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Journée détude du sous-comité des registraires Vérification externe des données sur leffectif universitaire : module étudiants étrangers Présenté par :

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1 Journée détude du sous-comité des registraires Vérification externe des données sur leffectif universitaire : module étudiants étrangers Présenté par : Micheline Poulin, Badreddine Chabbou et Claude Barnard Le 2 juin 2010 à 14 h 30

2 Table des matières 1.Mandat. 2.Objectif. 3.Le module « Étudiants étrangers ». 4.Pièces requises au dossier. 5.Le statut légal au Canada (permis détudes) : –À venir : mandat de vérification ; –Cas types; –Les principales erreurs trouvées lors de la vérification. 2

3 Table des matières (suite) 6.Le certificat dacceptation du Québec pour études : –Pièces acceptées au dossier; –Cas types; –Les principales erreurs trouvées lors de la vérification. 7.Preuve dassurance-maladie. 8.Cas particuliers. 9.Les différentes catégories dexemption du montant forfaitaire. 3

4 1.Mandat Conformément à larticle 5.9 des règles budgétaires de , le Ministère de lÉducation, du Loisir et du Sport (MELS) demande que soit effectuée une vérification externe des données que lui transmettent les établissements universitaires concernant leurs effectifs étudiants. 4

5 2. Objectif S'assurer que la gestion des dossiers étudiants est conforme aux politiques et directives du MELS. Sassurer que les données contenues dans le système de gestion des données sur leffectif universitaire (GDEU) sont complètes et exemptes derreurs importantes. Note : La vérification ne traite pas seulement les éléments ayant une portée financière. 5

6 3. Le module « Étudiants étrangers » Lobjectif principal de la vérification de ce module est de : Sassurer du droit détudier des étudiants étrangers inscrits dans une université; Sassurer du suivi des politiques gouvernementales concernant la preuve dassurance-maladie (PAM). Depuis lhiver 2008, le MELS vérifie aussi ladmissibilité à lexemption du montant forfaitaire pour certains cours en langue et littérature françaises. Dautres catégories dexemption pourraient sajouter dans le futur. Le vérificateur externe doit utiliser la liste de contrôle prévue à cette fin contenant les éléments spécifiques à vérifier et il sappuit sur les pièces contenues dans le dossier administratif de létudiant afin de valider la déclaration transmise par les universités. 6

7 Modèle de liste de contrôle 7

8 4. Pièces requises au dossier Un étudiant étranger doit généralement posséder : Un permis détudes; Un certificat dacceptation du Québec (CAQ) pour études; Une preuve dassurance maladie (PAM). 8

9 5. Statut légal au Canada (permis détudes) Le droit de résider au Canada des étudiants étrangers est généralement confirmé par un document officiel décerné par Citoyenneté et Immigration Canada. 9

10 5. Statut légal au Canada (permis détudes) (suite) À venir : mandat de vérification : Un étudiant étranger, qui na pas fait une demande de renouvellement de son permis détudes avant son expiration, peut faire une demande de rétablissement de son statut détudes dans les 90 jours après la date dexpiration. Après avoir présenté une demande de rétablissement de son statut, létudiant nest pas autorisé à étudier avant que son statut ait été rétabli. Référence : http : //www.cic.gc.ca/francais/etudier/etudier-prolonger.asp 10

11 5. Statut légal au Canada (permis détudes) (suite) Cas types: Un étudiant dont le permis détudes et le CAQ expirent au cours du trimestre : –La demande de renouvellement et lobtention dun CAQ sont préalables à la demande de renouvellement du permis détudes; –Sensibiliser et inviter les étudiants à commencer le processus de renouvellement du CAQ et du permis détudes le plus tôt possible. Le statut de létudiant change en cours de route –Le statut transmis au système GDEU pour un trimestre donné doit être conforme à celui qui était en vigueur à la fin de ce trimestre. 11

12 5. Statut légal au Canada (permis détudes) (suite) Cas types: Les preuves de changement de statut sont fournies après la date de fin du trimestre : –Cest le statut que létudiant avait au cours du trimestre qui doit être retenu aux fins de la vérification. Un étudiant qui affirme être un citoyen canadien (sans en faire la preuve) doit faire la demande dun permis détudes. 12

13 5. Statut légal au Canada (permis détudes) (suite) Les principales erreurs trouvées lors de la vérification : Absence de pièces justificatives dans le dossier de létudiant. Expiration de la date de validité du permis détudes, sans preuve de renouvellement. La déclaration au système GDEU est différente de linformation contenue dans les documents administratifs de luniversité. (Permis de travail et permis détudes). 13

14 6. Certificat dacceptation du Québec (CAQ) pour études Pièces acceptées au dossier comme preuve de CAQ pour études : Une copie du CAQ pour études. Des documents authentifiés par le ministère de lImmigration et des Communautés culturelles (MICC). Une copie du visa détudiant (document fédéral) précisant le numéro du CAQ pour études. 14

15 6. Certificat dacceptation du Québec (CAQ) pour études (suite) Cas types: Les personnes munies dun CSQ et autorisées à déposer leur demande de résidence permanente sur place (au Canada) sont exemptées de CAQ pour études. –Afin de sassurer quil sagit bien dune telle personne, il faut vérifier le Bureau fédéral identifié au point 17 du CSQ. Si ce bureau est situé au Canada, la personne est exemptée de CAQ. Sinon, le CAQ demeure requis. Le CAQ nest valide que pour le niveau pour lequel il est délivré (premier, deuxième ou troisième cycle). 15

16 6. Certificat dacceptation du Québec (CAQ) pour études (suite) Les principales erreurs trouvées lors de la vérification : Absence de pièces justificatives dans le dossier de létudiant. Le CAQ ne couvre pas la période visée. 16

17 7. Preuve dassurance-maladie Les principales pièces aux dossiers : Une preuve dassurance-maladie individuelle ou collective gérée ou non par létablissement universitaire visant les trimestres vérifiés. 17

18 7. Preuve dassurance-maladie (suite) Les principaux problèmes et erreurs trouvées dans les dossiers : Absence de pièces justificatives dans le dossier de létudiant. Le PAM ne couvre pas la période visée. 18

19 8. Cas Particuliers Les stagiaires postdoctoraux : Doivent avoir un permis de travail valide pour chacun des trimestres de leur stage. Sont la plupart du temps exemptés de lobtention dun CAQ pour travail. En effet, lorsquils bénéficient dune exemption de confirmation doffre demploi, ils sont exemptés également du CAQ pour travail. Autrement, ce certificat est requis. Ne sont pas tenus de présenter une preuve dassurance maladie. 19

20 8. Cas Particuliers (suite) Étudiants étrangers provenant dun autre établissement québécois (entente interuniversitaire) Le vérificateur na pas à vérifier le statut légal de létudiant, le CAQ ou bien la PAM car cest luniversité dattache qui est responsable de recueillir les pièces justificatives auprès de létudiant. 20

21 Les différentes catégories dexemption du montant forfaitaire normalement exigé des étudiants étrangers 21

22 9. Les catégories dexemption Citoyen français; Personnel des missions diplomatiques, leur conjoint et leurs enfants; Personnel dune organisation internationale non gouvernementale, leur conjoint et leurs enfants; Bénéficiaires de bourses dexcellence du gouvernement; Bénéficiaires dune entente internationale; Réfugiés titulaires dun certificat de sélection du Québec; Étudiants inscrits à des cours en langue françaises et inscrits à un programme de grade; Conjointe et enfants de certains travailleurs temporaires; Étudiants exemptés en vertu du quota universitaire; Personnes autorisées à déposer au Canada une demande de résidence permanente et qui sont titulaires dun certificat de sélection. 22

23 9. Les étudiants exemptés Citoyen français (suite) Documents à verser au dossier de létudiant : CAQ pour études; Permis détudes; Preuve de citoyenneté française; PAM. Preuve de citoyenneté française acceptée: Attestation de citoyenneté française; Acte de baptême français; Acte de naissance français; Fiche individuelle détat civil et de nationalité française, à la condition que la mention « (…) et de nationalité française » apparaissant dans le titre du formulaire ne soit pas biffée; passeport français; Carte dimmatriculation consulaire ou la carte nationale didentité. 23

24 9. Les étudiants exemptés Membre dun corps diplomatique (suite) Documents à verser au dossier de létudiant : Passeport diplomatique sur lequel est apposé le timbre dImmigration Canada, passeport dacceptation diplomatique; Attestation du Protocole du gouvernement du Québec; PAM. Permis détudes Le permis détudes nest pas requis pour un membre de la famille ou du personnel dun représentant étranger au Canada, agréé auprès du ministère des Affaires étrangères et du Commerce international. Il est par contre requis pour lagent diplomatique lui-même. 24

25 9. Les étudiants exemptés Membre dune organisation internationale non gouvernementale (suite) Documents à verser au dossier de létudiant : CAQ pour études; Permis détudes; Attestation du Protocole du gouvernement du Québec; PAM. 25

26 9. Les étudiants exemptés Bénéficiaires dune bourse dexcellence du gouvernement (suite) Documents à verser au dossier de létudiant : CAQ pour études; Permis détudes; Lettre de confirmation du Fonds québécois de la recherche sur la nature et les technologies (FQRNT); PAM. 26

27 9. Les étudiants exemptés Bénéficiaires dune entente internationale (suite) Documents à verser au dossier de létudiant : CAQ pour études; Permis détudes; Liste de la Direction des affaires internationales et canadiennes et du ministère de lÉducation, du Loisir et du Sport du Québec attestant que létudiant est exempté des droits de scolarité exigibles des étudiants étrangers; PAM 27

28 9. Les étudiants exemptés Réfugié avec CSQ (suite) Documents à verser au dossier de létudiant : Certificat de sélection du Québec (CSQ); Permis détudes; Document de la Commission de limmigration et du statut de réfugié (CISR) ou de Citoyenneté et Immigration Canada (CIC) reconnaissant que le statut de réfugié, de personne protégée ou de personne à protéger a été accordé à létudiant; PAM. IMPORTANT Lexemption ne peut être accordée aux personnes qui revendiquent le statut de réfugié ou qui ont reçu une simple confirmation de leur admissibilité à ce statut. 28

29 9. Les étudiants exemptés Réfugié sans CSQ (suite) Documents à verser au dossier de létudiant : CAQ pour études; Permis détudes; Document de la Commission de limmigration et du statut de réfugié (CISR) ou une lettre de Citoyenneté et Immigration Canada (CIC) reconnaissant que le statut de réfugié, de personne protégée ou de personne à protéger a été accordé à létudiant; PAM. IMPORTANT Ces étudiants sont exemptés des droits de scolarité des étudiants étrangers et doivent être traités comme des « Canadiens non-résidents du Québec »; Lexemption ne peut être accordée aux personnes qui revendiquent le statut de réfugié ou qui ont reçu une simple confirmation de leur admissibilité à ce statut. 29

30 9. Les étudiants exemptés Étudiants inscrits à des cours en langue française et inscrits à un programme de grade (suite) Documents à verser au dossier de létudiant : CAQ pour études; Permis détudes; Le document démontrant linscription à un ou des cours dont les codes sont 1570, 1571,1575 et 1576; PAM NOTE : Lexemption sapplique uniquement pour les cours en langue et littérature françaises ou en études québécoises pour lesquels se justifient les codes 1570, 1571, 1575 et 1576 du système de CLARDER [142 – TT00 et PF2]. 30

31 9.Les étudiants exemptés Personnes à charge dun travailleur temporaire (suite) Documents à verser au dossier de létudiant : CAQ pour études; Permis détudes; Permis de travail du travailleur temporaire : Le type de cas précisé sur le permis de travail doit obligatoirement être lun des suivants : 07, 08, 20, 22, 23 ou 26 et lon doit y trouver le nom de lemployeur et un lieu demploi au Québec; Document officiel établissant le lien de parenté entre le travailleur temporaire et le conjoint ou la conjointe ou le fils ou la fille à charge; PAM. IMPORTANT Catégorie exemptée (cette exemption nest valide que pour la durée de validité du permis de travail ou de la fiche de visiteur, selon le cas). 31

32 9.Les étudiants exemptés Étudiants exemptés en vertu du quota universitaire (suite) Documents à verser au dossier de létudiant : CAQ pour études; Permis détudes; Preuve de luniversité; PAM. 32

33 9.Les étudiants exemptés Personnes autorisées à déposer au Canada une demande de résidence permanente et qui sont titulaires dun certificat de sélection (suite) Documents à verser au dossier de létudiant : Certificat de sélection du Québec (CSQ) (voir les catégories acceptées de la diapositive suivante); Permis détudes; Une lettre délivrée par Citoyenneté et immigration Canada spécifiant lune des catégories suivantes : catégorie des époux et conjoints de fait au Canada, catégorie des aides familiales résidantes ou cas comportant des considération humanitaire; PAM. 33

34 9.Les étudiants exemptés Personnes autorisées à déposer au Canada une demande de résidence permanente et qui sont titulaires dun certificat de sélection (suite) Quatre catégories qui correspondent à un code qui devra être spécifié au champ 9 du CSQ sont visées par cette mesure : –( F1 ou F8) Regroupement familial : conjoint sélectionné dans la catégorie du regroupement familial et visé par un engagement de parrainage; –(I5 ou ID) aide familiale résidante sélectionnée à titre permanent comme travailleuse; –(RA) membre de la famille dun réfugié : membre dune famille au Québec qui na pas lui-même été reconnu réfugié, mais qui est inclus dans la demande de résidence permanente de son ou de ses parents reconnus réfugiés; –(C, suivi dun chiffre de 0 à 8; H, suivi dun chiffre de 1 à 6 ou dune lettre de A à O; I, suivi des chiffres 4 ou 6, ou des lettres J, K, L, P, ou T ) cas humanitaire : personne sélectionnée à titre humanitaire. IMPORTANT Le champ 17 du CSQ doit mentionner lun des centres de traitement des données suivants : CTD de Vegrevillle, CIC de Mississauga-CTD, CIC de Montréal, CIC de Québec, CIC de Hull, CIC de Sherbrooke, CIC de Trois-Rivières. 34


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