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Support formation Dépenses 2007 v1.0 1 Support de formation Dépenses V1.0 19/09/2007 CNRS – Projet BFC Etablissement.

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1 Support formation Dépenses 2007 v1.0 1 Support de formation Dépenses V1.0 19/09/2007 CNRS – Projet BFC Etablissement

2 Support formation Dépenses 2007 v1.0 2 Introduction

3 Support formation Dépenses 2007 v1.0 3 Processus global mission, processus détaillé Référentiel agents et suivi du flux dans BW Un outil de gestion: les états Les principaux cas derreur Procédures particulières à la liquidation 1er jour : flux dépense 2ème jour: flux mission 2 jours Introduction Programme du cours – pour les utilisateurs avertis Rappel flux dépense : détricotage flux, chargement – déchargement ultérieur, … Analyse et traitement des cas derreur Etats réglementaire et de gestion

4 Support formation Dépenses 2007 v1.0 4 Introduction Objectifs de cette formation : 1.Expliquer les flux de dépenses entre Xlab et BFC-E 2.Décrire les différentes actions de contrôle et de saisie à réaliser dans BFC-E 3.Analyser les principaux cas derreur 4.Revoir certains points de la dépense A la fin de ce cours, vous serez en mesure de :

5 Support formation Dépenses 2007 v1.0 5 Sommaire 1.Concept et processus du domaine dépense 2.BW : outil de suivi du flux dépense Exercice 3.Principaux cas derreur 4.Les états réglementaires et de gestion relatifs aux dépenses Exercices 5.Rappels sur le flux de la dépense 6.Les évolutions récentes: carte logée et facturation interne 7.Points dintérêts sur le flux de la dépense

6 Support formation Dépenses 2007 v1.0 6 Concepts et Processus du domaine Dépenses 1

7 Support formation Dépenses 2007 v1.0 7 Glossaire – Terminologie SAP Idoc = format de message dinformations échangées entre Xlab et BFC (SAP) Coût indirect dacquisition = Les coûts indirects d'acquisition sont des coûts non prévus dans le bon de commande et qui sont ajoutés lors du contrôle facture (ex : frais de ports). Groupe de marchandise : Il correspond au code famille dans Xlab. Le code famille qualifie la nature de l'achat et détermine l'imputation comptable dans la comptabilité générale. Entrée de marchandise/réception de commande = service fait Demande dachat = Dans SAP, une commande d'achat issue d'Xlab est intégrée comme une demande d'achat avant d'être transformée en commande d'achat. Dans Xlab, l'enregistrement d'une demande d'achat permet à un utilisateur d'XLAB d'exprimer ses besoins en matériels et services, avant que la demande soit transformée en commande par le gestionnaire.. Chargement ultérieur : deuxième facture sur une commande possédant déjà une facture Déchargement ultérieur : deuxième avoir sur une commande possédant déjà un avoir Commande Xlab = Enregistrement permettant au gestionnaire de prendre en compte les commandes de matériels et de services des chercheurs et de réserver les crédits correspondants au niveau du laboratoire et de l'organisme de gestion. chaque ligne pouvant être imputée sur une entité dépensière différente et une matière différente. UF/OT = Unités Fonctionnelles ou Opérations de Travaux.

8 Support formation Dépenses 2007 v1.0 8 Les référentiels du domaine Dépenses Les référentiels de structure La division représente la structure opérationnelle : lunité de recherche (le laboratoire) et lunité administrative (la délégation). Lorganisation dachat représente la délégation. Il existe une organisation dachat de référence : lUPSACA-PMA. Le groupe dacheteur représente la personne responsable de marchés (PRM ). Le domaine dactivité est un périmètre étanche de responsabilité indépendante, correspondant à la notion détablissement : ex. Délégation Régionale. La vue densemble des domaines dactivité représente le bilan de létablissement.

9 Support formation Dépenses 2007 v1.0 9 Commande XLAB BFC Demande dachat C Rejet commande R R C = CréationA = Annulation M = modificationR = rejet M-à-j AE Cons CP D 6xxx C 408 Réel CO Consommation AE Engagement CO Facture avec SF Facture hors SF C CMACMA M, A Prise en charge D 408 C 401 Flux de la dépense Impact budgétaire Impact analytique Écritures comptables Service fait Réception C, A Commande dachat M M-à-j AE SF = Service facturier/SFC

10 Support formation Dépenses 2007 v Partenariat Partenaires MINEFI Banque de France Données de gestion Données de référence SIRHUSXlab SESAME (MAE) Pt Technique de banque DIT Châlons Messageries ambassades BFCE Labintel Xlab SIRHUS

11 Support formation Dépenses 2007 v Principales numérotations du flux dépenses Informations disponibles dans BFC / Documentation / Memento

12 Support formation Dépenses 2007 v Accès aux transactions données

13 Support formation Dépenses 2007 v Accès aux transactions données

14 Support formation Dépenses 2007 v BW:Outil de suivi du flux dépense 2

15 Support formation Dépenses 2007 v XLAB EAI session BFCE Alimentation BW : rejeu des idocs session À linitiative du labo BW Idocs (cdes, serv. faits, factures, mission) Commandes Services faits Factures Missions Intégrés Commandes Services faits Factures Missions En erreur Rejeu des Idocs en erreur de moins dun mois 2 / jour 01h et 13h 1 / jour ECC Rejeu des Idocs en erreur de plus dun mois Le dimanch e

16 Support formation Dépenses 2007 v BW Suivi du Flux Dépenses Menu : BW-Suivi des flux entrants / Requête Cet écran de consultation permet davoir une vue du suivi des IDOCs pour le flux dépenses : * Commande * Service fait * Facture * Facture Carte Logée On peut analyser tous les IDOCs avec le statut : 1.En erreur 2.Rejeté vers Xlab

17 Support formation Dépenses 2007 v BW Suivi des Flux dépenses Menu : BW-suivi des flux entrants /Requête Dans lEcran de variables : 1.Organisation dachats (DR) [champ obligatoire] 2.Division 3.Type de flux 4.IDOC Créé le 5.Message derreur BFC 6.Statut 7.Statut IDOC NB : Pour la Carte Logée, lécran est un peu différent : se référencer à la formation et au Manuel dUtilisation Carte Logée

18 Support formation Dépenses 2007 v BW Suivi des Flux dépenses Zones utiles pour analyse

19 Support formation Dépenses 2007 v BW Suivi des Flux dépenses La requête de base : intégrée Avec les paramètres rajoutés :

20 Support formation Dépenses 2007 v BW Suivi des Flux dépenses La requête : non intégrée

21 Support formation Dépenses 2007 v Exercice BW E1

22 Support formation Dépenses 2007 v ETATS Exercice n° 2 1.Lancez BW 1.Suivez le flux Commande 2.Recherchez les idocs pour une OA donnée 3.Affichez via les filtres la « vie dune commande issue de XLAB 4.Si vous ne trouvez pas de division lancez létat concernant les structures Quelques informations utiles :

23 Support formation Dépenses 2007 v Principaux cas derreur 3

24 Support formation Dépenses 2007 v Cas derreur traçables dans BW Les cas derreurs visibles dans BW sont les suivants : La valeur cible du contrat & est dépassée de & & : VALEUR LIMITE DU CONTRAT-CADRE DEPASSEE Montant de la ligne commande doit être différent de zéro Demande de suppression commande Xlab inexistante dans BFCE Document & inexistant : CONTRAT CADRE CORRESPONDANT AU N° DE MARCHE INCONNU Poste & du contrat-cadre & porte un témoin de suppression : LE POSTE DU CONTRAT-CADRE (MARCHE) DE LA COMMANDE EST SUPPRI La date de cde Xlab & est post. à la date de fin de validité : LA DATE DE COMMANDE EST POSTERIEURE A LA DATE DE FIN DE CONT Le fournisseur & dans le contrat diffère du fournisseur atti : FOURNISSEUR DU MARCHE INCORRECT Aucun cpte de consommation n'a pu être trouvé : CODE FAMILLE INCOMPATIBLE AVEC LA NATURE DE LA DEPENSE Le fourn. & n'est pas créé par l'organisat. d'achat & Saisissez des données d'imputation pour ce poste Le fournisseur & est bloqué : FOURNISSEUR BLOQUE NIVEAU OA (DELEGATION), CREATION COMMANDE Le fournisseur & est bloqué pour l'organisation achats & : FOURNISSEUR BLOQUE NIVEAU OA (DELEGATION), CREATION COMMANDE Erreur dans le contrôle des engagements sur commande : DISPONIBLE INSUFFISANT AU NIVEAU DE L'UNITE OU DE LA DR Où « & » désigne un « paramètre » Les modes opératoires associés à ces erreurs sont décrits dans lannexe du manuel dutilisation flux entrants : Menu BFC / Documentation / Suivi des flux entrants – annexe – traitement des rejets

25 Support formation Dépenses 2007 v Principaux cas derreur BFC Ces cas derreur empêchent le déroulement normal des flux La commande Xlab ne sintègre pas dans BFC La DA ne se transforme pas en CA Fournisseur attitré Valeur-cible du contrat DA « Terminée » Le service fait ne sintègre pas La DA ne sest pas transformée en CA Lidoc na pu être transmis La facture ne sintègre pas La DA ne sest pas transformée en CA Le service fait ne sest pas intégré La facture ne se comptabilise pas budget analytique Le fournisseur nest pas payé le fournisseur est bloqué / supprimé la facture nest pas comptabilisée la facture est bloquée au paiement

26 Support formation Dépenses 2007 v Les états réglementaires et de gestion relatifs aux dépenses 4

27 Support formation Dépenses 2007 v Les états du processus Achats dans BFC Les quatre états réglementaires : -ARTICLE 138 : liste des marchés conclus sur lannée ; -CUMUL 1 : suivi des cumuls par code famille, achats réguliers ; -CUMUL 2 : suivi des cumuls par UF / OT, achats ponctuels ; -CUMUL 3 : Achats < 1500 euros sur marchés scientifiques multi-attribués avec dérogation administrative. -Les six états de gestion : -ME80FN : Liste des commandes dachat -MB5S : Liste des écarts EM / EF (Entrée de Marchandise et Entrée de Facture) -CUMUL 4 : suivi des achats par fournisseur ; -CUMUL 5 : suivi des achats par code famille ; -CUMUL 6 : suivi des achats sur marchés à tranches, fractionnés ou reconductibles ; -CUMUL 7 : suivi des achats sur marchés.

28 Support formation Dépenses 2007 v ETAPE PREALABLE au lancement des états : sélectionner le groupe dutilisateur Les états du processus Achats dans BFC

29 Support formation Dépenses 2007 v Les quatre états réglementaires : -ARTICLE 138 : liste des marchés conclus sur lannée Les états du processus Achats dans BFC Pour exécuter létat, appuyez sur la touche F8 de votre clavier ou, appuyez simultanément sur les touches Shift et F5 de votre clavier pour exécuter létat suivant une variante pré-définie. Sélectionnez lannée pour laquelle vous souhaitez exécuter létat. Menu Gestion des états / Query / SAP query

30 Support formation Dépenses 2007 v Les états du processus Achats dans BFC -Les quatre états réglementaires : -ARTICLE 138 : liste des marchés conclus sur lannée Ce bouton vous permet de ne voir apparaître que les lignes de sous-totaux voulues en cliquant du côté droit de celui-ci.

31 Support formation Dépenses 2007 v Les quatre états réglementaires : -CUMUL 1 : suivi des cumuls par code famille, achats réguliers Les états du processus Achats dans BFC Menu Gestion des états / Query / SAP query

32 Support formation Dépenses 2007 v Les quatre états réglementaires : -CUMUL 1 : suivi des cumuls par code famille, achats réguliers Les états du processus Achats dans BFC

33 Support formation Dépenses 2007 v Les quatre états réglementaires : -CUMUL 1 : suivi des cumuls par code famille, achats réguliers Les états du processus Achats dans BFC

34 Support formation Dépenses 2007 v Les quatre états réglementaires : -CUMUL 1 : suivi des cumuls par code famille, achats réguliers Les états du processus Achats dans BFC

35 Support formation Dépenses 2007 v Les quatre états réglementaires : -CUMUL 1 : suivi des cumuls par code famille, achats réguliers Les états du processus Achats dans BFC

36 Support formation Dépenses 2007 v Les quatre états réglementaires : -CUMUL 2 : suivi des cumuls par UF / OT, achats ponctuels Les états du processus Achats dans BFC Menu Gestion des états / Query / SAP query

37 Support formation Dépenses 2007 v Les quatre états réglementaires : -CUMUL 2 : suivi des cumuls par UF / OT, achats ponctuels Les états du processus Achats dans BFC

38 Support formation Dépenses 2007 v Les quatre états réglementaires : -CUMUL 2 : suivi des cumuls par UF / OT, achats ponctuels Les états du processus Achats dans BFC

39 Support formation Dépenses 2007 v Les quatre états réglementaires : -CUMUL 3 : Achats < 1500 euros sur marchés scientifiques multi-attribués avec dérogation administrative Les états du processus Achats dans BFC Menu Gestion des états / Query / SAP query

40 Support formation Dépenses 2007 v Les états du processus Achats dans BFC -Les quatre états réglementaires : -CUMUL 3 : Achats < 1500 euros sur marchés scientifiques multi-attribués avec dérogation administrative

41 Support formation Dépenses 2007 v Les états du processus Achats dans BFC Les quatre états réglementaires : -ARTICLE 138 : liste des marchés conclus sur lannée ; -CUMUL 1 : suivi des cumuls par code famille, achats réguliers ; -CUMUL 2 : suivi des cumuls par UF / OT, achats ponctuels ; -CUMUL 3 : Achats < 1500 euros sur marchés scientifiques multi-attribués avec dérogation administrative. -Les six états de gestion : -ME80FN : Liste des commandes dachat -MB5S : Liste des écarts EM / EF (Entrée de Marchandise et Entrée de Facture) -CUMUL 4 : suivi des achats par fournisseur ; -CUMUL 5 : suivi des achats par code famille ; -CUMUL 6 : suivi des achats sur marchés à tranches, fractionnés ou reconductibles ; -CUMUL 7 : suivi des achats sur marchés.

42 Support formation Dépenses 2007 v Les états du processus Achats dans BFC -Les états de gestion : -La liste des commandes dachat dans BFC : ME80FN Menu Dépenses / Reporting dépenses / Commande / Liste des commandes

43 Support formation Dépenses 2007 v Les états du processus Achats dans BFC -Les états de gestion : -La liste des commandes dachat dans BFC : ME80FN Vous pouvez directement accéder au document pour lafficher ou le modifier.

44 Support formation Dépenses 2007 v Les états du processus Achats dans BFC -Les états de gestion : -La liste des écarts EM / EF dans BFC : MB5S Vous pouvez décider de nafficher les écarts entre les entrées de marchandise et les entrées de facture que pour un fournisseur donné. Menu Dépenses / Reporting dépenses / Service fait / Liste des écarts service fait/facture

45 Support formation Dépenses 2007 v Les états du processus Achats dans BFC -Les états de gestion : -La liste des écarts EM / EF dans BFC : MB5S Vous pouvez directement accéder au document pour lafficher ou le modifier.

46 Support formation Dépenses 2007 v Les quatre états de gestion : -CUMUL 4 : suivi des achats par fournisseur Les états du processus Achats dans BFC Menu Gestion des états / Query / SAP query Important

47 Support formation Dépenses 2007 v Les quatre états de gestion : -CUMUL 4 : suivi des achats par fournisseur Les états du processus Achats dans BFC Important

48 Support formation Dépenses 2007 v Les quatre états de gestion : -CUMUL 4 : suivi des achats par fournisseur Les états du processus Achats dans BFC Cette demande dachat na pas été transformée en commande : absence de numéro de document dachat correspondant à la commande. Important

49 Support formation Dépenses 2007 v Les quatre états de gestion : -CUMUL 5 : suivi des achats par code famille Les états du processus Achats dans BFC Menu Gestion des états / Query / SAP query

50 Support formation Dépenses 2007 v Les quatre états de gestion : -CUMUL 5 : suivi des achats par code famille Les états du processus Achats dans BFC

51 Support formation Dépenses 2007 v Les quatre états de gestion : -CUMUL 6 : suivi des achats sur marchés à tranches, fractionnés ou reconductibles Les états du processus Achats dans BFC Pour exécuter létat, appuyez sur la touche F8 de votre clavier ou, appuyez simultanément sur les touches Shift et F5 de votre clavier pour exécuter létat suivant une variante pré-définie. Sélectionnez lintervalle ou le numéro de contrat cadre pour lequel vous souhaitez effectuer létat. Menu Gestion des états / Query / SAP query

52 Support formation Dépenses 2007 v Les quatre états de gestion : -CUMUL 6 : suivi des achats sur marchés à tranches, fractionnés ou reconductibles Les états du processus Achats dans BFC

53 Support formation Dépenses 2007 v Les quatre états de gestion : -CUMUL 7 : suivi des achats sur marchés Les états du processus Achats dans BFC Pour exécuter létat, appuyez sur la touche F8 de votre clavier ou, appuyez simultanément sur les touches Shift et F5 de votre clavier pour exécuter létat suivant une variante pré-définie. Sélectionnez le ou les numéro(s) de marché(s) pour le(s)quel(s) vous souhaitez exécuter létat. Menu Gestion des états / Query / SAP query Important

54 Support formation Dépenses 2007 v Les quatre états de gestion : -CUMUL 7 : suivi des achats sur marchés Les états du processus Achats dans BFC Important

55 Support formation Dépenses 2007 v La synthèse des factures -MIR6 Les états du processus Achats dans BFC Important Dépenses/Prise en charge des dépenses/Prise en charge fact.achat /Synthèse des factures

56 Support formation Dépenses 2007 v La synthèse des factures MIR6 Dans la zone « Texte den-tête du document », on indiquera la référence au ROP : La date du document permet de cibler les documents. Important

57 Support formation Dépenses 2007 v La synthèse des factures MIR6 1.Affichage des factures Important

58 Support formation Dépenses 2007 v La synthèse des factures MIR6 2 Affichage de toutes les factures Important

59 Support formation Dépenses 2007 v La synthèse des factures MIR6 La facture est erronée après le premier traitement statut Erroné On peut aller la modifier On peut visualiser les messages derreur Important

60 Support formation Dépenses 2007 v La synthèse des factures MIR6 La facture a un statut OK, deux solutions soffrent alors à lutilisateur Soit elle est en statut enregistré et elle pourra être payée, on peut la consulter en cliquant sur les lunettes Important

61 Support formation Dépenses 2007 v Exercice CUMUL4 E2

62 Support formation Dépenses 2007 v ETATS Exercice n° 2 1.Lancez létat CUMUL4 1.Affichez les achats par fournisseur portant sur lOA et la division qui vous ont été affectées 2.Quelles déductions? 3.Affichez celles de votre propre OA et choisissez un fournisseur que vous connaissez. 4.Si vous ne trouvez pas de division lancez létat concernant les structures Quelques informations utiles :

63 Support formation Dépenses 2007 v Exercice CUMUL7 E3

64 Support formation Dépenses 2007 v ETATS Exercice n° 3 1.Lancez létat CUMUL7 1.Affichez le suivi du cumul des achats sur marché selon lOA et la division qui vous a été affectées 2.Affichez la même chose pour votre propre OA et une division connue de vous 3.Quelles sont vos possibilités de navigation et de choix? 4.Si vous ne trouvez pas de division lancez létat concernant les structures Quelques informations utiles :

65 Support formation Dépenses 2007 v Exercice MIR6 E4

66 Support formation Dépenses 2007 v ETATS Exercice n° 4 1.Via la transaction de synthèse des factures sur une période courte (15 derniers jours dAoût) 1.Affichez les factures portant sur votre division qui ont été créées en ligne, qui sont pré enregistrées 2.Affichez les factures enregistrées (prises en charge) 3.Affichez toutes les factures 4.Affichez les factures portant un motif érroné portant sur un ROP (enregistrées en arrière plan) Quelques informations utiles pour le ROP : ROPDR*

67 Support formation Dépenses 2007 v Rappels sur le flux de la dépense 5

68 Support formation Dépenses 2007 v Il existe dans BFC 4 types de documents de facturation * 2 types de FACTURE : - une facture sur quantité livrée non encore facturée (objet = solde du compte dattente 408). Les quantités facturées augmentent. - un chargement ultérieur sur une commande avec une facture existante et donc sur une quantité déjà facturée pour laquelle lon vient rectifier le prix à la hausse (dans la limite des écarts de tolérance). Les quantités facturées ne changent pas. Le chargement ultérieur se fait lorsquon a déjà passé une facture sur une commande * 2 types dAVOIR : - un avoir qui correspond à une annulation de facture, il peut sagir dun retour de marchandise par exemple ou dune rectification vis-à-vis dune facture sur laquelle les quantités facturées auraient été excessives. Les quantités facturées diminuent. - un déchargement ultérieur qui constitue un avoir sur une facture déjà prise en charge, il sagit donc dune rectification de prix à la baisse. Les quantités facturées ne changent pas. Le chargement ultérieur se fait lorsquon veut faire un avoir partiel ne modifiant pas la quantité déjà facturée ou lorsquon a déjà passé un avoir sur une facture. Les 4 types de documents de facturation dans BFC Important

69 Support formation Dépenses 2007 v Lannulation dun document de facturation Lannulation dun document de facturation logistique entraîne lannulation des documents comptables liés à cette facture. Important

70 Support formation Dépenses 2007 v La suppression dun document de facturation La suppression dun document de facturation ne peut se faire quAVANT comptabilisati on, cest-à- dire au statut « pré- enregistré » 1.Dans BFC, la suppression dun document de facturation nest pas possible après prise en charge et avant paiement. Avant la prise en charge, il faut sélectionner le document de facturation pré-enregistré puis aller dans le Menu > Annuler Menu Dépenses / Prise en charge des dépenses / Prise en charge fact achat / Affichage/modif fact préenregistrées Important

71 Support formation Dépenses 2007 v La correction comptable avant prise en charge Modifiez le code TVA à ND sur la ligne de commande pour laquelle vous souhaitez effectuer la ré- imputation comptable. Sélectionnez la ligne pour laquelle vous souhaitez effectuer la ré-imputation comptable Menu Dépenses / Prise en charge des dépenses / Prise en charge fact achat / Affichage/modif fact préenregistrées

72 Support formation Dépenses 2007 v La correction comptable avant prise en charge Lorsque vous validez cette fenêtre, une ligne de correction dimputation est automatiqueme nt générée dans longlet Compte général. Sélectionnez la ligne générée automatiquement pour la copier à lidentique sur la ligne en-dessous grâce à licône.

73 Support formation Dépenses 2007 v La correction comptable avant prise en charge Sur la ligne copiée, modifiez le compte général en renseignant celui sur lequel devra effectivement être imputée cette dépense. Modifiez le sens de lécriture a : DEBIT Modifiez ensuite le code TVA en renseignant celui dorigine de la ligne de commande, ici : D0.

74 Support formation Dépenses 2007 v La correction comptable avant prise en charge : simulation

75 Support formation Dépenses 2007 v Vous pouvez modifier lauteur de facture si celui-ci nest pas le même que celui de la commande. Le payeur divergent dans le fournisseur

76 Support formation Dépenses 2007 v Le destinataire de paiement peut différer de lauteur de facture. Vous pouvez donc choisir un destinataire de paiement différent. Celui-ci devra être autorisé comme payeur divergent pour le fournisseur auteur de facture. Le payeur divergent dans le fournisseur

77 Support formation Dépenses 2007 v Le payeur divergent dans le fournisseur

78 Support formation Dépenses 2007 v Les évolutions récentes: carte logée facturation interne 6 Important

79 Support formation Dépenses 2007 v La facturation interne Pour les prestations entre unités et entités (analyses, reprographie, magasins) : Facturation inter-unités Pour les charges collectives (frais dinfrastructure, dépenses à rembourser) : Facturation multi-divisions (sur commande prévisionnelle) Transfert budgétaire Gestion des frais de campus par facturation inter-unités

80 Support formation Dépenses 2007 v La facturation interne Dépenses Commande interne La commande dachat interne saisie dans Xlab doit être standard (non prévisionnelle) et doit être une commande de fonctionnement avec un code famille unique : P616 Fournisseur interne Le fournisseur interne est le code division de la structure CNRS destinataire du bon de commande Facture interne La facture provient dXlab ou est saisie directement dans BFC avec TVA exonérée. La facture est systématiquement bloquée au paiement avec le code blocage F – Fournisseur Xlab inconnu : la débloquer et la prendre en charge

81 Support formation Dépenses 2007 v La facturation interne Recettes La commande client interne saisie dans BFC doit comporter les informations suivantes Un article générique unique non tarifé pointant directement sur le compte dont le libellé est « Facturation interne » Un groupe dimputation article (99) correspondant au compte dont le libellé est « Facturation interne ». TVA exonérée Pas dadresse analytique particulière : o Le 9ADO de lunité Pas dadresse budgétaire particulière (fd=1, prg CB,Domaine fonctionnel :N/A, centre financier 00DR où DR représente le n° DR dont dépend le laboratoire effectuant la prestation La facture client interne

82 Support formation Dépenses 2007 v Fournisseur interne Appartient à un groupe de fournisseur spécifique Z099 Seule lACP est autorisée à créer, modifier, supprimer ou bloquer des fournisseurs ou clients internes dans BFC Les tiers internes (clients et fournisseurs) ont été créés sur la base des divisions existant actuellement dans BFC. Ils portent les informations suivantes : 1.- en critère de recherche 1 « CNRS », 2.- en critère de recherche 2, le code division qui est aussi le critère dunicité Ils nont jamais de coordonnées bancaires. La facturation interne

83 Support formation Dépenses 2007 v Fournisseur interne Seule lACP est autorisée à créer, modifier, supprimer ou bloquer des fournisseurs ou clients internes dans BFC. Les tiers internes (clients et fournisseurs) ont été créés sur la base des divisions existant actuellement dans BFC. Ils portent les informations suivantes : 1.- en critère de recherche 1 « CNRS », 2.- en critère de recherche 2, le code division qui est aussi le critère dunicité. Ils nont jamais de coordonnées bancaires. Les référentiels du domaine Dépenses

84 Support formation Dépenses 2007 v Carte logée : contexte et objectif La Carte Logée est une carte virtuelle permettant dacheter des prestations auprès de FRAM Le but de la carte logée est de simplifier les flux avec FRAM Achats par le biais dune carte virtuelle unique pour chaque DR Réception dautant de factures que de transactions FRAM est payé directement par AMEX à chaque transaction La Plate Forme de Banque Achats avec paiement différé Diminution des avances à faire Ré éclatement par DR Paiement centralisé une fois par mois Spécificités dintégration Réception dun fichier global

85 Support formation Dépenses 2007 v Carte logée : éléments de compréhension technique 1.XLAB envoie vers BFC des commandes prévisionnelles qui génèrent des Demandes dAchat prévisionnelles (DA) dans BFC qui deviendront des commandes prévisionnelles dans BFC. 2.Une commande XLAB est identifiée Carte Logée si le fournisseur est le fournisseur Carte Logée. 3.Les contrôles suivants sont effectués dès lintégration de la DA : 1.Une commande Carte logée doit être prévisionnelle 2.Elle doit référencer le marché Carte logée 3.Elle ne doit avoir quun seul poste 4.Chaque fichier ROP (Relevé dOpérations) contient les factures Carte Logée pour une DR et un mois donné ayant le fournisseur Carte Logée.

86 Support formation Dépenses 2007 v Carte logée : les flux XLAB Plateforme de Banque Données de facturation liées à la carte logée EAI ROP DA Commande prévisionnelle session Comptabilisation en masse Planification en arrière plan Facture/Avoir enregistrée Facture/Avoir planifié pour ctrl en arrière plan Facture/Avoir Erronée Liquidation facture/avoir achat session BFCE Paiement mensuel globalisé Paiement BW

87 Support formation Dépenses 2007 v Points dintérêt sur le flux de la dépense 7

88 Support formation Dépenses 2007 v Chargement ultérieur : Facture fournisseur en valeur uniquement qui ne modifie pas les quantités facturées mais diminue le montant total facturé. Cette facture vient en complément d'une facture existante. Déchargement ultérieur : Avoir fournisseur en valeur qui ne modifie pas les quantités facturées mais diminue le montant total facturé. Cet type davoir peut venir en premier avoir dans le cas dun avoir partiel ne devant pas modifier la quantité facturée. Ou il doit être fait si un avoir existe déjà sur une facture. Dans un document de facturation pré enregistré (facture, avoir), les types dopération « déchargement ultérieur » et « chargement ultérieur » nexistent pas. Ainsi : lorsque cest fonctionnellement un avoir en valeur avec diminution de la valeur facturée (« déchargement ultérieur »), le type dopération est « Avoir » et la zone « Chargement ultérieur » est cochée au niveau des lignes de lavoir, lorsque cest fonctionnellement une facture en valeur avec augmentation de la valeur facturée (« chargement ultérieur »), le type dopération est « Facture » et la zone « Chargement ultérieur » est cochée au niveau des lignes de lavoir. Sur une commande, la 1 ère facture saisie a le type « facture » puis les factures suivantes ont le type « chargement ultérieur » Chargement / déchargement ultérieur Type de pièce achat (MM) Type d'opération achat (MM) Type de pièce comptable (FI) FactureFacture (coché)RDXF ou RE Chargement UltérieurFacture (coché)RSRE AvoirAvoir (coché)RDXA ou RA Déchargement UltérieurAvoir (coché)RSRA

89 Support formation Dépenses 2007 v Référentiel : EOTP Les zones Elt de pré budget et Elt dimputation doivent être cochées pour engager une dépense sur un OTP. Important

90 Support formation Dépenses 2007 v Valeur cible dun marché 1.valeur cible du contrat = valeur maximale du marché 2.Le contrôle bloquant sur la valeur cible* signifie que SAP vérifie que les montants engagés (commandes réajustés éventuellement des écarts facturés) en référence à un contrat nexcèdent pas la valeur cible renseignée dans le référentiel marché 3.Le contrôle facture ne re-contrôle pas le montant de la valeur cible du contrat mais uniquement les écarts de prix de la facture par rapport à la commande Si lécart de prix commande /facture est > au seuil de tolérance, il peut être nécessaire, après analyse de lécart, de modifier la commande dans XLAB pour pouvoir traiter la facture. Pour que la modification de la commande soit acceptée par BFC, cela suppose que cette modification nentraîne pas une valeur globale commandée > à la valeur cible du contrat renseignée dans le référentiel marchés. Il peut donc être nécessaire, avant toute modification de la commande, deffectuer préalablement une modification de la valeur cible du contrat dans le référentiel marchés (ex/ prise en compte de lincidence dune clause de variation de prix) * Les zones « valeur minimale » et « montant attendu » sont statistiques et ne font lobjet daucun contrôle la zone « valeur attendue » alimente la fiche de recensement économique du marché chaque fois quelle est renseignée dans une fiche marché ( à défaut, la zone « valeur cible » est utilisée) Important

91 Support formation Dépenses 2007 v Accédez à la création des caractéristiques du contrat-cadre La création dun contrat-cadre dans BFC Important

92 Support formation Dépenses 2007 v Lobjet type de classe des caractéristiques La création dun contrat-cadre dans BFC Important

93 Support formation Dépenses 2007 v Les caractéristiques du contrat-cadre La création dun contrat-cadre dans BFC Important

94 Support formation Dépenses 2007 v La création dun contrat-cadre dans BFC -Les caractéristiques du contrat-cadre Important

95 Support formation Dépenses 2007 v Le service fait Xlab : entrée marchandise dans BFC La pièce dentrée marchandise dans BFC est visible dans longlet Historique de commande des commandes standard Le service fait Menu Dépenses / Demande dachat / Commande dachat / Afficher commande dachat Un service fait a été enregistré sur cette commande. Vous pouvez afficher le document article en double-cliquant sur son numéro BFC

96 Support formation Dépenses 2007 v Lentrée marchandise dans BFC : le document article (via la commande dachat) Le service fait Bon de livraison du fournisseur Bon de livraison Xlab Quantité livrée

97 Support formation Dépenses 2007 v Lentrée marchandise dans BFC : le document article Le service fait

98 Support formation Dépenses 2007 v Lentrée marchandise dans BFC : le document article et les pièces comptables liées Le service fait La pièce dengagement comptable liée à la constatation du service fait dans BFC.

99 Support formation Dépenses 2007 v Lentrée marchandise dans BFC : le document article et les pièces comptables liées Le service fait La pièce dengagement budgétaire liée à la constatation du service fait dans BFC. La pièce dengagement analytique liée à la constatation du service fait dans BFC.

100 Support formation Dépenses 2007 v Le principe dannulation du service fait 1.La modification ou la suppression dun service fait est impossible depuis BFC 2.Le service fait doit être supprimé par le laboratoire dans Xlab 3.La ligne de service fait supprimé dans Xlab arrive dans BFC comme une « annulation de service fait » Le service fait

101 Support formation Dépenses 2007 v Questions, remarques, réactions… FIN

102 Support formation Dépenses 2007 v Conclusion et clôture En quelques mots n Des questions ? n Pensez à remplir votre fiche dévaluation : changement/evaluation-formation/evalformation.asp changement/evaluation-formation/evalformation.asp 1. User : BFC MdP : b2f6c3 n La prochaine étape… Les réponses que vous attendez…

103 Support formation Dépenses 2007 v Conclusion et clôture Avant de se quitter n Merci de me rendre la feuille de présence signée Au revoir et à bientôt !


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