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GCDocs – Les documents électroniques du gouvernement au bout des doigts Association des professionnels de linformation du secteur public Michel Laviolette.

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1 GCDocs – Les documents électroniques du gouvernement au bout des doigts Association des professionnels de linformation du secteur public Michel Laviolette Directeur principal Bureau de gestion du programme organisationnel (BGPO) GCDocs Le 22 mai 2013

2 2 Contexte GCDocs est le successeur du Système de gestion des dossiers, des documents et de linformation. Il offre aux utilisateurs finaux une expérience enrichie. Fondé au sein du Secrétariat du Conseil du Trésor, le BGPO GCDocs est responsable du programme. Le gouvernement désire adopter des solutions administratives efficaces et efficientes. On travaille à la création dun service hébergé dans un nuage informatique au gouvernement. 2

3 3 Modèle opérationnel de GCDocs Aujourdhui Demain Ministères clients Bureau de gestion du programme de TPSGC Services de gestion des applications Infrastructure Approvisionnement en services dapplication Ministère responsable du regroupement SPC ServeursRéseaux Conception Construction Mise en œuvre Soutien Normes GCDocs Gardien de la configuration Regroupé Ministères clients Conception ConstructionMise en œuvreSoutien Infrastructure ServeursRéseaux Approvisionnement en services dapplication QuiQuoi Comment Légende Distribué x 76 ministères > 100 configurations

4 4 Transition du BGPO à TPSGC Le 2 avril 2013, le BGPO GCDocs a été transféré à TPSGC afin de faciliter ses activités. 4 Fonctionnement du programme Gestion de projetsGestion dapplications Gérer les contrats Collecter les frais de soutien Payer les frais dentretien du fournisseur Coordonner les activités (fournisseurs de services dapplication et de services dinfrastructure et nouveaux utilisateurs) Permettre les tâches communes de gestion de linformation (GI) Gérer les licencesVeiller à lharmonisation avec la vision stratégique Gérer la version finale Appuyer la gouvernanceÉtablir des rapports

5 5 Processus dintégration 5 Intéressés : 33 Envoyées : 30 Signées : 26 En attente : 4 Le ministère client annonce sa participation et son intégration à GCDocs en signant une lettre dintention (LI) avec le BGPO. Signature dune LI entre le ministère client et le BGPO GCDocs Envoyées : 26 Terminées : 10 En attente : 16 Le ministère a obtenu un budget initial ainsi que lapprobation de son organisation pour linitiative GCDocs. Le ministère effectue lévaluation. Soumission dune évaluation de létat de préparation par le ministère client En cours : 4 Terminés : 5 Le BGPO collabore avec le ministère client à lexamen de lévaluation et à la détermination de mesures pour améliorer les résultats de lévaluation. Examen de lévaluation par le BGPO (activités, GI et TI) En cours : 0 Terminés : 5 Létat de préparation est amélioré grâce à des initiatives ciblées, à de possibles partenariats avec dautres ministères ou à lutilisation de biens communs à dautres ministères. Collaboration interministérielle visant à améliorer létat de préparation En cours : 1 Terminés : 3 Le ministère client est associé avec le fournisseur de services dapplication (FSA) adéquat en fonction de lévaluation, des ses exigences et du pipeline GCDocs. Achèvement de la préparation et établissement dune concordance optimale avec un FSA En cours : 1 Terminé : 0 Le ministère commence à travailler avec le FSA pour mettre en œuvre les fonctions opérationnelles ainsi que les fonctions de GI-TI de GCDocs en vue du déploiement de lapplication. Lacement de lapproche regroupée de GCDocs 5 premiers partenaires

6 6 Évaluation de la préparation du ministère client 6 Les résultats des évaluations de la préparation des ministères clients peuvent servir à : –déterminer la gouvernance, le leadership et la capacité des ministères; –déceler les points forts et les points faibles dans la gestion des documents et de linformation; –vérifier les exigences de conformité; –déterminer létat de préparation technique (ordinateurs de bureau, intégration des applications). Le BGPO et les FSA collaboreront avec les ministères pour créer la passerelle entre leurs produits internes à livrer et les artefacts créés par les pratiques exemplaires et pour compléter les produits à livrer. De la GI? De la TI? État de préparation des opérations?

7 7 Préparation à GCDocs Élaborez votre plan de gestion des dossiers à lintention des clients. Définissez votre modèle de contrôle daccès. Élaborez votre stratégie de gestion du changement (lÉcole de la fonction publique du Canada peut vous aider). Efforcez-vous dêtre conforme à la Directive sur la tenue de documents. Faites appel au BGPO (nous sommes là pour vous aider).


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