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2005.01.25DES - Marie-Thérèse REBAT1 LE SYSTÈME D’INFORMATION DOCUMENTAIRE.

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1 DES - Marie-Thérèse REBAT1 LE SYSTÈME D’INFORMATION DOCUMENTAIRE

2 DES - Marie-Thérèse REBAT2 Plan Le Système d’information documentaire dans le contexte du système d’information global de l’établissement 1. L’Etat des lieux dans les bibliothèques 2. Les Fonctionnalités du système d’information documentaire + Un cas concret : l’université de technologie de Compiègne (Annie Bertrand) 3. La Stratégie et le pilotage d’un système d’information global : la démarche de l’université de Rennes 1 (Thierry Bédouin et Ghyslaine Duong Vinh) 4. Les Evolutions technologiques par Jean-Paul Le Guigner (CRU) 5. L’Intégration du système d’information documentaire dans le système d’information global + Une illustration : l’université de Valenciennes (Stéphane Bassinet, Arnaud Moulard et Guillaume Hatt) La Dynamique des systèmes d’information

3 DES - Marie-Thérèse REBAT3 Le Système d’information documentaire dans le contexte du Système global d’information Le S.I. est le reflet de la politique de l’établissement : construire un système d’information, c’est poser un acte politique

4 DES - Marie-Thérèse REBAT4 Définition Le Système d’information documentaire n’est pas un S.I.G.B. Même avec des fonctionnalités étendues, le S.I.G.B. est seulement un progiciel de gestion, comparable aux autres logiciels de gestion

5 DES - Marie-Thérèse REBAT5 Définition Mais le S.I.G.B. est un des éléments constitutifs du système d’information documentaire (S.I. doc.)

6 DES - Marie-Thérèse REBAT6 Alors, qu’est-ce que le S.I. doc. ? DEFINITION : Un dispositif global d’accès à la documentation et à l’information multimédia, depuis un poste banalisé, sur place ou à distance, en intranet ou extranet et sur l’internet, selon une habilitation personnalisée pour chaque usager, …/…

7 DES - Marie-Thérèse REBAT7 Définition …/… construit selon un schéma d’intégration de ressources et de services, dans une totale compatibilité avec le Système global d’information (S.G.I.), fondé sur le socle de l’Environnement numérique de travail (E.N.T.), un pré-requis, dont le corollaire indispensable est une interface universelle et conviviale, dans le respect des normes (interopérabilité)

8 DES - Marie-Thérèse REBAT8 Le Périmètre du S.I. doc. Une offre de ressources Une offre de services

9 DES - Marie-Thérèse REBAT9 Définition Des ressources gratuites ou payantes, produites en interne ou acquises chez des éditeurs ou des auteurs extérieurs, indexées par les soins des bibliothécaires (ou documentalistes) Des services de base qui peuvent aussi être inclus dans le périmètre fonctionnel du S.G.I. (et de l’E.N.T.) : bureau virtuel, GED et workflow, méta-moteur de recherche à la frontière avec les autres métiers

10 DES - Marie-Thérèse REBAT10 Définition Le S.I. doc. ne peut être isolé des autres projets La documentation est certes un métier… Mais les professionnels de la documentation travaillent au service d’une politique d’établissement

11 DES - Marie-Thérèse REBAT11 Définition Le S.I. doc. doit donc être conçu comme intégré dans le S.G.I. La notion d’intégration remplace celle de juxtaposition Ce n’est pas une succession d’outils mais une construction raisonnée basée sur la notion de bureau virtuel Le S.I. doc. est complémentaire et compatible, une « brique » du S.G.I., comme la pédagogie, la recherche, l’administration…

12 DES - Marie-Thérèse REBAT12 1. L’Etat des lieux des S.I. doc. 1.1 Le budget 1.2 L’équipement 1.3 Les 2 briques constitutives du S.I. doc.

13 DES - Marie-Thérèse REBAT Le budget La dépense des établissements La contribution du ministère L’équipement matériel Les logiciels La maintenance

14 DES - Marie-Thérèse REBAT14 Etat des lieux La dépense totale des établissements en informatique documentaire : Selon l’E.S.G.B.U., dernière enquête, 10,95 M€, soit moins de 9 % des dépenses totales des bibliothèques

15 DES - Marie-Thérèse REBAT15 Etat des lieux La contribution du ministère : La participation de la S.D.B.D., en 2004, plus de 6 M€, soit près de 55 % du montant total des dépenses des établissements en informatique documentaire

16 DES - Marie-Thérèse REBAT16 Etat des lieux Le matériel : Le 1er poste de dépense (4,95 M€), soit plus de 40 % des dépenses d’informatique documentaire Les logiciels : 2,7 M€, soit plus de 25 % des dépenses d’informatique documentaire La maintenance : 3,13 M€, près de 30 % du montant total des achats informatiques

17 DES - Marie-Thérèse REBAT L’équipement ± postes dans les lieux de bibliothèques L’objectif demeure : 1 poste pour 10 au minimum, 1 poste pour 5 au mieux

18 DES - Marie-Thérèse REBAT Les briques constitutives du S.I. doc. Les S.I.G.B. Les S.I. doc.

19 DES - Marie-Thérèse REBAT19 Etat des lieux Les S.I.G.B. : Tous les SCD et bibliothèques ont un S.I.G.B., MAIS toutes les unités documentaires ne sont pas encore intégrées dans le S.I.G.B.

20 DES - Marie-Thérèse REBAT20 Etat des lieux Les S.I. doc. : offrent des ressources juxtaposées : des pages d’information sur le serveur web le catalogue (opac web), voire les catalogues de l’établissement, des liens vers les bases de données, les documents numérisés et, principalement, vers les revues électroniques, un répertoire de sites web ou une liste de signets …/…

21 DES - Marie-Thérèse REBAT21 Etat des lieux …/… et des services : l’authentification de l’usager l’accès au réseau de CD-Rom un album (dossier personnel de l’usager) le déchargement et l’impression des résultats de recherche un système de GED, plus ou moins complet, dont, par exemple, la numérisation des thèses

22 DES - Marie-Thérèse REBAT22 Etat des lieux Aujourd’hui, ≈ 20 S.I. doc. des S.I. doc. de 1re génération, dont 5 présentant toutes les fonctionnalités, développés de façon autonome, comme une brique complète et quasiment autosuffisante, en avance sur les E.N.T. des universités et seulement 8 S.I. doc. de nouvelle génération (intégrant de nouvelles technologies) 9 SCD développent une démarche d’intégration dans le S.G.I. de l’établissement

23 DES - Marie-Thérèse REBAT23 Etat des lieux … Et des morceaux de S.I. doc. développés de manière complémentaire et éparse : Liste de revues : Bimpe (Saint-Etienne) APE (Abes) GED B.U. : Base institutionnelle d’archives (Besançon) Archive institutionnelle ouverte (Nice) Chaînes de numérisation des thèses courantes Cyberdocs et Sparte (Lyon 2, Limoges) …/…

24 DES - Marie-Thérèse REBAT24 Etat des lieux …/… GED recherche : E-prints (Strasbourg 1) E-journal (Limoges) Ces outils ont vocation à être intégrés dans le S.I. doc. de nouvelle génération

25 DES - Marie-Thérèse REBAT25 2. Les Fonctionnalités du S. I. doc. 2.1 Informations institutionnelles 2.2 Ressources internes et externes 2.3 Services internes et externes 2.4 Liens vers les autres informations au sein du S.G.I. et vers des réseaux documentaires spécifiques

26 DES - Marie-Thérèse REBAT Les Informations institutionnelles Coordonnées administratives Plan de situation des locaux de bibliothèque sur les campus Plan des accès et transports Présentation institutionnelle du Service commun de la documentation Présentation des bibliothèques : notices du R.N.B.C.D. Règlement intérieur …/…

27 DES - Marie-Thérèse REBAT27 Fonctionnalités …/… Conditions et modalités d’inscription Horaires d’ouverture… et de vacances Conditions de consultation, de prêt, de prêt inter, de réservation de places Des renseignements pratiques, les expositions, les actualités Nouveautés documentaires : acquisitions, abonnements État du catalogue : collections intégrées, collections encore sur fichiers, collections non traitées …/…

28 DES - Marie-Thérèse REBAT28 Fonctionnalités …/… Comptes rendus du Conseil de la documentation et des commissions de sélection par domaine Charte documentaire Liens avec d’autres pages ou d’autres sites de l’établissement Certaines de ces pages doivent être actualisées… EN PERMANENCE

29 DES - Marie-Thérèse REBAT Les Ressources internes et externes Les ressources documentaires Les ressources pédagogiques Les ressources de la recherche Les ressources administratives

30 DES - Marie-Thérèse REBAT30 Fonctionnalités Les ressources documentaires Catalogue unique des collections de toutes les bibliothèques (Opac en mode web) CD-Rom et DVD-Rom en monoposte ou en réseau Documents patrimoniaux numérisés (fonds particuliers…) Abonnements électroniques Bases de données bibliographiques, textuelles, factuelles, d’images, d’auto-formation Liste de signets… …/…

31 DES - Marie-Thérèse REBAT31 Fonctionnalités …/… Catalogue inter-établissements, catalogue disponible sur le site du Pôle, Catalogue Sudoc, « Portail » Sudoc Catalogue CCFr Bases de données disponibles sur le site de l’Urfist Sites de revues électroniques (revues.org), de signets (Cerimes) etc.

32 DES - Marie-Thérèse REBAT32 Fonctionnalités Les ressources pédagogiques Productions pédagogiques : intégralité de cours composant un diplôme complet ensemble de cours d’une unité d’enseignement cours supports de cours auto-évaluation (Q.C.M.)… y compris le catalogue des publications du S.C.U.I.O. Campus numériques nationaux Productions de Canal U, des Amphis de la 5e etc.

33 DES - Marie-Thérèse REBAT33 Fonctionnalités Les ressources de la recherche Thèses Masters Productions des enseignants-chercheurs (prépublications, articles, postpublications…) Publications des presses universitaires, revues universitaires électroniques Actes de colloques, Canal C2 Rapports de stages etc.

34 DES - Marie-Thérèse REBAT34 Fonctionnalités Les ressources administratives de type institutionnel : livret de présentation de l’établissement charte de l’usager lettre du président ou du directeur comptes rendus des différents conseils règlements et circulaires… toute la production éditoriale officielle de l’établissement de type plus immédiat, moins pérenne, traitant de la vie courante de l’établissement ou du campus : un relais vers l’administration, la culture, la santé, le sport…

35 DES - Marie-Thérèse REBAT Les Services externes et internes Gestion Recherche Edition

36 DES - Marie-Thérèse REBAT36 Fonctionnalités La gestion S.I.G.B. : fonctionnalités utiles aux professionnels fonctionnalités utiles à l’usager : prêt, réservation de places, commande ou la réservation de documents, prêt entre bibliothèques (PEB) dossier (suivi de la situation de l’emprunteur) Messagerie, fils de discussion (groupes de travail), forum… Foire aux questions (FAQ) Renseignements pratiques (agenda des formations et activités proposées aux professionnels)

37 DES - Marie-Thérèse REBAT37 Fonctionnalités La recherche Diffusion sélective de l’information (D.S.I.) selon les droits d’accès profils personnalisés parcours pré-établis en fonction des diplômes en fonction de profils de groupes d’usagers… le cœur du métier de la politique documentaire …/…

38 DES - Marie-Thérèse REBAT38 Fonctionnalités La recherche …/… Service de la recherche : Permanence de personnels, par tél. et par courriel Aide en ligne personnalisée Service de SOS Formation à la méthodologie et à la recherche documentaire Offre de base ou spécialisation par le SCD Enseignement intégré dans les cursus une consolidation de la profession de bibliothécaire …/…

39 DES - Marie-Thérèse REBAT39 Fonctionnalités La recherche …/… Accès au dossier personnel : Album (sauvegarde de profils de type D.S.I.) Panier (sauvegarde temporaire de recherches en cours) Déchargement des recherches : impression déportée sauvegarde temporaire sur un périphérique extérieur (clé USB…) sauvegarde dans un espace de stockage personnalisé sur un serveur de l’établissement etc.

40 DES - Marie-Thérèse REBAT40 Fonctionnalités L’édition GED (Gestion électronique de documents) avec ROC-O.C.R. (Optical Character Recognition) C.M.S. (Content management System) Système de gestion de contenus et de constitution dynamique de pages web avec signalement et indexation …/…

41 DES - Marie-Thérèse REBAT41 Fonctionnalités …/… avec intégration d’outils de travail collaboratif :  Workflow ou système de suivi de l’élaboration d’un document jusqu’à sa validation  Business Process Management (B.P.M.) ou orchestration ou principes de modélisation de processus utilisant le format de Records Management …/…

42 DES - Marie-Thérèse REBAT42 Fonctionnalités …/… Questions juridiques : réflexion avec les auteurs, avec les services… Impression : Achat et installation concertés des imprimantes…

43 DES - Marie-Thérèse REBAT Les Liens avec les autres informations du SGI avec les outils de gestion : progiciels de l’Amue ou du groupe de la Rochelle outils de gestion créés par l’établissement ou en collaboration avec d’autres établissements avec les sites de marchés publics : le site interne, celui de l’Amue, ceux du B.O.A.M.P. et du J.O.U.E. …/…

44 DES - Marie-Thérèse REBAT44 Fonctionnalités …/… avec le site de l’U.N.R. avec les sites des établissements, écoles, pôle, associations de l’académie, de la région, d’un ensemble interrégional le site de l’agence de coopération etc.

45 DES - Marie-Thérèse REBAT45 (2.5) UN CAS CONCRET DE S.I. DOC. : L’UNIVERSITE DE TECHNOLOGIE DE COMPIEGNE ANNIE BERTRAND

46 DES - Marie-Thérèse REBAT46 3. LA STRATEGIE ET LE PILOTAGE D ’UN SYSTEME GLOBAL D’INFORMATION : LA DEMARCHE DE L’UNIVERSITE DE RENNES 1 THIERRY BEDOUIN GHYSLAINE DUONG VINH

47 DES - Marie-Thérèse REBAT47 4. LES EVOLUTIONS TECHNOLOGIQUES : COMITE RESEAU UNIVERSITES JEAN-PAUL LE GUIGNER

48 DES - Marie-Thérèse REBAT48 5. L’Intégration du système d’information documentaire dans le système global d’information 5.1 Les domaines de collaboration entre le S.I. doc. et le S.G.I. 5.2 Les développements en cours

49 DES - Marie-Thérèse REBAT Les Domaines de collaboration Logiciels libres Outils de gestion de documents et de bases de données … et outils de recherche Outils de tableaux de bord Politique de publication

50 DES - Marie-Thérèse REBAT50 Intégration S.I. doc. dans S.G.I. Logiciels libres Une préconisation : l’ADAE ( Agence pour le développement de l’administration électronique) // une position pragmatique La licence est gratuite, mais le service est payant La communauté des développeurs en copropriété doit être pérenne

51 DES - Marie-Thérèse REBAT51 Intégration S.I. doc. dans S.G.I. Gestion électronique de documents et recherche Les outils de gestion électronique de documents (GED) et workflow Les moteurs de recherche et le méta-moteur d’accès universel intégrant un outil de moissonnage et un protocole de recherche fédérée Le dossier de l’usager, partiellement proposé par l’E.N.T. Le comité de pilotage doit se prononcer sur le rôle fonctionnel de chaque service et sur le choix et le partage des outils

52 DES - Marie-Thérèse REBAT52 Intégration S.I. doc. dans S.G.I. Outils de tableaux de bord 2 niveaux : évaluation de la politique publique par le ministère (mise en œuvre de la LOLF) évaluation des axes stratégiques de l’établissement et orientation de la politique par l’équipe dirigeante Outils, critères, indicateurs et statistiques mutualisables  Le système d’information de gestion (SIG) permet le pilotage de la politique d’établissement Il est impératif que les services travaillent ensemble à la construction d’un projet intégré

53 DES - Marie-Thérèse REBAT53 Intégration S.I. doc. dans S.G.I. Politique de publication Un objectif de cohérence et une coordination entre les services pour une politique globale de rédaction, de signalement et d’indexation, de stockage, de diffusion : l’université est un éditeur Rôle particulier dans l’organisation de l’accès aux publications : recensement de toutes les publications, particulièrement des enseignants et des chercheurs indexation de toutes les productions universitaires aide à l’édition questions juridiques

54 DES - Marie-Thérèse REBAT Les Développements à suivre Une information pertinente et pérenne garantie par le respect des normes et standards Langages : X.M.L. (Extensible Markup Language) ; P.D.F. (Portable Document Format) Métadonnées D.T.D. (Document Type Definition), schémas Records Management …/…

55 DES - Marie-Thérèse REBAT55 Intégration S.I. doc. dans S.G.I. …/… Indexation : Indexation sujet selon des listes d’autorité nationales (Rameau, F-Mesh), des thésaurus, selon le référentiel de l’offre de formation, etc. Formats LOM (Learning Object Metadata) et SCORM (Sharable Content Object Reference Metadata) I.S.T.C. (Code international normalisé pour les textes) Interfaces d’accès à des bases, des sites…(outils de résolution de liens contextuels) Protocole Z et serveur de protocoles Open U.R.L.

56 DES - Marie-Thérèse REBAT56 Repères Il est indispensable et urgent que les professionnels de la documentation organisent la veille et améliorent leur formation et leur information Références de veille informationnelle : Educnet (SDET) CRU Aristote, groupe PIN Culture - Archives de France Afnor (CG 46) ISO (TC 46) Nécessité de former et d’informer le personnel : ENSSIB A.D.B.S. URFIST, C.R.F.C.B. Relais d’information : les CRI, les cellules de TICE

57 DES - Marie-Thérèse REBAT57 UNE ILLUSTRATION DE S.G.I. ET DE S.I. DOC. INTEGRE : L’UNIVERSITE DE VALENCIENNES STEPHANE BASSINET GUILLAUME HATT ARNAUD MOULARD

58 DES - Marie-Thérèse REBAT58 Pour conclure aujourd’hui… Le système d’information documentaire représente pour les SCD, bibliothèques… Un défi pour le métier : le signalement de toutes les ressources, à commencer par les ressources documentaires Une évolution de la profession : l’intégration dans l’établissement, l’interaction (l’indexation, l’aide à la publication) Pour une amélioration de la qualité de service auprès des usagers

59 DES - Marie-Thérèse REBAT59 Conclusion Le système d’information global représente pour tout l’établissement Une prise de conscience des personnels : le S.I. est une conduite du changement  Élaboration de guides de procédures, développement d’une démarche qualité  Adaptation aux nouvelles structures, aux évolutions technologiques

60 DES - Marie-Thérèse REBAT60 Conclusion Une mobilité des compétences // une réorganisation structurelle // de nouvelles orientations des métiers  Relations interprofessionnelles et inter-services : l’informaticien le bibliothécaire-documentaliste le graphiste l’enseignant, le chercheur, l’administratif travaillent dans un souci d’ergonomie, d’interopérabilité et d’évolutivité, d’interdisciplinarité et de transversalité

61 DES - Marie-Thérèse REBAT61 Conclusion Le S.I. nécessite une démarche de mutualisation des compétences, des ressources et des moyens et favorise la mise en œuvre d’une politique raisonnée d’établissement dans le cadre d’un comité de pilotage Le S.I. est une opportunité pour la vie de l’établissement, un signe du changement et du dynamisme de l’établissement

62 DES - Marie-Thérèse REBAT62 Le Système d’information documentaire dans le contexte du Système global d’information Le Système d’information documentaire représente une obligation et un enjeu d’avenir


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