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Plan de charge et anticipation, Pour un pilotage plus efficace du Cabinet Une collaboration Experts-comptables / Cegid… via les «groupes de travail APRIMEX.

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1 Plan de charge et anticipation, Pour un pilotage plus efficace du Cabinet Une collaboration Experts-comptables / Cegid… via les «groupes de travail APRIMEX » Mai 2008

2 Avril 2008 PLAN DE CHARGE Plan de charge et anticipation, pour un pilotage plus efficace du Cabinet

3 Avril 2008 Quel est le contexte dutilisation de ce type doutils au sein des cabinets ? Plan de charge et anticipation, pour un pilotage plus efficace du Cabinet PLAN DE CHARGE

4 Avril 2008 La gestion des plans de charge est peu utilisée au sein des cabinets Elle nécessite un « effort » minimum (qui peut être considérablement réduit par une pré alimentation (à partir des données n-1 par exemple)),...mais qui savère vite payant. Certains cabinets utilisent des outils annexes Bureautiques (comme MS-Excel) avec quelques inconvénients : Pas forcément facile en terme de création, daccès, puis de mises à jour Données saisies non liées à celles des produits Cabinet (et notamment à la saisie des temps réels des collaborateurs), analyses non directes Multiplication des outils Risque de non pérennité du tableau qui peut savérer vite périmé, … PLAN DE CHARGE : le contexte Plan de charge et anticipation, pour un pilotage plus efficace du Cabinet

5 Avril 2008 Quels sont les enjeux et les bénéfices pour le Cabinet ? Plan de charge et anticipation, pour un pilotage plus efficace du Cabinet PLAN DE CHARGE

6 Avril 2008 Les enjeux et les avantages pour les cabinets sont nombreux, en terme de PILOTAGE de « lentreprise » Cabinet PLAN DE CHARGE : les enjeux Plan de charge et anticipation, pour un pilotage plus efficace du Cabinet Bonne gestion de lentreprise Cabinet Planifier les ressources et les compétences, Mesurer limpact des changements Environnement incertain Nécessité dune réactivité toujours plus grande Et avoir les moyens … danticiper ! Éviter de trop « subir » la pression des clients Anticiper les « goulets détranglement » Éviter les erreurs de formations des collaborateurs (au regard de ce qui est planifié et de leurs compétences actuelles) Anticiper les embauches nouvelles en fonction des besoins

7 Avril 2008 ORGANISATION et PRODUCTIVITÉ du cabinet Aide à la standardisation du suivi des dossiers pour plus de productivité pour le Cabinet Meilleure répartition de la charge globale de production du Cabinet Pouvoir ré organiser à terme, après analyse, la réalisation dans le temps de certains travaux MANAGEMENT des ressources Visibilité précise du planning (à court et moyen terme) pour les collaborateurs Optimisation facilitée du travail de chacun au regard de ses compétences / éliminer les coûts de sur-compétence Données dévaluation du travail annuel du collaborateur permettant de mener une politique de motivation basée sur le fruit de leur travail PLAN DE CHARGE : les enjeux Plan de charge et anticipation, pour un pilotage plus efficace du Cabinet Autres enjeux pour piloter « lentreprise » Cabinet

8 Avril 2008 SUIVI DES MISSIONS, DES CLIENTS Meilleure efficacité dans le contrôle et le suivi des missions récurrentes Relation avec le client favorisée, par une meilleure planification, puis un meilleur contrôle (permettant notamment davertir suffisamment tôt le client en cas de dérapage éventuel, ou encore dajuster les honoraires) DÉVELOPPEMENT du Cabinet Bonne maîtrise des ressources disponibles = élément clé de la stratégie de développement du Cabinet vis à vis de la bonne tenue future des nouvelles missions, des nouveaux dossiers Connaître la période la plus propice pour proposer telle ou telle nouvelle mission, et mieux ordonner également ses actions « Marketing » PLAN DE CHARGE : les enjeux Plan de charge et anticipation, pour un pilotage plus efficace du Cabinet Autres enjeux pour développer « lentreprise » Cabinet

9 Avril 2008 PLAN DE CHARGE Plan de charge et anticipation, pour un pilotage plus efficace du Cabinet Une sélection dexemples

10 Avril 2008 Plan de charge et anticipation, pour un pilotage plus efficace du Cabinet PLAN DE CHARGE : exemples dutilisation

11 Avril 2008 Une fonction dalimentation automatique du plan de charge des missions à partir du réalisé de N-1 est proposée. Pour démarrer plus rapidement et efficacement PLAN DE CHARGE : Utilisation dans Cegid Expert Plan de charge et anticipation, pour un pilotage plus efficace du Cabinet

12 Avril 2008 PLAN DE CHARGE : Utilisation dans Cegid Expert Plan de charge et anticipation, pour un pilotage plus efficace du Cabinet La saisie peut être réalisée par collaborateur, ou par prestation / collaborateur … en nombre dheures par mois. Les totaux pour cette mission sont visibles en bas décran, globalement et par mois. La colonne « affecté » indique le nombre total dheures prévues. La colonne « réalisée » indique les temps saisis par les collaborateurs. La différence entre ces 2 éléments est visible dans la colonne « écart ». Ecran de saisie et de modification du plan de charge de la mission

13 Avril 2008 PLAN DE CHARGE : Utilisation dans Cegid Expert Plan de charge et anticipation, pour un pilotage plus efficace du Cabinet Depuis le Bureau Cegid, le collaborateur peut consulter son plan de charge et connaître ses affectations par missions pour les mois à venir. Collaborateur : consultation de son plan de charge

14 Avril 2008 Cet écran multi critères permet de connaître les affectations globales et par collaborateur, et selon de nombreux autres critères liés aux clients, aux collaborateurs …; avec également la possibilité daccéder au détail. Responsable : détail des affectations (plan de charge global détaillé) PLAN DE CHARGE : Utilisation dans Cegid Expert Plan de charge et anticipation, pour un pilotage plus efficace du Cabinet

15 Avril 2008 Un écran multi critères permet de générer vos comparatifs par mois ou de date à date, par client ou groupe de clients, assistant, mission … Responsable : analyse comparative entre le prévu et le réalisé Comparaison entre le réalisé et laffecté aux collaborateurs, en cumul ou selon le niveau de détail demandé PLAN DE CHARGE : Utilisation dans Cegid Expert Plan de charge et anticipation, pour un pilotage plus efficace du Cabinet

16 Avril 2008 Cet écran permet de connaître instantanément létat de la charge des collaborateurs sur une période à venir : qui est en sous ou sur charge ? Sur qui planifier de nouveaux travaux ? … Responsable : analyses de charges Exemple : pour la période du 01/03 au 30/04, le collaborateur « Couvry » est en légère sous charge globale (-1 heure pour 300 heures planifiées sur 301 de disponibles); il est par contre en sous charge en mars (-13), mais attention en sur charge en avril (12). PLAN DE CHARGE : Utilisation dans Cegid Expert Plan de charge et anticipation, pour un pilotage plus efficace du Cabinet

17 Avril 2008 Etat paramétrable permettant de comparer le prévu, au réalisé, au facturé (en heures et en montants) Responsable : tableau de bord global PLAN DE CHARGE : Utilisation dans Cegid Expert Plan de charge et anticipation, pour un pilotage plus efficace du Cabinet

18 Avril 2008 Outil paramétrable permettant de croiser de nombreux critères pour vos analyses. Responsable : réalisez vos propres analyses croisées dynamiques (cube) PLAN DE CHARGE : Utilisation dans Cegid Expert Plan de charge et anticipation, pour un pilotage plus efficace du Cabinet

19 Avril 2008 Ecran de ré affectation de la charge prévue sur un collaborateur vers un autre collaborateur PLAN DE CHARGE : Utilisation dans Cegid Expert Plan de charge et anticipation, pour un pilotage plus efficace du Cabinet

20 Avril 2008 PLAN DE CHARGE Plan de charge et anticipation, pour un pilotage plus efficace du Cabinet


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