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OrdinairesAssociés PLANIFICATION STRATÉGIQUE PLAN ORGANISATIONNEL Version de présentation pour les organismes membres Ordinaires et Associés.

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1 OrdinairesAssociés PLANIFICATION STRATÉGIQUE PLAN ORGANISATIONNEL Version de présentation pour les organismes membres Ordinaires et Associés

2 ORDRE DU JOUR Accueil Tour de table Présentation power point Distribution des documents Questions Commentaires Remerciements Étapes franchies à ce jour, depuis les 12 derniers mois Définition du Mandat Comment amorcer une transition Plan stratégique de développement Redéfinition de la Mission État de la situation Décisions stratégiques Phase 1 - La Projection Phase 2 - Les Orientations Phase 3 - Les Axes d’interventions Phase 4 -Les Indicateurs de performance visés Phase 5 -Les Valeurs à privilégier Plan organisationnel

3 RETOUR SUR LES 12 DERNIERS MOIS

4 Étapes franchies à ce jour  CA et 03 (DÉPARTS) Lac-à-l’Épaule des administrateurs et des cadres portant sur:  La révision du Plan stratégique  Le Tête-à-tête des administrateurs: réflexion sur le fonctionnement  CA  Nomination d’un administrateur responsable et identification du:  Processus  CA  Détermination de 5 priorités dont la 1 ère est :  La mise à jour de la Planification stratégique  CA et  Adoption du document Comment amorcer une transition  Démarche  Mandat  Mandataires  Discussion sur la mission  CA ; ; & 07 et (ARRIVÉE)  Rapport de l’avancement des travaux et décisions Plan organisationnel

5 Définition du Mandat

6  Dans un contexte de questionnement et repositionnement des rôles et responsabilités des administrateurs et dirigeants,  Le Conseil mandate le Comité pour conduire une démarche visant la réalisation d’un projet de Développement organisationnel,  Devant être terminé le 31 mars 2008,  Le Comité fera rapport à chaque séance du Conseil pour approbation des étapes et contenus. Plan organisationnel

7 Résumer  Comment amorcer une transition (cartable CA )

8 Avantages de la Planification stratégique Pour déceler les enjeux Comme outil d’établissement de priorités + affectation des ressources Comme outil d’évaluation de la satisfaction des membres Comme outil d’évaluation de l’efficacité opérationnelle Aide l’organisme à obtenir un consensus quant aux priorités qui se rapportent le plus aux besoins et désirs des membres, en tenant compte de l’État de la situation. Plan organisationnel

9  Un Plan de développement organisationnel c’est:  Alignement de toutes les ressources et activités de l’organisme  Pour lui procurer un avantage concurrentiel  En vue de satisfaire les besoins:  Membres  Employés  Par l’utilisation optimale :  Stratégie d’affaires  Stratégie organisationnelle  Stratégie RH Plan organisationnel

10  Pour répondre aux questions suivantes:  Notre milieuQue se passe-t-il?  L’identitéQui sommes-nous?  L’orientationOù allons-nous?  Les activitésComment allons-nous y arriver?  Dans quelle direction développer notre organisme?  Comment s’y prendre compte tenu de la situation actuelle?  D’où partons-nous?  Où désirons-nous nous rendre?  Avec quel plan de match? Plan organisationnel

11  Quel sorte de plan?  Plan stratégique=direction5-7 ans +  Plan opérationnel=moyensannuel =  Plan d’affaires= directions et moyens =  Plan organisationnel=gouvernance ressources humaines marketing production finances  Applicable sur la vie de l’organisme, année après année Plan organisationnel

12  À ne pas oublier, « l’association » a des « spécificités » propres, ses membres sont:  Propriétaires  Clients  Sa main d’œuvre  = Confusions quant à la perception  Mais, La perception c’est la réalité! Plan organisationnel

13 NIVEAU STRATÉGIQUE Source - DBSF 13 PLAN STRATÉGIQUE

14 LA DÉMARCHE Source - DBSF 14 PLAN STRATÉGIQUE

15 LA DÉMARCHE 15 PLAN STRATÉGIQUE Source - DBSF

16 NIVEAU STRATÉGIQUE 16 PLAN STRATÉGIQUE Source - DBSF

17 Résumer  Plan stratégique de développement

18 INTRODUCTION … la vision de l’actualisation de notre mission s’échelonnerait sur une période de 7 à 10 ans … Aujourd’hui, l’Environnement change et … 18 PLAN STRATÉGIQUE Plan organisationnel

19 ORIENTATIONS STRATÉGIQUES Poursuivre le virage « clientèle » Consolider les marchés actuels Conquérir de nouveaux marchés Dynamiser et moderniser la gestion Libellé actuel 19 PLAN STRATÉGIQUE Plan organisationnel

20 Redéfinition de la Mission

21 DÉFINITION DE LA MISSION  Organisme = mission = alignement = évolutive  Redéfinition en début de processus de Planification et après l’État de la situation  Nature stratégique = responsabilité CA  Interrogations: Notre mission est-elle:  Bien comprise par tous?  Toujours aussi pertinente?  Complète? Plan organisationnel

22 DÉFINITION DE LA MISSION  Mission = réponse à 5 éléments = un tout  La nature de l’organisme  Les valeurs qui l’animent  Les destinataires à qui il s’adresse  Les résultats qu’il cherche à produire  Ce qui le distingue Plan organisationnel

23 LA MISSION ACTUELLE  d’offrir aux organismes nationaux de loisir et de sport du Québec,  une gamme de services administratifs, professionnels et techniques,  à des prix compétitifs et de qualité,  nécessaires à la poursuite efficace de leurs fins respectives,  y compris l’hébergement de leurs sièges sociaux Plan organisationnel

24 DÉFINIR LA MISSION La Mission du Regroupement consiste, à faciliter les processus d’affaires de ses membres, à faciliter les processus d’affaires de ses membres, dans le but de les assister à la réalisation de leur mandat. dans le but de les assister à la réalisation de leur mandat. Plan organisationnel La nature de l’organisme Les valeurs qui l’animent Les destinataires à qui il s’adresse Les résultats qu’il cherche à produire Ce qui le distingue

25 DÉFINIR LA MISSION Le Regroupement, un organisme sans but lucratif, réalise sa mission en: Offrant, avec efficience*, une gamme de produits et services, grâce à la synergie représentée par ses membres y adhérant; Offrant, avec efficience*, une gamme de produits et services, grâce à la synergie représentée par ses membres y adhérant; Fournissant, avec abnégation*, informations et appuis administratifs, professionnels et techniques à ses membres; Fournissant, avec abnégation*, informations et appuis administratifs, professionnels et techniques à ses membres; Complétant, avec transparence*, le mandat qui lui est confié par le Gouvernement du Québec; Complétant, avec transparence*, le mandat qui lui est confié par le Gouvernement du Québec; Hébergeant, avec équité*, les sièges sociaux des organismes membres reconnus par le Cadre d’intervention gouvernementale en matière de loisir et de sport du Gouvernement du Québec; Hébergeant, avec équité*, les sièges sociaux des organismes membres reconnus par le Cadre d’intervention gouvernementale en matière de loisir et de sport du Gouvernement du Québec; Mettant en place des processus, entre autre de veille stratégique, tenant compte de la nécessaire continuité* de son offre de service à ses membres, tout autant que de l’équilibre* de l’employabilité de sa main d’œuvre. Mettant en place des processus, entre autre de veille stratégique, tenant compte de la nécessaire continuité* de son offre de service à ses membres, tout autant que de l’équilibre* de l’employabilité de sa main d’œuvre. Plan organisationnel La nature de l’organisme Les valeurs qui l’animent Les destinataires à qui il s’adresse Les résultats qu’il cherche à produire Ce qui le distingue

26 DÉFINIR LA MISSION DÉFINIR LA MISSION Le Regroupement articule sa Mission dans le respect des principes suivants:  Efficience:par l’adéquation des moyens mis en place;  Abnégation:sans avantage et intérêt, contractuellement ou explicitement;  Transparence:pour rendre compte de ses actes à son mandat;  Équité:sans discrimination;  Continuité:pour survivre à ceux qui la gèrent;  Équilibre:en évitant l’inadéquation des moyens aux résultats. Plan organisationnel La nature de l’organisme Les valeurs qui l’animent Les destinataires à qui il s’adresse Les résultats qu’il cherche à produire Ce qui le distingue

27 État de la situation OBJECTIFS  Cerner la réalité financière générale du Regroupement et de ses différents services  Cerner le degré de satisfaction de la clientèle membre  Cerner le vécu, les attentes, les perceptions et les besoins des membres

28 LA DÉMARCHE 28 PLAN STRATÉGIQUE Source - DBSF

29 État de la situation Situation financière OBJECTIFS  Cerner la réalité financière générale du Regroupement et de ses différents services Résumer les Bilans financiers corporatifs des cinq dernières années Saisir l’impact du volume financier des organismes ayant quitté le 4545 Résumer les Bilans financiers des services des cinq dernières années Dresser un état de la situation - conclusions

30 État de la situation INFOFEEDBACK  Cerner le degré de satisfaction de la clientèle membre, Résumer les sondages de satisfaction Infofeedback

31 GÉNÉRALITÉS 702 personnes interrogées (3 rappels) 276 répondants (39,3 % -m.e 4, 6 % 19/20  52(19 %)direction générale  117 (44 %) professionnel, technique  98 (37 %) secrétariat, soutien 31 INFOFEEDBACK Sondage infofeedback – 2007 Plan organisationnelle

32 TAUX DE « SATISFAIT ET TRÈS SATISFAIT » 97 %livraisons externes 95gestion financière 95services postaux 93accueil visiteurs 93téléphonie 91conférences téléphoniques 91réception marchandises 91voyages 90 livraisons internes 90messagerie vocale 90 imprimerie 89fournitures de bureaux 88services juridiques 32 INFOFEEDBACK 85 %assurances collectives 84salles de réunion 79assurances de dommages 77matériel audio-visuel 75informatique 71entreposage 65stationnement 59espaces à bureaux 54entretien édifice 50entretien ménager Sondage infofeedback – 2007 Plan organisationnelle

33 SYNTHÈSE Grande majorité des services dispensés perçue de façon positive Améliorations à apporter auprès des sous contractants Confusions des rôles à la Régie et à l’Informatique 33 Sondage infofeedback – 2007 Plan organisationnelle

34 Résumer les résultats de  L’État de la situation

35 LA DÉMARCHE Source - DBSF 35 PLAN STRATÉGIQUE

36 ÉTAPES FRANCHIES À CE JOUR  Groupes de discussion – octobre – novembre 2007  Membres ordinaires  Grands utilisateurs: 7 organismes  Petits et moyens utilisateurs: 7 organismes  Moyens et grands utilisateurs: 7 organismes  Employé-es – novembre – décembre 2007  Groupe mixte A  Groupe mixte B  Groupe cadres  CA et 07  Lac-à-l’Épaule  Décisions stratégiques Plan organisationnel

37 GROUPES TÉMOINS Sujets abordés Dénomination sociale Mission Service clientèle Réponses aux besoins, aux attentes: satisfactions et insatisfactions Paradoxe: pro-affaire vs association; responsabilités partagées Communication Critères de sélection de fournisseurs externes Potentiel de développement du Regroupement Capacité de projection de votre organisme Priorités

38 ÉTAT DE LA SITUATION FORCES La proximité: avoir tous les services sur place La proximité: avoir tous les services sur place Niveau de satisfaction des membres du service et du personnel Niveau de satisfaction des membres du service et du personnel Identité de la région du Stade aux sport et loisir Identité de la région du Stade aux sport et loisir Relations et contacts directs entre les membres et les employés Relations et contacts directs entre les membres et les employés Prix généralement avantageux (hébergement, services etc.) Prix généralement avantageux (hébergement, services etc.) Connaissance du milieu, des impondérables, des façons de faire, des pratiques, de la culture. Connaissance du milieu, des impondérables, des façons de faire, des pratiques, de la culture. 38 Plan organisationnelle

39 ÉTAT DE LA SITUATION FAIBLESSES Peu de stratégie de mise en marché des services (représentation, vente, marketing) Peu de stratégie de mise en marché des services (représentation, vente, marketing) Communications: décideurs membres et RLQ (les DG, les présidents, autres) Communications: décideurs membres et RLQ (les DG, les présidents, autres) Sens de l’engagement des membres varié: aller ailleurs est facile Sens de l’engagement des membres varié: aller ailleurs est facile Compte tenu de la taille, le temps de réaction et la flexibilité Compte tenu de la taille, le temps de réaction et la flexibilité Produits et services ± avant-gardistes, ± compétitifs (prix) Produits et services ± avant-gardistes, ± compétitifs (prix) 39 Plan organisationnelle

40 ÉTAT DE LA SITUATION OPPORTUNITÉS Offre de nouveaux services (informatique, ressources humaines, service de vérification, etc.) + Veille stratégique Offre de nouveaux services (informatique, ressources humaines, service de vérification, etc.) + Veille stratégique Vente de services: représentation, marketing-publicité, communication, relations d’affaires avec les membres Vente de services: représentation, marketing-publicité, communication, relations d’affaires avec les membres Accréditation de fournisseurs pour compléter l’offre de services (fournisseurs externes, ministères (salles, etc.) Accréditation de fournisseurs pour compléter l’offre de services (fournisseurs externes, ministères (salles, etc.) Croissance des membres et niveau de pénétration de nos services Croissance des membres et niveau de pénétration de nos services Améliorer le sentiment d’appartenance des membres Améliorer le sentiment d’appartenance des membres Bénévolat: faciliter les relations gouvernementales Bénévolat: faciliter les relations gouvernementales 40 Plan organisationnelle

41 ÉTAT DE LA SITUATION MENACES Déménagements à l’extérieurs (locaux) de certains membres Déménagements à l’extérieurs (locaux) de certains membres Magasinage en ligne offre des opportunités de prix (consultation ici – achat en ligne) Magasinage en ligne offre des opportunités de prix (consultation ici – achat en ligne) Offre de services et flexibilité des fournisseurs externes Offre de services et flexibilité des fournisseurs externes Tendances numériques vs papiers Tendances numériques vs papiers Décroissance de la demande pour certains services (de moins en moins d’organismes moyens) Décroissance de la demande pour certains services (de moins en moins d’organismes moyens) +SWOT – Tecker – environnement externe +SWOT – Tecker – environnement externe 41 Plan organisationnelle

42 ÉTAT DE LA SITUATION AUTRES Besoins et exigences exprimés par les membres Besoins et exigences exprimés par les membres – Plus de connaissance des services offerts –Plus de services informatiques –Avoir des fournisseurs accrédités –Locaux plus appropriés - disponibilité des salles etc. –Être pro-actifs 42 Plan organisationnelle

43 Décisions stratégique Phase 1 La Projection OBJECTIFS  Revoir et confirmer la Mission  Formuler la Vision - à moyen terme (5-7 ans) - à long terme (8-12 ans)

44 CONFIRMER LA MISSION La Mission du Regroupement consiste à faciliter les processus d’affaires de ses membres, à faciliter les processus d’affaires de ses membres, dans le but de les assister à la réalisation de leur mandat. dans le but de les assister à la réalisation de leur mandat. 44 Plan organisationnelle

45 Formuler la Vision - à moyen terme (5-7 ans) - à long terme (8-12 ans)

46 Comment amorcer une transition (cartable CA ) Définir la vision  I skate where I think the puck will go! (Wayne Gretsky)  Plan stratégique = performance notable = direction vers où  Développement = Vision claire et explicite  Vision = effet mobilisateur et rassembleur = repère  Vision = travail de l’artiste = image futuriste = inspirante  Vision = grande image (claire) sans paramètres précis  Vision = rêve vers le futur  Mission = complément de Vision = prolongement 46 Plan organisationnelle

47 Formuler la vision – 5-7 ans Le Regroupement est reconnu par ses membres comme le centre indispensable d’expertise en Saine Gestion, en services et en produits. Nos membres ont acquis la culture de s’adresser au Regroupement pour tout besoin de soutien à leur processus de gestion administrative, professionnelle ou technique. Le personnel du Regroupement constitue une équipe engagée et compétente qui incarne l’intégrité et l’innovation; il a acquis la culture de répondre aux besoins de nos membres avec courtoisie, rapidité, efficacité et flexibilité. La révision constante des objectifs visés et l’évaluation continuelle des résultats que nous obtenons nous permet d’ajuster nos produits, nos services et nos façons de faire aux besoins de nos membres. Notre dénomination sociale est modifiée pour mieux représenter ce que nous sommes devenus. 47 Plan organisationnelle

48 Formuler la vision – 8-15 ans Notre organisme est la référence, Le leader éclairé, Le Centre national d’expertise en Saine Gestion, en services et en produits des organismes sans but lucratif au Québec. En plus d’offrir des produits et des services administratifs, professionnels et techniques aux OSBL membres au Québec, nous offrons des programmes de formation et de la consultation sur tous les aspects de la gestion associative. Notre expertise appuie la progression du développement professionnel des gestionnaires des organismes membres, tout en contribuant à améliorer l’efficacité de ces organismes qui incluent potentiellement tous les OSBL du Québec. Plan organisationnelle

49 Décisions stratégique Phase 2 Les Orientations OBJECTIFS  Identifier à travers l’État de la situation, ce qu’il faut développer pour que la Projection se réalise Identifier les « façons de faire » à privilégier

50 Identifier les « façons de faire » Décisions stratégiques Décisions stratégiques Culture d’offre vs vente Culture d’offre vs vente –Offrir, rendre disponible vs vendre (investissement?) Faire vs faire faire. Accréditer des fournisseurs Faire vs faire faire. Accréditer des fournisseurs Service aux membres seulement ou à l’extérieur Service aux membres seulement ou à l’extérieur Définir « Qualité » : Exigences du membre/client! Définir « Qualité » : Exigences du membre/client! Agir comme lien entre les membres? Communication Agir comme lien entre les membres? Communication Investissement en R & D, % du budget total Investissement en R & D, % du budget total –Amélioration –Nouveaux services 50 Plan organisationnelle

51 Décisions stratégique Phase 3 Les Axes d’interventions OBJECTIFS  Identifier les stratégies de développement à privilégier  Identifier les priorités de développement

52 MATRICE BCG (Boston Consultant Group) Plan organisationnel

53 MATRICE GENERAL ELECTRIC Plan organisationnel

54  Identifier les priorités de développement

55 Identifier les priorités de développement Les axes de développement prioritaires sont:  Technologie de l’information  Ressources humaines Les « façons de faire » prioritaires sont:  Le développement d’une culture organisationnelle basée sur une approche marketing – proactive - développement;  La philosophie du développement des affaires par l’application du concept « ajout de valeurs » aux services offerts et rendus aux membres. 55 Plan organisationnel

56 Décisions stratégique Phase 4 Les indicateurs de performance OBJECTIFS  Déterminer le niveau de performance visé

57 Déterminer les indicateurs de performance visés Déterminer les indicateurs de performance visés Les indicateurs de performance Les indicateurs de performance –Niveau de revenu vs rentabilité à tout prix –Nombre de nouveaux services offerts - pondération –Nombre de rencontres exécutives avec nos membres (Présidents, DG) – réseau intégré de relations –Satisfaction de nos membres (sondage) –Pénétration des services chez nos membres –Développement des compétences du personnel –Nombre de membres  Mise en place progressive 57 Plan organisationnel

58 Décisions stratégiques Phase 5 Les Valeurs à privilégier OBJECTIFS  Identifier les composantes du système de valeurs à privilégier

59 Les Valeurs à privilégier Les valeursLes valeurs –Nous sommes un organisme « associatif » –Nous ne dévions pas de nos orientations stratégiques –Nous agissons en fonction des marchés/besoins/membres –Nous mesurons notre réussite à la satisfaction de nos membres –Nous avons l’esprit d’entreprise, nous fonctionnons avec un minimum de bureaucratie et un souci constant de productivité –Nous sommes rapides dans nos pensées et nos actions –Nous sommes sensibles aux besoins de notre collectivité et de nos employés –Nous fondons notre réussite sur des employés dédiés, compétents et loyaux, qui accordent une importance particulière au travail en équipe permettant de dépasser les limites individuelles 59 Plan organisationnel


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