Site Internet du MAPAQ.

Site Internet du MAPAQ

Présentation du ministère
Ministère qui emploie personnes réparties dans 77 sites physiques à travers le Québec Travaille en collaboration avec 532 partenaires oeuvrant dans 8 champs d’intervention : Diffusion d’information technico-économique (4) Services-conseils de groupe (150) Recherche et développement (12) Centre d’expertise technique et de services (248) Formation de la main-d’œuvre (18) Inspection, certification et accréditation (6) Promotion des produits et du secteur bioalimentaire (38) Concertation régionale et sectorielle (56) Budget ministériel : Environ 640 M $

Réalisation et implantation
Phases de réalisation Détermination des objectifs Architecture et étude d’impact Réalisation et implantation Maintenance Phase 1 Phase 2 Phase 3 Phase 4 Dépôt de la Vision d’affaires électroniques recommandant la refonte du site Internet Juillet 2001 Rencontres de groupes de discussion « focus group » Avril 2002 Élaboration et adoption des principes directeurs Mai-août 2002 Élaboration du projet

Phase Détermination des objectifs
Mai 2000: Plan d’action ministériel pour la modernisation de la gestion publique Juin 2001: Approbation par le Comité de direction d’une Vision d’affaires électroniques, recommandant notamment la refonte du site Internet Avril 2002: Tenue de groupes de discussion auprès de la clientèle Août 2002: Adoption de principes directeurs pour orienter le futur site Internet

Principes directeurs Un seul site ministériel Orienté clientèle
Permettant la consultation des documents à caractère technique ou scientifique produits par le MAPAQ à partir du site du MAPAQ, indépendamment du lieu d’hébergement du document Associant le milieu par des hyperliens Donnant une vision globale intégrée, tout en respectant le dynamisme et les particularités régionales Le tout sous une signature graphique simple et homogène, représentative de l’ensemble des activités du Ministère

Structure de projet

Phase Architecture et étude d’impact
Déterminer dans le détail ce que sera le site Internet en définissant et en structurant les contenus Analyser les impacts Plus précisément: - faire l’inventaire du contenu ; - classifier, hiérarchiser et schématiser le contenu ; - analyser les impacts sur l’organisation du travail ; - élaborer une architecture technologique adéquate ; - valider les travaux réalisés à l’aide d’un prototype et d’un test utilisateur. Dépôt de la Vision d’affaires électroniques recommandant la refonte du site Internet Juillet 2001 Rencontres de groupes de discussion « focus group » Avril 2002 Élaboration et adoption des principes directeurs Mai-août 2002 Élaboration du projet Détermination des objectifs Architecture et étude d’impact Réalisation et implantation Maintenance Phase 1 Phase 2 Phase 3 Phase 4 De mars 2003 au 15 décembre 2003 Principales étapes de la phase II Architecture informationnelle (volet contenu) Définition des contenus à diffuser (collecte, analyse, validation) Scénarisation du site Internet (catégorisation, structuration de la navigation) Tests utilisateurs (clientèles du Ministère) Architecture technologique (volet contenant) Proposition d’une solution Web pour la gestion des contenus Validation de la solution Web retenue (réalisation d’un prototype) Études d’impact et documents divers (volet contenant) Étude d’impact sur le changement de nom de domaine (agr --» mapaq) Étude d’impact sur l’organisation du travail (réalisation et maintenance) Stratégie de mise en place et échéancier de réalisation Évaluation des coûts et bénéfices des phases « réalisation » et « maintenance »

Phase Architecture et études d’impact - Contenu

Quelques constats présentation visuelle non uniforme contenus redondants ou périmés structure de l’information basée sur l’organisation administrative hyperliens brisés, etc. plus de adresses de courriel (ministérielles, personnelles, partenaires externes) Le site du MAPAQ était le résultat d’une évolution faite au cours des années, soutenue par des gens qui possédaient de l’expertise Web et par un dynamisme sectoriel évident. Mais, le site Internet manquait d’unité, n’était pas axé client et exigeait une harmonisation.

Création du Comité de contenu Ateliers du Comité de contenu (31 mars au 25 août 2003) Information sur le projet, formation, information diffusée dans le site, statistiques Inventaire des contenus à diffuser. Pour chaque contenu, niveau d’importance par rapport à la clientèle visée et qualification des contenus (fréquence de mise à jour, formats, lieu d’hébergement) Présentation de différentes segmentations qui peuvent être établies (ex : par secteur d’activités (pêche, agriculture, sécurité alimentaire, etc.), par secteurs d’activités économiques (transformation, production, distribution, etc.), par types de clientèles (consommateurs, chercheurs, restaurateurs, pêcheurs, etc.) Présentation de différents projets d’architecture pour le site Web Adoption d’une d’architecture Élaboration d’une maquette fonctionnelle Des tests utilisateurs ont été réalisés pour valider l’architecture du site Tournée des comités de gestion Adoption de la maquette par le Comité aviseur Adoption de la maquette par le Comité de direction Constat sur la situation actuelle La situation actuelle de la gestion du site Internet montre une organisation dynamique et décentralisée qui a progressivement mis en place des îlots d’expertise permettant à la plupart des secteurs de rendre disponibles au public des contenus informationnels sur le site Internet du MAPAQ. Cependant ce mode d’organisation, qui a permis une autonomie importante dans l’ensemble du ministère, n’est pas étranger à un manque de cohésion et d’uniformité des contenus, de la présentation visuelle et de la structure du site Internet du MAPAQ. Le projet de refonte vise notamment à redonner au site Internet l’harmonie désirée.

Difficultés rencontrées Culture organisationnelle Passer d’un site bâti en fonction de l’organigramme à un site orienté clientèle Gestion décentralisée des sites (contenu et contenant) Adhésion

Phase Architecture et études d’impact - Contenant
Démarche de la proposition technologique Échelonnée de mai 2003 à décembre 2003; Basée sur les besoins exprimés lors des architectures informationnelles et technologiques; Élaboration de critères fonctionnels et technologiques ; Recommandation au Ministère de se doter d’un progiciel de type CMS (Content Management System); Analyse portant sur le choix de logiciels réalisée : 5 produits sélectionnés (il en existe près de 250 sur le marché), afin de valider sur le plan théorique les différents critères identifiés. 3 produits retenus pour des bancs d’essais et finalement, MCMS a été recommandé comme solution pour la gestion de contenu du nouveau site Internet du Ministère.

Phase Architecture et études d’impact –Contenant
Proposition d’une solution web Thèmes de critères Création des contenus Gestion des contenus Publication et présentation Attribution de priorité aux différents critères (1 à 10) Au cours de l’été 2003, une analyse de différents produits disponibles sur le marché, spécialisés dans la gestion de contenus Web, a été réalisée. Cette analyse a été accompagnée de bancs d’essais qui ont permis de tester les solutions Rep++CM de ConsystSQL et MCMS de Microsoft. MCMS a été sélectionné sur la base de critères pondérés et d’autres considérations. Ce rapport a pour but de détailler les impacts sur l’infrastructure technologique Web issus du choix d’introduire au MAPAQ un outil spécialisé dans la gestion de contenu Web (MCMS 2002). L’infrastructure technologique Web a été élaborée dans le cadre des projets de prestations électroniques des services (Flora, PATBQ, BAK, etc.) du ministère. Cette infrastructure, basée notamment sur les serveurs d’applications ColdFusion et Oracle ne peut accueillir, sans modification, les technologies retenus dans le cadre du projet. L’infrastructure devra donc être modifiée et adaptée afin d’assurer l’intégration des composantes liées à la gestion et la diffusion du site Internet du MAPAQ. L’objectif du présent rapport est de proposer une solution Web pour la gestion des contenus. La solution proposée doit répondre aux besoins de l’architecture informationnelle et fournir les moyens pour gérer les contenus du nouveau site Internet du Ministère. De façon plus particulière, le présent rapport vise à définir les modes de fonctionnement pour la gestion des contenus du nouveau site en tenant compte : • des besoins qui découlent de l’architecture informationnelle cible ; • des principes directeurs adoptés par le Comité de direction en février 2003 ; • de la gestion des contenus de l’intranet à court et moyen terme ; • des orientations technologiques de la Direction des ressources informationnelles (DRI) ; • des tendances du marché et des meilleures pratiques en gestion de contenu de sites Web. L’analyse de l’architecture informationnelle nous permet d’identifier les volumes de contenus par catégorie. Les contenus informationnels se divisent en deux catégories : • les contenus dynamiques font l’objet de mises à jour fréquentes (journalière, hebdomadaire) ; • les contenus statiques font rarement l’objet de mises à jour (mensuel, annuel). Cette première analyse nous permet d’établir une liste de critères fonctionnels pour la solution d’ensemble, concernant la gestion de contenus. Afin d’atteindre les objectifs d’affaires que vise le Ministère avec la refonte de son site Internet, les critères retenus doivent être spécifiques aux besoins du MAPAQ en matière de gestion de contenu. Ces éléments d’information permettront d’établir une grille d’évaluation qui servira à déterminer la solution proposée pour la gestion de contenus. Entre autres, cet exercice met en perspective la nécessité ou non de se doter d’un outil de gestion de contenu. Pour déterminer une solution de gestion de contenu, il n'y a pas de liste générique de critères valable pour toutes les organisations. Chaque organisation a ses besoins particuliers. Aussi, afin de s’assurer de ne pas oublier de critères importants, nous devons faire participer les principaux responsables dans le processus d’identification des critères. Parmi ceux-ci on retrouve les responsables des contenus et les intégrateurs de pages Web. Les critères fonctionnels retenus se regroupent sous les thèmes suivants : • Création des contenus • Gestion des contenus • Publication et présentation À noter que ces trois thèmes sont de nature fonctionnelle et couvrent en entier le processus de la gestion de contenu, dès le début de la création du contenu jusqu’à sa publication aux utilisateurs. Ces trois thèmes concernent particulièrement les responsables des contenus (auteurs, approbateurs). Un quatrième et dernier thème couvre des critères techniques qui concernent davantage les ressources informatiques. Il ne fait pas parti du présent document. Les critères associés à ce thème seront établis et priorisés afin d’évaluer les outils proposés, selon le cas. Toutefois pour définir la solution Web, nous devons tenir compte des orientations technologiques de la DRI, soit : l’environnement Microsoft, les applications Cold Fusion et le SGBD Oracle. Pour recenser les besoins de fonctionnement requis pour la gestion des contenus, nous convenons de l’importance à accorder à chacun des critères à évaluer. Un pointage de 1 à 10 indique le niveau de priorité qu’on leur accorde. Pas important Peu important Souhaitable Très souhaitable Essentiel Le tableau suivant montre la liste des critères retenus et le niveau de priorité accordé à chacun d’eux. La priorité accordée à chacun des critères a été évaluée avec la collaboration de quelques représentants du Comité de travail contenu, ce qui permet de cerner le besoin spécifique au nouveau site du MAPAQ en matière de gestion de contenu. Une description détaillée de ces critères fonctionnels est présentée en annexe (voir la section 10). Pour chacun des critères, un commentaire accompagne la justification de la priorité qu’on lui accorde.

Critères retenus

L’analyse des besoins de l’architecture informationnelle; des critères retenus concernant la gestion de contenus; de la priorité qui leur est accordée; nous a amené à proposer un outil de gestion de contenu CMS pour la solution d’ensemble de gestion de contenu. La priorité accordée à chacun des critères a été évaluée avec la collaboration de quelques représentants du Comité de travail contenu, ce qui permet de cerner le besoin spécifique au nouveau site du MAPAQ en matière de gestion de contenu. La solution d’ensemble proposée repose sur l’utilisation d’un outil de gestion de contenu (CMS) pour gérer la majeure partie des contenus statiques et dynamiques du nouveau site du Ministère. Comparativement à une solution utilisant un outil d’édition HTML standard, ou l’utilisateur qui possède les connaissances requises a plein contrôle sur les contenus et l’ensemble des objets présentés (images, menus, éléments de navigation, textes, etc.), la solution proposée permet un meilleur contrôle. La principale caractéristique du mode de fonctionnement avec un outil CMS est d’offrir un périmètre fonctionnel plus limité aux fournisseurs de contenus. Ce périmètre est défini via l’outil lui-même, selon les possibilités offertes par l’outil et en fonction du rôle à jouer par chacun aux différents contenus. L’utilisation d’un CMS ne doit pas être perçue comme un moyen magique de s’affranchir des contraintes informatiques. Au contraire, à certains égards l’utilisation d’un CMS ajoute des contraintes, en restreignant le champ d’intervention des différents fournisseurs de contenus, mais permet de donner la latitude voulue à chacun en fonction de son rôle, son niveau d’aisance et de connaissances. Ce qu’apporte l’outil CMS c’est la possibilité de gérer les contenus d’un site Web en mettant à contribution un grand nombre de collaborateurs tout en facilitant le contrôle des contenus ; c'est-à-dire la cohérence et la conformité aux normes de l’organisme qui les diffuse, comme par exemple les règles du Programme d’identification visuelles (PIV). Les fonctions qui caractérisent un outil CMS sont la gestion d’un cycle d’approbation des contenus, une gestion séparée des contenus (l’information) et des contenants (les gabarits de présentation), la gestion des différentes versions des contenus, etc. Toutefois, l’introduction d’un tel outil dans l’environnement du Ministère aura un impact sur les processus de travail. Le détail de cet aspect est consigné dans le Rapport d’analyse sur l’organisation du travail et constitue un facteur de succès important. Le bénéfice à l’utilisation de l’outil se trouve au niveau de la qualité du site et au maintient de cette qualité tout au long de son évolution, ce qui est difficilement mesurable monétairement. C’est ce qui est visé par les principes directeurs adoptés pour la refonte du site et c’est pourquoi nous proposons cette solution d’ensemble.

Recommandations une liste de critères techniques doit être établie pour le choix d’un outil CMS; une évaluation théorique doit être effectuée parmi les outils CMS disponibles sur le marché, selon les besoins de l’architecture informationnelle et l’ensemble des critères retenus tant fonctionnels que techniques; des essais pratiques (banc d’essais) doivent être effectués parmi les outils sélectionnés, afin d’en retenir un seul; des preuves de concept doivent être effectuées lors des essais, afin de démontrer comment on peut intégrer les applications Cold Fusion du Ministère.

Thème Pondération Critère Techniques Support de la langue française 10 Les navigateurs supportés 10 Composants clients Moteur de recherche Fournisseur reconnu 10 Support Documentation technique 10 Statistiques de fréquentation 2 Ces critères ont été pondérés en collaboration avec les responsables de l’infrastructure technologique de la Direction des ressources informationnelles (DRI) et des ressources du Comité de travail contenant, ce qui permet de cerner le besoin spécifique et les contraintes technologiques du MAPAQ.

Performance à l’utilisation 8 Systèmes d’exploitation 10 Serveur Web Gestion des utilisateurs 10 Utilisation de Active Directory 10 Authentification unique 6 Dépôts de données 10 Disponibilité Serveur d'application Coût Critères techniques - suite

Validation de la solution Web retenue Cinq (5) produits retenus Fournisseur Nom du produit Consyst SQL Rep++CM Macromedia Spectra Microsoft Content Management Server(CMS) Oracle Oracle 9iAS Portal RedDot Solution RedDot CMS Consyst SQL – Rep++ CM Consyst SQL est une firme québécoise qui offre des solutions logicielles depuis La solution Rep++ CM est utilisée par différents organismes tels le ministère du Revenu du Québec (projet pilote en intranet, à l’automne 2003), la Société du Vieux Port de Montréal, la Défense nationale du Canada et Téléglobe Canada. Ce produit a été retenu parce que le fournisseur, en plus d’avoir son siège social au Québec, développe des solutions reconnues depuis plusieurs années. Macromedia - Spectra La solution Spectra provient de l’acquisition de la firme Allaire en 2001 par la firme Macromedia. À noter que Allaire a inventé le langage de programmation Cold Fusion et que la solution Spectra a été développée avec ce langage. Ce produit a été retenu principalement pour cette raison, parce qu’il pourrait permettre une meilleure intégration des futures applications transactionnelles développées en Cold Fusion. Microsoft - Content Management Server (CMS) La solution CMS de Microsoft provient de l’acquisition de la firme canadienne nCompass en 2001 par la firme américaine. La version 2002 de CMS s’intègre à l’architecture .NET de Microsoft. Ce produit est utilisé entre autre à la Régie des rentes du Québec et chez Desjardins Sécurité Financière (DSF). Nous avons retenu cette solution parce qu’il s’agit du plus important fournisseur de solutions logicielles au monde et qu’elle correspond aux orientations technologiques du Ministère. Ce produit doit aussi être considéré dans le cadre du projet d’infrastructures technologiques du Ministère. Oracle – 9iAS Portal La solution Oracle9iAS Portal gère plusieurs sites à travers le monde dans différentes langues. Nous avons retenu cette solution parce qu’il s’agit du deuxième plus important fournisseur de solutions logicielles au monde. Le SGBD Oracle est celui préconisé au MAPAQ, comme serveur de données, pour le développement d’applications transactionnelles. RedDot Solution - RedDot CMS Cette solution d’origine allemande existe depuis RedDot solution se spécialise en gestion de contenu et le produit est utilisé par plus de 900 clients à travers le monde. Nous avons retenu cette solution parce qu’elle existe depuis plus de cinq ans et elle est l’une des plus connues pour le type de besoin que nous voulons combler. La liste de critères a été envoyée a chacun des fournisseurs de ces produits. Pour chaque critère, ceux-ci nous ont indiqué par oui ou non, si leur produit répondait à ces exigences. Selon le cas, nous avons obtenu des précisions additionnelles afin de nous assurer de la bonne compréhension des critères et de la validité des réponses obtenues. Le tableau à la page suivante montre sommairement les résultats compilés pour chacun des produits : (Voir tableau avantages et inconvénients p.11 et 12 du document)

Produits retenus pour les bancs d’essais Microsoft - Content Management Server (CMS) obtient un très bon pointage (271); s’intègre très bien dans l’environnement Microsoft du Ministère; fournisseur reconnu qui offre un bon service; le Ministère détient déjà une licence de ce produit. Macromedia - Spectra obtient un bon pointage (248), même si c’est le plus bas; apparaît être une solution qui permettrait d’intégrer les applications existantes plus aisément; utilise une technologie que la Direction des ressources informationnelles maîtrise bien (Cold Fusion). Consyst SQL – Rep++ CM obtient le meilleur pointage (279); solution moins onéreuse qui offre toutes les fonctionnalités recherchées; support en langue française et grande disponibilité du fournisseur. Le tableau précédent indique le nombre de points accordés à chacun des critères énumérés. Pour chacun des critères un « x » indique que ce critère est satisfait par le produit et le nombre de points indiqués dans la colonne priorité lui est alors attribué. Un « N » signifie que le critère n’est pas satisfait et aucun point n’est alors attribué. Enfin un « ? » signifie qu’il n’est pas certain que le produit satisfasse ce critère et aucun point n’est alors attribué. Les résultats obtenus ne permettent pas de départager clairement les différents produits. En effet, seulement 31 points séparent le pointage le plus élevé (279) et le pointage le plus bas (248), ce qui représente un écart de seulement 12.5 %. Afin de faire ressortir quels sont les produits les plus susceptibles de satisfaire au besoin, nous avons dressé une liste d’avantages et d’inconvénients pour chacun de ces produits. Compte tenu que la solution doit s’intégrer dans l’environnement technologique du Ministère, que le fournisseur doit avoir une place d’affaires au Québec et considérant les avantages et inconvénients énoncés dans le tableau précédent, les produits retenus pour les bancs d’essais sont : MCMS La construction de gabarits de pages avec des champs qui permettent d'appeler une page Cold Fusion est facile. La construction et l'intégration d'une application Cold Fusion dans MCMS sont faciles. L'intégration des applications existantes interactives telles Flora et PATBQ est cependant prohibitive. Les applications devraient être reconstruites de façon à ce que les pages Cold Fusion retournent des documents XML (les données brutes, avec des balises de description de contenu) à la place de pages HTML comme c'est le cas actuellement. Il faut se rappeler que l'orientation maîtresse est une interface graphique normalisée pour toutes les applications et sites Web du Mapaq. Ceci étant dit, il est probablement plus économique de faire modifier les applications interactives actuelles pour les rendre conformes éventuellement à la facture graphique du site informationnel, plutôt que de les forcer à s'intégrer à MCMS. Remarque des observateurs Les utilisateurs ont apprécié la simplicité et la convivialité des interfaces Web pour les fournisseurs de contenu et les approbateurs. Spectra Spectra est complexe à installer; Spectra fait appel à des bases de données par l'entremise de ODBC; Spectra dépend de Cold Fusion dont il utilise obligatoirement le dispositif de sécurité avancée. Spectra commande une expertise pointue en ColdFusion et la maîtrise des concepts de Spectra. Les concepts et la pratique de la sécurité avancée de Cold Fusion ne sont pas maîtrisés au MAPAQ. Le dispositif de sécurité en usage au MAPAQ est un outil maison: pour une mise en oeuvre rapide de Spectra il faudrait l'écarter. Pour la maintenance des versions futures de Spectra, il ne sera pas possible de se rabattre sur un fournisseur particulier puisqu'à l'automne il sera distribué en open-source (Voir analyse des solutions open-source en annexe à la section 6). Ceci est un handicap, la résolution de problèmes devra être assurée par des ressources internes auxquelles il faudra consacrer de la formation, ou par des consultants prêts à le faire (tels Northern Objects ). Pour conclure le test de Spectra n'est pas concluant et la recommandation est de ne pas poursuivre dans cette voie. Évaluation des fonctionnalités, réalisation d’une preuve de concept et présentation d’un démo Ces activités ont été compromises parce qu'il a été impossible d'installer complètement et proprement le produit Spectra Rep++ Conclusions et observations La procédure d'installation pour le client lourd est claire mais complexe; elle aurait intérêt à être simplifiée par un assistant cependant. L'installation du client léger est complexe et mal documentée. Le produit est facile d'utilisation: la conception des gabarits s'apparente beaucoup à la manière de faire avec Cold Fusion; les flux de travaux pour la publication sont faciles à construire et à exécuter. Sur le strict plan de la fonctionnalité requise par l'appel d'offre le produit répond aux besoins. L’interface Web pour les utilisateurs (fournisseurs de contenu, approbateurs) est peu évidente et peu intuitive (concept de ressource). La gestion des versions n’apparaît pas évidente. Ce mode de fonctionnement a soulevé certaines questions de compréhension.

Déroulement du banc d’essai Les essais effectués avec chacun des produits se déroulent selon les activités suivantes : Installation; évaluation des fonctionnalités; réalisation d’une preuve de concept avec Cold Fusion; présentation d’un démo. Description générale des bancs d’essais Les bancs d’essais visent à retenir le progiciel le plus approprié pour satisfaire les besoins spécifiques du MAPAQ en matière de gestion de contenus Web. Ces bancs d’essais sont effectués en laboratoire dans un environnement qui permet d’évaluer les différentes fonctionnalités offertes par chacun des produits à l’essai. Ces essais permettront d’abord d’évaluer le processus d’installation du progiciel dans l’environnement du Ministère et ses impacts. Suite à l’installation, les essais permettront d’évaluer plus précisément jusqu’à quel niveau les critères qui définissent les besoins sont satisfaits. Ces essais permettront aussi de voir comment les différentes fonctions s’exécutent et feront ressortir différentes considérations pertinentes pour le choix de la solution. Noter toutefois que l’environnement du laboratoire ne permet pas de réaliser des essais de charge et de performance puisque cet environnement n’est pas conforme à l’environnement de production. La réalisation de tels essais ne donnerait donc pas des résultats significatifs. Nous avions donc prévu de réaliser ces essais en environnement d’essais intégrés lors de l’activité d’expérimentation du prototype. Toutefois, au moment d’écrire ces lignes, il a été convenu d’utiliser l’environnement de développement pour le prototype, qui ne sera pas conforme à l’environnement de production pour la réalisation des essais à compléter. De par leur nature et les tendances du marché, les types de progiciel à évaluer évoluent rapidement. Toutefois les évolutions annoncées par les fournisseurs ne sont pas prises en compte. Les évaluations ont été réalisées avec les dernières versions déployées par les fournisseurs. Les conclusions et la recommandation contenues dans le présent document ne reposent donc sur aucune spéculation. Installation Cette activité sert à vérifier le bon fonctionnement de l’installation du produit et le niveau d’autonomie offert avec le matériel (fichier d’installation, guides, procédures, documentation) fourni par le fournisseur du progiciel. Cet exercice fourni des indications utiles pour permettre d’évaluer les efforts de mise en place de la solution dans l’environnement du Ministère. Evaluation des fonctionnalités Cette activité sert à évaluer chacune des fonctionnalités du progiciel en fonction des critères d’évaluations retenus, qui caractérisent le besoin spécifique du MAPAQ en matière de gestion de contenu. Cet exercice permet de comparer les solutions progiciels de façon objective sur une base commune. Le détail de la grille d’évaluation est décrit à la section 3.3. Réalisation d’une preuve de concept avec Cold Fusion La preuve de concept à réaliser avec chacun des progiciels vise à voir si il est possible, en pratique, d’intégrer les applications externes écrites en Cold Fusion à l’intérieur de l’outil de gestion de contenu CMS et si oui, comment cela peut se faire. Cette intégration est requise si on veut donner aux applications Cold Fusion l’apparence visuelle du nouveau site avec les mêmes éléments visuels. Cet exercice permet d’évaluer quels sont les efforts à consentir pour intégrer une application Cold Fusion et quels sont les impacts de cette intégration pour l’évolution et la maintenance de ces applications. Présentation d’un démo Cette dernière activité vise à montrer aux utilisateurs (édimestre et webmestre), de façon pratique, l’environnement de travail offert par chacun des progiciels. Cet exercice permet aux utilisateurs d’apprécier le niveau d’aisance et comparer les avantages et les inconvénients offerts par chaque solution, afin de voir laquelle convient le mieux au besoin des différents collaborateurs impliqués dans la gestion du site. La grille d’évaluation est constituée des mêmes critères (voir tableau à la section 2.3) qui ont servis à l’évaluation théorique des produits, lors de la sélection des solutions retenues pour les bancs d’essais. Cette grille sert à évaluer les fonctionnalités des progiciels en laboratoire. Lors des bancs d’essais de chacun des produits, un pointage est accordé à chacun des critères pour indiquer dans quelle mesure les fonctionnalités des progiciels satisfont les critères. Un pointage de 1 à 10 est ainsi accordé à chacun des critères comme suit : 10 Non satisfaisantPeu satisfaisantAssez satisfaisantSatisfaisantTrès satisfaisant Ce pointage est ensuite multiplié par le niveau de priorité accordé à chacun des critères. La somme des produits donne le pointage total pour chacun des progiciels CMS. Compte tenu de la priorité accordée à chacun des critères, le pointage maximum pouvant être accordé à un progiciel est de 3010 points, en donnant un pointage de 10 sur 10 à chaque critère. En établissant la proportion obtenue entre le pointage total accordé à un progiciel et le pointage maximum, on obtient une note en pourcentage sur 100 points.

Le produit commercial de gestion de contenu CMS de Microsoft (MCMS) a été retenu. Il a été utilisé pour construire un prototype du nouveau site Internet. Fonctionnement: Les fournisseurs de contenu utilisent leur navigateur Internet pour ajouter ou modifier leur contenu dans le site. Aucune connaissance technique (programmation, infographie) n’est nécessaire pour gérer le contenu. La mise en page est prise en charge par l’outil. Les processus d’approbation garantissent l'exactitude et la pertinence du contenu. La gestion des versions antérieures est faite automatiquement.

Les orientations relatives à l’organisation du travail Coordination et soutien ministériels : Une coordination ministérielle des contenus, de la présentation et des technologies du site Internet doit être assurée Cette coordination ministérielle doit offrir un appui aux secteurs et être performante Dynamisme et implication des secteurs : Le dynamisme sectoriel doit être préservé et encouragé Les fournisseurs de contenu doivent avoir accès à des moyens facilitants et adaptés à leur rôle

Chacun son rôle L’expertise en communication Web et dans les techniques de publication Web doit être concentrée au sein des équipes ministérielles de gestion du site et offerte aux secteurs Les secteurs doivent jouer un rôle de spécialistes des contenus et de l’information destinée aux utilisateurs du site Pratiques Les pratiques doivent être encadrées par des politiques, des règles et des normes Les règles du jeu doivent être claires et connues de tous Organisation du travail L’organisation du travail et les processus reliés au site Internet doivent être formalisés et diffusés Les rôles et responsabilités doivent être clairs et connus de tous

Environnement de collaboration Un environnement de collaboration (systèmes et outils) doit supporter les processus et favoriser la collaboration entre l’équipe de soutien et les secteurs Les outils doivent être conviviaux et accessibles aux intervenants des secteurs À la lumière des constats sur la situation actuelle du site Internet, il convient d’adopter des orientations qui vont guider la définition des solutions de réalisation et de maintenance. De façon à favoriser le respect des principes directeurs établis par le ministère et l’atteinte des objectifs de la refonte, les orientations suivantes sont proposées :

Étude d’impact sur l’organisation du travail Un processus léger pour la mise à jour des contenus Parcours 1: publication directe sans validation de la DC dans des cas prédéfinis par le Comité de contenu (ex: rappels d’aliments) Parcours 2: publication avec validation dans les autres cas La mise à jour des contenus informationnels provenant de bases de données ou d’applications sectorielles (Carrefour alimentaire, banque sur les espèces aquatiques, etc.) ne nécessite pas l’approbation de la DC: la validation de ces contenus est assurée par les mécanismes de validation internes du secteur responsable Un processus pour répondre aux nouveaux besoins Un travail d’équipe entre le secteur et l’équipe de soutien de la DGSG Projets majeurs qui demandent un financement spécifique Projets de grande complexité ou à impacts importants Étude d’opportunité légère Dossiers d’affaires pour les projets retenus (exemple: fiche de projet déposée au CDTI) L’étude d’impact sur l’organisation du travail propose un mode de fonctionnement pour la réalisation et la maintenance du nouveau site Internet : elle touche les processus ainsi que les rôles et responsabilités, et propose une stratégie pour la mise en œuvre des solutions. Les objectifs du présent rapport sont de : dégager un constat de la situation actuelle du site Internet, incluant les pratiques reliées au site actuel, globalement et pour les différents secteurs; proposer des solutions de réalisation et de maintenance (processus) du nouveau site Internet, incluant le partage des rôles et responsabilités; esquisser un plan de gestion du changement couvrant en particulier la stratégie de gestion du changement et les plans sommaires de communication et de formation.

Schéma du processus des mises à jour régulières

Partage des rôles et responsabilités Rôle des secteurs Spécialistes des contenus Enjeux: Travailler en réseau pour s’assurer que les composantes soient orientées clientèles Transformation des rôles : webmestre sectoriel versus experts de contenu Rôle de la DGSG Direction des communications Aide-conseil à la présentation de l’information Support et conseil en rédaction Web Infographie Direction des ressources informationnelles Conception informatique du site Support informatique Enjeu: Des niveaux de services à établir et à maintenir

Gestion du changement Plan de gestion du changement
Le plan de gestion du changement a pour but de définir de quelle façon les modes de fonctionnement proposés, en particulier ceux visant l’entretien et l’évolution du site Internet une fois implanté (processus de maintenance), devront être mis en place pour favoriser l’atteinte des objectifs de la refonte. Objet et portée du plan La phase Architecture et étude d’impact a permis de définir l’architecture informationnelle du nouveau site Internet du MAPAQ, d’élaborer les processus de réalisation et de maintenance, de sélectionner un outil de gestion du contenu (CMS) et d’établir une stratégie de mise en place. La refonte amène des changements parfois importants dans les façons de faire, elle crée de nouvelles fonctions ou modifie certains rôles, elle propose un nouveau partage des responsabilités et elle introduit de nouveaux outils. Ces changements créent un écart entre les façons de faire actuelles et celles qui sont proposées selon le nouveau modèle de fonctionnement. Ils suscitent aussi des craintes ou des appréhensions qui peuvent affecter l’intégration harmonieuse des solutions proposées et donc, la qualité des résultats de la refonte. Dans le but d’assurer le succès de la refonte du site Internet, le plan de gestion du changement définit comment les changements devraient être apportés et propose une stratégie pour que ces changements soient acceptés et assimilés dans l’organisation et pour que le projet de refonte atteigne les résultats recherchés. Le plan de gestion du changement comporte quatre volets : la description du contexte du changement permet de décrire les principaux changements apportés par la refonte, rappelle les enjeux du projet et identifie les personnes concernées par ces changements; la stratégie de gestion du changement propose une approche pour gérer le changement dans le contexte particulier du projet de refonte; le plan de communication propose une approche pour communiquer le changement à l’intérieur du MAPAQ; le plan de formation permet d’identifier les besoins de formation par intervenant interne et fournit les balises pour répondre à ces besoins. Quant à sa portée, le plan de gestion du changement s'applique aux intervenants internes du MAPAQ concernés par la refonte. Il ne s'applique pas aux partenaires du MAPAQ ou aux clientèles externes du site Internet. Le contexte du changement La refonte du site Internet touche tous les secteurs du MAPAQ à différents degrés. Basé sur les enjeux identifiés aux chapitres précédents (sections 6.5 et 7.6), le tableau qui suit permet d'identifier les changements apportés par la refonte et identifie les intervenants qui seront affectés par ces changements. Le tableau précédent montre que les changements amenés par la refonte touchent directement les façons de faire et les rôles et responsabilités, autant au niveau des services de soutien (Direction des communications et DRI) qu’au niveau des secteurs (dynamique sectorielle, webmestres sectoriels et fournisseurs de contenu). Elle introduit aussi de nouveaux outils de travail. La stratégie de gestion du changement Pour établir la stratégie de gestion du changement, des prémisses sont d’abord établies et des orientations sont proposées. Les prémisses 1. La nature des changements et leur impact interpellent la Direction du MAPAQ : la refonte vise la cohérence du site Internet et de l'image publique du MAPAQ; la refonte amène une nouvelle dynamique de collaboration interne qui touche l'ensemble des secteurs du MAPAQ; la refonte demande l'appui de la Direction pour faire accepter les changements. 2. Les changements aux rôles et responsabilités suscitent des appréhensions dans les secteurs, particulièrement en raison de : la crainte d'une perte d'autonomie des secteurs dans la publication de l'information sur le Web; la crainte d'un processus lourd et improductif et pouvant entraîner des délais; la crainte de perdre, dans les secteurs, l'expertise acquise et le rôle de webmestre sectoriel. 3. L'information sur les solutions proposées doit être suffisamment précise : pour surmonter les appréhensions, il faut que l'information diffusée sur les solutions proposées soit suffisamment précise pour lever les incertitudes; l'attitude à adopter devrait être davantage de démontrer que d'argumenter. 4. Le noyau du site Internet doit être réalisé et publié massivement : une approche par projet pilote (ex. : dans un secteur) n'est pas applicable. Les orientations Compte tenu du contexte de la refonte, de la nature des changements qu'elle introduit et de la nature des appréhensions constatées, la stratégie de gestion du changement doit miser sur trois éléments d'approche ou axes d’intervention. Informer : Une partie des appréhensions vient du manque d'information suffisamment concrète pour que les personnes concernées aient une bonne compréhension des changements proposés; une information adéquate permettra à la Direction et aux gestionnaires des secteurs de comprendre l'intérêt ministériel poursuivi, de percevoir les avantages pour les secteurs, d'apprécier la pertinence des solutions proposées, d'y adhérer et d'appuyer le projet; une information adéquate permettra aux gestionnaires de planifier le changement. Associer et impliquer : Les différents intervenants doivent être associés aux solutions à mettre en place, ce qui leur permettra de se les approprier; l'implication des intervenants permettra d'associer les personnes concernées à la définition et à la mise en place des solutions, en plus de leur permettre d'influencer ces solutions. Former : Selon leur rôle, les différents intervenants bénéficieront d'une formation adéquate touchant l'organisation du travail (les rôles, responsabilités et tâches, les processus) et les habilités (les règles, les techniques et les outils); des événements de formation seront offerts aux différentes étapes où des intervenants seront impliqués (conception, réalisation, tests, préparation à la mise en ligne, etc.). La stratégie proposée La stratégie proposée de gestion du changement s’appuie sur les orientations identifiées et intègre les axes de l’information, de l’implication et de la formation pour intervenir aux niveaux de la gestion et des opérations au MAPAQ, selon l’intérêt et la nature de l’implication de chaque niveau. La stratégie de gestion du changement est présentée au tableau de la page suivante. Elle propose des lignes d’action qui pourront être enrichies au fur et à mesure de l’avancement du projet de refonte, en particulier lorsque la conception détaillée aura été complétée.

Gestion du changement

Gestion du changement Le plan sommaire de communication
Le plan de communication identifie sommairement les personnes devant recevoir de l’information sur la refonte et les nouvelles façons de faire, il précise la nature des contenus destinés aux différentes personnes et il propose un ensemble de moyens de communiquer le changement. Les communications seront plus critiques aux premières étapes de la refonte : elle doivent rechercher l'adhésion hâtive. Par la suite, les communications seront plus légères mais soutenues. Le plan sommaire de communication est présenté dans le tableau « Plan sommaire de communication ».

Stratégie de formation Phase réalisation et implantation
Gestion du changement Stratégie de formation Phase réalisation et implantation Phase de maintenance Le plan sommaire de formation Le plan de formation propose des contenus et des moyens. Les objectifs du plan de formation Le plan de formation s'adresse aux intervenants qui auront à jouer un rôle dans la réalisation du site Internet et dans sa maintenance. Les contenus de formation s'adaptent aux différents rôles et se présentent selon la phase où la formation est requise : pour la réalisation du site Internet, ou pour les besoins de la maintenance. Le plan de formation poursuit cinq objectifs : la connaissance des contenus et de la structure informationnelle du site Internet; la connaissance de la politique rédactionnelle et des règles et normes qui s'y rapportent; la connaissance des processus et des règles de fonctionnement; la connaissance de la tâche; l'utilisation des techniques et des outils. Formation pour les fins de la réalisation du site Internet Le plan de formation pour les fins de la réalisation du site Internet propose des contenus de formation pour les différents intervenants qui seront impliqués à la phase de réalisation. Ce plan de formation s’appuie sur les activités de réalisation, ce qui permet de faire ressortir les compétences ou les connaissances que doivent acquérir les intervenants impliqués dans le projet de refonte. Le plan de formation pour la réalisation est présenté dans les pages suivantes dans le tableau du même nom. Formation pour les fins de la maintenance du site Internet Le plan de formation pour les fins de la maintenance du site Internet propose des contenus de formation adaptés aux différents rôles de maintenance. Ce plan de formation est donc orienté sur les compétences nécessaires aux intervenants impliqués dans le maintien et l’évolution du site Internet, qu’ils occupent des fonctions de soutien ou qu’ils soient issus des différents secteurs qui génèrent les informations à publier. Le plan de formation pour la maintenance est présenté dans les pages suivantes dans le tableau du même nom. CONSTATS ET RECOMMANDATIONS L’étude d’impact sur l’organisation du travail montre une organisation actuelle dynamique mais « sectorialisée » et peu unifiée pour l’alimentation et l’évolution du site Internet. Le site Internet du MAPAQ témoigne de ce mode d’organisation : l’information doit être repensée en fonction de la clientèle et la cohérence d’ensemble doit être assurée pour correspondre à l’image que doit donner le ministère. Conscient de la situation actuelle, le MAPAQ adoptait, en août 2002, des principes directeurs ouvrant la voie à une plus grande unité du site Internet et à une orientation clientèle de son contenu. Il donnait son accord au projet de refonte et à la création d’un Comité de contenu qui a entrepris, depuis, la révision de l’architecture informationnelle du site Internet du MAPAQ. Le ministère formalisait aussi les rôles d’édimestre et de webmestre ministériels. Dans le cadre du projet de refonte, l’étude d’impact sur l’organisation du travail a mené une réflexion sur les processus et les rôles et responsabilités reliés au site Internet. Elle propose des processus renouvelés de réalisation et de maintenance du site Internet, basés sur les meilleures pratiques et orientés vers l’atteinte des objectifs ministériels en matière informationnelle utilisant les technologies de l’Internet. De même, l’étude propose un nouveau mode d’organisation et revoit le partage des rôles et responsabilités. Le modèle proposé favorise une mise en valeur des compétences en contenus dans les secteurs opérationnels du MAPAQ, ainsi qu’un renforcement du rôle de soutien et d’encadrement au niveau de la Direction générale des services à la gestion. Le modèle proposé constitue un changement important par rapport aux façons de faire actuelles. L’étude d’impact propose à cet égard un plan de gestion du changement qui constitue une condition de succès essentielle de la refonte. Les plans de communication et de formation élaborés soutiennent les initiatives de changement identifiées. Au cœur des conditions de succès du projet et d’atteinte des résultats recherchés par le MAPAQ se trouve l’adhésion essentielle de la Direction et des gestionnaires des différents secteurs au modèle proposé. Ce rapport permet de recommander aux instances décisionnelles du ministère : d’adopter le mode de fonctionnement proposé; d’accentuer à court terme les initiatives visant à informer les gestionnaires des orientations proposées et obtenir leur soutien dans la poursuite du projet. Pour éclairer la prise de décision, l’étude d’impact sur l’organisation du travail doit être considérée de concert avec les études concernant l’utilisation d’un outil de gestion des contenus (CMS) et la stratégie de mise en place.

Phase Réalisation et implantation
Détermination des objectifs Architecture et étude d’impact Réalisation et implantation Maintenance Phase 1 Phase 2 Phase 3 Phase 4 Dépôt de la Vision d’affaires électroniques recommandant la refonte du site Internet Juillet 2001 Rencontres de groupes de discussion « focus group » Avril 2002 Élaboration et adoption des principes directeurs Mai-août 2002 Élaboration du projet Déterminer dans le détail ce que sera le site Internet en définissant et en structurant les contenus Analyser les impacts Plus précisément: - faire l’inventaire du contenu ; - classifier, hiérarchiser et schématiser le contenu ; - analyser les impacts sur l’organisation du travail ; - élaborer une architecture technologique adéquate ; - valider les travaux réalisés à l’aide d’un prototype et d’un test utilisateur. Détails de réalisation rédaction de contenus; réalisation de l’infographie; préparation de l’infrastructure technologique; - intégration des pages Web; - programmation de la gestion des contenus dynamiques. Installation de la solution Web dans son environnement de diffusion Internet Mise en ligne du site sur le réseau Internet Promotion du site De mars 2003 au 15 décembre 2003 De janvier 2004 au 1er novembre 2004 De janvier 2004 au 1er novembre 2004

Phase Réalisation et implantation - Contenu
Mise en ligne d’un site intranet de pilotage Élaboration de l’architecture détaillée avec le Comité de contenu Identification des fournisseurs et des approbateurs pour chaque contenu Stratégie de communication interne Équipe de rédacteurs Web Formation des rédacteurs Cahier des normes rédactionnelles Rédaction d’une première ébauche des pages par la DC Bonification et approbation des pages par les secteurs Développement du concept graphique et approbation Réalisation graphique et découpage pour la réalisation des gabarits Contrôle qualité des gabarits Intégration des contenus automatisé et manuelle Contrôle qualité Formation des fournisseurs et des approbateurs (Guide de formation) Création des droits d’accès dans MCMS Stratégie de mise en place Réalisation en mode « blitz » pour une livraison rapide du noyau du site. Le scénario retenu : Élaboration de l’architecture détaillée avec le Comité de contenu Rédaction d’une première ébauche des pages par la DC Bonification et approbation des pages par les secteurs Les principaux enjeux à considérer : Équipes dédiées : ressources dégagées de leurs tâches habituelles Architecture informationnelle détaillée : une réflexion stratégique à faire lors de la phase réalisation et à poursuivre après l’implantation Maintien du site actuel jusqu’à la mise en ligne du nouveau site

Phase Réalisation et implantation - Contenu
Difficultés rencontrées Développer le contenu et le contenant en simultanée La disponibilité des fournisseurs et des approbateurs pour valider et approuver les contenus L’adhésion

Phase Réalisation et implantation - Contenant
Les activités de réalisation se présentent en sept groupes : Mise en place des environnements; Mise en place des outils; Développement des composantes; Création des contenus; Intégration des composantes; Tests intégrés; Préparation de l’implantation. Mise en place des environnements R.3.1 Mettre en place les environnements technologiques En fonction de l’architecture technologique établie (R.2.8), les environnements de développement et de test sont mis en place pour répondre aux besoins de la réalisation du site Internet. Cette étape comporte notamment les activités suivantes : la réalisation des trousses d’installation pour les environnements; la validation des environnements technologiques en laboratoire d’expérimentation; la préparation de l’environnement de tests intégrés et le support à cet environnement. L’environnement de test pourra être utilisé comme environnement de formation. Cette étape permet aussi d’acquérir et d’installer, au besoin, l’ensemble des éléments d’infrastructures nécessaires. Note : certaines modalités restent à préciser, comme par exemple l’environnement qui sera effectivement utilisé pour la création des contenus. La stratégie de mise en œuvre et le plan détaillé permettront de clarifier les choix relatifs au développement du site et de son contenu. Développement des composantes R.3.2 Développer les composantes fonctionnelles Les composantes fonctionnelles (composantes applicatives, programmes, traitements) sont développées. La définition du scénario multimédia (R.2.4) a permis d’amorcer le développement selon une approche de prototypage : le développement des composantes peut se poursuivre dans ce mode. R.3.3 Créer les gabarits et les feuilles de style Cette étape permet de créer les gabarits et feuilles de style. La création des gabarits, comme la réalisation des éléments visuels, demande une étroite collaboration entre les programmeurs et l’infographiste. R.3.4 Créer les bases de données/documents Une partie importante des contenus fait appel à des bases de données ou de documents, incluant la bibliothèque de gabarits : on en fait la création ou la récupération à partir des bases existantes. Des travaux de conversion peuvent être requis. R.3.5 Réaliser les tests unitaires et fonctionnels Les composantes fonctionnelles développées sont soumises à des tests unitaires et fonctionnels pour en vérifier le fonctionnement. R.3.6 Préparer les bancs de tests intégrés En vue des tests intégrés (R.3.19), les bancs de tests sont préparés. Les bancs de tests devront permettre de réaliser les essais, autant sur le site Internet que sur le fonctionnement de l’outil de gestion des contenus (CMS). Concernant l’environnement de production et les technologies, cette activité permet aussi de préparer les tests de performance et d’impact sur le réseau. Mise en place des outils R.3.7 Définir le Workflow de gestion des contenus En vue de l’utilisation de l’outil de gestion des contenus (CMS), qui sera utilisé pour la création et l’intégration des contenus, le Workflow (étapes de travail) est défini ou précisé, ainsi que les rôles impliqués dans la génération des contenus (fournir, rédiger, valider, approuver, etc.). L’élaboration du Workflow est directement liée à la personnalisation de l’outil CMS (voir la section R.3.8). R.3.8 Personnaliser l’outil de gestion des contenus Avant d’être utilisé pour la création des contenus, l’outil CMS doit être adapté ou personnalisé selon les besoins du MAPAQ, en tenant compte, en particulier, du Workflow défini (étapes de travail, étapes d’approbation, paramètres, etc.). R.3.9 Déployer l’outil CMS Les utilisateurs de l’outil de gestion des contenus (CMS) sont identifiés : on vise ici les fournisseurs de contenu réguliers qui devront avoir accès aux outils, et à qui on aura à donner une formation. Les accès à l’outil CMS sont attribués aux fournisseurs de contenu identifiés. Une gestion des privilèges est requise pour les fins du déploiement. Le déploiement de l’outil CMS peut se faire par étapes, d’abord auprès des utilisateurs impliqués dans la réalisation, puis auprès des fournisseurs de contenu réguliers, en vue de l’implantation du site Internet. R.3.10 Mettre en place les outils de pilotage et d’exploitation Les outils de pilotage regroupent l’ensemble des outils nécessaires au suivi du fonctionnement du site (ex. : repérage des liens brisés, monitoring du site, mesure de l’achalandage, etc.). Les outils d’exploitation sont ceux qui permettent la gestion de production, les diagnostics, etc. Certains outils sont requis pour les besoins du développement et des tests. Création des contenus R.3.11 Créer/convertir les contenus Une fois les environnements et outils en place et les gabarits créés (R.3.3), les contenus informationnels sont générés (rédigés ou récupérés et adaptés). La rédaction Web se fait en utilisant le CMS, en fonction de la structure informationnelle établie. Des contenus existants peuvent être récupérés et convertis, au besoin. La création des contenus permet déjà d’identifier les balises méta : ces dernières seront validées et complétées (étape R.3.16 « Définir les balises méta ») avant l’intégration des composantes. R.3.12 Réaliser l’infographie (contenus visuels) Parallèlement avec la création des contenus, les éléments visuels sont réalisés. Ceux-ci sont conservés dans une bibliothèque pour réutilisation. R.3.13 Créer les composantes multimédia Les besoins multimédia ont été définis à l’étape des scénarios multimédia (R.2.4), au moment de la conception visuelle et rédactionnelle. Lorsque requis, en particulier si des contenus audio ou vidéo sont prévus, les composantes multimédia sont créées en vue de leur intégration. R.3.14 Réaliser les tests multimédia Les éléments multimédia sont testés spécifiquement avant leur intégration. R.3.15 Effectuer la révision linguistique et la traduction Les contenus (textuels autant que visuels) sont soumis à la révision linguistique et sont traduits lorsque requis. R.3.16 Définir les balises méta Les balises méta sont définies ou validées et complétées quand elles ont été générées lors de la création des contenus. R.3.17 Approuver les contenus Les contenus intégrés * sont soumis à une approbation après la révision linguistique. (*) Lors de la création des contenus, le CMS permet de faire une première intégration des éléments textuels et visuels : une étape subséquente permettra d’intégrer l’ensemble des composantes (R.3.18). Intégration des composantes R.3.18 Faire l’intégration de l’ensemble des composantes Cette étape permet d’intégrer l’ensemble des composantes : contenus approuvés, composantes fonctionnelles, liens avec les base de données/documents, outil CMS personnalisé, outils de pilotage et outils d’exploitation, etc. Tests intégrés R.3.19 Réaliser les tests intégrés Cette étape permet de tester l’ensemble des composantes intégrées. Les tests intégrés couvrent autant le fonctionnement du site Internet que celui de l’outil de gestion des contenus (CMS), puisque les mécanismes de mise à jour des contenus sont aussi testés. Les tests permettront de valider le Workflow de gestion des contenus. Les tests intégrés sont effectués en réseau et reproduisent le contexte de production. Ils permettent donc aussi d’effectuer les tests de performance et d’impact sur le réseau. R.3.20 Ajuster les composantes À la suite des tests, les correctifs nécessaires sont apportés. Préparation de l’implantation R.3.21 Produire la documentation La documentation du site Internet est une activité régulière tout au long de la réalisation. À cette étape, on s’assure que la documentation du site est complète et qu’elle reflète les derniers développements. La documentation concernant l’outil de gestion des contenus est aussi élaborée. R.3.22 Développer les plans et les outils de formation En vue de l’implantation du site Internet, les plans de formation pour les différentes clientèles sont établis et on élabore les outils de formation. La formation porte sur le fonctionnement et la maintenance du site, autant pour les fins de la gestion que pour l’évolution (contenant et contenus). Les clientèles visées incluent les fournisseurs de contenu, l’équipe de gestion (webmestre, édimestre(s), DRI, etc.). R.3.23 Ajuster le plan de transition et d’implantation Le plan d’implantation est ajusté, au besoin, en vue du démarrage de cette phase.

Enjeux reliés à la réalisation du site Internet Une équipe de projet dédiée au projet Implication et disponibilité des ressources des secteurs Arrimage avec le projet d’infrastructure Il convient de souligner certains enjeux à gérer dans le cadre de la refonte du site Internet et de l’implantation du nouveau site. Il s’agit d’éléments qui auront un impact direct sur le succès de la refonte. Une équipe de projet dédiée au projet Pour la réalisation du site, une équipe centrale sera dédiée au projet. Le MAPAQ devra libérer certaines ressources clés et prendre les mesures utiles pour répartir en conséquence les tâches régulières auprès des équipes opérationnelles. Le projet devrait être indépendant des contraintes quotidiennes. En particulier, les activités régulières de la Direction des communications et la maintenance du site Internet actuel devront être assurés sans qu’il y ait d’impact important sur le déroulement du projet de refonte. Implication et disponibilité des ressources des secteurs Pour la réalisation du site Internet du ministère, il sera critique de bien identifier les rôles ou les tâches à effectuer, d’évaluer les efforts requis, de bien connaître les besoins en ressources pour les différentes étapes du projet et de faire les bons choix : des représentants des secteurs ou directions générales seront impliqués dans la conception, la création/rédaction des contenus, les tests d’acceptation, etc. La somme des efforts sera très importante. Certains rôles collaboratifs auront une implication variable dans le temps; en particulier, l’approche et le partage des rôles pour la rédaction des contenus et pour leur validation devra tenir compte de la disponibilité réelle des ressources des secteurs; le projet de refonte doit se dérouler rondement et maintenir un rythme régulier : une approche de type « blitz » donne normalement de meilleurs résultats. Dans son choix de ressources, le projet de refonte devrait être indépendant des aléas des opérations des différents secteurs. Arrimage avec le projet d’infrastructure La réalisation du site Internet doit s’arrimer avec le projet d’infrastructure de base commune des serveurs, la normalisation des postes de travail et la relève. Les points d’ancrage sont identifiés à l’architecture technologique.

Phase Implantation et implantation - contenant
Les activités d’implantation se présentent en cinq groupes : Installation; Approbation du site; Mise en place des rôles; Gestion du changement; Mise en ligne. Installation R.4.1 Mettre en place les environnements de production Les environnements de production du site Internet sont mis en place et deviennent disponibles. Cette mise en place peut avoir été complétée à une étape antérieure, selon les besoins de la conception, de la réalisation et des tests. Il faut gérer la cohabitation avec le site actuel. R.4.2 Installer le site Internet Le site est gradué dans son environnement de production. Approbation du site R.4.3 Organiser et donner la formation Une formation est d’abord donnée aux intervenants qui seront impliqués dans les tests d’acceptation. Elle porte sur le processus d’essais, le site Internet et les outils utilisés. Une formation sera donnée ultérieurement en vue de la mise en ligne du site, en particulier dans le cadre de la mise en place des rôles (R.4.5 à R.4.10), à l’ensemble des intervenants qui seront appelés à alimenter le nouveau site à compter de son implantation. R.4.4 Réaliser les tests d’acceptation Les tests d’acceptation sont menés autant en vue de l’approbation du site Internet qu’en ce qui concerne le fonctionnement et l’utilisation de l’outil de gestion des contenus (CMS). Le site doit obtenir l’approbation des intervenants concernés : représentants des contenus (secteurs) et gestion (webmestre, édimestre(s), etc.). R.4.11 Approuver la mise en ligne Une fois le site approuvé (R.4.4) et à la suite de la mise en place des rôles (R.4.5 à R.4.10) et de la communication du changement (R.4.7), la décision de mise en ligne pourra être prise. Mise en place des rôles R.4.5 Mettre en place les rôles de gestion Les équipes de gestion/soutien du site Internet sont constituées et formées (webmestre, édimestres(s), etc.). Une formation sur mesure peut être donnée : elle couvrira principalement les nouvelles fonctions de soutien et les nouvelles compétences à acquérir. R.4.6 Mettre en place les fonctions d’exploitation Les processus et fonctions nécessaires à l’exploitation sont mis en place à la DRI. Une formation spécifique est donnée. La formation a pour but d’assurer la prise en charge relative au site Internet et de s’assurer que les services soient opérationnels. De même le Soutien à la clientèle doit être formé, notamment pour les fonctions de base et d’autorisation d’accès. R.4.8 Mettre en place le Workflow de mise à jour des contenus Le processus de mise à jour des contenus est implanté. Les fournisseurs de contenu reçoivent la formation appropriée sur le processus et sur l’utilisation de l’outil CMS. Les limites et résistances des utilisateurs devront être gérées par de l’accompagnement ou des ajustements aux processus, selon le cas. R.4.9 Mettre en place l’organisation pour l’orientation de l’inforoute Les différents comités sont constitués et mis en place. L’organisation des secteurs est aussi constituée en tenant compte des choix sectoriels. De plus, des répondants sectoriels sont identifiés. Au besoin, une formation ou une information sur mesure peut être donnée aux personnes impliquées dans les comités, en particulier concernant leur rôle et le fonctionnement des comités. R.4.10 Diffuser le cadre de gestion de l’inforoute Le cadre de gestion de l’inforoute définit les rôles et responsabilités et le mode d’organisation de la gestion du site Internet. Le cadre de gestion de l’inforoute doit être diffusé aux intervenants concernés, et ce, avant la mise en ligne du site Internet, de façon à s’assurer d’une gestion adéquate dès la mise en ligne. Le cadre de gestion de l’inforoute fera l’objet de formation auprès de certains intervenants. Gestion du changement R.4.7 Communiquer le changement Préalablement à la mise en place des rôles touchant les intervenants des secteurs (fournisseurs de contenu et membres des comités), des communications permettent de faire connaître la mise en ligne prochaine du nouveau site Internet et les dispositions prises pour sa gestion. Il faut aussi faire connaître le nouveau site Internet aux ressources internes, dont les Renseignements généraux et les bureaux régionaux. La communication du changement peut s’amorcer en cours de réalisation et ne doit pas être limitée à la veille de la mise en ligne (voir aussi le chapitre sur la gestion du changement dans ce rapport). Mise en ligne R.4.12 Mettre en ligne le site Internet Le site Internet est mis en ligne (voir aussi R.4.11 « Approuver la mise en ligne »). R.4.13 Effectuer l’indexation Une fois le site Internet en ligne, l’indexation du site sur les moteurs publics de recherche peut être effectuée. R.4.14 Effectuer la promotion du site Internet Selon le plan de promotion établi (R.2.3), la promotion du site est effectuée. La promotion peut être amorcée avant la mise en ligne proprement dite. R.4.15 Délester le site actuel Le site Internet actuel sera délesté, libérant les ressources pour l’opération du nouveau site. R.4.16 Effectuer l’évaluation postimplantation Une évaluation postimplantation est recommandée : elle est prévue au plan d’implantation et est réalisée au moment convenu, généralement quelque temps après la mise en ligne.

Phase Maintenance Détermination des objectifs Architecture et
étude d’impact Réalisation et implantation Maintenance Phase 1 Phase 2 Phase 3 Phase 4 Dépôt de la Vision d’affaires électroniques recommandant la refonte du site Internet Juillet 2001 Rencontres de groupes de discussion « focus group » Avril 2002 Élaboration et adoption des principes directeurs Mai-août 2002 Élaboration du projet Déterminer dans le détail ce que sera le site Internet en définissant et en structurant les contenus Analyser les impacts Plus précisément: - faire l’inventaire du contenu ; - classifier, hiérarchiser et schématiser le contenu ; - analyser les impacts sur l’organisation du travail ; - élaborer une architecture technologique adéquate ; - valider les travaux réalisés à l’aide d’un prototype et d’un test utilisateur. Détails de réalisation rédaction de contenus; réalisation de l’infographie; préparation de l’infrastructure technologique; - intégration des pages Web; - programmation de la gestion des contenus dynamiques. Installation de la solution Web dans son environnement de diffusion Internet Mise en ligne du site sur le réseau Internet Promotion du site Maintenance (assurer le dynamisme et l’évolution du site en conformité avec les besoins de l’organisation) De mars 2003 au 15 décembre 2003 De janvier 2004 au 1er novembre 2004

Phase Maintenance Orientation de l’inforoute du MAPAQ [1]
Ce processus encadre la gestion globale du site Internet et de ses composantes ainsi que la planification à moyen et long terme de son évolution. De par sa nature, le processus d’orientation demeure une responsabilité à la fois corporative et sectorielle imputable à plusieurs niveaux de gestion dans l’organisation. Des comités sont créés pour assurer l’harmonisation des orientations ministérielles du site Internet et faciliter la communication et la prise de décision. Le processus d’orientation (ou de gouvernance) couvre des fonctions telles que : élaboration de la vision stratégique; orientations stratégiques et opérationnelles pour guider les choix corporatifs en matière de gestion du site Internet; veille stratégique interne et externe en matière de services gouvernementaux électroniques; planification et animation des nouvelles opportunités relatives au site Internet; gestion des ententes avec les partenaires du MAPAQ (MRCI, CRAAQ). Le processus d’orientation se traduit par un ensemble de rôles et de responsabilités à tous les niveaux du ministère, comme le montre le schéma de la page suivante. Organisation du site Internet : principaux rôles Les principaux rôles impliqués dans l’orientation et la gestion du site Internet sont décrits ici brièvement. Les descriptions suivantes donnent un aperçu des principaux rôles dans le modèle d’organisation du site Internet. Cependant, elles ne constituent pas des définitions complètes et définitives des rôles. Comité de soutien du site Internet Le comité de soutien du site Internet est responsable de la gestion régulière du site Internet et il est appelé à prendre les mesures utiles dans les situations qui demandent une coordination; Le comité de soutien est composé du webmestre et de l’édimestre ministériels ainsi que d’un représentant de la DRI (qui peut intervenir selon les besoins); Le comité de soutien est une structure légère capable d’intervenir rapidement; Le comité de soutien peut être appelé à évaluer les demandes de modification et d’évolution du site Internet. Ce comité s’assure sur base régulière que les conditions d’accès et d’utilisation du site, les politiques et les normes sont adéquates et révisées au besoin. Pour ce faire, il collabore avec les instances concernées à la DGSG et dans les secteurs. Webmestre Le webmestre ministériel est le responsable technique du site Internet; Il assure la qualité technique et l’intégrité fonctionnelle du site et en assure la disponibilité; Le webmestre peut disposer d’une équipe pour l’assister dans son rôle. Intégrateur Web L’intégrateur Web assure la création des gabarits et des composantes plus complexes (dans les cas où le CMS ne supporte pas entièrement l’intégration). Édimestre L’édimestre ministériel est responsable des contenus publiés sur le site Internet et de la structure de l’information. Il veille aussi à l’application et au respect des politiques de communication et des normes rédactionnelles; L’édimestre reçoit l’ensemble des demandes provenant des secteurs, dont les demandes de modification ou d’évolution du site Internet. Il est responsable de l’analyse des demandes et il pilote la conception et la réalisation des solutions, en collaboration avec l’équipe de soutien; L’édimestre peut disposer d’une équipe pour l’assister dans son rôle. Comité Internet sectoriel Chaque secteur (direction générale ou autre secteur) peut mettre en place un comité Internet qui définit la vision et les besoins du secteur par rapport au site Internet; En particulier, le comité Internet sectoriel valide et approuve les besoins de modification ou de développement au site Internet avant qu’ils soient soumis pour validation et réalisation. Répondant sectoriel Le répondant sectoriel est l’interlocuteur privilégié du secteur dans ses communications avec l’équipe de soutien du site Internet; C’est le répondant sectoriel qui transmet les demandes de modification ou d’évolution de son secteur; Le répondant sectoriel fait partie du comité Internet sectoriel. Comité de contenu Le Comité de contenu est un lieu d’échanges et d’orientation concernant le contenu et la structure informationnels du site Internet; Le Comité de contenu œuvre sur une base continue et il peut être mobilisé lors de changements majeurs au site Internet; Le Comité de contenu est composé de l’édimestre, du webmestre et des répondants sectoriels. Fournisseurs de contenu Les fournisseurs de contenu sont les intervenants internes, dont ceux des secteurs, qui fournissent sur une base occasionnelle ou régulière des contenus informationnels à être publiés sur le site Internet. Leur nombre peut varier selon l’évolution du site Internet.

Phase Maintenance Gestion du site Internet [2]
Ce processus vise la prise en charge et la gestion du site Internet et des processus de travail. Il comprend la gestion de l’ensemble des demandes de développement et des modifications des contenus du site Internet, le soutien aux utilisateurs et leur formation et le support technique du site et de ses outils de développement. Le processus de gestion du site Internet se compose de deux sous-processus : Fournir le soutien aux intervenants internes; Assurer l’encadrement du site Internet. [2.1] Fournir le soutien aux intervenants internes Le soutien aux intervenants internes est le processus par lequel sont reçues et traitées les demandes des intervenants impliqués dans l’alimentation et l’évolution du site Internet. Ces demandes peuvent être des besoins de mise à jour ou d’ajout de contenus, mais également des demandes d’accès en mise à jour, de formation ou de soutien à la tâche. 2.1.2 Analyser les demandes L’édimestre est responsable de l’analyse et de la compréhension des demandes. Selon sa nature, la demande est catégorisée comme suit : demande de modification du site Internet (processus 4); demande d’évolution majeure (processus 5); besoin de soutien à la tâche (activité 2.1.3); besoin de formation (activité 2.1.4); demande d’accès au CMS (DRI); besoin de soutien technique de deuxième niveau (DRI). N.B. : les fournisseurs de contenu ont les droits nécessaires pour effectuer les mises à jour régulières de contenu. Les demandes de modification et de développement sont évaluées en fonction du degré d’urgence de la demande, de sa complexité et des priorités de maintenance du site avant d’être réalisées. Le registre de demandes est présenté au Comité de contenu sur une base périodique, afin de mettre à jour le statut des demandes. 2.1.3 Fournir le soutien à la tâche L’édimestre est responsable de répondre aux besoins des intervenants internes qui lui sont soumis, soit en fournissant l'information demandée ou en offrant un soutien à la tâche : le répondant sectoriel peut offrir un service de soutien de premier niveau aux intervenants de son secteur; l’édimestre peut faire appel au webmestre ou aux ressources de la Direction des ressources informationnelles ou de la Direction des communications, lorsque jugé nécessaire. Il demeure néanmoins responsable de la demande envers l’intervenant; le soutien à la tâche couvre l’ensemble des activités associées aux opérations du site Internet, de la réalisation de contenus à l’utilisation des outils tels que le CMS, à la compréhension des processus de travail. 2.1.4 Assurer la formation des intervenants internes L’édimestre, avec la collaboration du webmestre, est responsable de développer et de maintenir le matériel et les moyens de formation appropriés (excluant les besoins reliés aux technologies) : une demande de formation peut provenir d'un nouvel utilisateur dans un secteur, d'un utilisateur ayant besoin d'une formation d'appoint au niveau des processus ou des outils, ou d’un intervenant de l’équipe de soutien; le répondant sectoriel peut être appelé à supporter l’édimestre dans son rôle de formateur des ressources du secteur. [2.2] Assurer l’encadrement du site Internet Ce processus permet de faire un suivi régulier du fonctionnement du site Internet. Il inclut également le maintien et l’évolution des normes et orientations applicables au site. Ce processus comporte aussi une fonction de veille permettant au ministère d’être à l’avant-garde des meilleures pratiques concernant l’utilisation de l’Internet. 2.2.1 Faire le suivi du fonctionnement L’édimestre assure sur base régulière, le suivi du fonctionnement du site Internet. Il lui incombe notamment d’effectuer les vérifications périodiques nécessaires, l’indexation du site, la vérification et l’actualisation des hyperliens et des personnes contact (adresse courriel). Le webmestre est responsable des tests de performances du site, de l’évaluation des parcours de navigation et du profil d'intérêt des internautes qui consultent le site, les pages les plus vues (information de gestion et statistiques) et de s’assurer que le site est utilisé d’une manière conforme. Les informations de gestion produites sont présentées, selon le cas, à l’édimestre et aux différents comités impliqués dans l’orientation du site Internet du MAPAQ afin de les alimenter dans leur réflexion sur l’évolution du site. La Direction des ressources informationnelles est responsable de la sécurité et du respect des niveaux de services du site Internet. 2.2.2 Assurer la veille du site Internet L’édimestre, le webmestre et la Direction des ressources informationnelles sont responsables d’assurer une veille des nouvelles tendances technologiques, ergonomiques et rédactionnelles en matière de services gouvernementaux électroniques. Ils conseillent les secteurs dans l’identification et la conception de nouvelles opportunités relatives au site Internet. 2.2.3 Maintenir les normes et orientations du site Internet Le webmestre et l’édimestre sont responsables de veiller à ce que les intervenants internes prenant part à la réalisation et à la modification des composantes du site Internet respectent les normes et standards établis (rédactionnelles, visuelles, navigation, intégration, développement). Le Comité de soutien du site Internet est responsable de la mise à jour et de l’approbation des normes et des standards associés au site Internet du MAPAQ. Il est également responsable du maintien et de l’application des orientations du site Internet du ministère, notamment dans les projets de prestation de services électroniques (PES). Mise à jour régulière des contenus [3] Ce processus a pour but d’encadrer la mise à jour de contenus informationnels existants, souvent avec des fréquences de mise à jour élevées. Ces contenus sont généralement simples et composés essentiellement d’un contenu informationnel (texte, tableau, image). Il englobe également la création de nouvelles pages à l’intérieur de sections existantes du site. Le parcours d’approbation et de mise en ligne est déterminé en fonction du type de mise à jour. Bien que l’approbation de la mise en ligne de certains types de contenus puisse être déléguée aux secteurs, tels les communiqués de rappels d’aliments, la Direction des communications devra être avisée de toutes les mises à jour faites au site.

Phase Maintenance Mise à jour régulière des contenus [3]
Ce processus a pour but d’encadrer la mise à jour de contenus informationnels existants, souvent avec des fréquences de mise à jour élevées. Ces contenus sont généralement simples et composés essentiellement d’un contenu informationnel (texte, tableau, image). Il englobe également la création de nouvelles pages à l’intérieur de sections existantes du site. Le parcours d’approbation et de mise en ligne est déterminé en fonction du type de mise à jour. Bien que l’approbation de la mise en ligne de certains types de contenus puisse être déléguée aux secteurs, tels les communiqués de rappels d’aliments, la Direction des communications devra être avisée de toutes les mises à jour faites au site. Le processus de mise à jour régulière des contenus du site Internet se compose de deux sous-processus : 3.1 Réaliser les contenus; 3.2 Approuver la mise en ligne. Notes sur les parcours de mise à jour régulière Révision linguistique Habituellement, les contenus générés en mise à jour régulière sont soumis à la révision linguistique auprès de la Direction des communications. Dans les cas urgents, ou pour certains contenus n’ayant pas à être soumis à la révision linguistique (par exemple les textes de nature juridique), la révision linguistique n’est pas effectuée. Il appartient alors aux responsables sectoriels de s’assurer de la qualité de la langue. Parcours d’approbation Habituellement, les contenus générés en mise à jour régulière et approuvés par le secteur sont soumis à la Direction des communications pour approbation de leur mise en ligne. Ceci a pour but d’assurer une coordination ministérielle des informations publiées. Le processus permet cependant au secteur de procéder directement à la publication, lorsque requis. Parcours 1 : approbation de la mise en ligne par le secteur. Dans certains cas prédéfinis (selon le sujet), ou à la demande du secteur (urgences ou autre motif), la mise en ligne peut être approuvée directement par le secteur. Dans ces cas, la Direction des communications (édimestre) est notifiée de la publication et exerce les contrôles appropriés a posteriori. Parcours 2 : approbation de la mise en ligne par la Direction des communications (édimestre). Dans les autres cas, le CMS permet automatiquement de soumettre les mises à jour à la Direction des communications, qui effectuera une validation et approuvera la publication ou prendra toute autre action, selon le cas. Bases de données et applications sectorielles Certaines bases de données ou applications sont maintenues par les secteurs pour des fins opérationnelles et informationnelles. On retrouve, par exemple : le Carrefour alimentaire; la Banque des espèces aquatiques. Lorsque ces données sont publiées sur le site Internet, des mécanismes permettent de les maintenir à jour sur le site. Ces mécanismes peuvent être automatiques ou déclenchés par le secteur. Les principes suivants s'appliquent : l'alimentation et la maintenance des bases de données et des applications sectorielles relèvent des secteurs et ne sont pas soumis à une validation par la Direction des communications (édimestre); la mise à jour des contenus informationnels provenant des bases de données ou d’applications sectorielles ne nécessite pas l’approbation de la Direction des communications (édimestre) : la validation de ces contenus est assurée par les mécanismes de validation internes du secteur responsable; ces mises à jour sont considérées comme des mises à jour régulières de contenus au même titre que celles soumises au parcours 1 « Approbation de la mise en ligne par le secteur ». Toutefois, il n’y a pas ici de notification acheminée à la Direction des communications; la mise à jour de contenus du site Internet à partir de bases de données ne sera habituellement pas supportée par le CMS: des mécanismes spécifiques devront être mis en place. [3.1] Réaliser les contenus 3.1.1 Réaliser les contenus Le fournisseur de contenu (secteur) est responsable, via le CMS, de la réalisation des contenus à mettre en ligne sur le site Internet (texte, élément visuel, tableau). La réalisation est faite à l’aide de gabarits prédéfinis dans le CMS, respectant les normes rédactionnelles et visuelles du MAPAQ. Les mises à jour régulières ne doivent pas nécessiter la création de nouveaux gabarits. Ces cas sont traités par le processus de modification du site Internet (processus 4). Les contenus produits sont validés par le secteur avant d’être soumis, via le CMS, à l’étape de révision linguistique. 3.1.2 Effectuer la révision linguistique Les contenus du site Internet sont assujettis à la révision linguistique, sauf dans les cas urgents ou pour certains contenus spécialisés. La Direction de communications est avisée électroniquement du besoin de réviser un contenu de type « Mise à jour régulière » (CMS). La révision linguistique est complétée en direct (CMS). Les contenus sont retournés au secteur d’origine pour approbation (CMS). 3.1.3 Approuver les contenus Le fournisseur de contenu d’origine valide les contenus à la suite de la révision linguistique, apporte les ajustements requis et approuve les contenus (CMS). Pour le parcours 1, l’approbation des contenus par le secteur constitue également l’approbation de mise en ligne qui se fait automatiquement via le CMS. Le CMS informe la Direction des communications au même moment. Les contenus suivant le parcours 2 sont acheminés, via le CMS, à la Direction des communications pour traduction au besoin (activité 3.1.4) ou directement à l’édimestre pour validation et mise en ligne (activité 3.2.1). 3.1.4 Traduire les contenus La Direction des communications assure la traduction des contenus approuvés par le secteur et les transmet à l’édimestre, via le CMS, pour approbation et mise en ligne (activités et 3.2.2). [3.2] Approuver la mise en ligne 3.2.1 Approuver la mise en ligne des contenus sur le site Internet Pour tous les contenus suivant le parcours 2, la mise en ligne approuvée par le secteur doit être approuvée par la Direction des communications. L’édimestre est avisé électroniquement, valide en direct les contenus et approuve la mise en ligne sur le site Internet (CMS). Pour les contenus suivant le parcours 1, le CMS informe automatiquement l’édimestre de la mise en ligne des mises à jour régulières approuvées par un secteur. L’édimestre peut vérifier ces contenus et prendre les mesures correctrices nécessaires, si requis. Le refus de mise en ligne ou la demande de modification au contenu est retourné au fournisseur de contenu (CMS). 3.2.2 Mettre en ligne les contenus La mise en ligne est faite automatiquement suivant l’approbation de la mise en ligne par l’édimestre ou par le secteur (CMS), selon le parcours applicable.

Phase Maintenance Modification du site Internet [4]
Ce processus a pour but d’encadrer les modifications d’une complexité moyenne au site Internet. Le processus de modification est caractérisé par la nécessité de réaliser une étape de conception lors de modifications visant à ajouter de nouvelles composantes informationnelles complexes dans les pages Web existantes, de nouvelles pages Web demandant la création d’un nouveau gabarit ou de nouvelles sections au site. Le processus de modification du site Internet se compose de cinq sous-processus : 4.1 Effectuer la conception; 4.2 Réaliser les contenus; 4.3 Effectuer les tests; 4.4 Approuver la mise en ligne; Mettre en ligne les contenus. [4.1] Effectuer la conception 4.1.1 Définir la structure de l’information La création de nouvelles pages ou de sections sur le site ou la modification à la structure des pages existantes requiert une étape d’élaboration, à petite échelle, de l’architecture informationnelle. Le fournisseur de contenu du secteur, le répondant sectoriel, le webmestre, l’édimestre et l’intégrateur Web sont tous des intervenants susceptibles d’intervenir dans ces travaux, selon la nature de la modification à apporter. La structure de l’information est présentée à l’aide d’une maquette et est approuvée par le secteur avant de passer à la phase de réalisation des contenus.

Phase Maintenance Évolution majeure [5]
Le processus d’évolution majeure vise à concevoir, construire, intégrer et vérifier l’ensemble des composantes (informatiques et procédurales) d’un projet de développement pour le site Internet. Il se caractérise pour une approche méthodique allant de l’évaluation de la pertinence de la réalisation jusqu’à la mise en ligne des changements. Ce processus est applicable aux développements complexes ou ayant un impact important, et nécessitant une réflexion d’affaires et une justification formelle, alors que les mises à jour régulières et les modifications simples au site Internet font l’objet de processus plus légers (processus 3 - Mise à jour régulière et processus 4 - Modification du site Internet). Note : un projet d’évolution majeure demandera un financement spécifique, alors que l’entretien régulier ou les modifications se font à même les budgets d’opération réguliers du site Internet. Le processus d’évolution majeure du site Internet se compose de quatre sous-processus : 5.1 Définir le besoin d’affaires; 5.2 Concevoir les composantes; 5.3 Réaliser les composantes; 5.4 Implanter les composantes. [5.1] Définir le besoin d’affaires Ce processus est le point de départ de toutes les demandes de développement (évolution majeure). Il a pour but d’évaluer les demandes en fonction des orientations corporatives du ministère avant d’entreprendre la réalisation du dossier d’affaires. Le processus d’évaluation est divisé en deux étapes. D’abord, la pertinence du projet doit être évaluée en fonction de sa complexité et des priorités ministérielles pour les projets Web. Une fois cette étape franchie, un dossier d’affaires est rédigé, validé et approuvé avant de procéder à la phase de conception et d’architecture de la solution. 5.1.1 Établir l’opportunité Lorsque, à la suite de l’analyse d’une demande, il est établi qu’il s’agit d’un besoin d’évolution majeure (projet de développement), une étude sommaire d’opportunité doit être réalisée. L’étude d’opportunité est une étude légère (ex. : une fiche de deux ou trois pages) qui vise à déterminer le bien-fondé d’investir des efforts dans la conception et la réalisation du changement souhaité. L’étude d’opportunité couvre principalement les aspects suivants : la formulation du besoin d’affaires; le positionnement du besoin par rapport aux priorités et orientations du ministère et du secteur concerné; un aperçu du type de solution recherchée; une évaluation préliminaire (aperçu) de l’ampleur et des impacts du projet; une évaluation du coût de réalisation du dossier d’affaires; l’étude d’opportunité est réalisée par le secteur d’affaires, avec le soutien de l’équipe de soutien du site Internet; l’étude d’opportunité est reçue par le Comité de soutien du site Internet et soumise à l’instance habilitée à statuer sur l’opportunité (voir NOTES) : elle statuera sur la pertinence d’élaborer un dossier d’affaires. NOTES : Le processus de décision par rapport à l’opportunité d’un projet reste à préciser et à confirmer; l’instance habilitée à statuer sur l’opportunité de poursuivre le projet peut être le CDTI ou toute instance désignée à cet effet par le MAPAQ; on devra aussi établir quels projets doivent être soumis à cette instance : un projet n’ayant aucun impact informatique (par exemple, un projet de communications) pourrait être approuvé par une autre instance pouvant attribuer les ressources nécessaires au projet (par exemple, la Direction des communications et/ou le secteur concerné). 5.1.2 Élaborer le dossier d’affaires Le dossier d’affaires permet d’élaborer le besoin et de justifier les investissements qui seront requis pour la conception et la réalisation de la solution. Il permet, en particulier, de soumettre le projet pour approbation et obtention des fonds nécessaires à sa réalisation. Le dossier d’affaires couvre notamment : une description détaillée des besoins; une description préliminaire de la solution envisagée; une identification des impacts de la solution (changement de la volumétrie, nouvelle infrastructure à mettre en place, nouvel équipement, changement de version d’un logiciel, etc.) une justification du projet par rapport aux priorités et orientations ministérielles; un estimé des efforts et des coûts; une évaluation des bénéfices du projet (financiers et/ou d’affaires); un calendrier de réalisation. Le dossier d’affaires est réalisé par le secteur d’affaires, avec le soutien de l’équipe de soutien du site Internet. Le dossier d’affaires contient l’information nécessaire pour permettre la conception de la solution, qu’elle soit réalisée à l’interne ou qu’elle soit confiée à des ressources externes. Le dossier d’affaires est reçu par le Comité de soutien du site Internet et soumis à l'instance habilitée à approuver le projet et dégager les fonds nécessaires à sa réalisation. Le processus de décision par rapport au dossier d’affaires et au financement des projets reste à préciser et confirmer; l’instance habilitée à autoriser un projet d’évolution majeure peut être le CDTI ou toute instance désignée à cet effet par le MAPAQ; on devra aussi établir quels projets doivent être soumis à l'instance désignée : un projet n’ayant aucun impact informatique (par exemple, un projet de communications) pourrait être approuvé par une autre instance pouvant attribuer les ressources nécessaires au projet (par exemple, la Direction des communications et/ou le secteur concerné). [5.2] Concevoir les composantes Ce processus a pour but d’élaborer, à partir des éléments d’information du dossier d’affaires, les plans de la solution du point de vue technologique, systémique et organisationnel. Le processus englobe la réalisation du manuel d’organisation de projet, la réalisation des architectures, la révision des normes visuelles, rédactionnelles et d’intégration ainsi que les premières réflexions au niveau de la conception visuelle et rédactionnelle des composantes. L’envergure des travaux de conception et d’architecture est relative à la portée et à la complexité du projet. Ces travaux requièrent la participation de plusieurs spécialistes (contenu, communication, technologie, etc.) et la mise en place de comités de validation et d’approbation. 5.2.1 Planifier les travaux de conception À partir du dossier d’affaires, les travaux de conception sont planifiés (plan de travail, organisation du projet, échéancier, etc.). Si un appel d’offres est prévu, il est réalisé. 5.2.2 Réaliser l’architecture globale Une architecture globale est réalisée. Elle permet d’ébaucher la solution dans son ensemble, incluant les volets visuel, fonctionnel et technologique. 5.2.3 Réaliser l’architecture informationnelle L’architecture informationnelle (structure et arborescence de l’information) est élaborée de façon détaillée. 5.2.4 Orienter les communications visuelles et rédactionnelles La direction artistique est établie et approuvée. Cette étape inclut le scénario multimédia, la conception visuelle et la conception rédactionnelle. On suppose ici qu’un environnement de conception est disponible. Il est ici possible de mener des « focus groups » pour définir les orientations. 5.2.5 Réaliser l’architecture fonctionnelle/logicielle Selon les besoins, une architecture fonctionnelle/logicielle est élaborée. Au minimum, on définit le positionnement fonctionnel de la solution. 5.2.6 Évaluer les impacts technologiques La solution peut faire appel à des infrastructures technologiques nouvelles : une architecture technologique est établie au besoin. Au minimum, on définit le positionnement technologique de la solution. 5.2.7 Réviser les normes Les travaux de conception permettent de réviser, au besoin, les normes et les règles (interface, visuelles et rédactionnelles, intégration, développement). 5.2.8 Élaborer le plan de gestion du changement Selon les impacts de la solution, on établit le plan de gestion du changement (rôles et responsabilités, plan de communication, plan de formation). 5.2.9 Élaborer le plan de promotion Selon les besoins, un plan de promotion est établi (plan permettant de faire la promotion des nouvelles composantes auprès du public visé). Actualiser le dossier d’affaires Une fois la conception réalisée, le dossier d’affaires (objectifs du projet, résultats visés, coûts, échéancier, etc.) est mis à jour, au besoin. Tout changement significatif des orientations du projet et de ses coûts devra être soumis à l’instance ayant approuvé le projet, pour approbation. Planifier la réalisation La phase de réalisation est planifiée de façon détaillée. [5.3] Réaliser les composantes Ce processus a pour but de développer, d’intégrer et de tester les composantes définies dans la phase de conception et d’architecture. Dans la majorité des cas, les projets de réalisation seront caractérisés par le développement et l’intégration de plusieurs composantes informationnelles et fonctionnelles dans un tout cohérent s’harmonisant aux autres composantes du site déjà en place. Selon le type et la complexité des composantes à réaliser, des équipes multidisciplinaires seront composées pour livrer les contenus. La réalisation des travaux sera sous la coordination du responsable concerné du site Internet et mettra à profit les expertises de la DRI, de la DC et des représentants sectoriels responsables de la demande. 5.3.1 Développer les composantes fonctionnelles Les composantes fonctionnelles (composantes applicatives, programmes, traitements, bases de données ou de documents) sont développées. Au besoin, les nouveaux gabarits et feuilles de style sont créés pour permettre la création des contenus avec l’outil CMS. 5.3.2 Réaliser les tests fonctionnels (applicatifs) Les composantes fonctionnelles développées sont soumises à des tests unitaires et fonctionnels pour en vérifier le fonctionnement. Les bancs de test sont générés pour les fins des essais intégrés. 5.3.3 Créer les composantes informationnelles La création des contenus et la rédaction Web se font en utilisant le CMS, en fonction de la structure informationnelle établie. Des contenus existants peuvent être récupérés et convertis, au besoin. Les contenus visuels (infographie) sont générés. La création des contenus permet d’identifier les balises méta. 5.3.4 Créer les composantes multimédia Les besoins multimédia ont été définis avec les scénarios multimédia (5.2.4), lors de la définition des orientations visuelles et rédactionnelles. Lorsque requis, les composantes multimédia sont créées. 5.3.5 Réaliser les tests fonctionnels (multimédia) Les éléments multimédia sont testés spécifiquement avant leur intégration. 5.3.6 Effectuer la révision linguistique et la traduction Les contenus (textuels autant que visuels) sont soumis à la révision linguistique. Lorsque requis, les contenus sont traduits. 5.3.7 Approuver les contenus Les contenus intégrés * sont soumis à approbation après la révision linguistique. (*) lors de la création des contenus, le CMS permet de faire une première intégration des éléments textuels et visuels : une étape subséquente permettra d’intégrer l’ensemble des composantes (5.3.8). 5.3.8 Faire l’intégration des composantes Cette étape permet d’intégrer l’ensemble des composantes : contenus approuvés (textuels et multimédia), composantes fonctionnelles, liens avec les bases de données/documents, etc. 5.3.9 Réaliser les tests intégrés et d’acceptation Cette étape permet de tester l’ensemble des composantes intégrées. Suite aux tests, les correctifs nécessaires sont apportés. Produire la documentation On s’assure que la documentation du site Internet est mise à jour pour tenir compte du développement réalisé. Compléter le plan de transition et d’implantation Le plan d’implantation et de transition doit être validé et, au besoin, complété. On précise les besoins de transition. [5.4] Implanter les composantes Ce processus a pour but de mettre en ligne les composantes développées et assurer la transition et la gestion du changement. Selon la nature du projet de développement, le processus prévoit la réalisation d’activités de formation, de communication interne et de promotion du site. 5.4.1 Mettre en place les composantes technologiques Au besoin, les composantes technologiques requises (outils et infrastructures) sont mises en place. 5.4.2 Installer les composantes développées Les composantes informationnelles et fonctionnelles développées sont graduées dans l’environnement de production. 5.4.3 Préparer et donner la formation Selon les besoins définis dans le plan de formation ( Plan de gestion du changement), la formation est élaborée et donnée aux intervenants internes. 5.4.4 Communiquer les changements Selon les besoins définis dans le plan de gestion du changement (5.2.8), les intervenants internes sont informés des changements. En particulier, les Renseignements généraux sont informés de la publication des nouvelles composantes, pour leur permettre de répondre adéquatement à la clientèle. 5.4.5 Approuver la mise en ligne Une fois les changements approuvés (5.3.9-Réaliser les tests intégrés et d’acceptation) et suite à la communication du changement (5.4.4), la décision de mise en ligne pourra être prise. 5.4.6 Mettre en ligne les composantes Les composantes développées sont mises en ligne. 5.4.7 Effectuer l’indexation Une fois les nouvelles composantes en ligne, l’indexation sur les moteurs publics de recherche peut être effectuée. 5.4.8 Effectuer la promotion Selon le plan de promotion établi (5.2.9), la promotion des nouvelles composantes est effectuée. La promotion peut être amorcée avant la mise en ligne proprement site. 5.4.9 Réaliser l’évaluation post-implantation Si une évaluation post-implantation est pertinente, selon l’envergure et la nature des changements, elle est prévue au plan d’implantation et elle est réalisée au moment convenu, généralement quelque temps après la mise en ligne. Dans les autres cas, les nouvelles composantes sont soumises aux examens normalement prévus dans le processus de maintenance.

Enjeux reliés à la maintenance du site
Phase Maintenance Enjeux reliés à la maintenance du site Capacité des équipes de soutien (DGSG) et niveaux de service Traitement des demandes et différenciation des projets Parcours de mise à jour régulière Définition des besoins et des solutions (modification et évolution) Intégration avec les mécanismes de gestion du MAPAQ Clarification et diffusion des règles du jeu Les enjeux reliés à la maintenance La mise en œuvre des processus de maintenance proposés comporte certains enjeux qu’il faudra gérer en vue de l’implantation du site Internet. Capacité des équipes de soutien (DGSG) et niveaux de service La nouvelle approche de gestion du site Internet repose sur une coordination plus importante, essentielle pour assurer la qualité et la cohérence du site du MAPAQ et sur une approche de services aux secteurs. Une telle approche exige que l’équipe de gestion du site Internet et la DGSG disposent des ressources ou de la souplesse nécessaires pour assurer un service adéquat, autant pour l’analyse des demandes que pour la conception et la réalisation des solutions (incluant la révision linguistique) et l’approbation de la mise en ligne des contenus. Pour assumer ses responsabilités dans la gestion du site Internet, la Direction des communications devra compter sur des ressources dédiées et disponibles, couvrant l’ensemble des compétences requises. On devra aussi s’assurer de la disponibilité des ressources pour les tâches techniques essentielles, comme celle d’intégrateur Web (DRI). Les niveaux de service devraient être établis et diffusés : ils définiront les délais habituels auxquels les secteurs peuvent s’attendre pour la révision linguistique, l’analyse des demandes et l’approbation de la mise en ligne. Lorsque des délais inhabituels sont prévus, l’équipe de soutien en informe le secteur et prend, au besoin, les arrangements nécessaires. Pour la réalisation des projets de modification ou d’évolution, un calendrier est établi cas par cas. Traitement des demandes et différenciation des projets Des critères ou des règles devront être clairement établis pour permettre aux secteurs et au soutien du site Internet de statuer sur les cas de mise à jour régulière, de modification au site ou d’évolution majeure. De même, on devra préciser le traitement des besoins ou projets Web qui n’ont pas d’incidence technologique (approbation par le CDTI ou par la DC, selon la nature du projet). Les mécanismes à mettre en place ne devront pas induire une complexité et des délais qui auraient pour effet d’encourager les secteurs à privilégier des voies d’évitement pour répondre à leurs besoins ou à se soustraire aux mécanismes établis. Parcours de mise à jour régulière Les cas où le secteur est autorisé à publier des contenus sans obtenir l’approbation de la Direction des communications, ou les cas pouvant être soustraits à la révision linguistique, devront être le plus possible identifiés à l’avance. Cependant, un secteur pourra demander une exemption en cas d’urgence ou pour toute autre raison. Définition des besoins et des solutions (modification et évolution) Sauf dans les cas de mise à jour régulière, qui sont clairement identifiés, les besoins des secteurs sont transmis à l’édimestre pour analyse. Ces besoins peuvent se présenter sous diverses formes et être plus ou moins élaborés. Les règles suggérées ci-après peuvent faciliter la présentation des besoins des secteurs et favoriser l’efficacité du processus : les demandes formulées par les secteurs ont pour but d’exprimer clairement les besoins. Elles peuvent s’accompagner de contenus et même d’exemples, mais on évitera de consacrer des efforts à la conception de la solution recherchée; les demandes de modification ou d’évolution formulées par les secteurs doivent être approuvées par les secteurs. À cette fin, un répondant sectoriel centralise les besoins du secteur et s’assure de leur approbation avant leur transmission à l’équipe de soutien du site Internet; l’équipe de soutien possède l’expertise pour analyser les besoins et proposer des solutions. C’est à ce niveau que le ministère se dote des ressources spécialisées et de l’expertise pour élaborer et réaliser les solutions; la conception des solutions et leur réalisation impliquent la participation de représentants des secteurs (conception, rédaction des contenus, tests d’acceptation, etc.) : il s’agit donc d’un travail d’équipe qu’il faut faciliter. Intégration avec les mécanismes de gestion du MAPAQ Le MAPAQ possède des mécanismes budgétaires et d’approbation des projets de d’investissement. De même, il possède des structures de décision (comme le CDTI et le comité aviseur/CPES) et des règles de gestion. Les mécanismes de décision concernant l’évolution du site Internet devront s’intégrer avec les mécanismes et le cycle de gestion en place. Clarification et diffusion des règles du jeu Les règles du jeu pour le traitement des demandes de modification ou d’évolution du site Internet devront être clairement établies et diffusées. Il en est de même pour les rôles et responsabilités à tous les niveaux. Compte tenu que les solutions proposées comportent des changements importants par rapport aux façons de faire actuelles, une diffusion aux différents secteurs sera essentielle et une adhésion devrait être recherchée. Un cadre de gestion de l’Inforoute du MAPAQ serait une outil important dans le contexte de la mise en place de nouvelles pratiques au MAPAQ concernant l’Inforoute.

Avantages et limites Satisfaction de la clientèle
Le site répond davantage aux attentes de la clientèle (basé sur les « Focus group » et la Vision d’affaires électroniques) Le site est construit pour faciliter la navigation (validé par des tests auprès des utilisateurs) Le site présente de l’information à jour (facilité de mise à jour du contenu) Le site offre une façon uniforme de retrouver l’information Le site devient un comptoir virtuel d’information et de services

Avantages et limites Cohérence de l’image du Ministère sur Internet
La diffusion de l’information est encadrée par une politique Le nouveau site de type portail permet de regrouper les informations communes tout en respectant les particularités sectorielles et le dynamisme régional Le site est conforme au PIV et au Cadre de diffusion de l’information gouvernementale Le nouveau site permet d’établir des liens vers certains services offerts par des partenaires

Avantages et limites Organisation du travail
Une solution technologique commune facilite la formation et le support et réduit ainsi les coûts globaux de fonctionnement Les tâches sont mieux définies entre les différents intervenants Web (infographistes, intégrateurs Web, rédacteurs, approbateurs, etc) La formation d’un comité de contenu améliore la circulation d’information entre les secteurs et évitera la duplication des contenus Les règles de mise en page et la politique de diffusion facilite le travail des différents intervenants

Conclusion: Le site au quotidien
2 édimestres et 1 intégrateur à la Direction des communications 1 développeur et 1 webmestre à la Direction des ressources informationnelles 250 fournisseurs et approbateurs de contenu Améliorations (publications, etc.) Politique éditoriale Évaluation du site Animation du site

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