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1 1 LA DEMATERIALISATION DES DOCUMENTS SOUMIS AU CONTRÔLE DU REPRESENTANT DE LETAT ACTES et ACTES BUDGETAIRES Présentation aux collectivités 29 novembre.

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1 1 1 LA DEMATERIALISATION DES DOCUMENTS SOUMIS AU CONTRÔLE DU REPRESENTANT DE LETAT ACTES et ACTES BUDGETAIRES Présentation aux collectivités 29 novembre et 06 décembre 2012

2 2 Un peu dhistoire

3 3 Quelques dates : lancement, par le Ministère de lintérieur, dun programme ambitieux de dématérialisation des échanges «ACTES» : Aide au Contrôle de légaliTé dématErialiSé : après une phase de tests sur quelques préfectures et collectivités, élargissement de la dématérialisation aux documents budgétaires « AB » : Actes Budgétaires

4 4 Le cadre juridique

5 5 Quelques textes relatifs à la dématérialisation. Larticle 139 de la loi n° du 13 août 2004, relative aux libertés et responsabilités locales, prévoit que les actes des autorités décentralisées soumis au contrôle de légalité puissent être transmis par voie électronique au représentant de lEtat.. Le décret n° du 7 avril 2005 définit les modalités de télétransmission, un cahier des charges et une procédure dhomologation des dispositifs de télétransmission.. Lordonnance du 17 novembre 2009, portant simplification de lexercice du contrôle de légalité, restreint la liste des actes soumis au contrôle.. Des conventions locales décrivent les modalités pratiques de la télétransmission (périmètre, nomenclature, calendrier de mise en œuvre). Elles peuvent être complétées, le cas échéant, davenants.

6 6 Le procédé technique

7 7 Un peu de technique Dépôt normalisé de lacte Collectivités Serveur du Ministère Préfecture et sous- préfectures Dispositif propre ou tiers de confiance Agréé par le Ministère Télétransmission de lacte Réception de lacte ACCUSE DE RECEPTION Sphère Collectivités Sphère Etat

8 8 Application « Actes » (également dénommée « Actes réglementaires »)

9 9 ACTES Sont concernés par la dématérialisation via « Actes » : tous les types dactes… : délibérations, décisions arrêtés, contrats et conventions. … dans tous les domaines dactivité, sauf, et pour lheure : la commande publique lurbanisme, ainsi que les documents budgétaires (du fait de lapplication Actes budgétaires, dédiée) Actes28 nomenclature.xls

10 10 … produits par toutes les collectivités soumises à la transmission obligatoire de leurs actes au représentant de lEtat : les communes les EPCI FP (communautés de communes et dagglomération) les syndicats mais aussi les CCAS les caisses des écoles le Conseil Général le SDIS les offices publics le centre de gestion. ACTES

11 11 Démarche à suivre : Différentes étapes jalonnent la procédure de dématérialisation : 1 – délibération du conseil de la collectivité validant le principe, autorisant lexécutif à engager les démarches relatives à : - la recherche dun tiers de télétransmission, et la signature dun contrat avec ce dernier, - la signature de la convention avec le représentant de lEtat 2 – la passation dun marché public afin didentifier et de contractualiser avec le tiers de télétransmission, liste tiers pdf 3 – la signature de la convention, transmise à la Préfecture pour apposition du paraphe du représentant de lEtat, ouverture des droits par les correspondants de la Préfecture ACTES

12 12 Bilan au niveau national : taux de raccordement émetteurs au 1 er trimestre 2012 : ACTES

13 13 Bilan au niveau départemental : A ce jour, et sur lensemble des arrondissements de lEure-et-Loir, lapplication Actes est utilisée par : 74 communes, dont Chartres, Dreux et Nogent-le-Rotrou 7 EPCI FP, dont les deux agglomérations, soit plus d1/5 ième des EPCI-FP du département 17 syndicats, soit 7,84% des syndicats du département 19 autres, dont le Conseil général, le SDIS, loffice public dhabitat de Chartres Au 20 novembre 2012, 8018 documents avaient fait lobjet dune dématérialisation, représentant 30% du total des actes transmis au titre du contrôle de légalité ACTES

14 14 Application «Actes Budgétaires» («AB»)

15 15 ACTES BUDGETAIRES Peuvent être transmis par « AB » : les budgets primitifs, les budgets supplémentaires, les décisions modificatives, les comptes administratifs. Que ce soit : ceux rattachés au budget principal, ou aux budgets annexes de la collectivité.

16 16 ACTES BUDGETAIRES Démarche à suivre : La démarche est similaire à Actes, sauf que, pour AB, il ny a pas lieu de passer un nouveau marché et de procéder à une nouvelle dépense : 1 – délibération du conseil de la collectivité validant le principe, autorisant lexécutif à signer lengagement avec le représentant de lEtat 2 – la signature de lengagement juridique 3 – une étape technique en lien avec le fournisseur de progiciel budgétaire utilisé par la collectivité, qui passe par le chargement dune application gratuite (TOTEM) sur le site de la DGCL

17 17 Bilan : A ce jour, 16 budgets primitifs ont été correctement transmis via AB, par 8 collectivités dEure-et-Loir : 6 communes : Barjouville, Serville, Anet, Montboissier, Manou, Dangers 2 syndicats : SIVOM de la Plaine du Drouais Est, Syndicat intercommunal de regroupement pédagogique de Dangers, Verigny, Mittainvilliers 1 CCAS (en cours) Plusieurs autres collectivités ont marqué leur intérêt pour AB. ACTES BUDGETAIRES

18 18 Lintérêt de la dématérialisation

19 19 Intérêt de la dématérialisation Pour les deux procédures de dématérialisation que sont Actes et AB, les avantages et les inconvénients sont les suivants : avantages : Réduction importante du volume papier Limitation de la manipulation (source derreurs daiguillage, de perte) Facilitation du classement Aspect développement durable Rapidité Fiabilité Confidentialité Contrôles automatiques Simplicité Possibilité de mutualisation avec une autre collectivité Économies daffranchissement Economies de déplacements

20 20 Intérêt de la dématérialisation inconvénients : Coût initial du tiers de télétransmission Difficultés techniques constatées lors du premier envoi (du fait, notamment, de la conformité stricte que doit avoir le budget détenu par la collectivité avec la maquette budgétaire du Ministère) exemple de transmission dun budget primitif 2012 : Sur AB Accueil Suivi des actesAccueil Suivi des actes Sur Actes

21 21 Une équipe à votre service Des référents sont à votre disposition en Préfecture et dans les sous préfectures du département pour : Vous informer Vous accompagner Nhésitez pas à les contacter En Préfecture : Ann-Gaël GUERIN Chef du Bureau des Finances Locales à la Direction des Relations avec les Collectivités Locales Marie-Claude GUILLOUET Bureau des Finances Locales Et pour plus dinformation, consultez le site internet de la DGCL : Portail Internet DGCL, ou sur odm-budgetaire.orgPortail Internet DGCLodm-budgetaire.org


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