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Site Internet du MAPAQ. Présentation du ministère Ministère qui emploie 2 200 personnes réparties dans 77 sites physiques à travers le Québec Travaille.

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1 Site Internet du MAPAQ

2 Présentation du ministère Ministère qui emploie personnes réparties dans 77 sites physiques à travers le Québec Travaille en collaboration avec 532 partenaires oeuvrant dans 8 champs dintervention : –Diffusion dinformation technico-économique (4) –Services-conseils de groupe (150) –Recherche et développement (12) –Centre dexpertise technique et de services (248) –Formation de la main-dœuvre (18) –Inspection, certification et accréditation (6) –Promotion des produits et du secteur bioalimentaire (38) –Concertation régionale et sectorielle (56) Budget ministériel : Environ 640 M $

3 Phases de réalisation Dépôt de la Vision daffaires électroniques recommandant la refonte du site Internet Juillet 2001 Rencontres de groupes de discussion « focus group » Avril 2002 Élaboration et adoption des principes directeurs Mai-août 2002 Élaboration du projet Détermination des objectifs Architecture et étude dimpact Réalisation et implantation Maintenance Phase 1 Phase 2Phase 3 Phase 4

4 Phase Détermination des objectifs Mai 2000: Plan daction ministériel pour la modernisation de la gestion publique Juin 2001: Approbation par le Comité de direction dune Vision daffaires électroniques, recommandant notamment la refonte du site Internet Avril 2002: Tenue de groupes de discussion auprès de la clientèle Août 2002: Adoption de principes directeurs pour orienter le futur site Internet

5 Principes directeurs Un seul site ministériel Orienté clientèle Permettant la consultation des documents à caractère technique ou scientifique produits par le MAPAQ à partir du site du MAPAQ, indépendamment du lieu dhébergement du document Associant le milieu par des hyperliens Donnant une vision globale intégrée, tout en respectant le dynamisme et les particularités régionales Le tout sous une signature graphique simple et homogène, représentative de lensemble des activités du Ministère

6 Structure de projet

7 Phase Architecture et étude dimpact Déterminer dans le détail ce que sera le site Internet en définissant et en structurant les contenus Analyser les impacts Plus précisément: - faire linventaire du contenu ; - classifier, hiérarchiser et schématiser le contenu ; - analyser les impacts sur lorganisation du travail ; - élaborer une architecture technologique adéquate ; - valider les travaux réalisés à laide dun prototype et dun test utilisateur. Dépôt de la Vision daffaires électroniques recommandant la refonte du site Internet Juillet 2001 Rencontres de groupes de discussion « focus group » Avril 2002 Élaboration et adoption des principes directeurs Mai-août 2002 Élaboration du projet Détermination des objectifs Architecture et étude dimpact Réalisation et implantation Maintenance Phase 1 Phase 2Phase 3 Phase 4 De mars 2003 au 15 décembre 2003

8 Phase Architecture et études dimpact - Contenu

9 Quelques constats présentation visuelle non uniforme contenus redondants ou périmés structure de linformation basée sur lorganisation administrative hyperliens brisés, etc. plus de adresses de courriel (ministérielles, personnelles, partenaires externes) Le site du MAPAQ était le résultat dune évolution faite au cours des années, soutenue par des gens qui possédaient de lexpertise Web et par un dynamisme sectoriel évident. Mais, le site Internet manquait dunité, nétait pas axé client et exigeait une harmonisation.

10 Phase Architecture et études dimpact - Contenu Création du Comité de contenu Ateliers du Comité de contenu (31 mars au 25 août 2003) –Information sur le projet, formation, information diffusée dans le site, statistiques –Inventaire des contenus à diffuser. Pour chaque contenu, niveau dimportance par rapport à la clientèle visée et qualification des contenus (fréquence de mise à jour, formats, lieu dhébergement) –Présentation de différentes segmentations qui peuvent être établies (ex : par secteur dactivités (pêche, agriculture, sécurité alimentaire, etc.), par secteurs dactivités économiques (transformation, production, distribution, etc.), par types de clientèles (consommateurs, chercheurs, restaurateurs, pêcheurs, etc.) –Présentation de différents projets darchitecture pour le site Web –Adoption dune darchitecture –Élaboration dune maquette fonctionnelle Des tests utilisateurs ont été réalisés pour valider larchitecture du site Tournée des comités de gestion Adoption de la maquette par le Comité aviseur Adoption de la maquette par le Comité de direction

11 Phase Architecture et études dimpact - Contenu Difficultés rencontrées Culture organisationnelle –Passer dun site bâti en fonction de lorganigramme à un site orienté clientèle –Gestion décentralisée des sites (contenu et contenant) Adhésion

12 Phase Architecture et études dimpact - Contenant Démarche de la proposition technologique Échelonnée de mai 2003 à décembre 2003; Basée sur les besoins exprimés lors des architectures informationnelles et technologiques; Élaboration de critères fonctionnels et technologiques ; Recommandation au Ministère de se doter dun progiciel de type CMS (Content Management System); Analyse portant sur le choix de logiciels réalisée : 5 produits sélectionnés (il en existe près de 250 sur le marché), afin de valider sur le plan théorique les différents critères identifiés. 3 produits retenus pour des bancs dessais et finalement, MCMS a été recommandé comme solution pour la gestion de contenu du nouveau site Internet du Ministère.

13 Phase Architecture et études dimpact –Contenant Proposition dune solution web Thèmes de critères –Création des contenus –Gestion des contenus –Publication et présentation Attribution de priorité aux différents critères (1 à 10)

14 Phase Architecture et études dimpact –Contenant Critères retenus

15 Phase Architecture et études dimpact –Contenant Lanalyse des besoins –de larchitecture informationnelle; –des critères retenus concernant la gestion de contenus; –de la priorité qui leur est accordée; nous a amené à proposer un outil de gestion de contenu CMS pour la solution densemble de gestion de contenu.

16 Phase Architecture et études dimpact –Contenant Recommandations une liste de critères techniques doit être établie pour le choix dun outil CMS; une évaluation théorique doit être effectuée parmi les outils CMS disponibles sur le marché, selon les besoins de larchitecture informationnelle et lensemble des critères retenus tant fonctionnels que techniques; des essais pratiques (banc dessais) doivent être effectués parmi les outils sélectionnés, afin den retenir un seul; des preuves de concept doivent être effectuées lors des essais, afin de démontrer comment on peut intégrer les applications Cold Fusion du Ministère.

17 Phase Architecture et études dimpact –Contenant ThèmePondération Critère Techniques Support de la langue française10 Les navigateurs supportés 10 Composants clients 5 Moteur de recherche 9 Fournisseur reconnu10 Support10 Documentation technique10 Statistiques de fréquentation 2

18 Phase Architecture et études dimpact –Contenant Performance à lutilisation 8 Systèmes dexploitation10 Serveur Web10 Gestion des utilisateurs10 Utilisation de Active Directory10 Authentification unique 6 Dépôts de données10 Disponibilité10 Serveur d'application 4 Coût 3 Critères techniques - suite

19 Phase Architecture et études dimpact –Contenant Validation de la solution Web retenue Cinq (5) produits retenus FournisseurNom du produit Consyst SQLRep++CM MacromediaSpectra MicrosoftContent Management Server(CMS) OracleOracle 9iAS Portal RedDot SolutionRedDot CMS

20 Phase Architecture et études dimpact –Contenant Produits retenus pour les bancs dessais Microsoft - Content Management Server (CMS) obtient un très bon pointage (271); sintègre très bien dans lenvironnement Microsoft du Ministère; fournisseur reconnu qui offre un bon service; le Ministère détient déjà une licence de ce produit. Macromedia - Spectra obtient un bon pointage (248), même si cest le plus bas; apparaît être une solution qui permettrait dintégrer les applications existantes plus aisément; utilise une technologie que la Direction des ressources informationnelles maîtrise bien (Cold Fusion). Consyst SQL – Rep++ CM obtient le meilleur pointage (279); solution moins onéreuse qui offre toutes les fonctionnalités recherchées; support en langue française et grande disponibilité du fournisseur.

21 Phase Architecture et études dimpact –Contenant Déroulement du banc dessai Les essais effectués avec chacun des produits se déroulent selon les activités suivantes : –Installation; –évaluation des fonctionnalités; –réalisation dune preuve de concept avec Cold Fusion; –présentation dun démo.

22 Phase Architecture et études dimpact –Contenant Le produit commercial de gestion de contenu CMS de Microsoft (MCMS) a été retenu. –Il a été utilisé pour construire un prototype du nouveau site Internet. Fonctionnement: –Les fournisseurs de contenu utilisent leur navigateur Internet pour ajouter ou modifier leur contenu dans le site. Aucune connaissance technique (programmation, infographie) nest nécessaire pour gérer le contenu. La mise en page est prise en charge par loutil. –Les processus dapprobation garantissent l'exactitude et la pertinence du contenu. –La gestion des versions antérieures est faite automatiquement.

23 Phase Architecture et études dimpact –Contenant Les orientations relatives à lorganisation du travail Coordination et soutien ministériels : Une coordination ministérielle des contenus, de la présentation et des technologies du site Internet doit être assurée Cette coordination ministérielle doit offrir un appui aux secteurs et être performante Dynamisme et implication des secteurs : Le dynamisme sectoriel doit être préservé et encouragé Les fournisseurs de contenu doivent avoir accès à des moyens facilitants et adaptés à leur rôle

24 Phase Architecture et études dimpact –Contenant Chacun son rôle Lexpertise en communication Web et dans les techniques de publica­ tion Web doit être concentrée au sein des équipes ministé­rielles de gestion du site et offerte aux secteurs Les secteurs doivent jouer un rôle de spécialistes des contenus et de linformation destinée aux utilisateurs du site Pratiques Les pratiques doivent être encadrées par des politiques, des règles et des normes Les règles du jeu doivent être claires et connues de tous Organisation du travail Lorganisation du travail et les processus reliés au site Internet doi­vent être formalisés et diffusés Les rôles et responsabilités doivent être clairs et connus de tous

25 Phase Architecture et études dimpact –Contenant Environnement de collaboration Un environnement de collaboration (systèmes et outils) doit suppor­ter les processus et favoriser la collaboration entre léquipe de sou­tien et les secteurs Les outils doivent être conviviaux et accessibles aux intervenants des secteurs

26 Phase Architecture et études dimpact –Contenant Étude dimpact sur lorganisation du travail 1.Un processus léger pour la mise à jour des contenus Parcours 1: publication directe sans validation de la DC dans des cas prédéfinis par le Comité de contenu (ex: rappels daliments) Parcours 2: publication avec validation dans les autres cas La mise à jour des contenus informationnels provenant de bases de données ou dapplications sectorielles (Carrefour alimentaire, banque sur les espèces aquatiques, etc.) ne nécessite pas lapprobation de la DC: la validation de ces contenus est assurée par les mécanismes de validation internes du secteur responsable 2.Un processus pour répondre aux nouveaux besoins Un travail déquipe entre le secteur et léquipe de soutien de la DGSG 3. Projets majeurs qui demandent un financement spécifique Projets de grande complexité ou à impacts importants Étude dopportunité légère Dossiers daffaires pour les projets retenus (exemple: fiche de projet déposée au CDTI)

27 Phase Architecture et études dimpact –Contenant Schéma du processus des mises à jour régulières

28 Phase Architecture et études dimpact –Contenant Partage des rôles et responsabilités Rôle des secteurs Spécialistes des contenus Enjeux: Travailler en réseau pour sassurer que les composantes soient orientées clientèles Transformation des rôles : webmestre sectoriel versus experts de contenu Rôle de la DGSG Direction des communications -Aide-conseil à la présentation de linformation -Support et conseil en rédaction Web -Infographie Direction des ressources informationnelles -Conception informatique du site -Support informatique Enjeu: Des niveaux de services à établir et à maintenir

29 Gestion du changement

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32 Stratégie de formation Phase réalisation et implantation Phase de maintenance

33 Phase Réalisation et implantation Dépôt de la Vision daffaires électroniques recommandant la refonte du site Internet Juillet 2001 Rencontres de groupes de discussion « focus group » Avril 2002 Élaboration et adoption des principes directeurs Mai-août 2002 Élaboration du projet Déterminer dans le détail ce que sera le site Internet en définissant et en structurant les contenus Analyser les impacts Plus précisément: - faire linventaire du contenu ; - classifier, hiérarchiser et schématiser le contenu ; - analyser les impacts sur lorganisation du travail ; - élaborer une architecture technologique adéquate ; - valider les travaux réalisés à laide dun prototype et dun test utilisateur. Détermination des objectifs Architecture et étude dimpact Réalisation et implantation Maintenance Phase 1 Phase 2Phase 3 Phase 4 De janvier 2004 au 1 er novembre 2004 De mars 2003 au 15 décembre 2003 Détails de réalisation -rédaction de contenus; -réalisation de linfographie; -préparation de linfrastructure technologique; - intégration des pages Web; - programmation de la gestion des contenus dynamiques. Installation de la solution Web dans son environnement de diffusion Internet Mise en ligne du site sur le réseau Internet Promotion du site De janvier 2004 au 1 er novembre 2004

34 Phase Réalisation et implantation - Contenu Mise en ligne dun site intranet de pilotage Élaboration de larchitecture détaillée avec le Comité de contenu Identification des fournisseurs et des approbateurs pour chaque contenu Stratégie de communication interne Équipe de rédacteurs Web –Formation des rédacteurs –Cahier des normes rédactionnelles Rédaction dune première ébauche des pages par la DC Bonification et approbation des pages par les secteurs Développement du concept graphique et approbation Réalisation graphique et découpage pour la réalisation des gabarits Contrôle qualité des gabarits Intégration des contenus automatisé et manuelle Contrôle qualité Formation des fournisseurs et des approbateurs (Guide de formation) Création des droits daccès dans MCMS

35 Phase Réalisation et implantation - Contenu Difficultés rencontrées Développer le contenu et le contenant en simultanée La disponibilité des fournisseurs et des approbateurs pour valider et approuver les contenus Ladhésion

36 Phase Réalisation et implantation - Contenant Les activités de réalisation se présentent en sept groupes : Mise en place des environnements; Mise en place des outils; Développement des composantes; Création des contenus; Intégration des composantes; Tests intégrés; Préparation de limplantation.

37 Phase Réalisation et implantation - Contenant

38 Enjeux reliés à la réalisation du site Internet Une équipe de projet dédiée au projet Implication et disponibilité des ressources des secteurs Arrimage avec le projet dinfrastructure

39 Phase Implantation et implantation - contenant Les activités dimplantation se présentent en cinq groupes : Installation; Approbation du site; Mise en place des rôles; Gestion du changement; Mise en ligne.

40 Phase Maintenance Maintenance (assurer le dynamisme et lévolution du site en conformité avec les besoins de lorganisation) Dépôt de la Vision daffaires électroniques recommandant la refonte du site Internet Juillet 2001 Rencontres de groupes de discussion « focus group » Avril 2002 Élaboration et adoption des principes directeurs Mai-août 2002 Élaboration du projet Détails de réalisation -rédaction de contenus; -réalisation de linfographie; -préparation de linfrastructure technologique; - intégration des pages Web; - programmation de la gestion des contenus dynamiques. Installation de la solution Web dans son environnement de diffusion Internet Mise en ligne du site sur le réseau Internet Promotion du site Déterminer dans le détail ce que sera le site Internet en définissant et en structurant les contenus Analyser les impacts Plus précisément: - faire linventaire du contenu ; - classifier, hiérarchiser et schématiser le contenu ; - analyser les impacts sur lorganisation du travail ; - élaborer une architecture technologique adéquate ; - valider les travaux réalisés à laide dun prototype et dun test utilisateur. Détermination des objectifs Architecture et étude dimpact Réalisation et implantation Maintenance Phase 1 Phase 2Phase 3 Phase 4 De janvier 2004 au 1 er novembre 2004 De mars 2003 au 15 décembre 2003

41 Phase Maintenance

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46 Enjeux reliés à la maintenance du site Capacité des équipes de soutien (DGSG) et niveaux de service Traitement des demandes et différenciation des projets Parcours de mise à jour régulière Définition des besoins et des solutions (modification et évolution) Intégration avec les mécanismes de gestion du MAPAQ Clarification et diffusion des règles du jeu

47 Avantages et limites Satisfaction de la clientèle Le site répond davantage aux attentes de la clientèle (basé sur les « Focus group » et la Vision daffaires électroniques) Le site est construit pour faciliter la navigation (validé par des tests auprès des utilisateurs) Le site présente de linformation à jour (facilité de mise à jour du contenu) Le site offre une façon uniforme de retrouver linformation Le site devient un comptoir virtuel dinformation et de services

48 Avantages et limites Cohérence de limage du Ministère sur Internet La diffusion de linformation est encadrée par une politique Le nouveau site de type portail permet de regrouper les informations communes tout en respectant les particularités sectorielles et le dynamisme régional Le site est conforme au PIV et au Cadre de diffusion de linformation gouvernementale Le nouveau site permet détablir des liens vers certains services offerts par des partenaires

49 Avantages et limites Organisation du travail Une solution technologique commune facilite la formation et le support et réduit ainsi les coûts globaux de fonctionnement Les tâches sont mieux définies entre les différents intervenants Web (infographistes, intégrateurs Web, rédacteurs, approbateurs, etc) La formation dun comité de contenu améliore la circulation dinformation entre les secteurs et évitera la duplication des contenus Les règles de mise en page et la politique de diffusion facilite le travail des différents intervenants

50 Conclusion: Le site au quotidien 2 édimestres et 1 intégrateur à la Direction des communications 1 développeur et 1 webmestre à la Direction des ressources informationnelles 250 fournisseurs et approbateurs de contenu Améliorations (publications, etc.) Politique éditoriale Évaluation du site Animation du site


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