que maladie, décès, déménagement, raisons personnelles, etc Séminaire de Formation de lEquipe du District 9101

18 Elaboration du SAR (3/4) –Membres qui ayant adhéré avant le 1 er juillet ou le 1 er janvier, napparaissent pas sur la liste : Pour les membres ayant déjà été déclarés, entourez « OUI ». Chaque membre doit sabonner au journal Le Rotarien Remplir la feuille de calcul et le rapport semestriel Faire une copie de la feuille de calcul/rapport semestriel et de la liste deffectif pour vos dossiers Envoyer une copie du rapport au Gouverneur Séminaire de Formation de lEquipe du District 9101

19 Elaboration du SAR (4/4) Envoyer les informations et votre payement au service financier de votre bureau régional à Zurich Le rapport semestriel dûment rempli, y compris le nom et le numéro du club La liste de leffectif mise à jour Le formulaire de déclaration dun nouveau membre dûment rempli ( un par nouveau membre) Séminaire de Formation de lEquipe du District 9101

20 Travailler avec les clubs Les obligations des clubs vis-à-vis du RI et du District en matière de rapports et de finances Séminaire de Formation de lEquipe du District 9101

21 Obligations de rapports du Secrétaire Nom du rapportDistrictRIFondationÉchéances Rapport semestriel (SAR)XX1 er juillet et 1 er Janvier Rapport mensuel dassiduitéXDans les 15 jours suivants la dernière réunion du mois Changement dans leffectif du clubXXImmédiatement Mise à jour des données du clubXXImmédiatement Inscription nouveau membreXXImmédiatement Ajustement des effectifsX31 mai et 30 novembre Formulaire Official DirectoryXX31 décembre Utilisation des fonds de la fondation XApres le rapport final Séminaire de Formation de lEquipe du District 9101

22 Obligations de rapports du Trésorier Nom du rapportMontantEchéanceRIDistrict Paiement taxe per capita 27 $ US par membre et par semestre 1 er Juillet et 1 er JanvierX Nouveau membre au prorata 1/12è de 54 $ US x prorata 1 er Juillet et 1 er JanvierX Taxe pour le conseil de législation 1$ US par an par membre 1 er JuilletX Participation ACD30 $ US par membre 30 DécembreX Taxe per capita du district 28 $ par membre30 JuilletX NB: -Abonnement au Rotarien: 30 euros/ membre -Inscription à lannuaire francophone (nouveau membre) : 5 euros Séminaire de Formation de lEquipe du District 9101

23 SUR MON ROTARY SECRETAIRE : sinscrire avant la fin du mois de juin 2014 au portail Mon Rotary sur le site TRESORIER : sinscrire avant la fin du mois de juin 2014 au portail Mon Rotary sur le site Séminaire de Formation de lEquipe du District 9101

24 OFICIAL DIRECTORY (LANNUAIRE INTERNATIONAL) Encourager les Présidents et Secrétaires à utiliser la section « Administration des clubs et Districts »dans Mon Rotary pour communiquer les dirigeants Séminaire de Formation de lEquipe du District 9101

25 Communiquer avec les Clubs Communication et efficacité vont de pair, et il est donc essentiel que les dirigeants de club et de district travaillent ensemble et comprennent leurs rôles et responsabilités respectives en matière de communication dans le district et avec les clubs: Site web du district e-rotary.org Bulletin mensuel du Gouverneur Courriels et Téléphone Séminaire de Formation de lEquipe du District 9101

26 JE VOUS REMERCIE Séminaire de Formation de lEquipe du district 9101


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