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GCS e-Santé Picardie © 2012 Livret aide-mémoire des chargés daccueil L E D OSSIER M ÉDICAL P ERSONNEL (DMP) EN P ICARDIE.

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1 GCS e-Santé Picardie © 2012 Livret aide-mémoire des chargés daccueil L E D OSSIER M ÉDICAL P ERSONNEL (DMP) EN P ICARDIE

2 GCS e-Santé Picardie © 2012 Le présent livret vise à répondre aux objectifs suivants : Les principaux résultats auxquels doit mener cette formation Ouverture en routine de DMP dans le cadre des entrées de patients en admission, consultation,… Former les chargés daccueil à linformation et la promotion du DMP auprès des patients Former les chargés daccueil à la création de DMP sur loutil informatique 2

3 GCS e-Santé Picardie © ère partie : « Relation au Patient » 1. Rôle(s) et responsabilité(s) des acteurs face au DMP - p.4 2. Script dinformation sur le DMP Rappel des acquis – p.8-9 Fiche pratique n°1 : Accroche pour sensibiliser le patient au DMP - p.10 Fiche pratique n°2 : Informer le patient sur le DMP – p.11 Fiche pratique n°3 : Ecoute active, questionnement et échanges – p.14 FAQ – p.15 Fiche pratique n°4 : Recueil du consentement p.19 Sommaire 3

4 GCS e-Santé Picardie © 2012 Les acteurs concernés dans létablissement Linformation préalable à donner au patient est obligatoire mais ne nécessite pas dinteraction avec le DMP. A ce titre elle peut être réalisée par toute personne formée, y compris par exemple par des associations de patients La création peut être faite par tout professionnel de santé ou personnel détablissement authentifié par une carte CPx ou un certificat de personne morale Lalimentation nest possible que par un PS porteur dune carte CPS ou utilisant un certificat de personne morale. 4 Les acteurs concernés dans létablissement

5 GCS e-Santé Picardie © 2012 Quel est le rôle des chargés daccueil face au DMP ? Cest un rôle de « déclencheur » Informer le patient sur le DMP Recueillir son consentement Créer le DMP 1 er contact avec lhôpital lhôpital Grande expérience et responsabilité forte Qualité découte Relation de confiance avec le patient Quel est le rôle des chargés daccueil face au DMP ? 5

6 GCS e-Santé Picardie © 2012 Le rôle des référents Cest un rôle de « coaching » Motiver Construire Accompagner Ecouter Donner confiance Etre proche Un DMP crée, un patient satisfait Le rôle des référents 6

7 GCS e-Santé Picardie © 2012 Le dispositif à mettre en place Checklist Des ressources Des affiches 4X-pages dinformation patient Des brochures dinformation au patient Le dispositif à mettre en place 7

8 GCS e-Santé Picardie © 2012 Rappel des acquis Le style daccueil « propice » pour le DMP Le style daccueil « propice » pour le DMP Informatif Promotionnel Convivial Je madapte aux phases daccueil présentiel Je madapte aux phases daccueil présentiel Je soigne : Je soigne : Mon aspect physique Ma voix Mon intonation Mon langage corporel Ma gestuelle Je mefforce de garder mon naturel Je mefforce de garder mon naturel Rappel des acquis 8

9 GCS e-Santé Picardie © 2012 Les fiches pratiques pour laccueil, linformation et la création du DMP Ce que vous faites déjà : Salutations Identification du visiteur (reconnaissance en tant que personne) Délivrance des informations les plus simples (Prise de congés) Ce que vous faites déjà : Salutations Identification du visiteur (reconnaissance en tant que personne) Délivrance des informations les plus simples (Prise de congés) Les phases de la relation patient Ce qui va changer dans votre pratique : Fiche pratique n°1 : Accroche pour sensibiliser le patient au DMP Fiche pratique n°2 : Informer le patient sur le DMP Fiche pratique n°3 : Ecoute active, questionnement et échanges Fiche pratique n°4 : Recueil du consentement Fiche pratique n°5 : Accompagner le patient dans la création du DMP Fiche pratique n°6 : Indication de la marche à suivre pour consulter le DMP à domicile Ce qui va changer dans votre pratique : Fiche pratique n°1 : Accroche pour sensibiliser le patient au DMP Fiche pratique n°2 : Informer le patient sur le DMP Fiche pratique n°3 : Ecoute active, questionnement et échanges Fiche pratique n°4 : Recueil du consentement Fiche pratique n°5 : Accompagner le patient dans la création du DMP Fiche pratique n°6 : Indication de la marche à suivre pour consulter le DMP à domicile Les fiches pratiques pour laccueil, linformation et la création du DMP 9

10 GCS e-Santé Picardie © 2012 Objectifs ContexteInformationsBonnes pratiques Accueil convivial Questions fermées à poser dans le cadre de la saisie des informations du patient Résultats attendus Le patient est intéressé Fiche pratique N°1 : Accroche Bâtir une accroche pour sensibiliser le patient au DMP Je me sers de la confiance que maccorde le patient pendant que je saisis son entrée pour lui suggérer de créer son DMP Je profite de lintérêt que suscite chez le patient le dispositif de promotion du DMP Souhaitez-vous que les PS accèdent à votre dossier médical via votre carte vitale ? o …. Nous vous offrons la possibilité de louvrir dans le cadre de votre prise en charge à lhôpital o …. Fiche pratique N°1 : Accroche 10

11 GCS e-Santé Picardie © 2012 Objectifs ContexteInformations Fiche pratique N°2 : Informer le patient (1/3) Communiquer les informations clés au patient concernant le DMP Si le patient désire plus dinformations, je présente le DMP en mappuyant sur le 12X pages Brochure dinformation lorsque le patient est intéressé pour ouvrir son DMP Quest-ce que le DMP ? Cest un « carnet de santé électronique » accessible sur Internet Il contient les informations nécessaires à votre suivi médical : traitements, analyses de laboratoires, antécédents médicaux et chirurgicaux, comptes-rendus Il est gratuit Le DMP simplifie le partage des données de santé à caractère personnel utiles à la coordination de vos soins et la votre prise en charge médicale Je nai plus besoin de rechercher les informations à transmettre à mes médecins Les médecins traitants qui me suivent et que jai autorisés peuvent consulter mon dossier ou ajouter des documents Fiche pratique N°2 : Informer le patient (1/3) 11

12 GCS e-Santé Picardie © 2012 Informations Fiche pratique N°2 : Informer le patient (2/3) Comment ça marche ? Louverture du DMP ne se fera pas sans votre consentement Vous donnez ensuite les autorisations daccès aux professionnels et établissements de santé qui vous suivent Vous pouvez demander que certains documents ne soient pas visibles par tous les professionnels de santé que vous avez autorisés Prendre un exemple Vous pouvez consulter à tout moment lensemble des documents qui sont dans votre DMP Je me connecte à mon DMP par Internet via le site Vous avez accès à lhistorique de toutes les actions effectuées au sein de votre DMP : Je peux savoir qui a accédé, quand et pour quoi faire ? Vous pouvez demander une copie sur support papier ou sur CD-ROM de votre DMP Vous pouvez à tout moment décider de fermer votre DMP Fiche pratique N°2 : Informer le patient (2/3) 12

13 GCS e-Santé Picardie © 2012 Informations Fiche pratique N°2 : Informer le patient (3/3) Le DMP et les professionnels de santé Laccès à votre DMP par un professionnel de santé ou léquipe de soins dun établissement de santé est soumis à votre autorisation Prendre un exemple Le DMP et la confidentialité Un identifiant national de santé (INS) calculé à partir de votre carte garantit que les informations personnelles de santé ajoutées dans votre DMP sont bien les vôtres Vos données sont stockées sur les serveurs informatiques dun hébergeur agréé par le ministère en charge de la santé Cet hébergeur national assure la transmission et la conservation des données de votre DMP en toute sécurité et confidentialité Bonnes pratiques Se mettre à la place du patient (utilisation du « je ») Utilisation de mots-clés Appui sur des exemples et des expériences vécues Donner une explication claire et succincte en une fois Résultats attendus Le patient est informé Fiche pratique N°2 : Informer le patient (3/3) 13

14 GCS e-Santé Picardie © 2012 Objectifs ContexteInformations Fiche pratique N°3 : Ecoute active, questionnement, échanges Mettre en œuvre lécoute active pour répondre aux questions et lever les objections Je réponds aux interrogations du patient en mappuyant sur le document FAQ (foire aux questions présentée ci-après) Cf. Document de FAQ (foire aux questions) Bonnes pratiques Se taire pour écouter lautre Relier ce que dit lautre à ce quon sait déjà Repérer les éléments nouveaux Montrer que lon comprend Relever les points importants Questionner, reformuler, relancer Se donner le temps de réfléchir Résultats attendus Le patient est rassuré Fiche pratique N°3 : Ecoute active, questionnement, échanges 14

15 GCS e-Santé Picardie © 2012 FAQ sur le DMP (1/4) 1) Qu'est ce que le DMP ? Le DMP est un dossier médical personnel informatisé. Il est accessible sur internet. La loi du 13 août 2004 a créé le DMP pour favoriser la coordination, la qualité et la continuité des soins, gages dun meilleur suivi médical. Le DMP contient les informations de santé nécessaires à votre suivi : traitements, analyses de laboratoire, antécédents médicaux et chirurgicaux, comptes-rendus hospitaliers, radiologies… Il comporte un volet spécialement destiné à la prévention. 2) Le DMP est-il gratuit ? Oui. Le DMP est un service public proposé gratuitement à tous les bénéficiaires de lassurance maladie. 3) Le DMP est-il obligatoire ? Non. Le DMP nest pas obligatoire pour le patient. Cest vous qui décidez si vous souhaitez ou non créer un DMP. 4) Tout le monde peut-il disposer d'un DMP ? Aux termes de la loi, chaque assuré français doit pouvoir disposer dun DMP. Sa création repose sur la lecture de la carte Vitale. Aujourdhui, 52 millions de bénéficiaires de lassurance maladie, sur un total de 66 millions de français, sont titulaires de cette carte individuelle et peuvent donc prétendre à la création dun DMP. Cette possibilité sera progressivement ouverte à lensemble des assurés. FAQ sur le DMP (1/4) 15

16 GCS e-Santé Picardie © 2012 FAQ sur le DMP (2/4) 5) Que vais-je trouver dans mon DMP ? Le DMP contient des informations de santé permettant le suivi de vos soins. Ces informations sont ajoutées par les médecins et les professionnels de santé qui vous soignent et que vous avez autorisés à accéder à votre DMP. Le DMP sorganise en plusieurs espaces : synthèse médicale, traitements et soins, comptes-rendus, imagerie médicale, analyses de laboratoire, prévention, certificats et déclarations. Vous pouvez vous aussi ajouter dans votre DMP toute information que vous jugez nécessaire de porter à la connaissance des professionnels de santé qui vous suivent. 6) Que mapporte le DMP? Le DMP est au service de votre santé. Votre DMP permet aux professionnels de santé qui vous soignent, de partager les informations de santé utiles à votre prise en charge médicale. Le DMP améliore votre suivi médical. Avec le DMP, vous navez plus besoin de rechercher les informations à transmettre à vos médecins. Vos données de santé sont disponibles et accessibles partout, à tout moment et en toute sécurité. Cet accès peut être utile notamment en situation durgence. FAQ sur le DMP (2/4) 16

17 GCS e-Santé Picardie © 2012 FAQ sur le DMP (3/4) 7) Ce que nest pas le DMP ? Le DMP nest pas un dossier exhaustif et ne remplace pas le dossier « métier » du professionnel de santé qui vous suit. Le dossier « métier » concerne votre prise en charge spécifique ou spécialisée. Parmi les données médicales contenues dans le dossier métier, certaines sont utiles à la coordination de vos soins et à votre prise en charge par dautres professionnels de santé : ce sont précisément ces données que le médecin choisira pour alimenter le DMP, avec votre accord. 8) En quoi le DMP aide mon médecin ? Le DMP lui permet daccéder simplement et rapidement aux informations médicales qui vous concernent. Il favorise également léchange et le partage des informations avec ses confrères. 9) Comment créer mon DMP ? Vous pouvez demander la création de votre DMP à un professionnel de santé ou à lhôpital. Après avoir été informé sur le DMP et son fonctionnement, vous donnez votre consentement. La création de votre DMP se fait alors immédiatement, à laide de votre carte Vitale. 10) Comment savoir que mon DMP a bien été créé ? Vous donnez votre consentement à la création de votre DMP, après avoir été dûment informé. Une fois votre DMP créé, le professionnel de santé vous remet un document attestant de la création de votre DMP ; vous pouvez obtenir un autocollant à apposer sur votre carte Vitale. FAQ sur le DMP (3/4) 17

18 GCS e-Santé Picardie © 2012 FAQ sur le DMP (4/4) 11) Puis-je consulter mon DMP ? Oui. Vous pouvez consulter votre DMP par internet via le site Cet accès est possible depuis le premier trimestre ) Qui peut accéder à mon DMP ? Le DMP est accessible à tous les professionnels de santé qui vous prennent en charge, si vous les y avez autorisés : médecins généralistes et spécialistes, radiologues, infirmières mais aussi pharmaciens. Selon leur profession, les professionnels de santé peuvent consulter tout ou partie des documents contenus dans votre DMP : un médecin par exemple a accès à lensemble des documents alors quun pharmacien na pas accès à tous les comptes-rendus de consultation. Si vous le souhaitez, vous pouvez bloquer laccès de tel ou tel professionnel désigné nominativement. 13) Le médecin du travail peut-il accéder à mon DMP ? Aux termes de la loi, laccès au DMP est interdit au médecin du travail. Il est également interdit au médecin des assurances, des mutuelles et aux banques. 14) N'y a-t-il pas un risque que mon DMP soit piraté ? Le DMP obéit à des règles de sécurité et de confidentialité extrêmement strictes. Les données des DMP sont stockées de manière extrêmement sécurisée chez un hébergeur national agréé par le ministre de la santé. Lhébergement est réalisé sous la responsabilité dune agence dEtat : lagence des systèmes dinformation partagés de santé. FAQ sur le DMP (4/4) 18

19 GCS e-Santé Picardie © 2012 Objectifs ContexteInformations Fiche pratique N°4 : Recueil du consentement Recueillir le consentement du patient quant à louverture de son DMP Je viens dinformer le patient sur les modalités dutilisation du DMP et jai répondu à toutes ses interrogations. Je cherche une réponse affirmative. Pour recueillir le consentement, on remet préalablement au patient la brochure dinformation qui explique le fonctionnement et les bénéfices du DMP : Etes-vous daccord pour que nous procédions à louverture de votre DMP ? On déclare ensuite le recueil du consentement lors de la création du DMP, en cochant la case prévue à cet effet Le consentement et lautorisation daccès au DMP par létablissement sont dématérialisés (pas de papier à faire signer) et tracés dans le DMP Bonnes pratiques Questions fermées/Réponses affirmatives claires Résultats attendus Le patient est responsable et maître de son dossier Fiche pratique N°4 : Recueil du consentement 19

20 GCS e-Santé Picardie © ème partie : « Mise en pratique » 1. Fiche pratique sur la création de DMP – p Cas pratique n°1: hospitalisation programmée – p Fiche pratique sur la consultation dun DMP par le patient –p Cas pratique n°2 : consultation du DMP par le patient – p.28 Sommaire 20

21 GCS e-Santé Picardie © 2012 Objectifs ContexteProcessus Fiche pratique N°5 : Accompagnement du patient dans la création du DMP Accompagner le patient dans la création de son DMP sur loutil informatique Je viens dobtenir laccord du patient sur louverture de son DMP Si le patient donne son accord, le DMP est alors créé en présence du patient, avec sa carte vitale (pré-requis nécessaire à la création du DMP) o Autorisez-vous laccès de votre dossier aux médecins traitant en cas durgence (si vous êtes dans lincapacité de parler)…? o …au médecin du SAMU ? Un autocollant provenant de la « brochure dinformation patient » peut être collé – éventuellement par le patient lui-même - sur la carte vitale pour indiquer lexistence dun DMP. Bonnes pratiques Lors de cette phase de création du DMP, continuer les explications et la délivrance des informations au patient pour conserver le climat de confiance vis-à- vis du DMP Résultats attendus Le patient est acteur de la création de son DMP Fiche pratique N°5 : Accompagnement du patient dans la création du DMP 21

22 GCS e-Santé Picardie © 2012 Cas pratique n°1 : création de DMP - hospitalisation programmée Ce scénario illustre un contexte dutilisation du DMP où la création est réalisée en établissement à la sortie du patient. Il démarre au moment où le chirurgien et son patient prennent la décision dopérer, les étapes préalables ne sont pas décrites ici, de même que ne sont pas décrites la consultation pré- anesthésique et autres examens complémentaires. Cas pratique n°1 : création de DMP - hospitalisation programmée 22

23 GCS e-Santé Picardie © 2012 Cas pratique n°1 : création de DMP - hospitalisation programmée 23 Osoft na pour le moment pas dinformations par rapport au DMP de ce patient. Osoft ne sait pas si le praticien a les droits daccès au DMP. Le DMP existe et le praticien sélectionné a les droits daccès. Le DMP existe mais le praticien sélectionné na pas les droits daccès. Le DMP a été clôturé. Le patient a refusé la création dun DMP, la date de ce refus est enregistrée.

24 GCS e-Santé Picardie © 2012 Cas pratique n°1 : création de DMP - hospitalisation programmée 24 Les différents cas dans lesquels vous pouvez créer un DMP vous seront ensuite proposés : Opposition en mode bris de glace : le patient arrive en urgence, aucune autorisation ne vous sera demandée. Opposition en mode centre de régulation : le patient a affaire à un centre de régulation. Une fois votre choix validé, un message indiquant que la création sest bien déroulée apparait.

25 GCS e-Santé Picardie © 2012 Cas pratique n°1 : création de DMP - hospitalisation programmée 25 Il vous est ensuite proposé de créer laccès internet du patient à son DMP.

26 GCS e-Santé Picardie © 2012 Cas pratique n°1 : création de DMP - hospitalisation programmée 26 Cliquer sur licone imprimante

27 GCS e-Santé Picardie © 2012 Cas pratique n°1 : création de DMP - hospitalisation programmée Remettre les codes daccès confidentiels au patient 27

28 GCS e-Santé Picardie © 2012 Objectifs Contexte Processus Fiche pratique N°6 : consultation du DMP par le patient Indiquer la marche à suivre pour la consultation du DMP par le patient à son domicile Je viens de matérialiser la création du DMP par un clic dans le système peut se matérialiser de 2 façons et par le coup de tampon sur la « brochure dinformation patient » (optionnel) Bonnes pratiques Procéder à un récapitulatif si nécessaire Résultats attendus Le patient est porteur de son DMP Fiche pratique N°6 : Consultation du DMP par le patient 28

29 GCS e-Santé Picardie © 2012 Cas pratique n°2 : consultation du DMP par le patient Cas pratique n°2 : Consultation du DMP par le patient 29

30 GCS e-Santé Picardie © ère partie : « Relation au Patient » 1. Rôle(s) et responsabilité(s) des acteurs face au DMP - p.4 2. Script dinformation sur le DMP Rappel des acquis – p.8-9 Fiche pratique n°1 : Accroche pour sensibiliser le patient au DMP - p.10 Fiche pratique n°2 : Informer le patient sur le DMP – p.11 Fiche pratique n°3 : Ecoute active, questionnement et échanges – p.14 FAQ – p.15 Fiche pratique n°4 : Recueil du consentement p.19 2ème partie : « Mise en pratique » 1. Fiche pratique sur la création de DMP – p Cas pratique n°1: hospitalisation programmée – p Fiche pratique sur la consultation dun DMP par le patient –p Cas pratique n°2 : consultation du DMP par le patient – p.28 Sommaire 30

31 GCS e-Santé Picardie © 2012 L E D OSSIER M ÉDICAL P ERSONNEL (DMP) en marche dans la région Picardie


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