Lintranet : stop ou encore Lucie Rivard, directrice services-conseils 14 novembre 2002 Présenté à : WebÉducation.

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1 Lintranet : stop ou encore Lucie Rivard, directrice services-conseils 14 novembre 2002 Présenté à : WebÉducation

2 2 Objectif Répondre à la question : lIntranet est-il le seul intégrateur et fédérateur naturel de la somme des connaissances des employés et de lentreprise? Saisir la dématérialisation de linformation Connaître lavis des experts Situer lévolution par rapport à dautres ministères, organismes et entreprises québécoises et américaines Comprendre lévolution du contexte de travail dans lequel nous sommes impliqués Connaître les principaux outils daujourdhui et de demain en soutien au travailleur de la connaissance Faire des choix éclairés

3 3 Table des matières Contexte de départ type dun intranet Limplantation dun intranet : quatre phases Points de vue dexperts du Québec Transformation de la place de travail La dématérialisation progressive de linformation : un enjeu crucial Problème dintégration des fonctionnalités Deux grandes voies de résolution dintégration

4 4 Table des matières Les fonctionnalités et technologies ciblées par la Smart Entreprise Suite : vers la convergence Les services Web Facteurs critiques de succès Approche de réalisation : modèle global Alors, lintranet, stop ou encore?

5 5 Contexte de départ type dun intranet Aider à la réalisation des tâches Faciliter la communication Améliorer lefficacité

6 6 Lintranet Internet Intranet Extranet Télétravailleurs Partenaires et fournisseurs Employés internes Services Applications

7 7 Limplantation dun intranet – quatre phases Bénéfices Coûts Intranet simple Rubriques Info corporatives Divers documents Recherche Nouvelles rubriques Info détaillée Recherche avancée Personnalisation Annuaire Intégration du contenu Nouvelles rubriques Soutien à lusager Transactions Collaboration Processus daffaires Intégration des données et des traitements Intégration des processus Nouvelles rubriques Optimisation Soutien à lachat Intégration B2B Personnalisation avancée EDI, XML et Java Processus en temps réel Intégration des modes internet, intranet et extranet Intégration complète Source : Gartner

8 8 Points de vue dexperts du Québec Alain Mongrain à Fiducie Desjardins : « Moi, ce que jobserve et ce que je lis, cest que même avec un intranet dans lentreprise,ça fonctionne beaucoup en silo. Lintranet est encore trop souvent perçu comme un journal électronique chromé et pas beaucoup plus. Oui, je crois que lintranet devrait être lintégrateur et le fédérateur mais dans la vraie vie, mis à part certains intranets comme celui dHydro-Québec par exemple, ça ne se passe pas comme ça. Je pense que ça ne peut se faire quau bout de quelques années dusage dun intranet dans une entreprise. »

9 9 Points de vue dexperts du Québec Pierre-Antoine Ferron, conseiller à la Ville de Montréal : « Pour moi, l'intranet est l'outil par excellence pour l'intégration des connaissances et la classification de l'information par domaines d'activités est la voie royale à emprunter, notamment parce qu'elle offre des guichets uniques, détruit la culture en silos au profit de la clientèle (dans notre cas, les citoyens) et favorise le travail collaboratif. Toutefois, cette voie présente plusieurs embûches : faire accepter à tous les développeurs qu'ils doivent adhérer à des normes de classification, de navigation et de graphisme communes; faire accepter un environnement intranet ouvert (le moins de restrictions d'accès possible). »

10 10 Transformation de la place de travail Déterminants Size Age Industry Competition Culture Industrial (Place-Centric) Hierarchical Task-Oriented Differentiated Specialized Centrally Controlled Era 1 Industrial « Informated » (Place-Centric) Decentralized Control Process-Oriented Flatter Organization Early Distributed Work Matrixed Era 2 « Informated » (Network-Centric) Federalized Team-Based Project-Oriented Broadly Distributed Empowered Employees Extented Enterprise Era 3 1950-19701970-19901990-20102010- Source : Gartner Era 4 Virtual Enterprise (Network-Centric) Knowledge-Based Contingent Workforce Free Agency « Role Based » Organization « Plug and Play » IT Continous Learning Loosely Coupled Alliances Agile

11 11 Passage de lère industriel vers celle des réseaux Industrial Age Tired Training Passive Listen Alone Teaching Just in case Classroom Absorb Graduate Age of Networks Desired Learning Interactive Learn by doing Community Apprenticeship Just in time Anywhere Experiment In perpetuity Source : Jay Cross, Internet Time Group

12 12 La dématérialisation progressive de linformation : un enjeu crucial Dématérialisation progressive de linformation, de la communication, de la formation, de la collaboration, de la veille et des connaissances dans lintranet Problèmes dintégration des fonctionnalités

13 13 Problème dintégration des fonctionnalités Entrepôt de données Serveurs de connaissances Gestion de documents Système expert Outils bureautiques Data mining GC Fonctions Collecte Recherche Diffusion Partage Classification Synthèse Résolution Profil Entretien Intégration Text mining Veille stratégiqueMessagerie Workflow Imagerie Internet / Intranet Extranet Groupware

14 14 Définition : Gestion de la connaissance « Un concept qui met de lavant une approche dintégration et de collaboration pour la création, la collecte, lorganisation, laccès et lutilisation des actifs informationnels dune entreprise. » Source : Gartner Group Trois classes : Informationnel Transactionnel Collaboratif

15 15 Deux grandes voies de résolution dintégration Deux grandes voies : Dici à 2004, la « Smart Enterprise Suite » remplacera les portails et les outils de collaboration dans la majorité des entreprises (0.7). Gartner Lutilisation et limplantation de services Web (maturité vers 2005 selon Gartner) Mais surtout : Selon une approche globale, lintégration au-delà de la technologie doit viser : Systémique Organisationnel Technologique

16 16 Les fonctionnalités ciblées par la Smart Entreprise Suite : vers la convergence Gestion de contenu Collaboration Gestion de la connaissance Organisation de linformation Location de lexpertise et gestion Technologies de « communautés » E-Learning Soutien aux processus ad hoc Structure de portail

17 17 Les technologies Smart Entreprise Suite de la première vague IBM /Lotus Microsoft Open Text Hummingbird

18 18 Les services Web : fonctions Interfaçage Interopérabilité entre entreprises ou ministères et organismes Multiplateformes Réutilisation des composantes

19 19 Les services Web : les outils Générer automatiquement les descriptions dinterfaces à partir des programmes ou encore inversement de générer du code à partir de descriptions WSDL Des outils de support pour le UDDI : (Universal Description, Discovery, and Integration) Publier, trouver et utiliser les services Des outils de support pour le WSDL : (Web Services Description Language) Description formalisée des services Des outils supportant la création de gabarits Des outils de support pour XML : (Extended Markup Language) Format universel de données Des outils de support pour la création de « workflow »

20 20 Services Web: vue générale Répertoire UDDI Serveur Web SOAP Consommateur de Services Pointe à la description Pointe au Service Décrit le Service Identifie le Service Communication par des messages XML WSDL

21 21 Approche de réalisation : modèle global Livrables Phase 3 Livrables Phase 2 PHASE 1 DÉFINITION DU PLAN DAFFAIRES INTRANET PHASE 2 MISE EN OEUVRE DU PROJET DAFFAIRES INTRANET PHASE 3 ÉVOLUTION Gestion du changement BIENS LIVRABLES Livrables Phase 1

22 22 Phase 1 – Définition du plan daffaires intranet 1. Analyser la situation 2. Identifier les orientations et les objectifs daffaires 3. Élaborer les stratégies 4. Élaborer les scénarios 5. Produire le modèle financier préliminaire 6. Valider et choisir un scénario 7. Informer et sensibiliser 8. Initier un processus de veille Définir les grandes orientations, les objectifs, les stratégies et envisager des scénarios Objectif:

23 23 Phase 2 – Mise en œuvre du projet Activités détaillées 1- Établir le plan de mise en œuvre du projet 2- Produire le plan marketing 3- Concevoir le plan détaillé 4- Concevoir larchitecture organisationnelle 5- Produire une analyse d impacts 6- Produire la modèle financier détaillé 7- Produire la documentation nécessaire 8- Établir un cadre de gestion de la sécurité Volet: Organisationnel et Affaires Planifier Concevoir Développer Déployer

24 24 Phase 2- Mise en œuvre du projet Activités détaillées 1- Élaborer la stratégie de gestion du changement 2- Élaborer la stratégie et le plan de communication 3- Élaborer la stratégie et le plan de formation 4- Produire le plan de transition Volet: Humain Planifier Concevoir Développer Déployer

25 25 Phase 2- Mise en œuvre du projet Activités détaillées 1- Définir la vision et le but du projet 2- Effectuer lanalyse du système 3- Élaborer larchitecture 4- Préparer les normes et standards 5- Établir les objectifs de réutilisation 6- Évaluer les risques dimplantation 7- Implanter la stratégie dessais Volet: Système Planifier Concevoir Développer Déployer

26 26 Phase 2- Mise en œuvre du projet Activités détaillées 8- Développer le système 9- Préparer le déploiement 10- Former les utilisateurs 11- Former le personnel de maintenance 12- Intégrer et finaliser la documentation Volet: Système (suite) Planifier Concevoir Développer Déployer

27 27 Phase 2- Mise en œuvre du projet Activités détaillées 1- Positionner la technologie 2- Évaluer la situation technologique actuelle 3- Évaluer les risques liés à la technologie 4- Concevoir larchitecture technologique 5- Planifier l environnement de dév. et de production 6- Mettre en place les différents environnements Volet: Technologique Planifier Concevoir Développer Déployer

28 28 Phase 3 : Évolution  Définir une stratégie et un plan dévolution continue  Mettre en place des processus de mesure  Faire de la veille (meilleures pratiques)  Faire une revue de gestion  Actualiser Activités principales Assurer le maintien et lévolution du positionnement de lorganisation en regard du projet Objectif:

29 29 Facteurs critiques de succès Connaître lorganisation Établir un plan de projet (« roadmap ») Utiliser une approche maximisant la capacité dévolution

30 30 Alors, lintranet, stop ou encore? Stop… ou Encore…

31 31 Réflexions « Il y a ceux qui voient les choses telles quelles sont et se demandent pourquoi, il y a ceux qui imaginent les choses telles quelles pourraient être et se disent… pourquoi pas? » Bernard Shaw Le succès nest pas quelque chose quon attend mais quelque chose quon travaille alors, il faut commencer (Inconnu) Citation sur lintranet de Walmart

32 32 Remerciements Aux experts consultés Alain Mongrain, Fiducie Desjardins Pierre-Antoine Ferron, Ville de Montréal, Jean-Philippe Beausoleil, Martin Bergeron, Serge Bélanger, Benoît Bujold, Marie-Andrée Poisson, Gaetane Harvey et Pierre Verreault, CGI Québec

33 33 Références En pratique DGT, Conseil du trésor SDS, Régie des rentes du Québec Communications, SAQ DGPPB, Ministère du revenu En matériel Intranet annual design, Neilsen Norman Group, 2002 Gartner, Research Note, K. Shegada, M. Gilbert, D. Logan, S. Hayward, L. Latham, F. Caldwell, The first wave of smart enterprise suites, 8 May 2002

34 34 Références En virtuel De la conception des contenus en ligne, Petit livre blanc, La Mine (www.lamine.com)www.lamine.com JDNet Solutions (Benchmark Group) http : //solutions.journaldunet.com/printer/020327_it_lotus_lacombe.shtml Intranet Focus Ltd, intranetfocus.com/intranets/successfactors.html Pourquoi la gestion des connaissances nest pas (ou Presque) un problème technique, JDNet Solutions, 15 avril 2002

35 35 Questions ??? Commentaires ???