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Formation Harpège MODULE DE PARAMÉTRAGE. Harpège SOMMAIRE Partie 1 Navigation dans HARPEGE Partie 2 Les structures Partie 3 Les Implantations-Locaux Partie.

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1 Formation Harpège MODULE DE PARAMÉTRAGE

2 Harpège SOMMAIRE Partie 1 Navigation dans HARPEGE Partie 2 Les structures Partie 3 Les Implantations-Locaux Partie 4 Enjeux des structures et des locaux Partie 5 Le paramétrage du niveau de gestion des congés/contrats/carrières Partie 6 Mise en œuvre du paramétrage Partie 7 Les habilitations Partie 8 Domaine Fonctions Partie 9 Destinations des activités - LOLF et fonctions Silland Partie 10 Module de raccordement Partie 11 Echanges entre établissements

3 Harpège Partie 1 Navigation dans Harpège

4 Harpège Navigation dans Harpège Une ergonomie de type Windows Les icônes, touches de fonction et équivalents menu Les outils de recherche

5 Harpège Ergonomie de type Windows Barre de menu de contrôle Icônes de raccourci Onglet de sélection Boutons de raccourcis Couleurs de différenciation Messages d’information Blocs

6 Harpège Présentation des actions : par les icônes par les touches fonction quitte l’écran en cours enregistre les données saisies et/ou modifiées crée une information efface un enregistrement à l’écran passe en mode recherche (pour entrer des critères) exécute la recherche annule la recherche enregistrement précédent enregistrement suivant impression de l’écran Ctrl + q F10 F6 Maj + F4 F7 F8 Ctrl + q Haut Bas Maj + F8

7 Harpège Les outils de recherche...

8 Harpège Partie 2 Les Structures

9 Harpège Le schéma général de fonctionnement d’Harpège

10 Harpège Structures : définition 1 Établissement, composantes et services communs identifiés par un numéro RAMSESE (ex RNE) Autres structures définies sur décision du conseil d'administration de l'établissement en conformité avec les statuts Structures statutaires : Elles reposent sur l'examen du code de l’éducation Livre VII, Titre I, Chapitre III (qui abroge la loi du 26 janvier 1984) Elles traduisent l'organisation de l'établissement.

11 Harpège Structures : définition 2  Racine ou niveau 1 = Établissement (structure «mère»)  Niveau 2 = composantes de type UFR, École, IUT, service commun (structures «filles» du niveau 1)  Niveau 3 à n = autres structures de type département, laboratoire, service (structures «filles» du niveau 2) Remarque : une structure spécifique peut être créée pour le cas des agents qui sont «pour ordre» dans l’établissement au bénéfice d’un autre organisme. Structures Harpège : Ensemble d'entités hiérarchiquement organisées en arborescence à n niveaux. Dans Harpège, les structures permettent de donner une visibilité sur l’affectation des agents et la répartition des moyens

12 Harpège Structures : exemple UNE ARBORESCENCE A N NIVEAUX Établissement Composante UFR A Composante IUT Structure labo b1 Structure départ. a1 Structure labo b2 Structure labo a1 niveau 1 niveau 2 niveau 3 niveau 4 Service du personnel Composante UFR B Services centraux

13 Harpège Impacts des structures Individu Poste Emploi Agent Contractuels Fonctionnaires et assimilés Position Carrière STRUCTURES Implantation - Locaux Contrat Occupation / Affectation (Hébergés) Structure de travail (et local) Structure de délégation d’emploi Structure d’attribution (B. État) Structure de localisation Structure d’affectation (et local) Lien facultatif

14 Harpège Impacts des Structures-Implantations-Locaux Gestion collective STRUCTURES PROMOUVABILITES ITARF STRUCTURES - IMPLANTATION - LOCAUX LISTES ELECTORALES

15 Harpège Emploi : Structure de Délégation La structure destinataire de la délégation d’emploi est, en règle générale, l’établissement. Dans des cas particuliers (fléchage des emplois par la centrale), le destinataire peut être, une structure de niveau inférieur (IUT, etc.). Poste : Structure d’Attribution Le poste appartient à la structure à laquelle appartient l’emploi sur lequel il est financé. Toutefois, celle-ci a la possibilité d’attribuer ce poste à une autre structure de l’établissement. Structure de Localisation La localisation permet à la structure à laquelle le poste est attribué de préciser la structure fine à laquelle il est lié (ex.:possibilité de prêts de poste). Liens structures / Emploi-poste

16 Harpège Agent x % Etablissement UFR AUFR BIUTSce commun Département A Département B Laboratoire X Laboratoire Y Service 1Service 2 est affecté à Agent : Structure d’Affectation Lien pour une période entre un agent et une structure de l'établissement pour une quotité donnée. L’agent est affecté à une (ou plusieurs) structure(s). Liens structures / Agent

17 Harpège Synthèse des liens Emploi Agent finance peut être attribué à peut être localisé dans x% occupe x % Etablissement UFR AUFR BIUTSce commun Département A Département B Laboratoire X Laboratoire Y Service 1Service 2 Occupation est affectée à Affectation Poste Délégué à x %

18 Harpège Définition des structures La définition des structures doit être faite en concertation avec : la direction de l’établissement les services GRH le service chargé des élections (bureaux de vote) la cellule pilotage/statistiques (construction de requêtes…)

19 Harpège Choix du niveau de détail des structures Structures définies à un niveau fin : Vision plus fine de la répartition des postes et de l’affectation des agents. Intervention plus lourde en cas de modifications : è mettre fin aux affectations des agents, aux attributions et aux localisations des postes avant de fermer une structure… è création de nouvelles habilitations. Structures définies à un niveau plus agrégé : Moins d'interventions en cas de modifications. Vision moins détaillée. * Remarque : il est conseillé, pour commencer, de déterminer des structures de niveau 2 et 3, et d’affiner plus tard.

20 Harpège Le niveau 1, l’Établissement est saisi dans le module administration Harp_adm. On peut également insérer le logo de l’établissement (format.bmp*) qui apparaîtra sur les arrêtés produits par l’établissement. Les autres niveaux sont saisis dans la base de gestion courante (base de production). Saisie des structures

21 Harpège Consultation de structures Démonstration 1

22 Harpège Saisie de structures Exercice 1

23 Harpège Partie 3 Implantation – Adresses - Locaux

24 Harpège Implantation-adresse Définition : Une implantation est un groupement de locaux ; elle a une ou plusieurs adresses. è Nota : Une adresse (ou plusieurs) est toujours associée à une ou plusieurs implantations. Pour garder l’unicité, on parlera donc de couple implantation-adresse. Les implantations ne sont pas forcément le recensement du patrimoine immobilier de l’établissement !!!

25 Harpège Local 1 Local 2 Local 3 Local 4 adresse 1 adresse 2 Implantation 2 ( Local 1 Local 2 Local 3 Implantation 1 adresse Exemples Exemples Un immeuble contenant un grand nombre de locaux = une implantation Un ensemble d'immeubles, peu dispersés sur un même campus ayant des adresses différentes = une implantation Implantation 4Implantation 3 Local 1 Local 2 Local 3 ( adresse Local 4 Local 5 ( Un ensemble d’immeubles ayant une même adresse = deux implantations, où on répartit les locaux entre elles.

26 Harpège Implantation-adresse Une adresse est toujours liée à une ou plusieurs implantations. Une adresse comprend 4 ensembles d'informations : Voie : Numéro, Complément éventuel de numéro (Bis, Ter, …), Type de voie, Nom de la voie Localité : nom d'un hameau, lieu-dit, commune sans bureau distributeur, … Bureau distributeur : Nom et Code postal Pays : Code, Nom et Code postal étranger Pour une élection donnée il y a au plus 1 bureau de vote par implantation A chaque bureau de vote, doit correspondre une implantation. (cf. enjeux des structures et locaux).

27 Harpège Illustration du principe d’unicité du bureau de vote par implantation UFR 1 UFR 3 services Implantation Z Implant. X Implant. Y BVEBVE BVDBVD BVCBVC BVBBVB BVABVA Le recensement des élections habituellement organisées donne l’ébauche suivante pour les implantations Conseil d’UFR 3 : BV D Conseil d’UFR 1 : BV A Conseil d’UFR 2 : BV B Conseil Scient. : BV C et BV D (les agents de l’implant. Y vont au BV D) C.P.E : 1 seul BV pour tous: BV E Conseil Adm. : 3 BV : C, D et E CEVU : ouverture de 4 BV : A, B, D et E Problème ! 2 BV pour 1 implantation ! Il faut : Soit séparer Z en deux implantations, Soit supprimer (pour cette élection) un des deux bureaux (A ou B) UFR 2 PROJET Vérification de la validité du projet: OK

28 Harpège Consultation des implantations et de leurs adresses Démonstration 2

29 Harpège Créer une nouvelle implantation Exercice 2

30 Harpège Locaux Les attributs des locaux sont : l'adresse interne, exemples : "Aile A, bureau 257" ou "4ème étage" ou "3ème étage, bureau 23, casier 18". l'appellation, exemples : "Salle Newton" ou "Annexe salle des colloques". les dates de début et de fin de validité. La date de début est obligatoire; elle peut correspondre à une date de création du local. Définition : Un local est une pièce, une partie d’un bâtiment ou tout autre lieu pouvant être identifié de façon unique. NB: Harpège n’a pas vocation à gérer tous les locaux d’un établissement ; seuls nous intéressent ici les locaux correspondant aux lieux où exercent des individus ou des agents

31 Harpège Lier les locaux à une implantation Chaque local est rattaché à un couple unique implantation-adresse. A chaque couple implantation-adresse correspondent un ou plusieurs locaux. Implantation 3 Local 1 Local 2 Local 3 ( adresse Local 4 Local 5 ( Implantation 4

32 Harpège Consultation des locaux de chaque implantation Démonstration 3

33 Harpège Partie 4 Enjeux des structures et des locaux

34 Harpège Mise en œuvre des locaux Association des locaux à une structure : Pour chaque structure, il doit exister obligatoirement au moins un local. Si la structure possède plusieurs locaux, l’un d’entre eux doit être défini comme local principal. L’adresse de ce local principal est l’adresse administrative de la structure. On ne peut lier un agent à un local que s’il a une affectation.

35 Harpège Association des locaux à une structure (suite) : Pour chaque structure on peut rattacher un ou plusieurs local(aux) de travail. On peut rattacher à une structure des locaux qui dépendent d’implantations différentes Possibilité de lier une structure à plusieurs implantations. ex : Pour une UFR d’Anglais, le local principal sera situé sur l’implantation X, et d’autres locaux sur l’implantation Y. Un même local peut être associé à plusieurs structures. ex : le local 1 peut être utilisé par l’UFR d’Anglais et l’UFR de Sciences. Mise en œuvre des locaux

36 Harpège Mise en œuvre des locaux UFR Sciences économiques Local principal de la structure Sciences économiques Implantation 1 - Toulouse Local E Implantation 2 - Rodez Local D Structure UFR01 Local G Local H Local I Local C Local A UFR Mathématiques Structure UFR02 Exemple : deux structures différentes utilisent des mêmes locaux sur une implantation : Utilisation d’un local par une structure Local principal de la structure Mathématiques

37 Harpège Consultation des locaux pour chaque structure Démonstration 4

38 Harpège Créer un nouveau local de travail et ses impacts sur les affectations Exercice 3

39 Harpège Mise en œuvre des locaux Local de travail d’un individu ou d’un agent : Chaque individu hébergé dans une structure peut être rattaché à un local de travail lié à cette structure. Chaque agent affecté dans une structure peut être rattaché à un local de travail lié à cette structure. L’association d’un local à un agent (ou individu) comporte une date de début et de fin. Ces dates doivent être cohérentes: d’une part avec les dates de début et de fin d’affectation (ou de rattachement) à la structure, d’autre part avec les dates de début et de fin du lien entre le local et la structure

40 Harpège Mise en œuvre des locaux Local de travail d’un individu ou d’un agent (suite) : Dans tous les traitements, si un agent n’est rattaché à aucun local, alors, c’est le local principal de la structure d’affectation qui est pris par défaut comme local de travail pour cet agent. Local principal de la structure Structure d’affectation Local de travail Par défaut

41 Harpège Impacts des Structures et Implantations-Locaux : Gestion collective STRUCTURES (définition par les politiques) PROMOUVABILITES ITARF C’est le responsable de la structure d’affectation d’un agent ITARF qui pourra être habilité à donner son avis, à formuler le cas échéant des propositions de promotion et à rédiger le rapport sur l’agent STRUCTURES - IMPLANTATION - LOCAUX LISTES ELECTORALES Les liens Structure-Implantation-Local permettent qu’un agent (ou un individu hébergé) puisse voter dans le bureau de vote ouvert pour une élection donnée le plus proche du local où il travaille.

42 Harpège Rattachement des électeurs à un bureau de vote : Le bureau de vote dans lequel un électeur doit voter est celui de l’implantation sur laquelle est situé son local de travail. UFR Sciences économiques Implantation 1 - Toulouse Local de travail de l’agent Local du Bureau de vote Rodez Implantation 2 - Rodez Local du Bureau de vote Toulouse est affecté vote travaille Structure d’affectation Impacts des Implantations-Locaux sur Listes Electorales Agent Local principal de la structure Sciences Eco.

43 Harpège Rattachement des électeurs à un bureau de vote : Les électeurs qui n’ont pas de local de travail iront voter, par défaut, au bureau de vote rattaché à l’implantation du local principal de leur structure. Exemple : UFR Sciences économiques Local principal de la structure Implantation 1 - Toulouse Local Bureau de vote 1 vote pas de local de travail saisi dans Harpège pour cet agent est affecté Impacts des Implantations-Locaux sur Listes Electorales Agent

44 Harpège Impact des structures sur les éditions Liste des éditions d’HARPEGE qui contiennent les structures comme paramètre de sélection : Fiche de note ITARF Fiche de note ITARF Liste des Bonifications indiciaires Liste des Bonifications indiciaires Fichier relance position Fichier relance position Liste des échéances des positions Liste des échéances des positions Fichiers des relances temps partiel Fichiers des relances temps partiel Potentiel Budget Etat Potentiel Budget Etat Potentiel Budget propre Potentiel Budget propre Occupation des postes Occupation des postes Occupation-Affectation des postes Occupation-Affectation des postes Historique Localisation Historique Localisation Historique occupation-affectation Historique occupation-affectation Modalités et congés Modalités et congés Promouvabilités ITARF Promouvabilités ITARF Listes Electorales Listes Electorales Etiquettes Adresses personnelles Etiquettes Adresses personnelles Etiquettes Adresses administratives Etiquettes Adresses administratives Liste des n° INSEE provisoires Liste des n° INSEE provisoires Liste des fonctionnaires ou assimilés par âge Liste des fonctionnaires ou assimilés par âge Liste par position Liste par position Liste par population Liste par population Fin de contrat de travail Fin de contrat de travail Type de contrat de travail Type de contrat de travail Arrêté fin de contrat (FP) Arrêté fin de contrat (FP) Ind. exerçant une fonction dans une instance Ind. exerçant une fonction dans une instance Ind. exerçant une fonction d’expertise Ind. exerçant une fonction d’expertise Fiches d’activité Fiches d’activité Occupation des postes par les agents Occupation des postes par les agents

45 Harpège Impact des structures sur les éditions Démonstration 5

46 Harpège Lien avec les habilitations Selon les habilitations données aux gestionnaires, ceux-ci pourront avoir accès ou non aux données et traitements relatifs dans les structures. Exemple : un gestionnaire de composante sera habilité aux données qui correspondent aux personnes et aux moyens qu’il gère pour sa structure.

47 Harpège Partie 5 Le paramétrage du niveau de gestion des congés/contrats/carrières

48 Harpège Le paramétrage du niveau de gestion des congés

49 Harpège Philosophie de l’outil de gestion des congés Selon le type de population et le type de congé, la gestion relève : soit du niveau du ministère, soit du niveau du rectorat, soit du niveau de l’établissement. En conséquence, Harpège offre l’alternative entre deux modes de traitement, selon le niveau de compétence de l’acte de gestion : actes relevant du niveau académique ou national : Harpège permet la simple saisie des données relatives à chacun de ces actes sur la base des informations qui figurent sur un arrêté pré-existant et dont le gestionnaire a connaissance. actes déconcentrés au chef d’établissement : Harpège permet la production de l’arrêté soit parce que le chef de l’établissement est compétent ès qualités, soit parce qu’il a reçu une délégation de pouvoir ou de signature de l’autorité compétente. N.B. : Déconcentré s’entend ici au sens de « déconcentré au niveau de l’établissement ».

50 Harpège Le paramétrage des congés Pour chaque type de congé, le paramétrage concerne deux points : A : Le niveau de gestion du congé en fonction du type de contrat ou du type de pop. B : Le paramétrage des visas saisie des visas association des visas aux différents congés et types de contrats ou de population

51 Harpège A : le niveau de gestion des congés En fonction du niveau de gestion du congé, l’arrêté de congé est : produit et visé en dehors de l’établissement acte non déconcentré réglementairement ou, non délégation de signature par le recteur produit par l’établissement et : visé en dehors de l’établissement (par le recteur). acte non déconcentré réglementairement ou, non délégation de signature par le recteur visé dans l’établissement (par le président ou le délégataire de signature) acte déconcentré réglementairement ou, délégation de signature du recteur

52 Harpège Modification du paramétrage du niveau de gestion La valeur par défaut du paramétrage modifiable est : « Signature non déléguée à l’établissement sans production de projet » MAIS L’établissement peut modifier le paramétrage en : « Signature déléguée à l’établissement » « Signature non déléguée à l’établissement avec production d’un projet » N.B. + Ces modifications de paramétrage sont faites sous la responsabilité de l’établissement ; seule une personne dûment habilitée doit pouvoir y procéder. + Ces choix de paramétrage ne peuvent être faits qu’en fonction : * des délégations de signature en vigueur, * des accords passés avec le Recteur vous permettant d’adresser à ses services un projet d’arrêté qui, après vérification et signature par le Recteur, vous est retourné. Rappel réglementaire : les délégations de signature sont des actes de caractère personnel : elles doivent en conséquence être renouvelées à chaque changement de titulaire des fonctions du délégant ou délégataire (Cf. circulaire n° du 9 mars 1983).

53 Harpège Conséquences du paramétrage du niveau de gestion du niveau de gestion Valeur du paramétrage Lieu de gestion de l’arrêté Production ou non de l’arrêté et en-tête Non déconcentré réglementairement Arrêté produit et visé en dehors de l’étab. Pas de production d’arrêté Paramétrage non modifiable Déconcentré réglementairement Arrêté produit et visé dans l’établissement Production d’un arrêté avec en-tête au nom du président de l’université ou du Directeur Signature non déléguée sans production d’un projet d’arrêté Arrêté produit et visé en dehors de l’étab. Pas de production d’arrêté Signature non déléguée Avec production d’un projet d’arrêté Arrêté produit dans l’établissement mais visé en dehors Production d’un arrêté avec en-tête au nom du Recteur Paramétrage modifiable Signature déléguée à l’établissement Arrêté produit et visé dans l’établissement Production d’un arrêté avec en-tête au nom du Recteur

54 Harpège Présentation des écrans de paramétrage du niveau de gestion Démonstration 6

55 Harpège Production d’un arrêté relatif à un congé n’ayant pas fait l’objet d’une délégation de signature Démonstration 7

56 Harpège Modification de la valeur par défaut du paramétrage et impacts sur l’écran de congés Démonstration 8

57 Harpège B : Le paramétrage des visas Il existe deux types de visas pour un acte donné : les visas réglementaires (rappelant des textes de base) Ces visas sont livrés dans Harpège Ils ne sont pas modifiables les visas locaux (propres à l’établissement) Ces visas ne sont pas livrés dans Harpège : il faut les créer Ils sont bien sûr modifiables Exemples : Arrêté de délégation de signature du recteur au chef d’établissement ; Arrêté de délégation de signature du chef d’établissement à un fonctionnaire de catégorie A Un visa (réglementaire ou local) peut être : - générique (= commun à tous les types de pop. ou à tous les types de contrats) Les COM et CMNT ne comportent aucun visa générique, à cause assimilés fonct. - spécifique (= particulier à chaque type de population ou type de contrat)

58 Harpège Présentation des écrans de paramétrage des visas Démonstration 9

59 Harpège Modifier le paramétrage des visas Pour ajouter un visa local sur des arrêtés, Aller dans le menu Nomenclatures et : - Saisir un libellé de visa local dans le tableau des visas locaux d’arrêtés de congés, - Puis selon le congé, associer à ce visa local tous les types de population et / ou tous les types de contrat (visas génériques) à partir d’une liste de valeurs ou bien associer à ce visa local un type de population ou un type de contrat déterminé (visas spécifiques) à partir d’une liste de valeurs.

60 Harpège Modification du paramétrage des visas et impacts sur l’édition d’un arrêté Démonstration 10

61 Harpège Le paramétrage du niveau de gestion des contrats et des carrières

62 Harpège Gestion des contrats et carrières Comme on l’a vu pour les congés, le mouvement actuel de déconcentration des actes de gestion transfère vers le chef d’établissement : la conclusion de certains contrats, certains actes ayant trait à la carrière des agents. Il faut distinguer deux modes de traitement, selon que l’acte de gestion : est déconcentré au chef d’établissement Il est possible de produire un document (contrat ou arrêté) Mais la saisie simple (en historique) reste possible relève du niveau académique (recteur) ou national (ministre). Seule la simple saisie des informations est possible

63 Harpège Le paramétrage des contrats / carrières Le paramétrage concerne deux points : A : Le niveau de gestion en fonction du type de contrat ou du type de pop. B : Le paramétrage des visas saisie des visas association des visas aux différents types de contrats ou de population

64 Harpège A : le niveau de gestion Le niveau de gestion des contrats et carrières est livré en standard dans l’application et n’est pas modifiable : Pour les contrats Seuls les contrats déconcentrés vers le chef d’établissement apparaissent dans la liste avec la valeur « compétence établissement » (non modifiable) Concerne actuellement (seuls modèles de contrats existant dans Harpège): les ALER, ATER, Moniteurs, Lecteurs, MLE Pour la gestion des carrières Seuls les actes déconcentrés vers le chef d’établissement apparaissent dans la liste, avec la valeur « compétence établissement » (non modifiable) figurant en regard des corps concernés Concerne actuellement (seuls modèles d’arrêtés existant dans Harpège) : l’avancement d’échelon et le classement des personnels techniques de Recherche et Formation de catégorie C (ASTRF, AGT, ADT) les différentes formes de recrutement des ASTRF

65 Harpège B : Le paramétrage des visas Rappel : il existe deux types de visas pour un acte donné : les visas réglementaires (rappelant des textes de base) Ces visas sont livrés dans Harpège Ils ne sont pas modifiables les visas locaux (propres à l’établissement) Ces visas ne sont pas livrés dans Harpège : il faut les créer Ils sont bien sûr modifiables exemple : délégation de signature du Président au SG Un visa (réglementaire ou local) peut être : générique (= commun à tous les types de pop. ou à tous les types de contrats) spécifique (= particulier à chaque type de population/corps ou type de contrat)

66 Harpège Les visas des contrats Visa générique Réglementaire Il n’y a pas de visa générique qui soit valable pour tous les types de contrats. Local Il est possible de définir un visa local valable pour tous les types de contrats (avec production d’arrêté). Visa spécifique Réglementaire Pour chaque type de contrat, il existe un certain nombre de visas spécifiques réglementaires (non modifiables). Local Il est possible d’ajouter des visas spécifiques locaux.

67 Harpège Les visas des actes de gestion des carrières Visa générique par population Réglementaire Il y a des visas génériques qui sont valables pour tous les corps appartenant à un type de population donné. Local Il est possible de définir un visa local valable pour tous les corps d’un type de population donné (avec production d’arrêté). Visa spécifique par population / corps Réglementaire Pour chaque corps à l’intérieur d’un type de population, il existe un certain nombre de visas spécifiques réglementaires (non modifiables). Local Il est possible d’ajouter des visas spécifiques locaux.

68 Harpège Présentation des écrans de paramétrage des contrats Démonstration 11

69 Harpège Présentation des écrans de paramétrage des carrières Démonstration 12

70 Harpège Partie 6 Mise en œuvre du paramétrage

71 Harpège La saisie du paramétrage d’Harpège est constituée de 7 éléments qui doivent être traités dans l’ordre suivant : 1) Paramétrage de l’établissement (structure mère) 2) Création des utilisateurs 3) Saisie des profils d’habilitations 4) Initialisation des nomenclatures locales 5) Création des implantations / locaux 6) Saisie des autres structures 7) Paramétrage (niveau de gestion – visas) des congés, contrats et carrières Les 7 éléments du paramétrage Administration Harpège

72 1) Paramétrage de l’établissement Le paramétrage du niveau 1, l’établissement se fait à partir d’Harp_adm, module d’administration. Il consiste : à renseigner le premier niveau 1 de l’arborescence des structures (structure mère), à renseigner le pays de référence de l’application, à positionner un indicateur donnant ou interdisant l’accès à la zone « N° rectoral » dans les postes de budget Etat, à indiquer le chemin d’accès et le nom de fichier du logo de l’établissement (format. bmp ) que vous voulez intégrer aux arrêtés de congé. Service du personnel Présidence Services centraux Structure Labo A1 Structure département A1 Composante UFR A Structure Labo B1 Structure Labo B2 Composante UFR B Composante IUT Etablissement Niveau 1 Niveau 2 Niveau 3 Niveau 4

73 Harpège 2) Création des utilisateurs Seul l’utilisateur HARP_ADM peut créer les utilisateurs Témoin permettant d’habiliter l’utilisateur à accéder aux options de saisie des profils Permet l’accès à la base par une connexion sous SQLPLUS ou BO par exemple  Un compte ORACLE associé à l ’utilisateur est créé.

74 Harpège 3) Saisie des profils d’habilitations Désigner les différents profils d’utilisateurs et leur attribuer des profils données et des profils traitements

75 Harpège 4) Initialisation des nomenclatures locales La saisie des nomenclatures locales se fait à partir de la base de gestion courante. tables concernées : organismes de mission organismes de rattachement années universitaires - livrée – recherche téléphones fonctions (instances, fonctions électives et nominatives, responsabilités structurelles) destinations des activités – LOLF fonctions Silland possibilité de compléter ou de migrer ces tables

76 Harpège 5) Création des Implantations / locaux La saisie des implantations et des locaux se fait à partir de la base de gestion courante. Définir les implantations en fonction de critères géographiques et de la carte des bureaux de vote existants. Saisir les couples implantations-adresses. Saisir les locaux associés à chaque implantation-adresse. Attention à la cohérence des informations saisies, si plusieurs personnes sont habilitées ! (ex : locaux répartis dans plusieurs UFR)

77 Harpège 6) Paramétrage des autres structures Le paramétrage des autres niveaux de structures de l’établissement se fait à partir de la base de gestion courante. Saisir : un nom un code sur 5 caractères le lien d'une structure à une autre : structure de rattachement un statut juridique une identification : RNE, SIRET, zone de résidence une décision : type référence dates de création, d'ouverture, de fermeture des références externes (vers les structures de NABUCO...) : codes établissement, composante, centre de responsabilité

78 Harpège Structures : codification Chaque structure a un code, identifiable par 5 caractères. Le choix de la codification des structures peut parfois faciliter le tri et l’extraction des données, si on veut donner un sens à chacun des caractères. Exemple : UL210 Service de Scolarité administrative de l’UFR de Langues Caractère 1: Niveau 1, une lettre pour l'Université Caractère 2 : Niveau 2, une lettre pour la Composante Caractère 3 : Niveau 3, un chiffre pour le type de Service Caractère 4 : Niveau 4, un chiffre pour le sous Sous-service Caractère 5 : etc... Dans cet exemple et avec cette codification, on peut extraire par le biais des éditions, tous les agents qui se trouvent dans des structures de scolarité administrative, toutes UFR confondues : il suffit de repérer les structures qui ont un code comportant _ _ 2 1 _, c'est à dire le chiffre 2 en position 3 et le chiffre 1 en position 4, et de paramétrer l’édition avec les opérateurs de recherche. On peut également utiliser la codification NABUCO si cela a un sens pour l’établissement, mais en l’adaptant à la gestion des personnels dans le cas des structures fines.

79 Harpège Structures : modifications possibles La modification des structures : est limitée aux corrections d'erreurs sur le Nom : seulement en cas de correction d'orthographe sur les dates (seulement en cas d'erreur de saisie) ; au préalable vérifier, avant toute modification, la cohérence des périodes de liens structures / locaux postes / structures (d’attribution ou de localisation) individus / structures (de travail) agents / structures (d’affectation) Remarque : il est important de respecter ces règles pour garder un historique cohérent.

80 Harpège Le paramétrage se fait à partir de la base de gestion courante. Pour les CONGES : pour chaque congé, lister les différents type de population et types de contrats avec leur niveau de gestion associé. 7) Paramétrage des niveaux de gestion et des visas

81 Harpège Pour les CONTRATS : pour chaque type de contrat, vérifier le niveau de gestion et associer éventuellement des visas locaux. Paramétrage des niveaux de gestion et des visas (suite) gestion et des visas (suite)

82 Harpège Pour les CARRIERES : pour chaque acte de gestion des éléments de carrière, vérifier la liste des corps concernés et le niveau de gestion ; associer éventuellement des visas locaux. Paramétrage des niveaux de gestion et des visas (suite et fin) de gestion et des visas (suite et fin)

83 Harpège Partie 7 Les Habilitations

84 Harpège Le schéma général de fonctionnement des habilitations d’Harpège Habilitation = droit d’accès d’un utilisateur qui a un profil données associé à un profil traitements types de population types de contrat structure profil utilisateur profil traitements profil données Personnel individu emploi-poste pilotage structures nomenclatures Gestion collective outils

85 Harpège Concepts de profils : profil données Le profil données se définit à partir Des structures Des types de population Des types de contrat. Un utilisateur sera habilité à tel(s) type(s )de population et/ou à tel(s) type(s) de contrat pour une ou plusieurs structures. Si un type de population fait partie d’un profil données, alors ce profil données inclut les postes créés à partir d’emplois délégués destinés à ce type de population. Ex. : un profil données avec le type de population ITARF permettra de voir les postes issus d’emplois délégués destinés à être occupés par des ITARF.

86 Harpège Habilitations - Profil données Le profil données limite l’accès aux données, il se décompose en trois parties. Type de population/ Structure Agents avec carrière Emplois/Postes Occupation/affectation Type de contrat/ Structure Agents avec contrat Emplois/Postes Occupation/affectation Structure de travail Individus hébergés Postes rattachés Postes localisés Habilitations sur les données

87 Harpège Habilitations - Profil données Ces 3 parties du profil données correspondent aux onglets : - Profil Carrière - Profil Contrat - Profil Structure de Travail Ces 3 premiers onglets du profil « données » permettent de restreindre le champ d’action d’un gestionnaire vis-à-vis des agents et des postes en s’appuyant sur des critères de type de population, de type de contrat et de structure.

88 Harpège L’habilitation « Vie institutionnelle » Introduction d’une dimension institutionnelle (V1.10.3) Le 4ième onglet « Vie institutionnelle » permet de limiter l’accès à certains modules dont le point d’entrée serait la structure. Cette dimension de l’habilitation profil données a été conçue pour les modules fonctions et listes électorales. Elle est destinée à permettre la gestion des informations apparaissant dans ces écrans, et impacte les éditions associées.

89 Harpège L’habilitation « Vie institutionnelle » L’utilisation de cette dimension du profil données peut-être utile dans le cas d’établissements ayant une gestion décentralisée de leurs listes électorales. Il donne l’autorisation d’accès à une ou plusieurs structures : - pour les écrans pour lesquels le point d’entrée est l’instance, seules les instances rattachées à une structure définie dans le profil « Vie institutionnelle » seront visibles. De même dans l’écran « Responsabilités structurelles », c’est l’habilitation structure du profil « Vie institutionnelle » qui est appliquée.

90 Harpège L’habilitation « Vie institutionnelle » Impacts dans l’application du profil données « Vie institutionnelle » : Ecrans Structures : la consultation reste possible pour toutes les structures, mais la modification est interdite pour les structures non habilités Ecrans et éditions « listes électorales » : dans les différents outils de ce module pour lesquels le point d’entrée est l’instance, l’habilitation structure définie par ce profil est exploitée pour restreindre l’accès aux données Vie institutionnelle : Fonctions relevant d’une instance Individu : pour l’édition « individu exerçant une fonction dans une instance », les informations apparaissant dans cette édition tiennent compte de ce profil défini pour le gestionnaire lançant cette édition Nomenclature établissement : paramétrage et nomenclature fonctions Responsabilités structurelles : les informations présentées doivent tenir compte de ce profil.

91 Harpège Concepts de profils : profil traitement Le profil traitement se définit à partir des items des menus : Habilitation globale : pas de restriction ; tous les items des menus ; Habilitation partielle : une sélection d’items dans le menu. Ex :Menu Emploi-poste Chacun des traitements est associé à l’un des droits d'accès suivants : mise à jour (création, modification, suppression) consultation non habilité (pas de visibilité) Ecran individu : l’état civil est affiché quelle que soit l’habilitation de l’utilisateur, les autres informations de l’écran sont visibles ou non en fonction de l’habilitation. Ecran agent : les informations de l’onglet Agent sont affichées quelle que soit l’habilitation de l’utilisateur. Les autres informations de l’écran sont visibles ou non en fonction de l’habilitation.

92 Harpège Habilitations - Profil traitements Menu 1 : Individu Habilitation : mise à jour Menu 2 : Personnel Habilitation : lecture Menu 3 : Emploi-poste Habilitation : Aucune Menu invisible Habilitations sur les traitements Item 1 : Lecture Item 2 : Aucune Item 3 : Mise à jour … Tous les items sont invisibles Le profil traitements limite l’accès aux menus. Exemple : …

93 Harpège Exemple de profil L'utilisateur Durand gère les personnels ASU et ITARF des UFR A, B et C. Pour ces UFR, et donc aussi pour leurs structures « filles » : il a tous les droits sur INDIVIDU, PERSONNEL. il accède en consultation à EMPLOI - POSTE il accède en écriture à OCCUPATION - AFFECTATION En conséquence : il ne verra, dans Individu, aucun individu ou agent lié à l’UFR D (sauf l’état civil) ; il ne verra pas les enseignants affectés dans les UFR A, B ou C ; il pourra consulter un poste ITARF attribué à l'UFR A même s’il est localisé dans l'UFR D (ou attribué à l'UFR D mais localisé dans l'UFR A) ; il ne verra pas un poste ITARF attribué à l'UFR D et localisé dans l'UFR D il pourra saisir l'occupation d'un poste ITARF par un contractuel affecté à l'UFR A, mais pas celle d’un contractuel affecté à l’UFR D. N.B. Dans les modules de gestion collective, certains traitements ne sont associés à aucune donnée.

94 Harpège Exemple de profil profil données y profil traitements z droits utilisateur Durand type population ASU et ITARF individu personnel emploi-poste structures Gestion collective UFR AUFR BUFR C dept A labo A A chaque utilisateur est associé un et un seul couple profil données / profil traitements type contrat ATER Légende profil traitement : noir= menu habilité; bleu= consultation seule; rouge= non habilité

95 Harpège Création d’un utilisateur et d’un profil Démonstration 13

96 Harpège Créer de nouveaux utilisateurs Exercice 4

97 Harpège Partie 8 Domaine Fonctions

98 Harpège Domaine « Fonctions » Harpège gère trois types de fonctions : Les responsabilités structurelles = charges administratives d’une structure ou missions se rapportant au fonctionnement de l’établissement. Elles sont recensées pour les personnes ayant une activité au sein de l’établissement, Les fonctions nominatives et électives : elles sont recensées pour les personnes ayant une activité au sein d’une instance, dans ou hors établissement (assesseur, vice-Président, personnalité extérieure, Conseiller d’établissement) : Les fonctions relevant d’une instance Les fonctions d’expertise, de conseil et autres, Les fonctions professionnelles (fiches de poste et fiches d’activités).

99 Harpège Domaine « Fonctions » Les impacts sur le paramétrage Les habilitations Cet outil n ’ a pas forc é ment vocation à être accessible à un grand nombre d ’ utilisateurs. Il faudra ensuite d é finir le moment opportun pour rendre l ’ outil accessible ; il sera alors imp é ratif de d é finir pr é cis é ment les habilitations (mode saisie, mode consultation seul, aucun acc è s), ainsi que le mode de validation des informations saisies. Vous serez sans doute amen é s à cr é er de nouveaux profils et utilisateurs HARPEGE.

100 Harpège Domaine « Fonctions » Les impacts sur le paramétrage (suite) Les nomenclatures Les nomenclatures livrées concernent les responsabilités structurelles et les fonctions nominatives et électives. Les fonctions les plus courantes dans les établissements figureront en partie dans la nomenclature livrée, mais cette nomenclature peut être complétée par l’établissement selon ses besoins. Rappel : Seules les fonctions strictement définies par les textes qui ouvrent droit à une prime d’administration et/ou une décharge statutaire de service ne pourront pas être modifiées.

101 Harpège Domaine « Fonctions » Les impacts sur le paramétrage (suite) Les nomenclatures Les nomenclatures livrées concernent les responsabilités structurelles et les fonctions nominatives et électives. Avant de compléter les nomenclatures livrées, faire un état des lieux de ce qui existe dans votre établissement, par rapport à ce que propose HARPEGE, afin d’éviter les redondances Si nécessaire, procéder à une étude interne afin d’harmoniser ces nomenclatures dans l’établissement (entre les composantes) Faire valider le schéma retenu.

102 Harpège Partie 9 Destinations des activités – LOLF et Fonctions Silland

103 Harpège Les destinations des activités La nomenclature LOLF existe à 3 niveaux distincts : Les destinations correspondant à une nomenclature exclusivement nationale. Les sous destinations correspondant à une nomenclature nationale et locale pour chaque établissement. Les détails de sous destinations correspondant exclusivement à une nomenclature locale. Tout ce qui concerne la nomenclature Nationale LOLF pourra seulement être consulté ; il sera possible de créer des liens avec la nomenclature Silland existante. L’utilisateur pourra par contre créer, modifier et supprimer la nomenclature locale LOLF tout en ayant la possibilité de pouvoir créer des liens avec la nomenclature Silland existante.

104 Harpège Fonctions Silland La nomenclature des fonctions Silland permet de décrire l’activité des agents. La nomenclature Silland existe à 2 niveaux distincts : Les fonctions correspondant à une nomenclature exclusivement nationale. Les sous fonctions qui correspondent exclusivement à une nomenclature locale. La modification des fonctions Silland n’est pas autorisée. Seule la nomenclature locale est modifiable, c’est-à-dire les sous fonctions Silland. Ces items sont accessibles selon le « Profil données » attribué dans le module d’habilitation.

105 Harpège Editions de contrôle Le menu Nomenclatures/Editions permet l’édition de listes de contrôle de données saisies dans les nomenclatures de destination des activités LOLF et fontions Silland : L’édition « Destinations » liste des destinations, sous destinations et détails de sous destinations, L’édition « Fonctions Silland » liste des fonctions Silland et les sous fonctions.

106 Harpège Partie 10 Module de raccordement

107 Harpège Module de raccordement Harpège n’a pas vocation à répondre à tous les besoins spécifiques des établissements. En conséquence, l’application offre des points d’entrée à des outils (écrans ou éditions) développés localement. Les outils développés au niveau local doivent être d’abord déclarés dans Harpège, puis ils peuvent être associés à des habilitations. Ils apparaissent alors dans le menu « autres traitements ».

108 Harpège Module de raccordement (suite) DECLARATION Dans le module d’administration, l’écran « déclaration » permet le raccordement dans l’application HARPEGE de modules spécifiques (écrans, éditions, outils divers). HABILITATION Une fois les traitements personnalisés enregistrés, l’écran « habilitations » va permettre de les associer à un ou plusieurs des profils traitements définis.

109 Harpège Partie 11 Echanges entre établissements

110 Harpège Echanges entre établissements HARPEGE simplifie le traitement des dossiers dans le cadre des mutations de personnel : Un outil de transfert du dossier d’un agent d’un établissement à un autre (état civil, adresses, situation familiale, références bancaires, carrière, positions, contrats…) est intégré à l’application. Ce transfert nécessite la mise en place d’une cryptographie afin de protéger la confidentialité des informations. Cette cryptographie relève de la responsabilité de chaque établissement émetteur et plus particulièrement du service informatique.


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