Guide d’utilisation des requêtes des infocentres Septembre 2011.

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1 Guide d’utilisation des requêtes des infocentres Septembre 2011

2 www.unilog.com Septembre 2011Infocentres – Guide d’utilisation des requêtes Table des matières  Introduction  Introduction3  Objectifs 4  Trois infocentres5  Accès 6  Navigation dans les états  Finalité du guide7  Exécution d’une requête8  Navigation11  Limiter/filtrer les données13  Propriétés des caractéristiques15  Convertir les résultats18  Les conditions21  Les exceptions24  Exportation des données28  Signet30 2

3 www.unilog.com Introduction Septembre 2011Infocentres – Guide d’utilisation des requêtes Qu’est-ce qu’un infocentre ? C’est un entrepôt de données regroupant l'ensemble des données fonctionnelles d'une entreprise. Il entre dans le cadre de l'informatique décisionnelle.informatique décisionnelle Son but principal est de fournir un ensemble de données servant de référence unique, utilisée pour la prise de décisions dans l'entreprise par le biais de statistiques et de rapports réalisés via des requêtes prédéfinies.statistiques requêtes prédéfinies Architecture Chargement nocturne : données à J-1 Septembre 2011Infocentres – Guide d’utilisation des requêtes3

4 www.unilog.com Objectifs  Capitalisation autour du socle constitué par Sorgho  Ouvrir et faciliter l’accès aux données administratives et financières  Partager l’information entre les différents utilisateurs (unités, gestionnaires, services centraux, direction générale …)  Disposer de statistiques, d’indicateurs et d’outils d’interrogations Septembre 2011Infocentres – Guide d’utilisation des requêtesSeptembre 2011Infocentres – Guide d’utilisation des requêtes4

5 www.unilog.com Trois infocentres  Infocentre déplacement  Obtenir des statistiques et des analyses de données sur les déplacements à l’IRD  Mieux élaborer la politique de voyages et piloter son exécution  Requêtes génériques modifiables  Infocentre de suivi budgétaire  Permettre aux responsables de budget de suivre leur budget et leur dépenses via le portail  Requêtes presse-bouton (non modifiables)  Infocentre finances  Obtenir des statistiques et des analyses de données financières et comptables à l’IRD  Pilotage de l’exécution budgétaire, du contrôle et de l’évaluation  Aide à la préparation budgétaire  Requêtes génériques modifiables Septembre 2011Infocentres – Guide d’utilisation des requêtesSeptembre 2011Infocentres – Guide d’utilisation des requêtes5

6 www.unilog.com Accès  Point d’entrée unique : via le portail du système d’information  Accès restreint suivant certaines habilitations  Exemples :  Un DU n’accédera qu’aux données de son unité  Un gestionnaire d’une représentation ne verra que les données de son implantation  Actuellement 3 infocentres en production  Infocentre déplacement : accès via l’onglet « Déplacement »  Infocentre de suivi budgétaire : accès via l’onglet « Finances »  Infocentre finances : accès via l’onglet « Finances » Septembre 2011Infocentres – Guide d’utilisation des requêtesSeptembre 2011Infocentres – Guide d’utilisation des requêtes6

7 www.unilog.com Finalité du guide  Permettre à des utilisateurs réguliers des infocentres d’adapter eux- mêmes les requêtes génériques (uniquement) à leur besoin  De pouvoir établir eux-mêmes leur tableaux de bord, répondre à des enquêtes ponctuelles  De fournir des états formatés sur demande L’adaptation des requêtes nécessite une connaissance métier pointue et une bonne maîtrise de l’outil de requêtes, d’où ce guide. Septembre 2011Infocentres – Guide d’utilisation des requêtesSeptembre 2011Infocentres – Guide d’utilisation des requêtes7

8 www.unilog.com Septembre 2011Infocentres – Guide d’utilisation des requêtes Exécution d’une requête un écran de sélection apparaît permettant de restreindre la sélection de données 8 Clic sur la requête à laquelle vous voulez accéder ou saisie de l’URL de la requête dans le navigateur web Plusieurs options de sélection sont disponibles dans la liste déroulante La saisie d’une valeur se fait de deux manières différentes manuellement à l’aide du match code une liste s’affiche avec toutes les valeurs possibles de la caractéristique Une caractéristique peur être restreinte sur plusieurs valeurs

9 www.unilog.com Septembre 2011Infocentres – Guide d’utilisation des requêtes Résultat d’une requête 11/33 Titre de la requête Navigation dans les états Zone de résultat CaractéristiquesRatios Zone de filtre Septembre 2011Infocentres – Guide d’utilisation des requêtes9

10 www.unilog.com Septembre 2011Infocentres – Guide d’utilisation des requêtes Saisie des variables 12/33 clic droit sur la caractéristique pour afficher le menu contextuel et cliquer sur « Saisie de variables » Possibilité de retourner à l’écran de sélection des données ou Septembre 2011Infocentres – Guide d’utilisation des requêtes10

11 www.unilog.com Navigation 1/2 13/33 Les caractéristiques de navigation sont prédéfinies lors de la création de la requête. Elles sont dès lors disponibles pour changer d'axe d'analyse ou compléter un axe existant. Caractéristiques de navigation disponibles pour la requête Septembre 2011Infocentres – Guide d’utilisation des requêtes11

12 www.unilog.com Septembre 2011Infocentres – Guide d’utilisation des requêtes Navigation 2/2 14/33 Créer un filtre Éclater dans les lignes Éclater dans les colonnes Supprimer le zoom Déplacement dans les pages Supprimer un filtre Si les 2 icônes sont présentes (caractéristiques libres), alors l’axe d’analyse n’est pas affiché dans la zone « Résultat ». Les menus contextuels sont accessibles à partir d’un clic droit sur une caractéristique Septembre 2011Infocentres – Guide d’utilisation des requêtes12

13 www.unilog.com Septembre 2011Infocentres – Guide d’utilisation des requêtes Filtrer les données...... Valeurs individuelles Plages de valeurs ou Clic droit sur la caractéristique Clic sur le filtre à coté de la caractéristique 15/33Septembre 2011Infocentres – Guide d’utilisation des requêtes13

14 www.unilog.com Septembre 2011Infocentres – Guide d’utilisation des requêtes Permuter les axes Avant Après Clic droit sur une caractéristique 16/33Septembre 2011Infocentres – Guide d’utilisation des requêtes14

15 www.unilog.com Septembre 2011Infocentres – Guide d’utilisation des requêtes Paramètres d’affichage des caractéristiques 17/33 Permet de choisir la représentation de la caractéristique Permet de choisir l’ordre de tri Permet d’afficher ou non le résultat Permet de choisir à quoi s’applique le tri, pour le tri par attribut, choisir l’attribut CLIC DROIT sur une caractéristique TexteClé et texte Septembre 2011Infocentres – Guide d’utilisation des requêtes15

16 www.unilog.com Septembre 2011Infocentres – Guide d’utilisation des requêtes Sélection d’attributs en affichage Résultat Clic droit sur une caractéristique Cocher les attributs à afficher 18/33Septembre 2011Infocentres – Guide d’utilisation des requêtes16

17 www.unilog.com Septembre 2011Infocentres – Guide d’utilisation des requêtes Masquer un ratio Clic droit sur la structure puis sélectionner valeur filtre Décocher les ratios à masquer ou Clic sur le filtre à coté de la structure Résultat Avant Après 19/33 Une structure contient des ratios restreints ainsi que des ratios calculés. Septembre 2011Infocentres – Guide d’utilisation des requêtes17

18 www.unilog.com Septembre 2011Infocentres – Guide d’utilisation des requêtes Convertir les résultats 1/2 En faisant un clic droit sur l’entête de colonne d’un ratio, « Calcule Résultats comme » affiche une liste de conversion possible du résultat 20/33Septembre 2011Infocentres – Guide d’utilisation des requêtes18

19 www.unilog.com Septembre 2011Infocentres – Guide d’utilisation des requêtes Convertir les résultats 2/2 Il est également possible de convertir les résultats du ratio en allant dans ses propriétés 21/33Septembre 2011Infocentres – Guide d’utilisation des requêtes19

20 www.unilog.com Septembre 2011Infocentres – Guide d’utilisation des requêtes Convertir les résultats Exemples Comptage de toutes les valeurs 22/33Septembre 2011Infocentres – Guide d’utilisation des requêtes20

21 www.unilog.com Septembre 2011Infocentres – Guide d’utilisation des requêtes Les conditions Définitions dans le Web Analyser 1/2 Il est possible de définir des conditions dans le Bex Web Analyser. Ces conditions ne sont pas sauvegardées dans la requête. Lors de la sauvegarde d’un signet, les conditions sont sauvegardées. 1 2 23/33Septembre 2011Infocentres – Guide d’utilisation des requêtes21

22 www.unilog.com Septembre 2011Infocentres – Guide d’utilisation des requêtes Les conditions Définitions dans le Web Analyser 2/2  La condition est ACTIVE par défaut ! Mode Opératoire 1° - Définir une description pour la condition traitée 2° - Définir les caractéristique(s) impliquées dans la condit. 3° - Définir la condition sur ratio 3.1 – Cocher la case devant la ligne de condition 3.2 – Définir le ratio sur lequel est basé la condition 3.3 – Définir la condition d'égalité, d'infériorité....du ratio 1 2 3.13.23.3 24/33Septembre 2011Infocentres – Guide d’utilisation des requêtes22

23 www.unilog.com Septembre 2011Infocentres – Guide d’utilisation des requêtes Les conditions Exemple 25/33 Afficher uniquement les lignes pour lesquelles « Gestionnaire » a un « Nombre de missions » supérieur à 300 et dont le total des coûts est supérieur à 300 000 euros. Condition 1 : S’applique uniquement à la caractéristique « Gestionnaire », Nombre de missions ≥ 300. Condition 2 : S’applique uniquement à la caractéristique « Gestionnaire », Total coût ≥ 300 000 euros. Les lignes de résultat sont supérieures à 300 Les lignes de résultat sont supérieures à 300 000 euros Septembre 2011Infocentres – Guide d’utilisation des requêtes23

24 www.unilog.com Septembre 2011Infocentres – Guide d’utilisation des requêtes Les exceptions Définitions dans le Web Analyser 1/3 Il est possible de définir des exceptions dans le Bex Web Analyser. Ces exceptions ne sont pas sauvegardées dans la requête. Lors de la sauvegarde d’un signet, les exceptions sont sauvegardées. 1 2 26/33Septembre 2011Infocentres – Guide d’utilisation des requêtes24

25 www.unilog.com Septembre 2011Infocentres – Guide d’utilisation des requêtes Les exceptions Définitions dans le Web Analyser 2/3  L'exception est ACTIVE par défaut ! Mode Opératoire 1° - Définir une description pour l'exception traitée 2° - Indiquer le ratio sur lequel l'exception doit être appliquée 3° - Définir l'exception 3.1 – Sélectionner la case devant la ligne d’exception 3.2 – Définir le "range" de valeur à mettre en évidence 3.3 – Définir la couleur de l'exception correspondante 1 2 3.2 3.3 3.1 27/33Septembre 2011Infocentres – Guide d’utilisation des requêtes25

26 www.unilog.com Septembre 2011Infocentres – Guide d’utilisation des requêtes Les exceptions Définitions dans le Web Analyser 3/3 - I - Lors de la définition de l'exception, il est possible de préciser si l'exception doit être appliquée sur l'ensemble des lignes ou seulement sur celles correspondant aux totaux... - II - Il est également possible d'affiner l'exception en précisant les niveaux de caractéristiques sur lesquels celle-ci doit être appliquée... 28/33Septembre 2011Infocentres – Guide d’utilisation des requêtes26

27 www.unilog.com Septembre 2011Infocentres – Guide d’utilisation des requêtes Les exceptions Exemple 29/33 L’exception doit s’appliquer uniquement sur l’année 2007 Septembre 2011Infocentres – Guide d’utilisation des requêtes27

28 www.unilog.com Septembre 2011Infocentres – Guide d’utilisation des requêtes Exporter sous format CSV ou 30/33Septembre 2011Infocentres – Guide d’utilisation des requêtes28

29 www.unilog.com Septembre 2011Infocentres – Guide d’utilisation des requêtes ou Exporter sous format Excel 31/33Septembre 2011Infocentres – Guide d’utilisation des requêtes29

30 www.unilog.com Septembre 2011Infocentres – Guide d’utilisation des requêtes Signet 32/33 L’onglet signet permet de récupérer l’url de la requête et de l’utiliser comme favori. L’avantage est de récupérer la vue enregistrée même après modification de la requête. Cliquer sur « signet » puis bouton droit « ouvrir le lien dans un nouvel onglet ». Génération d’une nouvelle URL sur le nouvel onglet à sauvegarder par exemple dans ses favoris. Septembre 2011Infocentres – Guide d’utilisation des requêtes30

31 www.unilog.com Septembre 2011Infocentres – Guide d’utilisation des requêtes Affichage des Informations générales relatives à la requête Accès aux informations techniques (créateur requête, nom du cube, …, date de mise à jour des données, …) Il est souvent utile d’afficher les filtres ou la date relative à l’actualité des données par exemple 33/33Septembre 2011Infocentres – Guide d’utilisation des requêtes31