Support de formation Dépenses V1.0 19/09/2007

Présentation au sujet: "Support de formation Dépenses V1.0 19/09/2007"— Transcription de la présentation:

1 Support de formation Dépenses V1.0 19/09/2007
CNRS – Projet BFC Etablissement Support de formation Dépenses V1.0 19/09/2007

2 Introduction

3 Introduction Programme du cours – pour les utilisateurs avertis
1er jour : flux dépense 2 jours Rappel flux dépense : détricotage flux, chargement – déchargement ultérieur, … Analyse et traitement des cas d’erreur Etats réglementaire et de gestion 2ème jour: flux mission Processus global mission, processus détaillé Référentiel agents et suivi du flux dans BW Un outil de gestion: les états Les principaux cas d’erreur Procédures particulières à la liquidation

4 Introduction Objectifs de cette formation :
A la fin de ce cours, vous serez en mesure de : Expliquer les flux de dépenses entre Xlab et BFC-E Décrire les différentes actions de contrôle et de saisie à réaliser dans BFC-E Analyser les principaux cas d’erreur Revoir certains points de la dépense

5 Sommaire Concept et processus du domaine dépense
BW : outil de suivi du flux dépense Exercice Principaux cas d’erreur Les états réglementaires et de gestion relatifs aux dépenses Exercices Rappels sur le flux de la dépense Les évolutions récentes: carte logée et facturation interne Points d’intérêts sur le flux de la dépense

6 Concepts et Processus du domaine Dépenses
1 Concepts et Processus du domaine Dépenses

7 Glossaire – Terminologie SAP
Idoc = format de message d’informations échangées entre Xlab et BFC (SAP) Coût indirect d’acquisition = Les coûts indirects d'acquisition sont des coûts non prévus dans le bon de commande et qui sont ajoutés lors du contrôle facture (ex : frais de ports). Groupe de marchandise : Il correspond au code famille dans Xlab. Le code famille qualifie la nature de l'achat et détermine l'imputation comptable dans la comptabilité générale. Entrée de marchandise/réception de commande = service fait Demande d’achat = Dans SAP, une commande d'achat issue d'Xlab est intégrée comme une demande d'achat avant d'être transformée en commande d'achat. Dans Xlab, l'enregistrement d'une demande d'achat permet à un utilisateur d'XLAB d'exprimer ses besoins en matériels et services, avant que la demande soit transformée en commande par le gestionnaire.. Chargement ultérieur : deuxième facture sur une commande possédant déjà une facture Déchargement ultérieur : deuxième avoir sur une commande possédant déjà un avoir Commande Xlab = Enregistrement permettant au gestionnaire de prendre en compte les commandes de matériels et de services des chercheurs et de réserver les crédits correspondants au niveau du laboratoire et de l'organisme de gestion. chaque ligne pouvant être imputée sur une entité dépensière différente et une matière différente. UF/OT = Unités Fonctionnelles ou Opérations de Travaux.

8 Les référentiels du domaine Dépenses
Les référentiels de structure La division représente la structure opérationnelle : l’unité de recherche (le laboratoire) et l’unité administrative (la délégation). L’organisation d’achat représente la délégation. Il existe une organisation d’achat de référence : l’UPSACA-PMA. Le groupe d’acheteur représente la personne responsable de marchés (PRM ). Le domaine d’activité est un périmètre étanche de responsabilité indépendante, correspondant à la notion d’établissement : ex. Délégation Régionale. La vue d’ensemble des domaines d’activité représente le bilan de l’établissement. Le VOCABULAIRE BFC : Une division au sens BFC représente un site, un établissement, c’est-à-dire une entité organisationnelle possédant une unité de lieu, des moyens propres (humains, matériels) effectuant des opérations d’approvisionnement et des prestations intellectuelles ou de production pour le compte de tiers. OA permettent d’une part de séparer les documents d’achat (commandes, marchés) par délégation (via sélection) et d’autre part, de produire les différents états de reporting attendus à ce niveau. Une organisation d’achat joue un rôle particulier : l’organisation d’achat de référence. Le groupe d’acheteur dans BFC représente la PRM. Actuellement, tout directeur de laboratoire est PRM jusqu’à 90 000 € ( €). Les délégations régionales et la délégation de référence (UPSACA et Paris Michel Ange) deviennent PRM pour tout montant supérieur. Un même groupe d’acheteur peut être utilisé pour plusieurs divisions (cas des structures opérationnelles avec multi implantation DSI par exemple). Au sein du CNRS, les domaines d’activité suivant sont définis : - un domaine d’activité qui intègre la comptabilité de l’agent comptable principal ; - un domaine d’activité propre à chaque délégation régionale ; La vue d’ensemble des domaines d’activité représente le bilan de l’établissement.

9 SF = Service facturier/SFC
Flux de la dépense SF = Service facturier/SFC Commande Service fait Facture hors SF Facture avec SF XLAB Demande d’achat C Commande d’achat M Réception C, A M, A C C M A Prise en charge BFC Rejet commande R Impact budgétaire analytique Écritures comptables Consommation AE Engagement CO M-à-j AE Cons CP D 6xxx C 408 Réel CO M-à-j AE D 408 C 401 XLAB C = Création A = Annulation M = modification R = rejet

10 Messageries ambassades
Données de référence Données de gestion Pt Technique de banque DIT Châlons Messageries ambassades MINEFI Banque de France BFCE Labintel Xlab SIRHUS Xlab SIRHUS Labintel SESAME (MAE) Partenariat Partenaires

11 Principales numérotations du flux dépenses
Informations disponibles dans BFC / Documentation / Memento

12 Accès aux transactions données
Sur la barre de menu et à côté du bouton « Menu » Cliquer sur la flèche tournée vers la droite Ouvrir le champ de transactions Taper /N avant toute transaction pour indiquer qu’il s’agit d’un « N »ouvelle tâche

13 Accès aux transactions données

14 BW:Outil de suivi du flux dépense
2

15 Alimentation BW : rejeu des idocs
BFCE À l’initiative du labo 2 / jour 01h et 13h ECC XLAB EAI session Idocs (cdes, serv. faits, factures, mission) BW Commandes Services faits Factures Missions Intégrés Commandes Services faits Factures Missions En erreur 1 / jour Rejeu des Idocs en erreur de moins d’un mois Le dimanche session Rejeu des Idocs en erreur de plus d’un mois

16 BW Suivi du Flux Dépenses
Menu : BW-Suivi des flux entrants / Requête Cet écran de consultation permet d’avoir une vue du suivi des IDOCs pour le flux dépenses : * Commande * Service fait * Facture * Facture Carte Logée On peut analyser tous les IDOCs avec le statut : En erreur Rejeté vers Xlab

17 BW Suivi des Flux dépenses
Menu : BW-suivi des flux entrants /Requête Dans l’Ecran de variables : Organisation d’achats (DR) [champ obligatoire] Division Type de flux IDOC Créé le Message d’erreur BFC Statut Statut IDOC NB : Pour la Carte Logée, l’écran est un peu différent : se référencer à la formation et au Manuel d’Utilisation Carte Logée

18 BW Suivi des Flux dépenses
Zones utiles pour analyse Les zones paramètres servent dans l’analyse des messages d’erreur. Selon le type de message d’erreur sa signification apparaitra dans la zone concernée. Paramètre 1 : Paramètre 2 : Paramètre 3 : Paramètre 4 :

19 BW Suivi des Flux dépenses
La requête de base : intégrée Avec les paramètres rajoutés :

20 BW Suivi des Flux dépenses
La requête : non intégrée

21 E1 Exercice BW

22 ETATS Exercice n° 2 Lancez BW Suivez le flux Commande
Recherchez les idocs pour une OA donnée Affichez via les filtres la « vie d’une commande issue de XLAB Si vous ne trouvez pas de division lancez l’état concernant les structures Quelques informations utiles : Il faut seulement ajuster le montant cible dans cet exercice et ne pas modifier le poste.

23 Principaux cas d’erreur
3

24 Cas d’erreur traçables dans BW
Les cas d’erreurs visibles dans BW sont les suivants : La valeur cible du contrat & est dépassée de & & : VALEUR LIMITE DU CONTRAT-CADRE DEPASSEE Montant de la ligne commande doit être différent de zéro Demande de suppression commande Xlab inexistante dans BFCE Document & inexistant : CONTRAT CADRE CORRESPONDANT AU N° DE MARCHE INCONNU  Poste & du contrat-cadre & porte un témoin de suppression : LE POSTE DU CONTRAT-CADRE (MARCHE) DE LA COMMANDE EST SUPPRI La date de cde Xlab & est post. à la date de fin de validité : LA DATE DE COMMANDE EST POSTERIEURE A LA DATE DE FIN DE CONT Le fournisseur & dans le contrat diffère du fournisseur atti : FOURNISSEUR DU MARCHE INCORRECT Aucun cpte de consommation n'a pu être trouvé : CODE FAMILLE INCOMPATIBLE AVEC LA NATURE DE LA DEPENSE Le fourn. & n'est pas créé par l'organisat. d'achat & Saisissez des données d'imputation pour ce poste Le fournisseur & est bloqué : FOURNISSEUR BLOQUE NIVEAU OA (DELEGATION), CREATION COMMANDE Le fournisseur & est bloqué pour l'organisation achats & : FOURNISSEUR BLOQUE NIVEAU OA (DELEGATION), CREATION COMMANDE Erreur dans le contrôle des engagements sur commande : DISPONIBLE INSUFFISANT AU NIVEAU DE L'UNITE OU DE LA DR Où « & » désigne un « paramètre » Les modes opératoires associés à ces erreurs sont décrits dans l’annexe du manuel d’utilisation flux entrants : Menu BFC / Documentation / Suivi des flux entrants – annexe – traitement des rejets Montrer pour cela le tableau se trouvant dans la doc : Annexe – Traitement des rejets

25 Principaux cas d’erreur BFC Ces cas d’erreur empêchent le déroulement normal des flux
La commande Xlab ne s’intègre pas dans BFC La DA ne se transforme pas en CA  Fournisseur attitré  Valeur-cible du contrat  DA « Terminée » Le service fait ne s’intègre pas  La DA ne s’est pas transformée en CA  L’idoc n’a pu être transmis La facture ne s’intègre pas  Le service fait ne s’est pas intégré La facture ne se comptabilise pas  budget analytique Le fournisseur n’est pas payé  le fournisseur est bloqué / supprimé  la facture n’est pas comptabilisée  la facture est bloquée au paiement

26 Les états réglementaires et de gestion relatifs aux dépenses
4 Les états réglementaires et de gestion relatifs aux dépenses

27 Les états du processus Achats dans BFC
Les quatre états réglementaires : ARTICLE 138 : liste des marchés conclus sur l’année ; CUMUL 1 : suivi des cumuls par code famille, achats réguliers ; CUMUL 2 : suivi des cumuls par UF / OT, achats ponctuels ; CUMUL 3 : Achats < 1500 euros sur marchés scientifiques multi-attribués avec dérogation administrative. Les six états de gestion : ME80FN : Liste des commandes d’achat MB5S : Liste des écarts EM / EF (Entrée de Marchandise et Entrée de Facture) CUMUL 4 : suivi des achats par fournisseur ; CUMUL 5 : suivi des achats par code famille ; CUMUL 6 : suivi des achats sur marchés à tranches, fractionnés ou reconductibles ; CUMUL 7 : suivi des achats sur marchés. On va voir l’engagement des dépenses en fonction de divers critères

28 Les états du processus Achats dans BFC
ETAPE PREALABLE au lancement des états : sélectionner le groupe d’utilisateur Transaction SQ01

29 Les états du processus Achats dans BFC
Menu Gestion des états / Query / SAP query Les quatre états réglementaires : ARTICLE 138 : liste des marchés conclus sur l’année Pour exécuter l’état, appuyez sur la touche F8 de votre clavier ou, appuyez simultanément sur les touches Shift et F5 de votre clavier pour exécuter l’état suivant une variante pré-définie.   Cet état ne prend pas en compte les marchés dont le montant est inférieur à 3000 €   Sélectionnez l’année pour laquelle vous souhaitez exécuter l’état.

30 Les états du processus Achats dans BFC
Les quatre états réglementaires : ARTICLE 138 : liste des marchés conclus sur l’année Ce bouton vous permet de ne voir apparaître que les lignes de sous-totaux voulues en cliquant du côté droit de celui-ci. Les contrats sont triés par année, par Organisation d’achat, par groupe d’acheteur et par tranche de montant Quand plusieurs contrats, cet état n’affiche que le contrat principal dont la valeur est la somme du contrat principal et des sous-contrats Montrer la possibilité de ne voir que les lignes de sous total, en faisant disparaître les lignes de détail. ATTENTION, le bouton montré au dessus, pour accéder au chois entre niveau de total et sous totaux, bien cliquer sur la partie droite du bouton. Pour revenir à la mise en forme d’origine, sélectionner « 0 : pas ligne total » Montrer ici aussi l’édition de listes pour pouvoir imprimer de suite l’état.

31 Les états du processus Achats dans BFC
Menu Gestion des états / Query / SAP query Les quatre états réglementaires : CUMUL 1 : suivi des cumuls par code famille, achats réguliers

32 Les états du processus Achats dans BFC
Les quatre états réglementaires : CUMUL 1 : suivi des cumuls par code famille, achats réguliers Sélection automatique (caché) : Pas de marché sauf marché à procédure adaptée (prend en compte ZNPA et ZLPA) Caractère de l’achat = R (régulier) (donc pas d’UFOT qui sont eux achats P = ponctuel) Les autres critères sont libre pour l’utilisateur (pour restreindre à une DR par ex, etc.)

33 Les états du processus Achats dans BFC
Les quatre états réglementaires : CUMUL 1 : suivi des cumuls par code famille, achats réguliers Les achats sélectionnés dans cet état sont des achats hors marché (sauf procédure adaptée qui sont compris dans l’état) et hors UF / OT Montrer qu’il y a un niveau de totalisation pour le groupe de marchandise, en plus de celui par groupe d’acheteur. Pour un même groupe d’acheteur, le cumul sur un code famille ne doit pas dépasser les € (nouveau seuil ) : pas de contrôle automatique, à vous de contrôler ce non-dépassement ! -> Cet état vous permet de le contrôler

34 Les états du processus Achats dans BFC
Les quatre états réglementaires : CUMUL 1 : suivi des cumuls par code famille, achats réguliers Je montre ici la possibilité de faire un export sur excel : j’enregistre mon fichier sur mon poste. L’export sur Excel ne fonctionne pas encore sur portail

35 Les états du processus Achats dans BFC
Les quatre états réglementaires : CUMUL 1 : suivi des cumuls par code famille, achats réguliers Je montre ici la possibilité de gérer une liste à imprimer directement via formulaire PDF : un ordre spool est lancé. Il faut donc cliquer sur le bouton montré en 1 qui génère un tableau prêt à être imprimé Ensuite je fais MENU -> Liste -> Imprimer, et là un fichier PDF s’ouvre, et sur ma fenêtre SAP, ma barre d’état m’indique qu’un ordre spool a été généré. Dans ma fenêtre PDF, je clique sur imprimer.

36 Les états du processus Achats dans BFC
Menu Gestion des états / Query / SAP query Les quatre états réglementaires : CUMUL 2 : suivi des cumuls par UF / OT, achats ponctuels

37 Les états du processus Achats dans BFC
Les quatre états réglementaires : CUMUL 2 : suivi des cumuls par UF / OT, achats ponctuels Cet état ne prend que les achats hors marchés, mais inclus quand même les marchés à procédure adaptée (ZLPA et ZNPA) On voit d’ailleurs la sélection qui exclut (= en rouge veut dire différent de) les marchés ZLOC et ZNAT.

38 Les états du processus Achats dans BFC
Les quatre états réglementaires : CUMUL 2 : suivi des cumuls par UF / OT, achats ponctuels Les achats sélectionnés dans cet état sont des achats hors marché (sauf procédure adaptée qu’on retrouve là) et sur UF / OT Montrer le niveau de totalisation pour le sous-total « code UF / OT » Pour un même groupe d’acheteur, le cumul sur un UF / OT ne doit pas dépasser les € (nouveau seuil ) : pas de contrôle automatique, à vous de contrôler ce non-dépassement

39 Les états du processus Achats dans BFC
Les quatre états réglementaires : CUMUL 3 : Achats < 1500 euros sur marchés scientifiques multi-attribués avec dérogation administrative Menu Gestion des états / Query / SAP query

40 Les états du processus Achats dans BFC
Les quatre états réglementaires : CUMUL 3 : Achats < 1500 euros sur marchés scientifiques multi-attribués avec dérogation administrative Pour les achats sur marchés multi attribués dont la valeur de la ligne de commande est inférieure à 1500 € Les achats repris dans cet état ne font pas l’objet d’une remise en compétition (absence n° RECA) et n’ont pas de dérogation scientifique. But : vérifier les éventuels abus de non remise en compétition

41 Les états du processus Achats dans BFC
Les quatre états réglementaires : ARTICLE 138 : liste des marchés conclus sur l’année ; CUMUL 1 : suivi des cumuls par code famille, achats réguliers ; CUMUL 2 : suivi des cumuls par UF / OT, achats ponctuels ; CUMUL 3 : Achats < 1500 euros sur marchés scientifiques multi-attribués avec dérogation administrative. Les six états de gestion : ME80FN : Liste des commandes d’achat MB5S : Liste des écarts EM / EF (Entrée de Marchandise et Entrée de Facture) CUMUL 4 : suivi des achats par fournisseur ; CUMUL 5 : suivi des achats par code famille ; CUMUL 6 : suivi des achats sur marchés à tranches, fractionnés ou reconductibles ; CUMUL 7 : suivi des achats sur marchés. Ces états de gestion n’ont aucune sélection masquée contrairement aux états reglementaires, la sélection ici est vraiment libre.

42 Les états du processus Achats dans BFC
Menu Dépenses / Reporting dépenses / Commande / Liste des commandes Les états de gestion : La liste des commandes d’achat dans BFC : ME80FN Les commandes d’achat créées dans BFC peuvent être affichées sous forme de liste. Cette fonction permet notamment d’analyser ces commandes. A partir de cet affichage en masse, vous pouvez également accéder au détail de chaque commande en affichage et en modification.

43 Les états du processus Achats dans BFC
Les états de gestion : La liste des commandes d’achat dans BFC : ME80FN Vous pouvez directement accéder au document pour l’afficher ou le modifier.

44 Les états du processus Achats dans BFC
Les états de gestion : La liste des écarts EM / EF dans BFC : MB5S Vous pouvez décider de n’afficher les écarts entre les entrées de marchandise et les entrées de facture que pour un fournisseur donné. Menu Dépenses / Reporting dépenses / Service fait / Liste des écarts service fait/facture

45 Les états du processus Achats dans BFC
Les états de gestion : La liste des écarts EM / EF dans BFC : MB5S Vous pouvez directement accéder au document pour l’afficher ou le modifier. Les lignes en rose signalent les commandes pour lesquelles les quantités facturées sont supérieures aux quantités livrées. C’est non bloquant, on peut facturer plus que ce qu’on a reçu, ex : Cde : 100 qtés Livraison : 50 qtés Facture arrive avec : 100 qtés Donc je veux pouvoir enregistrer ma facture et ensuite je ferais un avoir sur ce Frs en référence à cette commande. Mon Frs m’aura envoyé deux docs : 1 facture et un avoir, et moi je veux créer deux docs en réf. Pour ne pas perdre d’info. => Le système doit donc me permettre de facturer plus que mes quantités réceptionnées. Sinon j’aurais pu ne faire qu ’une facture a 50, mais je perds la référence du Frs sur les deux papiers qu’il m’a envoyé, puisque je ne gère plus qu’un seul doc (facture déduite de l’avoir) dans BFC.

46 Les états du processus Achats dans BFC
Important Les quatre états de gestion : CUMUL 4 : suivi des achats par fournisseur Menu Gestion des états / Query / SAP query Mise en garde sur cumuls 4 à 7 Pas de sélection : donc possibilité de sélectionner énormément de commandes !!! Attention aux temps de réponses : faire un tri sur au moins un élément conseillé. Le tri doit se faire sous SAP et pas sous Excel !!! Ce cumul 4 prend tout ce qui a été acheté par fournisseur

47 Les états du processus Achats dans BFC
Important Les quatre états de gestion : CUMUL 4 : suivi des achats par fournisseur Ce cumul 4 prend tout ce qui a été acheté par fournisseur Permet aussi de montrer DA non transformées en commandes

48 Les états du processus Achats dans BFC
Important Les quatre états de gestion : CUMUL 4 : suivi des achats par fournisseur Permet aussi de montrer DA non transformées en commandes Pour n’avoir que DA non transf. En cdes, faire dans écran de sélection une restriction sur le « doc. Achat » (représente la cde), = « vide ». Cette demande d’achat n’a pas été transformée en commande : absence de numéro de document d’achat correspondant à la commande.

49 Les états du processus Achats dans BFC
Menu Gestion des états / Query / SAP query Les quatre états de gestion : CUMUL 5 : suivi des achats par code famille Mise en garde sur cumuls 4 à 7 Pas de sélection : donc possibilité de sélectionner énormément de commandes !!! Attention aux temps de réponses : faire un tri sur au moins un élément conseillé. Le tri doit se faire sous SAP et pas sous Excel !!! Ce cumul 4 prend tout ce qui a été acheté par code famille

50 Les états du processus Achats dans BFC
Les quatre états de gestion : CUMUL 5 : suivi des achats par code famille Permet de montrer tous achats sur code famille : sur marché sur UF / OT et hors marché et hors UF / OT

51 Les états du processus Achats dans BFC
Les quatre états de gestion : CUMUL 6 : suivi des achats sur marchés à tranches, fractionnés ou reconductibles Pour exécuter l’état, appuyez sur la touche F8 de votre clavier ou, appuyez simultanément sur les touches Shift et F5 de votre clavier pour exécuter l’état suivant une variante pré-définie.    Les états 6 et 7 sont différents de par : Les critères de sélection disponibles la mise en forme définie Cet état permet de répondre à la question : « A qui a-t-on acheté ? » Menu Gestion des états / Query / SAP query  Sélectionnez l’intervalle ou le numéro de contrat cadre pour lequel vous souhaitez effectuer l’état.

52 Les états du processus Achats dans BFC
Les quatre états de gestion : CUMUL 6 : suivi des achats sur marchés à tranches, fractionnés ou reconductibles Cet état permet de répondre à la question : « A qui a-t-on acheté ? » N° De marché = celui de référence dans le cas de marchés multi attribués ou pluri annuels gérés en plusieurs marchés N° de contrat cadre = numéro du document BFC

53 Les états du processus Achats dans BFC
Important Les quatre états de gestion : CUMUL 7 : suivi des achats sur marchés Pour exécuter l’état, appuyez sur la touche F8 de votre clavier ou, appuyez simultanément sur les touches Shift et F5 de votre clavier pour exécuter l’état suivant une variante pré-définie.    Les états 6 et 7 sont différents de par : Les critères de sélection disponibles la mise en forme définie Cet état permet de répondre à la question : « Qu’a-t-on acheté ? » Menu Gestion des états / Query / SAP query  Sélectionnez le ou les numéro(s) de marché(s) pour le(s)quel(s) vous souhaitez exécuter l’état.

54 Les états du processus Achats dans BFC
Important Les quatre états de gestion : CUMUL 7 : suivi des achats sur marchés Cet état permet de répondre à la question : « Qu’a-t-on acheté ? »

55 Les états du processus Achats dans BFC
Important La synthèse des factures MIR6 Dépenses/Prise en charge des dépenses/Prise en charge fact.achat /Synthèse des factures Cet état permet de répondre à la question : « Ou en est-on dans le traitement des factures avant paiement ? »

56 La synthèse des factures MIR6
Important Dans la zone « Texte d’en-tête du document », on indiquera la référence au ROP : La date du document permet de cibler les documents .

57 La synthèse des factures MIR6
Important Affichage des factures

58 La synthèse des factures MIR6
Important 2 Affichage de toutes les factures

59 La synthèse des factures MIR6
Important La synthèse des factures MIR6 La facture est erronée après le premier traitement statut Erroné On peut aller la modifier On peut visualiser les messages d’erreur

60 La synthèse des factures MIR6
Important La synthèse des factures MIR6 La facture a un statut OK, deux solutions s’offrent alors à l’utilisateur Soit elle est en statut enregistré et elle pourra être payée, on peut la consulter en cliquant sur les lunettes

61 E2 Exercice CUMUL4

62 ETATS Exercice n° 2 Lancez l’état CUMUL4
Affichez les achats par fournisseur portant sur l’OA et la division qui vous ont été affectées Quelles déductions? Affichez celles de votre propre OA et choisissez un fournisseur que vous connaissez. Si vous ne trouvez pas de division lancez l’état concernant les structures Quelques informations utiles : Il faut seulement ajuster le montant cible dans cet exercice et ne pas modifier le poste.

63 E3 Exercice CUMUL7

64 ETATS Exercice n° 3 Lancez l’état CUMUL7
Affichez le suivi du cumul des achats sur marché selon l’OA et la division qui vous a été affectées Affichez la même chose pour votre propre OA et une division connue de vous Quelles sont vos possibilités de navigation et de choix? Si vous ne trouvez pas de division lancez l’état concernant les structures Quelques informations utiles : Il faut seulement ajuster le montant cible dans cet exercice et ne pas modifier le poste.

65 E4 Exercice MIR6

66 ETATS Exercice n° 4 Via la transaction de synthèse des factures sur une période courte (15 derniers jours d’Août) Affichez les factures portant sur votre division qui ont été créées en ligne, qui sont pré enregistrées Affichez les factures enregistrées (prises en charge) Affichez toutes les factures Affichez les factures portant un motif érroné portant sur un ROP (enregistrées en arrière plan) Quelques informations utiles pour le ROP : ROPDR* Il faut seulement ajuster le montant cible dans cet exercice et ne pas modifier le poste.

67 Rappels sur le flux de la dépense
5 Rappels sur le flux de la dépense

68 Les 4 types de documents de facturation dans BFC
Important Il existe dans BFC 4 types de documents de facturation * 2 types de FACTURE : - une facture sur quantité livrée non encore facturée (objet = solde du compte d’attente 408). Les quantités facturées augmentent. - un chargement ultérieur sur une commande avec une facture existante et donc sur une quantité déjà facturée pour laquelle l’on vient rectifier le prix à la hausse (dans la limite des écarts de tolérance). Les quantités facturées ne changent pas. Le chargement ultérieur se fait lorsqu’on a déjà passé une facture sur une commande * 2 types d’AVOIR : - un avoir qui correspond à une annulation de facture, il peut s’agir d’un retour de marchandise par exemple ou d’une rectification vis-à-vis d’une facture sur laquelle les quantités facturées auraient été excessives. Les quantités facturées diminuent. - un déchargement ultérieur qui constitue un avoir sur une facture déjà prise en charge, il s’agit donc d’une rectification de prix à la baisse. Les quantités facturées ne changent pas. Le chargement ultérieur se fait lorsqu’on veut faire un avoir partiel ne modifiant pas la quantité déjà facturée ou lorsqu’on a déjà passé un avoir sur une facture.

69 L’annulation d’un document de facturation
Important L’annulation d’un document de facturation logistique entraîne l’annulation des documents comptables liés à cette facture. Les motifs d’annulation MM : Z1 annulation pour modif commande (imputations cptables budgétaires ou analytiques) -> génère retour Xlab Z2 annulation pour modif imputation comptable après prise en charge (avant prise en charge on l’a vu juste slides avant) –> pas retour Xlab (car compte comptable pas géré dans Xlab donc inutile) Z3 annulation pour suppression -> génère retour Xlab Z4 : pas ici, à n’utiliser qu’en comptabilité (FBRA) Les procédures ne sont pas à développer, il existe des RG très complexes de « détricotage » pour dire comment fait on pour retraiter tout le flux pour modif imputation analytique par ex. : NE PAS EN PARLER : c’est le manuel utilisateur 2 transactions pour annuler doc de facturation : MR8M (contre passe toutes les pièces cptable analytique et budgétaire) FBRA Annulation pièce comptable (impossible dans ce cas car on annule pas tout le flux), cette transaction n’est pas applicable quand dans mon flux j’ai un flux amont de logistique (message pour erreur).

70 La suppression d’un document de facturation
Important Dans BFC, la suppression d’un document de facturation n’est pas possible après prise en charge et avant paiement. Avant la prise en charge, il faut sélectionner le document de facturation pré-enregistré puis aller dans le Menu > Annuler La suppression d’un document de facturation ne peut se faire qu’AVANT comptabilisation, c’est-à-dire au statut « pré-enregistré » Menu Dépenses / Prise en charge des dépenses / Prise en charge fact achat / Affichage/modif fact préenregistrées

71 La correction comptable avant prise en charge
 Modifiez le code TVA à ND sur la ligne de commande pour laquelle vous souhaitez effectuer la ré-imputation comptable. Mettre ND sur ligne a corriger la sélectionner, puis cliquer sur l’onglet Compte général ATT : bien spécifier que cet onglet ne DOIT PAS être utilisé pour imputer des frais complémentaires non prévus à la commande. Sélectionnez la ligne pour laquelle vous souhaitez effectuer la ré-imputation comptable  Menu Dépenses / Prise en charge des dépenses / Prise en charge fact achat / Affichage/modif fact préenregistrées

72 La correction comptable avant prise en charge
Lorsque vous validez cette fenêtre, une ligne de correction d’imputation est automatiquement générée dans l’onglet Compte général.   1 : sélection ligne puis clique sur Compte général 2 : valider le fait que vous êtes en train de procéder à une ré-imputation comptable (att. Si vous dites oui et qu’en fait vous ne faites pas les écritures suivantes, vous allez être en écart, car une ligne de crédit est générée automatiquement par le système dès lors que vous cliquez sur OUI) 3 : sélection ligne proposée puis copier coller sur la ligne en dessous RG : Si l’utilisateur choisit la réponse ‘NON’, aucune proposition n’est générée. Si l’utilisateur choisit la réponse ‘OUI’, une proposition de lignes correctrices est générée selon la règle suivante : Il y a autant de postes proposés que de postes de commande sélectionnés Le montant de chaque poste proposé est égal au montant saisi pour le poste sélectionné L’imputation est récupérée à partir du poste de la commande d’achat correspondant  Sélectionnez la ligne générée automatiquement pour la copier à l’identique sur la ligne en-dessous grâce à l’icône

73 La correction comptable avant prise en charge
 Sur la ligne copiée, modifiez le compte général en renseignant celui sur lequel devra effectivement être imputée cette dépense. Modifiez le sens de l’écriture a : DEBIT Modifiez ensuite le code TVA en renseignant celui d’origine de la ligne de commande, ici : D0. 1 : sur ligne copiée, modifier le compte général (nouveau : ) + code TVA avec celui d’origine : D0 5 : Tapez ENTREE : la fenêtre pop-up s’ouvre : validez. Attention à ce qu’aucune autre ligne n’ait été générée automatiquement : vérifiez que l’utilisateur n’a bien que deux lignes dans l’onglet compte général. ATT : dans onglet Réf. Cde, le cpte général n’a pas bougé (tjs celui d’origine) : c’est normal

74 La correction comptable avant prise en charge : simulation
Commentaire à faire compléter par JSP (+ le mettre slide 148 : exo)

75 Le payeur divergent dans le fournisseur
Vous pouvez modifier l’auteur de facture si celui-ci n’est pas le même que celui de la commande. Il est possible que l’auteur de facture soit différent de celui de la commande. C’est le Frs de la commande qui est rapatrié par défaut dans la facture, mais il est possible de le modifier avec n’importe quel autre fournisseur.

76 Le payeur divergent dans le fournisseur
Le destinataire de paiement peut différer de l’auteur de facture. Vous pouvez donc choisir un destinataire de paiement différent. Celui-ci devra être autorisé comme payeur divergent pour le fournisseur auteur de facture. Payeur divergent = celui qui va être payé n’est pas celui qui a émis la facture

77 Le payeur divergent dans le fournisseur
La étapes suivantes dans la création d’un fournisseur consistent à renseigner les données bancaires du Tiers : 1 - Renseignez les différents champs d’une ligne du tableau correspondant à l’identification d’un compte bancaire NB : les informations liées à la banque d’appartenance du compte bancaire qui vient d’être saisi sont déduites du fichier Banque de France présent dans BFCE et sont accessibles via le bouton « Donn. banque » de cet écran. 2 – Cliquez sur le bouton dans la colonne IBAN, une nouvelle fenêtre s’ouvre 3 - Cette nouvelle fenêtre vous invite à saisir le code IBAN correspondant au Tiers. 4 – Cliquez ensuite sur le bouton Générer coordonnées bancaires afin d’enregistrer les coordonnées saisies pour ce fournisseur. 5 – Vous pouvez ensuite renseigner un destinataire de paiement divergent pour le fournisseur en cours de création. Renseignez uniquement ici le numéro BFC de ce Tiers qui aura préalablement été créé comme fournisseur dans la base Tiers BFC. 6 – ATTENTION : pour le champ « Dest. Paiemt diverg. » de l’onglet « opérations de paiement » : si on le renseigne ici, toutes les factures de tous les Domaines d’Activité seront systématiquement et automatiquement faites sur ce tiers. Et c’est en cliquant sur le bouton « Destinat. Pmt autor. » de l’onglet « Destinataires du paiement divergents dans pièce » que l’on peut saisir la liste des destinataires de paiement divergents autorisés mais aucun ne sera choisi par défaut dans le flux. 7 – Appuyez sur la touche ENTREE de votre clavier pour accéder à la fenêtre suivante.

78 Les évolutions récentes: carte logée facturation interne
Important 6 Les évolutions récentes: carte logée facturation interne

79 La facturation interne
• Pour les prestations entre unités et entités (analyses, reprographie, magasins) : Facturation inter-unités • Pour les charges collectives (frais d’infrastructure, dépenses à rembourser) :  Facturation multi-divisions (sur commande prévisionnelle)  Transfert budgétaire  Gestion des frais de campus par facturation inter-unités

80 La facturation interne
Dépenses Commande interne La commande d’achat interne saisie dans Xlab doit être standard (non prévisionnelle) et doit être une commande de fonctionnement avec un code famille unique : P616 Fournisseur interne Le fournisseur interne est le code division de la structure CNRS destinataire du bon de commande Facture interne La facture provient d’Xlab ou est saisie directement dans BFC avec TVA exonérée. La facture est systématiquement bloquée au paiement avec le code blocage F – Fournisseur Xlab inconnu : la débloquer et la prendre en charge

81 La facturation interne
Recettes La commande client interne saisie dans BFC doit comporter les informations suivantes Un article générique unique non tarifé pointant directement sur le compte dont le libellé est « Facturation interne » Un groupe d’imputation article (99) correspondant au compte dont le libellé est « Facturation interne ». TVA exonérée Pas d’adresse analytique particulière : o Le 9ADO de l’unité Pas d’adresse budgétaire particulière (fd=1, prg CB,Domaine fonctionnel :N/A, centre financier 00DR où DR représente le n° DR dont dépend le laboratoire effectuant la prestation La facture client interne

82 La facturation interne
Fournisseur interne Appartient à un groupe de fournisseur spécifique Z099 Seule l’ACP est autorisée à créer, modifier, supprimer ou bloquer des fournisseurs ou clients internes dans BFC Les tiers internes (clients et fournisseurs) ont été créés sur la base des divisions existant actuellement dans BFC. Ils portent les informations suivantes : - en critère de recherche 1 « CNRS », - en critère de recherche 2, le code division qui est aussi le critère d’unicité Ils n’ont jamais de coordonnées bancaires.

83 Les référentiels du domaine Dépenses
Fournisseur interne Seule l’ACP est autorisée à créer, modifier, supprimer ou bloquer des fournisseurs ou clients internes dans BFC. Les tiers internes (clients et fournisseurs) ont été créés sur la base des divisions existant actuellement dans BFC. Ils portent les informations suivantes : - en critère de recherche 1 « CNRS », - en critère de recherche 2, le code division qui est aussi le critère d’unicité. Ils n’ont jamais de coordonnées bancaires.

84 Carte logée : contexte et objectif
La Carte Logée est une carte virtuelle permettant d’acheter des prestations auprès de FRAM Le but de la carte logée est de simplifier les flux avec FRAM Achats par le biais d’une carte virtuelle unique pour chaque DR Réception d’autant de factures que de transactions FRAM est payé directement par AMEX à chaque transaction La Plate Forme de Banque Achats avec paiement différé Diminution des avances à faire Ré éclatement par DR Paiement centralisé une fois par mois Spécificités d’intégration Réception d’un fichier global

85 Carte logée : éléments de compréhension technique
XLAB envoie vers BFC des commandes prévisionnelles qui génèrent des Demandes d’Achat prévisionnelles (DA) dans BFC qui deviendront des commandes prévisionnelles dans BFC. Une commande XLAB est identifiée Carte Logée si le fournisseur est le fournisseur Carte Logée. Les contrôles suivants sont effectués dès l’intégration de la DA  : Une commande Carte logée doit être prévisionnelle Elle doit référencer le marché Carte logée Elle ne doit avoir qu’un seul poste Chaque fichier ROP (Relevé d’Opérations) contient les factures Carte Logée pour une DR et un mois donné ayant le fournisseur Carte Logée. Message métier : Afin d’être sûr qu’une facture du ROP porte sur une commande valide, il est conseillé : 1 – Le labo crée sa commande XLAB 2 – 24h plus tard le laboratoire fait une extraction et vérifie la bonne intégration de sa commande 3 – Le laboratoire passe sa commande chez FRAM en indiquant de ce fait un numéro de commande valide 4 – A l’intégration du ROP la facture portera donc sur une bonne référence commande et ainsi l’intégration et la comptabilisation de celle-ci devrait se passer en douceur.

86 Carte logée : les flux BFCE BW XLAB Paiement mensuel globalisé
Plateforme de Banque Données de facturation liées à la carte logée EAI ROP DA Commande prévisionnelle session Comptabilisation en masse Planification en arrière plan Facture/Avoir enregistrée Facture/Avoir planifié pour ctrl en arrière plan  Erronée Liquidation facture/avoir achat BFCE Paiement mensuel globalisé BW

87 Points d’intérêt sur le flux de la dépense
7 Points d’intérêt sur le flux de la dépense

88 Chargement / déchargement ultérieur
Chargement ultérieur : Facture fournisseur en valeur uniquement qui ne modifie pas les quantités facturées mais diminue le montant total facturé. Cette facture vient en complément d'une facture existante. Déchargement ultérieur : Avoir fournisseur en valeur qui ne modifie pas les quantités facturées mais diminue le montant total facturé. Cet type d’avoir peut venir en premier avoir dans le cas d’un avoir partiel ne devant pas modifier la quantité facturée. Ou il doit être fait si un avoir existe déjà sur une facture. Dans un document de facturation pré enregistré (facture, avoir), les types d’opération « déchargement ultérieur » et « chargement ultérieur » n’existent pas. Ainsi : • lorsque c’est fonctionnellement un avoir en valeur avec diminution de la valeur facturée (« déchargement ultérieur »), le type d’opération est « Avoir » et la zone « Chargement ultérieur » est cochée au niveau des lignes de l’avoir, • lorsque c’est fonctionnellement une facture en valeur avec augmentation de la valeur facturée (« chargement ultérieur »), le type d’opération est « Facture » et la zone « Chargement ultérieur » est cochée au niveau des lignes de l’avoir. Sur une commande, la 1ère facture saisie a le type « facture » puis les factures suivantes ont le type « chargement ultérieur » Type de pièce achat (MM) Type d'opération achat (MM) Type de pièce comptable (FI) Facture Facture (coché) RD XF ou RE Chargement Ultérieur RS RE Avoir Avoir (coché) XA ou RA Déchargement Ultérieur RA

89 Référentiel : EOTP Important
Les zones Elt de pré budget et Elt d’imputation doivent être cochées pour engager une dépense sur un OTP. Les zones Elt de pré budget et Elt d’imputation doivent être cochées pour engager une dépense sur un OTP

90 Valeur cible d’un marché
Important valeur cible du contrat = valeur maximale du marché Le contrôle bloquant sur la valeur cible* signifie que SAP vérifie que les montants engagés (commandes réajustés éventuellement des écarts facturés) en référence à un contrat n’excèdent pas la valeur cible renseignée dans le référentiel marché Le contrôle facture ne re-contrôle pas le montant de la valeur cible du contrat mais uniquement les écarts de prix de la facture par rapport à la commande Si l’écart de prix commande /facture est > au seuil de tolérance, il peut être nécessaire, après analyse de l’écart, de modifier la commande dans XLAB pour pouvoir traiter la facture. Pour que la modification de la commande soit acceptée par BFC, cela suppose que cette modification n’entraîne pas une valeur globale commandée > à la valeur cible du contrat renseignée dans le référentiel marchés. Il peut donc être nécessaire, avant toute modification de la commande, d’effectuer préalablement une modification de la valeur cible du contrat dans le référentiel marchés (ex/ prise en compte de l’incidence d’une clause de variation de prix) *Les zones « valeur minimale » et « montant attendu » sont statistiques et ne font l’objet d’aucun contrôle  la zone « valeur attendue » alimente la fiche de recensement économique du marché chaque fois qu’elle est renseignée dans une fiche marché ( à défaut, la zone « valeur cible » est utilisée)

91 La création d’un contrat-cadre dans BFC
Important Accédez à la création des caractéristiques du contrat-cadre

92 La création d’un contrat-cadre dans BFC
Important L’objet type de classe des caractéristiques Les caractéristiques définies pour les contrats-cadre représentant les marchés du CNRS sont contenues dans un type de classe : CONTRAT. Cette classe appartient elle-même à un groupe de types de classes : ZCONTRAT. ATTENTION : CONTRAT et non pas ZCONTRAT dans la zone CLASSE (comme montré dans copie écran) : erreur paramétrage Renseignez directement ZCONTRAT dans la zone prévue à cet effet (1er écran), ou utilisez l’aide à la recherche en sélectionnant une recherche par groupe de classes (écrans suivants).

93 La création d’un contrat-cadre dans BFC
Important Les caractéristiques du contrat-cadre Les caractéristiques gérées dans les contrats-cadre du CNRS s’affichent dans la colonne de gauche, il faut ensuite affecter des valeurs à ces caractéristiques. Certaines sont à renseigner obligatoirement : Type de passation Type réglementaire Objet Condition d’évolution Avance ou Acompte (valeur par défaut = 0 : sans avance ni acompte) Retenue de garantie (valeur par défaut = 0 : pas de retenue de garantie) Nature du marché Nature de l’ouvrage (par défaut renseignée si nature de marché = fournitures ou services F ou S) Code CPV Code APE Indicateur PME (valeur par défaut = NON) Carte achat (valeur par défaut = NON) Les autres peuvent ne pas être renseignées : Base économique du marché Type de co-traitance Seuil minimum Valeur attendue Remise Pénalité Prix du marché Escompte Montant pluri-annuel Date de fin de reconduction Attention il existe des règles de dépendance entre les différents éléments du contrat-cadre et les valeurs renseignées dans ces caractéristiques

94 La création d’un contrat-cadre dans BFC
Important Les caractéristiques du contrat-cadre

95 Un service fait a été enregistré sur cette commande.
Le service fait Le service fait Xlab : entrée marchandise dans BFC La pièce d’entrée marchandise dans BFC est visible dans l’onglet Historique de commande des commandes standard Accédez en affichage à l’onglet Historique de commande de la commande d’achat Un service fait a été enregistré sur cette commande. Vous pouvez afficher le document article en double-cliquant sur son numéro BFC Menu Dépenses / Demande d’achat / Commande d’achat / Afficher commande d’achat

96 Bon de livraison du fournisseur
Le service fait L’entrée marchandise dans BFC : le document article (via la commande d’achat) Bon de livraison du fournisseur Quantité livrée Redondance avec données postes ? Quantité livrée Bon de livraison Xlab

97 Le service fait L’entrée marchandise dans BFC : le document article

98 Le service fait L’entrée marchandise dans BFC : le document article et les pièces comptables liées C’est au moment du Service fait que je constate ma charge avec l’écriture suivante : DEBIT compte de CHARGES (6) ou d’IMMOBILISATION (2) CREDIT compte d’attente Tiers (408) Factures non parvenues La pièce d’engagement comptable liée à la constatation du service fait dans BFC.

99 Le service fait L’entrée marchandise dans BFC : le document article et les pièces comptables liées La pièce d’engagement analytique liée à la constatation du service fait dans BFC. La pièce d’engagement budgétaire liée à la constatation du service fait dans BFC.

100 Le service fait Le principe d’annulation du service fait
La modification ou la suppression d’un service fait est impossible depuis BFC Le service fait doit être supprimé par le laboratoire dans Xlab La ligne de service fait supprimé dans Xlab arrive dans BFC comme une « annulation de service fait »

101 Questions, remarques, réactions…
FIN Questions, remarques, réactions…

102 Conclusion et clôture En quelques mots
Des questions ? Pensez à remplir votre fiche d’évaluation : changement/evaluation-formation/evalformation.asp User : BFC007 MdP : b2f6c3 La prochaine étape… Les réponses que vous attendez…

103 Conclusion et clôture Avant de se quitter
Merci de me rendre la feuille de présence signée Au revoir et à bientôt !