Gouvernement du CanadaGovernment of Canada Le rôle clé de la gestion de l’information au sein de l’initiative du Gouvernement en direct Marie-Claude Côté.

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1 Gouvernement du CanadaGovernment of Canada Le rôle clé de la gestion de l’information au sein de l’initiative du Gouvernement en direct Marie-Claude Côté Division de la gestion de l’information Bureau du Gouvernement en direct Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada WebÉducation 6 décembre 2001

2 2 Gouvernement du CanadaGovernment of Canada  La gestion de l’information : qu’est-ce que c’est ?  Un facteur déterminant du succès de l’initiative du Gouvernement en direct (GED).  Le Cadre de gestion de l’information du gouvernement fédéral ;  Le besoin de normes et lignes directrices pour appuyer l’initiative du GED.  Les métadonnées.  Le portail, les passerelles et les regroupements de services. Table des matières

3 3 Gouvernement du CanadaGovernment of Canada  La gestion de l’information (GI) est une discipline qui guide et appuie la gestion efficace et efficiente de l’information d’une organisation, de la planification et du développement des systèmes d’information jusqu’à l’élagage ou la préservation à long terme des documents.  C’est aussi un aspect de toute fonction de travail qui nécessite l’utilisation ou la production d’information, en tant ressource stratégique, dans le cadre de l'exécution des tâches. Source: Cadre de gestion de l’information du SCT La gestion de l’information : qu’est-ce que c’est ?

4 4 Gouvernement du CanadaGovernment of Canada La situation de la GI au gouvernement fédéral  Juin 2000 : Gestion de l'information au sein du gouvernement du Canada - Analyse de la situation. http://www.cio-dpi.gc.ca/ip-pi/policies/imreport/imreport- rapportgi00_f.asp  Reconnaissance de l'importance d'une saine gestion de l'information pour la prise de décision et la reddition des comptes.  Prise de conscience que la réussite de l'initiative du Gouvernement en direct dépend d'une saine gestion de l'information.

5 5 Gouvernement du CanadaGovernment of Canada La gestion de l'information : un facteur déterminant de succès 4Transformation et intégration des services ; 4Interopérabilité des systèmes ; 4Prestation de services efficace, efficiente et digne de confiance ; 4Meilleur accès à l’information et aux services du gouvernement par les citoyens / confiance ; 4Prise de décisions éclairées par une meilleure qualité de l’information ; 4Transparence et responsabilité ; 4Temps et efforts dédiés à la recherche d ’information ; 4Archivage des documents / mémoire institutionnelle.

6 6 Gouvernement du CanadaGovernment of Canada Changer la structure de la GI Les gens Politiques, normes et lignes directrices Transformation opérationnelle Systèmes et technologie

7 7 Gouvernement du CanadaGovernment of Canada Changer la structure de la GI Les gens Politiques, normes et lignes directrices Transformation opérationnelle Systèmes et technologie Élaborer une vision ; Régler les questions de ressources humaines ; Transformation culturelle ; Établir des pratiques communes ; Rassembler les leaders.

8 8 Gouvernement du CanadaGovernment of Canada Changer la structure de la GI Les gens Politiques, normes et lignes directrices Transformation opérationnelle Systèmes et technologie Renouvellement des politiques ; Élaboration d'un Cadre de gestion de l’information ; Normes et lignes directrices assorties.

9 9 Gouvernement du CanadaGovernment of Canada Changer la structure de la GI Les gens Politiques, normes et lignes directrices Transformation opérationnelle Systèmes et technologie Faire valoir aux gestionnaires opérationnels les avantages de la GI ; Déterminer comment la GI pourra soutenir la transformation opérationnelle.

10 10 Gouvernement du CanadaGovernment of Canada Changer la structure de la GI Les gens Politiques, normes et lignes directrices Transformation opérationnelle Systèmes et technologie Leadership et appui aux systèmes partagés : - SGDDI : Système de gestion des dossiers, des documents et de l'information ; - GICS : Gestion de l'information pour les cadres supérieurs. Définir une infrastructure commune et des normes.

11 11 Gouvernement du CanadaGovernment of Canada Le Cadre de gestion de l'information « Il convient d’instaurer un cadre stratégique détaillé, destiné à la gestion de l’information... Un cadre de gestion de l’information consiste en un ensemble cohérent de principes, d’objectifs, de normes, de lignes directrices... qui décrivent et orientent les programmes et les activités de gestion de l’information... » Commissaire à l’information Rapport annuel 2000-2001

12 12 Gouvernement du CanadaGovernment of Canada Le Cadre de gestion de l'information  S'appuie sur les lois, règlements et politiques existantes, ainsi que sur les pratiques actuelles en matière de GI.  5 sections:  les fondations ;  les normes et lignes directrices ;  le guide pour la prestation de services ;  le guide pour les activités de bureau génériques ;  le guide des services.  Le public cible est constitué de :  tous les employés du gouvernement fédéral ;  les gestionnaires de haut niveau ;  les spécialistes de l'information.

13 13 Gouvernement du CanadaGovernment of Canada Les normes de gestion de l’information  Le 8 novembre 2001, le Conseil du Trésor du Canada a approuvé :  NCTTI 39.1 - Adoption du Dublin Core comme norme de métadonnées du GC pour l’exploration des ressources ;  NCTTI 39.2 - Adoption d’une norme de vocabulaire contrôlé et d’un thésaurus de sujets de base pour le GC.  dans le contexte d’un Cadre de métadonnées du Gouvernement du Canada (GC) pour les sources d’information. http://www.cio-dpi.gc.ca/its-nit/standards/tbits39/crit39_f.asp

14 14 Gouvernement du CanadaGovernment of Canada Que sont les métadonnées ? En termes simples : äde l’information sur l’information ou ädes données structurées sur les données Contexte actuel :  de l’aide au niveau des fonctions d’identification, de description, de localisation ou d’utilisation des sources d’information. On aura recours aux métadonnées tout au long du cycle de vie d’une source d’information.

15 15 Gouvernement du CanadaGovernment of Canada La solution : une norme de métadonnées  Les métadonnées permettent :  d’identifier et d’organiser l’information sur le Web ;  de préciser les tâches de recherche et d’exploration ;  de gérer le cycle de vie des sources d’information.  Une norme de métadonnées permet :  l’interopérabilité et le partage des sources d ’information ;  la constance et la fiabilité des résultats de la recherche ;  des efforts coordonnés, rentables et axés sur le client.

16 16 Gouvernement du CanadaGovernment of Canada Dublin Core : Norme des métadonnées pour l’exploration des ressources Titre * (dc.title) Créateur * (dc.creator) Langue * (dc.language) Date * (dc.date) Sujet * (dc.subject) Description (dc.description) Éditeur (dc.publisher) *NSI (5 éléments) Type (dc.type) Format (dc.format) Identifiant (dc.identifier) Source (dc.source) Relation (dc.relation) Couverture (dc.coverage) Droits (dc.rights) Collaborateur (dc.contributor) 15 éléments Dublin Core NSI  Seuls les cinq éléments approuvés de la norme 6.3 de la Normalisation des sites Internet sont obligatoires pour tous les sites Web du GC. http://www.cio-dpi.gc.ca/clf-upe/6/6a_f.asp#6.3  Le Dublin Core est utilisé lorsque plus de 5 éléments sont requis. Aucun élément additionnel n’est obligatoire. http://www.dublincore.org

17 17 Gouvernement du CanadaGovernment of Canada Le Cadre des métadonnées du GC NSI Dublin Core Gestion des dossiers Administration de portail Métadonnées propres à un domaine Normalisation des sites Internet : cinq éléments de métadonnées obligatoires pour les sites Web du GC. Des ensembles de métadonnées propres à un domaine, élargissant la portée du Dublin Core, existent déjà ou peuvent être créés. Des schémas internationaux de domaines spécifiques sont utilisés au sein du GC, par exemple les métadonnées géospatiales (ISO 19115) ou pour le matériel d’apprentissage en ligne (IMS, SCORM.) Dublin Core adopté comme norme du GC Les métadonnées pour la gestion des dossiers du GC sont en cours d ’élaboration. Elles seront basées sur le GILS et le Dublin Core. Extension de la portée du Dublin Core afin de fournir des directives sur les métadonnées aux fins de la gestion des regroupements et des passerelles.

18 18 Gouvernement du CanadaGovernment of Canada Les métadonnées s’appliquent aux ressources suivantes :  Pages d’accueil et de bienvenue ;  Sujets / services très populaires auprès du public ;  Information requise par la clientèle de l’organisation pour l’aider à mieux comprendre ses droits ;  Pages qui offrent au public un service concret en ligne ;  Points d’entrée majeurs ;  Publications officielles importantes ;  Communiqués de presse.

19 19 Gouvernement du CanadaGovernment of Canada La norme du vocabulaire contrôlé  Adopte le principe du vocabulaire contrôlé ;  Adopte le Thésaurus des sujets de base du gouvernement du Canada comme thésaurus par défaut devant être utilisé par les organismes du GC ;  élément obligatoire « Index idéologique normalisé » (Sujet) de la NSI  http://dsp-psd.pwgsc.gc.ca/Thesaurus/index-f.html  Les sources de vocabulaire contrôlé utilisées par le GC sont enregistrées auprès de la Bibliothèque nationale du Canada et publiquement disponibles.  http://www.nlc-bnc.ca/8/4/r4-280-f.html

20 20 Gouvernement du CanadaGovernment of Canada Le vocabulaire non contrôlé  Les mots-clés peuvent être utilisés pour compléter le vocabulaire contrôlé.  Les mots-clés sont utilisés par les engins de recherche externes.  Les termes de vocabulaire non contrôlé sont seulement utilisés au sein de la balise HTML «Keywords» [mots-clés]. 

21 21 Gouvernement du CanadaGovernment of Canada Administration de contenu pour les regroupements : le défi de la GI The Portal In the beginning, there were no portals…. But I had a dream. In my dream I saw clients of the government able to easily find. Gestionnaire du contenu d’un site Web d’un ministère Canadiens Entreprises canadiennes Non-Canadiens Gestionnaires de regroupements Site Web d’un ministère Document

22 22 Gouvernement du CanadaGovernment of Canada Un modèle de solution partagée : l’entrepôt de métadonnées communes The Portal In the beginning, there were no portals…. But I had a dream. In my dream I saw cleints of the government able to easily find. Administration du contenu des portails : Entrepôt de métadonnées communes Administration du contenu des portails : Entrepôt de métadonnées communes Canadiens Entreprises canadiennes Non-Canadiens Gestionnaires de regroupements Gestionnaire du contenu d’un site Web d’un ministère Document sur le site Web d’un ministère

23 23 Gouvernement du CanadaGovernment of Canada Métadonnées pour l’administration de portail  Revue des conclusions du projet pilote par les gestionnaires des regroupements  Juillet 2001  Confirmation du besoin pour un ensemble commun d’éléments de métadonnées, avec définitions et schémas d’encodage communs.  Sondage sur les métadonnées auprès des gestionnaires des regroupements  Septembre 2001  17 regroupements et 1 passerelles ont répondu  Pas de consensus pour des éléments additionnels en sus des 5 éléments obligatoires de la NSI  Des éléments additionnels à négocier selon les ententes de partenariat des regroupements Recommandations des gestionnaires des regroupements Éléments obligatoires : Les 5 éléments obligatoires de la Normalisation des sites Internet (NSI). Éléments très recommandés : DC Description DC Identifiant Contact Mots-clés Thème Éléments optionnels recommandés : Les autres éléments du Dublin Core, plus Audience. Recommandations des gestionnaires des regroupements Éléments obligatoires : Les 5 éléments obligatoires de la Normalisation des sites Internet (NSI). Éléments très recommandés : DC Description DC Identifiant Contact Mots-clés Thème Éléments optionnels recommandés : Les autres éléments du Dublin Core, plus Audience.

24 24 Gouvernement du CanadaGovernment of Canada Pour de plus amples renseignements... Marie-Claude Côté (613) 946.4994 Cote.Marie-Claude@tbs-sct.gc.ca www.cio-dpi.gc.ca/im-gi Centre de ressources pour la