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Eric Birchmeier, Chef de division, Service danalyse et de gestion financières Département des finances S A G E F IS A G E F I Système de contrôle interne.

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1 Eric Birchmeier, Chef de division, Service danalyse et de gestion financières Département des finances S A G E F IS A G E F I Système de contrôle interne (SCI) à lAdministration cantonale vaudoise

2 2 Système de contrôle interne (SCI) et gestion de risques implicites 30 octobre 2006 Département des finances S A G E F IS A G E F I Définition du système de contrôle interne (SCI) n Le contrôle interne est lensemble des règles, des procédures et mesures dorganisation (mesures de contrôle) ordonnées par le Conseil dEtat afin de garantir un déroulement conforme des activités de l'administration. n Les mesures organisationnelles du contrôle interne sont intégrées dans les flux de fonctionnement, en ce sens quelles ont lieu simultanément à lactivité ou sont situées en amont ou en aval de lexécution de celle-ci.

3 3 Système de contrôle interne (SCI) et gestion de risques implicites 30 octobre 2006 Département des finances S A G E F IS A G E F I But du système de contrôle interne (SCI) Le contrôle interne au sein de ladministration permet en particulier dassurer : n Une gestion régulière, efficace et économe des moyens n Le respect des lois, règlements et directives (« conformité ») n La protection du patrimoine n La détection, la réduction et la prévention des erreurs et des irrégularités n De garantir la fiabilité et lintégralité de la comptabilité n Létablissement en temps utile des rapports financiers fiables

4 4 Système de contrôle interne (SCI) et gestion de risques implicites 30 octobre 2006 Département des finances S A G E F IS A G E F I La base du système de contrôle interne Des mesures organisationnelles sont mises en place pour intégrer de manière efficace les activités de contrôles aux opérations. Elles se déclinent par : n Des contrôles préventifs destinés à anticiper les risques Instructions sur les compétences et les signatures Restrictions daccès aux installations, aux systèmes dinformation (sécurité informatique) Etc. n Des contrôles de détection permettant des contrôles de conformité, de concordance Contrôle de conformité aux bases légales, règlements, directives Contrôle de concordance comme la réconciliation de soldes, justificatifs, comparaison de listes, confirmations bancaires, inventaires, etc. Mise en place dindicateurs, de norme de base Etc.

5 5 Système de contrôle interne (SCI) et gestion de risques implicites 30 octobre 2006 Département des finances S A G E F IS A G E F I Le périmètre du contrôle interne Le périmètre du contrôle interne sapplique aux domaines suivants : n Les états financiers Bilan Annexes Compte de fonctionnement et dinvestissements n La gestion de la trésorerie n La gestion du personnel n Loctroi, le suivi, le contrôle et lexamen des subventions n Lacquisition et la gestion des participations financières n Les prestations délivrées par lEtat de Vaud

6 6 Système de contrôle interne (SCI) et gestion de risques implicites 30 octobre 2006 Département des finances S A G E F IS A G E F I Les acteurs du contrôle interne n Le Conseil dEtat sassure de la mise en place du contrôle interne n Les départements et les services sont responsables de la mise en œuvre du contrôle interne (article 16 let. e Lfin) et lintègrent, dune manière générale, dans leurs processus opérationnels. n Le Département en charges des finances émet des directives de portées générales et apporte un appui aux Unités financières départementales (UFD) n Lauditeur interne (CCF) évalue les processus de gestion et de contrôle mis en place par les services. n Lorgane de révision externe (CCF) tient compte du contrôle interne lors de la détermination des opérations de vérification

7 7 Système de contrôle interne (SCI) et gestion de risques implicites 30 octobre 2006 Département des finances S A G E F IS A G E F I Situation actuelle du Système de contrôle interne n Le contrôle interne seffectue actuellement au travers des lois, des règlements, des directives et autres instructions n Le système de contrôle interne à l'Etat de Vaud est lacunaire n La formalisation écrite des processus de contrôle et la traçabilité ne sont pas garanties n L'hétérogénéité des différents outils et des sources d'information financière est un frein à la mise en œuvre dun contrôle interne efficace Risque : erreur majeure ou malversation

8 8 Système de contrôle interne (SCI) et gestion de risques implicites 30 octobre 2006 Département des finances S A G E F IS A G E F I Situation projetée du système de contrôle interne n Formalisation des procédures de contrôles par les services (par exemple : instructions sur les compétences, les signatures, conditions doctroi, traçabilité des contrôles) n Validation et consolidation des procédures auprès des UFD qui peuvent également émettre des instructions internes propre à leur département. n Chaque modification de loi, de règlement, de directive doit intégrer la notion de flux et de contrôle interne n Le Département en charge des finances émettra une directive de portée générale sur la mise en application du contrôle interne

9 9 Système de contrôle interne (SCI) et gestion de risques implicites 30 octobre 2006 Département des finances S A G E F IS A G E F I Conclusions n Le système de contrôle interne doit faire partie de la culture et de la philosophie de lEtat de Vaud n Le Conseil dEtat sassure de la mise en place du contrôle interne n Les départements et les services sont responsables de la mise en œuvre du contrôle interne n La formalisation écrite des processus et la traçabilité du contrôle doivent être garantis n Le contrôle interne permet d'anticiper les risques et de fiabiliser les informations financières n Le contrôle interne est régulièrement ajusté en fonction de lévolution des risques


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