INTRODUCTION À LA GESTION DES FINANCES PUBLIQUES

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1 INTRODUCTION À LA GESTION DES FINANCES PUBLIQUES
Module Contrôle et Audit Internes

2 Plan du cours 1.2 Le budget 1.1 Introduction
2.2 & 2.3 Programmationet préparation du budget 3.1. Cycle de la dépense 5.2 Décentralisation 1.1 Introduction 2.1 Macroéconomie et budget 4.1 Administration des recettes 3.2 Gestion de la paie, passation des marchés & informatique 1.3 Classification budgétaire 4.3 Comptabilité & rapports 4.2 Gestion de la trésorerie 1.2 Le budget 5.3 Évaluation de la GFP & récapitulatif 3.3 Contrôle interne & audit 5.1 Contrôle & supervision externes

3 Plan du module Les approches “modernes” du contrôle interne
Les contrôles internes de base Les types d’audit interne Réformer/moderniser les contrôles: les orientations

4 Contrôle interne – définition (INTOSAI)
« Le contrôle interne est un processus intégré mis en œuvre par les responsables et le personnel d’une organisation et destiné à traiter les risques et à fournir une assurance raisonnable quant à la réalisation, dans le cadre de la mission de l’organisation, des objectifs généraux suivants: Exécution d’opérations ordonnées, éthiques, économiques, efficientes et efficaces; Respect des obligations de rendre compte; Conformité aux lois et réglementations en vigueur; Protection des ressources contre les pertes, les mauvais usages et les dommages. » In broader sense, also covers controls over budget preparation, revenue administration, cash and debt management, pension management, reporting and accounting. But just cover controls over payroll and non-salary expenditure here.

5 Contrôle Interne: analyse de la définition (1)
Un ensemble de procédures, directives, tâches et comportements destinés à : (performance) favoriser l’efficacité et l’efficience de l’organisation en lui permettant de répondre adéquatement aux risques de marché, opérationnels, financiers, légaux auxquels elle est confrontée; (information) augmenter la qualité des informations financières et opérationnelles délivrées à l’intérieur comme à l’extérieur de l’organisation; (régularité) promouvoir le respect des régulations internes et externes applicables dans l’organisation.

6 Contrôle Interne: analyse de la définition (2)
Définition largement inspirée par la terminologie anglo-saxonne Ensemble de règles de bonne gouvernance centrées sur l’identification et l’analyse des risques et l’assurance qualité, couvrant l’ensemble des opérations de l’organisation concernée, qu’elle soit publique ou privée S’inscrit logiquement dans un système budgétaire déconcentré, notion d’autocontrôle du ministère ou de l’agence Notion intrinsèque à l’idée de responsabiliser les gestionnaires, impliquant la levée des contrôles a priori comme modalité privilégiée du contrôle.

7 Convergence des secteurs public et privé
L’approche sous-jacente à la définition de l’INTOSAI est dérivée des standards applicables aux entreprises privées Cette convergence s’explique par l’émergence de problématiques nouvelles et communes: multiplication des risques opérationnels, financiers et légaux, liés à la complexification des opérations et des modes de financement; poids croissant des systèmes d’informations et des risques associés; augmentation des normes en matière de transparence financière; modernisation des méthodes de management; réformes budgétaires et comptables.

8 Les composantes du contrôle interne
Le contrôle interne comporte cinq composantes interdépendantes: Environnement de contrôle Évaluation du risque Activités de contrôle Informations et communication Suivi

9 Pyramide COSO

10 Objectifs Les 5 composantes du contrôle interne

11 Composantes d’un système de contrôle interne efficace (1)
1. Environnement de contrôle (gouvernance et culture de contrôle) Établissement, publication et conduite de la stratégie de l’organisation Présence d’une charte éthique Règles et pratiques de gestion des RH Rôle et ressources des services d’audit interne Fonctionnement du comité d’audit 2. Evaluation des risques; Identification complète des risques internes et externes et lien avec la gestion budgétaire

12 Composantes d’un système de contrôle interne efficace (2)
3. Activités de contrôle des opérations Existence de procédures et de directives opérationnelles Délégations et chaîne des responsabilités Gestion des informations sensibles, contrôles d’accès Chaîne de contrôle rationnelle (éviter les doublons) 4. Systèmes d’information et de communication Procédures et infrastructures supportant les informations opérationnelles (dont indicateurs de performance) et financières Procédures d’émission des communications externes et internes 5. Pilotage Procédures de revue périodique des audits et de mise en place des recommandations

13 L’analyse des risques Les recommandations relatives à l’identification et à l’analyse des risques comprennent notamment: La définition préalable des objectifs de l’organisation, et la cartographie de ses activités L’existence de procédures d’identification et de documentation des risques internes et externes, dans leurs différentes composantes (opérationnelles, financières, RH, légales) et probabilités de réalisation L’anticipation de mesures correctrices Un système de revue continue des risques associé à la programmation et au suivi de l’exécution budgétaire.

14 Contrôle interne – et corruption
Dans la mesure où le contrôle interne est une procédure mise en place par la direction d’une organisation celui-ci: Peut permettre de prévenir la corruption au niveau du fonctionnaire/interne Peut faire baisser une culture de corruption A un capacité limitée en termes de détection de corruption au niveau politique A besoin d’être perçu comme faisant partie d’un arsenal contre la corruption.

15 Limites Le contrôle interne ne peut, en soi, assurer la réalisation de ces objectifs d’ensemble Erreur humaine Contraintes sur le plan des ressources Changement Attitude de la direction Without right people, no process can work successfully. See AS/NZS Standard 4360 on Risk Management Management collusion – managers are able to over-ride internal controls by working together

16 Plan du module Les approches “modernes” du contrôle interne
Les contrôles internes de base Les types d’audit interne Réformer/moderniser les contrôles: les orientations

17 Activités de contrôle Procédures d’autorisation et d’approbation
Séparation des tâches (autoriser, payer, enregistrer, examiner): principe du double contrôle, “règle des 4 yeux” Contrôles des ressources et tenue des registres Vérifications- évaluation de la situation Rapprochements (relevés bancaires et livres comptables, entre livres comptables) Supervision

18 CONTRÔLES INTERNES CLÉS (1)
Budgétisation et comptabilité Recettes Contrôles des dépenses État de paie Avances au personnel Inscriptions du capital et des immobilisations Informatique

19 Contrôles internes clés (2)
Budgétisation et comptabilité Les réglementations financières sont mises à jour et appliquées Le budget est voté avant le début de l’année Comptes annuels audités & publiés dans l’année qui suit la fin de l’exercice Codification/classification des opérations adéquate Des sanctions sont appliquées si des dépenses sont effectuées hors budget Les recettes Toutes les perceptions de recettes sont assorties de reçus et immédiatement déposées en banque ou au Trésor Les recettes collectées concordent avec les relevés bancaires Un état de toutes les recettes perçues est produit mensuellement Government Finincial Regulations should apply to all EC funded transactions.

20 Contrôles internes clés (3)
Les dépenses Facture ou reçu conservé pour chaque dépense Liste de fournisseurs agréés Soumission compétitive pour les contrats importants  Séparation des tâches Engagement, ordonnancement<->paiement Contrôle financier ex-ante (interne au ministère ou centralisé) Rapprochements bancaires, rapprochements Trésor/payeur et ordonnateur effectués chaque mois Paye Tous les postes et nominations sont autorisés Les modifications vérifiées de manière appropriée Rapprochements entre les données en matière de personnel et de l’état de paie effectuée trimestriellement Proper segregation of duties should be maintained, the following three tasks should be undertaken by separate staff and/or sections: authorisation of local purchase orders or invoices for payment receipt or custody of the goods or services maintenance of the purchase ledger, cash book and other accounting records. Formal bank reconciliations should be undertaken by staff who are not responsible for maintaining the cash book at least once a month. The bank balances recorded on the bank statements should be clearly balanced to the amounts recorded in the cash books. Any differences should be investigated and cleared by senior officers.

21 Contrôles internes clés (4)
Avances au personnel Les avances restant à apurer sont examinées trimestriellement Les avances restant à apurer sont déduites de la dernière paie Actifs physiques Examen indépendant réalisé annuellement Le registre des immobilisations est mis à jour & vérifié annuellement La vente de tous les biens publics est rigoureusement contrôlée dans le cadre de ventes aux enchères Informatique Contrôles d’accès – mots de passe Continuité de service – sauvegarde - anti-virus

22 Plan du module Les approches “modernes” du contrôle interne
Les contrôles internes de base Les types d’audit interne Réformer/moderniser les contrôles: les orientations

23 AUDIT INTERNE Approches: Inspection ou audit de conformité
Audit de système: vérifie que les contrôles internes fonctionnent correctement et formule des recommandations pour l’optimisation des contrôles En pratique: Très peu d’unités dans les pays francophones, mais des inspections (souvent faibles) Les unités d’audits des pays africains anglophones font surtout des audits de conformité. Certaines unités “d’audit” font aussi du contrôle financier ex-ante (dit quelquefois pre-audit)

24 Inspection ou audit de conformité
L’ inspection générale des finances – systèmes francophones examine les transactions, les comptes et les organismes conformité – les lois des finances & les réglementations sont-elles respectées ? rectifie – analyse les problèmes & préconise des changements rend des comptes au ministère des Finances L’inspection s’assure que tous les comptables respectent les réglementations (si l’audit interne n’est pas effectué au sein du Trésor) Inspections dans les ministères sectoriel (éducation, santé, etc.)

25 Audit de systèmes (axé sur le risque)
Examine le système de contrôle interne Définition « moderne » de l’audit "L'audit interne est une activité indépendante et objective qui donne à une organisation une assurance sur le degré de maîtrise de ses opérations, lui apporte ses conseils pour les améliorer et contribue à créer de la valeur ajoutée". (Institute of internal auditors)

26 Difficultés d’introduction de l’audit de systèmes (axé sur le risque)
Il est plus simple d’identifier les irrégularités qu’un mauvais contrôle interne Le champ d’application de l’audit interne devrait inclure tous les systèmes, procédures et lieux des entités L’audit interne devrait vérifier tous les systèmes de contrôle interne des entités, sa gestion du risque et ses procédures de gouvernance d’entreprise Doit couvrir les systèmes les plus importants (présentant des risques) chaque année

27 Indépendance de l’audit interne
Rend des comptes directement au secrétaire permanent/général ou au ministre In best countries internal audit is a single department headed by a director on the same level as the Accountant General and staff posted out to the different MDAs.

28 Plan du module Les approches “modernes” du contrôle interne
Les contrôles internes de base L’audit interne Réformer/moderniser les contrôles: les orientations

29 Réformer les contrôles: différentes orientations
A différents degrés les pays de l’OCDE évoluent vers le modèle du COSO Allen Schick identifie trois étapes dans le développement des systèmes de contrôle La commission européenne propose le modèle du PIFC dans les pays en transition

30 Les étapes dans le développement des contrôles internes
A. Shick distingue trois étapes dans le développement des régimes de contrôle: 1 ère étape: Contrôles de tierce partie (ministère des finances) externes au ministères dépensiers 2 ème étape: Contrôle internes aux ministères dépensiers 3 ème étape: Responsabilisation des gestionnaires Il estime nécessaire de suivre ces étapes pour développer une culture budgétaire Mais les contrôles de tierce partie (1ère étape) doivent être justes et réalistes pour constituer une base de départ solide

31 Schick: L'enchaînement des types de contrôle
www1.worldbank.org/publicsector/LearningProgram/BudgetManagFinAccCourse04/Pathways.ppt

32 Duplication des contrôles
Les réformes peuvent aussi comporter la rationalisation/simplification des contrôles Les pays francophones comportent de nombreux contrôles internes: ordonnateur contrôleur financier expert-comptable inspecteur général des finances inspecteur général de l’État Les contrôles dupliqués sont-ils sûrs ? Ou conduisent-ils à la dilution des responsabilités?

33 Le PIFC (Public Internal Financial Control)
Promu par la Commission européenne dans les pays de l'Est Principes Responsabilisation des gestionnaires Audit interne indépendant Unité centrale d'harmonisation (Central Harmonization Unit - CHU ) Organisation: Les systèmes de contrôle interne comprennent une identification des risques et sont placés sous la responsabilité des gestionnaires. Des unités d'audit indépendantes des gestionnaires et des inspections sont établies dans les ministères. Le CHU établi dans le Ministère des Finances, coordonne et harmonise le système du PIFC.

34 Messages clés Les contrôles internes efficaces sont essentiels pour minimiser les erreurs, le gaspillage, la fraude & la corruption Les contrôles d’audit préalable et les audits de conformité sont généralement exigés, mais il se peut qu’ils aient besoin d’être intégrés L’audit de système est perçu comme une meilleure pratique, mais la mise en place d’un solide audit de système/interne axé sur les risques prend du temps.