Projet Dématérialisation des Factures

Projet Dématérialisation des Factures
E2 – E3 : SFC Support de formation Date : 08/11/2013 Vos Interlocuteurs : Dominique DIDES

Objectifs de la formation
Cette formation s’adresse aux SFC qui surveilleront la prise en charge des factures / avoirs depuis Process Director et répondront aux demandes d’actions (Workflow) dans le portail BFC-DMF-Suivi des factures faites par le SCTD. A la fin de cette formation vous serez capables de : Surveiller l’activité comptable depuis le portail BFC-Suivi des factures (Process Director), Traiter les demandes d’action (Workflow) étant adressées aux SFC depuis le portail BFC-DMF-Suivi des factures Work Cycle (SAP).

Agenda Présentation globale de la solution DMF
Présentation de DMF-Consultation des factures (Process Director) Traiter les demandes d’action (Workflow) dans le portail BFC-DMF-Suivi des workflow (Work Cycle SAP)

Présentation globale de la solution
Facture papier MM Vérification facture Poste de vidéo-codage N u mé ri se r Vé f i e T ra n sf é re Poste de numérisation Numérisation facture Interprétation facture Transfert facture Etape 1 (E1-1) Facture numérique Collecter Vérifier Transférer Collecte facture Contrôle facture Archivage facture Transfert facture Etape 1 (E1-2) Communiquer Analyser Approuver Décider Etape 2 (E2) Etape 4 (E4) Etape 3 (E3) Contrôler Rapprocher Prise en charge Poste de travail Web (Gestionnaire de Laboratoire) Poste de travail BFC Worflow Validation/litige (SCTD et SFC) Sociétés/devises Fournisseurs Plans comptables Commande Service fait Contrôle/Rapprochement (SCTD) Prise en charge (SCTD) Ecritures comptables Supervision et pilotage opérationnel Scan LAD Vidéo-codage Administration Optimisation Transfert

2. Présentation de Process Director
Notion de base Transaction BFC 2.2 Sélection des factures 2.3 Interface Process Director

Présentation de Process Director
Process Director, c’est Une transaction de traitement des documents fournisseurs, Un outil centralisé pour éditer, contrôler, suivre et prendre en charge dans BFC les documents fournisseurs.

Présentation de Process Director
Transfert 1 Création d’un doc PDAP Archivage du scan Affectation des champs Invoices au champs PDAP Détermination du numéro de commande BFC Type de doc PDAP Code TVA & Payeur divergent & RIB Enrichissement 2 Contrôle Contrôle Standard Contrôle PDAP Contrôle CNRS 3 Ajouter des informations Valider ou rejeter Décider Tentative de prise en charge 4 Workflow 4 Prise en charge 5 Contrôles Rapprochement Création de pièces BFC ( MM) Mise à jour du doc PDAP

Notion de base Process Director utilise des interfaces et des
Transaction BFC Process Director utilise des interfaces et des transactions standard dans sa relation avec BFC Doc PDAP et WF Le document PDAP matérialise et véhicule l’information dans BFC avant la prise en charge Catégorie de Doc PDAP (MM / FI) Un document n’existe en tant que document FI que de façon transitoire dans DMF. Type de Doc PDAP (FA, AV, FP) FA: facture sur cde standard FP: facture sur cde prévisionnelle AV: Avoir Le type de Doc PDAP permet de piloter la logique de traitement de la solution DMF

Accès BFC Par le portail : DMF-Démat facture
Consultation Traitement des workflows

Sélection des factures - Interface Process Director 1/2
Les factures numérisées et transmises sont toutes accessibles dans l’onglet « DMF-Démat factures » : DMF-Démat facture /consultation factures La sélection peut se faire suivant certains critères d’entête de la facture: Informations lues dans la facture, Informations techniques, Type de facture (FI ou MM), Statut du document, Statut du Workflow, Le domaine d’activité, La division, Le TSA, Le N° de commande GESLAB, Le N° de marché, Autre… Vous n’accédez qu’aux factures de votre DR Chaque « document-facture » a un numéro propre. Appuyer sur « Exécuter » afin de valider la demande. Les paramètres de l’écran de sélection peuvent être sauvegardés dans des variantes

Variante Sauvegarder une variante Accéder à une variante

Sélection des factures - Interface Process Director 2/2
Une fois la sélection des factures effectuée, PROCESS DIRECTOR affiche une liste des factures correspondant aux critères de sélection Cet affichage peut être mis en forme avec les boutons BFC habituels Chaque ligne correspond à une facture scannée, qui peut elle-même correspondre à plusieurs postes de bons de commande facturés

Sélection des factures - Statut des factures
Les factures sont notamment identifiées par un double statut état / workflow Etat du document dans PROCESS DIRECTOR Etat du document dans le Workflow

Liste des actions courantes
Données document PDAP Afficher image de facture Afficher fournisseur Afficher commande Afficher document BFC Afficher messages Afficher historique des versions Actions Consulter

Sélection des factures - Boutons d’action
Rentrer dans le document PDAP (équivalent à un double-clic sur la ligne du document PDAP) Prise en charge (sans effet si erreur bloquante dans BFC (MIRO) ou PROCESS DIRECTOR.) Historique du document PDAP dans PROCESS DIRECTOR) Contrôler (contrôles PROCESS DIRECTOR et BFC (MIRO)) Afficher l’image de la facture Notice du document Message d’erreur pour les fonctions Contrôler, Prise en charge, Envoyer avec workflow, Créer notice car les SFC n’ont qu’un profil de consultation.

Interface Process Director - Visualisation des docs PDAP 1/8
Un clic sur le numéro de document PDAP permet d’obtenir une visualisation de celui-ci « pré-saisie » dans PROCESS DIRECTOR. Le bouton « Afficher Scan » permet de visualiser l’image du document original.

Il est possible de changer de vue pour obtenir une visualisation complète du document PDAP dans PROCESS DIRECTOR: Données d’en-tête, transférées de INVOICES et complétées par le paramétrage Données de postes de facture Données des commande BFC concernées

Facture / avoir ou facture sur commande prévisionnelle En-tête, onglet « Généralités » Texte d’en-tête (DMF + n° de lot) Indicateur FI / MM Statut Commande Date de base = date de scan Conditions du fournisseur de la commande

En-tête, onglet « Facture » Montants TTC et HT Date du document PDAP Devise de la facture Date comptable Numéro du document Société facturée (Une seule société pour le CNRS : Z900) Type de banque partenaire  Indication du RIB Numéro de pièce BFC

Informations fournisseur Coordonnées bancaires capturées sur la facture Accès à la fiche fournisseur dans BFC Identification du fournisseur capturé sur la facture Accès aux postes non soldés du fournisseur

Cet onglet reprend l’ensemble des zones d’entête spécifiquement créées pour le CNRS L’élément d’OTP et la division ne sont remontés que s’ils sont identiques sur l’ensemble des lignes de la facture

Détail des postes du document Unité du poste dans le bon de commande Commande et poste facturés Quantité facturée Texte du poste sur le document PDAP Montant facturé HT du poste Détail de l’imputation Comptable Budgétaire et Analytique

Données comptables budgétaires et analytiques Données de postes de facture Données des commandes BFC concernées Evolution de la commande

Exercice Démarrer Process Director
Sélectionner tous les documents de votre DR Modifier la mise en forme de la liste de synthèse Retourner sur l’écran de sélection en précisant la variante de liste de synthèse à employer. Ne sélectionner que les documents pris en charge Naviguer sur la pièce comptable BFC, sur la fiche fournisseur puis sur la commande

Exercice (accès à la solution)
Saisir l’adresse : Renseigner le champs avec = 1 à 5 Ex Et mot de passe: tpcnrs

3. Traiter les demandes d’action dans le portail BFC
3.1 Accès DMF – Suivi Workflow (Work Cycle) Statuts de workflow Ecran de détail BFC – Démat-Suivi facture 3.2 Notification pour workflows 3.3 Actions dans DMF-Suivi Workflow Autoriser / Refuser Vue détaillée Gestion des suppléants Version du document Historique du document Piste d’audit OCR 3.4 Workflows

Accès à l’application DMF-Suivi Workflow (WC)
Chaque agent peut visualiser les factures qui lui sont adressées via l’onglet « Suivi Workflow ». Cet onglet affiche tous les messages en cours de traitement ou à traiter pour l’utilisateur connecté par ordre d’arrivée. Rentrer dans le document PDAP (équivalent à un double-clic sur la ligne du document PDAP) Historique du document PDAP dans PROCESS DIRECTOR) Boutons d’action Quitter Afficher l’image de la facture

Statut des workflows Les icônes de workflow WORKCYCLE permettent de visualiser aisément le statut du document Process Director / du workflow depuis PDAP et d’identifier les problèmes en attente.

Ecran de détail BFC-Démat-Suivi Facture
On retrouve tous les onglets de Process Director. Données d’en-tête, transférées de INVOICES et complétées par le paramétrage Données de postes de facture Données des bons de commande BFC concernés

Notification de réception d’un Workflow
Les destinataires de workflow sont alertés par une notification , avec les deux options suivantes : groupé : une fois par jour, un programme planifié envoie un au destinataire. Ce message envoie la liste des nouvelles factures / avoirs faisant l’objet d’un workflow à son intention.  Option retenue par le CNRS unitaire : au déclenchement du workflow un est envoyé immédiatement au destinataire pour l’informer qu’un workflow est en attente.

Notification de relance d’un Workflow
Au-delà d’un certain délai (5 ou 3 jours en fonction des workflows), si le document n’est pas traité, un mail de relance est envoyé

Autoriser / refuser dans DMF-Suivi Workflow
Accès : DMF-Démat factures / Suivi workflow L’utilisateur a la possibilité de reprendre, autoriser ou refuser le document à l’aide des boutons. Les écrans sont semblables à la consultation des factures. Reprendre le document  S’attribue l’action de workflow Autoriser le document  Autorise l’étape du workflow Refuser le document  Refuse l’étape du workflow

Vue détaillée d’un document
On retrouve le détail du document PDAP

Gestion des suppléments
Configuration de l’utilisateur Valeur modifiable par l’utilisateur

Version du document Permet de visualiser la version du document

Historique d’un document
Permet de voir et de comparer les différentes versions sauvegardées du document.

Trace d’audit OCR Permet d’afficher les données de Verify

Gestion des suppléants (1/3)
Les remplaçants sont gérés individuellement par l’utilisateur depuis DMF-Suivi workflow. Ils permettent d’assurer une continuité de la gestion des workflows pendant les périodes d’absences Les remplaçants ont une durée de validité Ils doivent être activés pour que la suppléance soit active Accès: DMF-Démat factures Suivi Workflow Menu Workflow Gérer suppléants

Gérer un suppléant Sélectionner la désignation Créer suppléant Supprimer suppléant Délimiter suppléance Suppléants pour postes n’est pas actif pour le CNRS (permet de définir plusieurs suppléants en fonction du type de document)

Créer un suppléant Les remplaçants ont une durée de validité Ils doivent être activés pour que la suppléance soit active

Liste des workflows (1/3)
La Solution DMF prévoit les workflows ci-dessous, déclenchés dans cet ordre. En général adressé aux laboratoires CDE1 Incohérence Commande / Marché Lorsque les informations de marché et de commande transmises sur la facture présentent des incohérences avec celles de la commande, ce workflow est envoyé au laboratoire pour demander la correction/validation des données. CDE2 Motif de rejet dans la commande Des commandes saisies dans Geslab peuvent être rejetées lors de l’intégration BFC (à la création ou à la modification). Dés lors, la prise en charge est bloquée. Ce workflow informe le laboratoire qui valide l’étape après correction de la commande. PREV1 Facture sur commande prev La facture porte sur une commande prévisionnelle. Les commandes prévisionnelles ne requérant pas d’entrée marchandise, Process Director ne peut procéder aux contrôles quantité et prix unitaire. Une validation du laboratoire est obligatoire pour la prise en charge de la facture. En général adressé aux laboratoires En général adressé aux laboratoires

En général adressé aux laboratoires QTE Litige Quantité Ce workflow est déclenché lorsque la quantité précisée dans la facture ne correspond pas à la quantité livrée (service fait). Cela correspond au cas où le service fait n’a pas été saisi, ou que la commande est soldée, ou que la quantité saisie dans le service fait est inférieure strictement à la quantité facturée. PRIX Litige prix unitaire Ce workflow est déclenché lorsque le système détecte un écart de prix hors tolérance. FPORT Litige frais de port Ce workflow est déclenché lorsque la facture présente des frais de port hors tolérance. En général adressé aux laboratoires En général adressé aux laboratoires

Ne concerne pas les laboratoires TVA non déterminée Ce worklfow est déclenché lorsque le système n’a pas pu déterminer automatiquement le code TVA à appliquer. CDE3 Commande non déterminée Lorsqu’aucune commande BFC n’a pu être déterminée, ce workflow permet au P2D2 de demander les références de commande nécessaire pour prendre en charge la facture. AD_HOC Ad Hoc Workflow à tout faire. Permet notamment de traiter la « coche exception » déterminée à la numérisation du document (mention d’affacturage, de duplicata ou pro forma). En général adressé aux laboratoires En général adressé aux laboratoires

Synthèse des workflows
Ci-après, une synthèse des workflows de la Solution DMF avec : Leur positionnement dans la séquence, le workflow N+1 est déclenché après le N, en tenant compte des Type de document PD concernés. Le(s) Type(s) de document PD concerné(s) Les workflow ID correspondant au type d’erreur ou de litige, et à l’intitulé du workflow tel que lisible par le destinataire. Les conditions de déclenchement, leur lien avec les contrôles réalisés par PDAP sur le document PD. Le(s) destinataire(s) sont les utilisateurs déclarés dans BFC ou dans WORKCYCLE qui reçoivent le workflow. Les options standard WORKCYCLE, nécessaires à la configuration du workflow. Les actions standard possibles pour le destinataire lorsque celui-ci instruit le workflow.

Déclenchement d’un Workflow
La Solution DMF comprend des workflows qui sont déclenchés de manière automatique. Ce déclenchement intervient à certains moments du processus de traitement de la facture : au moment du transfert d’Invoices ou de Generix vers PDAP, avant prise en charge, Il est tout à fait possible de déclencher ces workflows de façon manuelle depuis PDAP par les utilisateurs disposant des autorisations nécessaires. Un workflow ne peut démarrer automatiquement que si le ou les destinataires à contacter sont assignés de manière automatique. Un contrôle standard empêche de déclencher un workflow vers des utilisateurs bloqués, non existants ou hors dates de validité. De ce fait, si le déclenchement automatique tentait d'envoyer un workflow à ces utilisateurs, alors le workflow ne pourrait pas démarrer et un message est instruit dans la log du document PD.

Séquencement d’un Workflow
Pour un document PDAP donné, il ne peut y avoir qu’un seul et unique workflow déclenché à un instant t. Pour les workflows déclenchés automatiquement, la Solution DMF prévoit leur séquencement. Un workflow N+1 ne pourra donc être déclenché automatiquement que si le workflow N est validé, en tenant compte des Types de document PDAP concernés.

Règle pour le workflow CDE1
L’objectif de ce workflow est de demander au laboratoire de corriger les informations marché (contrat cadre) / commande soit : en modifiant la commande (voir en la créant à nouveau) pour qu’elle fasse référence au bon marché en modifiant l’information marché de la facture en rejetant le workflow avec notice pour que le P2D2 renvoie la facture vers le fournisseur CDE1 CDE2 PREV1 QTE PRIX FPORT TVA CDE3 AD-HOC Type doc PD Workflow ID Conditions de déclenchement Destinataires Options Actions possibles dans Work Cycle FA / FP (FA: Facture sur cde standard, FP: Facture sur cde prévisionnelle) CDE1 Incohérence Commande / Contrat / Marché Contrôle CNRS-004 erroné Déclenchement automatique Au moment du transfert (lors de la création du document PDAP) et par programme planifié (Repetitor). Avant prise en charge Laboratoire Délai de relance : 5J Délai entre relances : 3J Courriel groupé Modification du numéro de commande. Modification du numéro de marché Valider Refuser avec notice obligatoire Demander

Règle pour le workflow CDE2
L’objectif de ce workflow est de demander au laboratoire de corriger la commande. CDE1 CDE2 PREV1 QTE PRIX FPORT TVA CDE3 AD-HOC Type doc PD Workflow ID Conditions de déclenchement Destinataires Options Actions possibles dans Work Cycle FA / FP (FA: Facture sur cde standard, FP: Facture sur cde prévisionnelle) CDE2 - Motif de rejet de commande Contrôle CNRS-010 erroné Déclenchement automatique Au moment du transfert (lors de la création du document PDAP) et par programme planifié (Repetitor). Avant prise en charge Laboratoire Délai de relance : 5J Délai entre relances : 3J Courriel groupé Modification du numéro de commande. Valider Refuser avec notice obligatoire Demander

Règle pour le workflow PREV1
L’objectif de ce workflow est de demander au laboratoire de valider une facture sur commande prévisionnelle dans la mesure où Process Director ne peut pas procéder aux contrôles prix unitaires, quantité. CDE1 CDE2 PREV1 QTE PRIX FPORT TVA CDE3 AD-HOC Type doc PD Workflow ID Conditions de déclenchement Destinataires Options Actions possibles dans Work Cycle FP (Facture sur cde prévisionnelle) PREV1 – Facture commande prev. La commande est prévisionnelle Déclenchement automatique Au moment du transfert (lors de la création du document PDAP) et par programme planifié (Repetitor). Avant prise en charge Laboratoire Délai de relance : 5J Délai entre relances : 3J Courriel groupé Valider Refuser avec notice obligatoire Demander

Règle pour le workflow QTE
L’objectif de ce workflow est de demander au laboratoire de traiter les litiges quantité sur le document en cours. CDE1 CDE2 PREV1 QTE PRIX FPORT TVA CDE3 AD-HOC Type doc PD Workflow ID Conditions de déclenchement Destinataires Options Actions possibles dans Work Cycle FA (Facture sur cde standard) QTE – Litige quantité Quantité : Contrôle PD-003 erroné Déclenchement automatique Au moment du transfert (lors de la création du document PDAP) et par programme planifié (Repetitor). Avant prise en charge Laboratoire Délai de relance : 5J Délai entre relances : 3J Courriel groupé Valider Refuser avec notice obligatoire Demander

Règle pour le workflow PRIX
L’objectif de ce workflow est de demander au laboratoire de valider un écart de prix. CDE1 CDE2 PREV1 QTE PRIX FPORT TVA CDE3 AD-HOC Type doc PD Workflow ID Conditions de déclenchement Destinataires Options Actions possibles dans Work Cycle FA (Facture sur cde standard) PRIX – Litige prix unitaire / Montant Contrôle PD001 erroné (écart de prix) Déclenchement automatique Au moment du transfert (lors de la création du document PDAP) et par programme planifié (Repetitor). Avant prise en charge Laboratoire Délai de relance : 5J Délai entre relances : 3J Courriel groupé Valider Refuser avec notice obligatoire Demander

Règle pour le workflow FPORT
L’objectif de ce workflow est de demander au laboratoire de valider le dépassement de frais de port. CDE1 CDE2 PREV1 QTE PRIX FPORT TVA CDE3 AD-HOC Type doc PD Workflow ID Conditions de déclenchement Destinataires Options Actions possibles dans Work Cycle FA / FP (FA: Facture sur cde standard, FP: Facture sur cde prévisionnelle) FPORT – Frais de port Frais de port, gestion, emballage capturés non nuls et non planifiés dans la commande ou planifiés mais hors tolérance Déclenchement automatique Au moment du transfert (lors de la création du document PDAP) Avant prise en charge Laboratoire Délai de relance : 5J Délai entre relances : 3J Courriel groupé Valider Refuser avec notice obligatoire Demander

Règle pour le workflow TVA
L’objectif de ce workflow est de demander au SFC la saisie des codes TVA au niveau de chaque ligne du document PDAP. CDE1 CDE2 PREV1 QTE PRIX FPORT TVA CDE3 AD-HOC Type doc PD Workflow ID Conditions de déclenchement Destinataires Options Actions possibles dans Work Cycle FA / FP (FA: Facture sur cde standard, FP: Facture sur cde prévisionnelle) TVA – TVA non déterminée La détermination du code TVA a échoué Déclenchement automatique Au moment du transfert (lors de la création du document PDAP) et par programme planifié (Repetitor). Avant prise en charge SFC Délai de relance : 5J Délai entre relances : 3J Courriel groupé Saisie des codes TVA pour chaque ligne Valider

Règle pour le workflow « Commande non déterminé »
L’objectif de ce workflow est de demander au laboratoire d’indiquer la commande à utiliser pour prendre en charge la facture. CDE1 CDE2 PREV1 QTE PRIX FPORT TVA CDE3 AD-HOC Type doc PD Workflow ID Conditions de déclenchement Destinataires Options Actions possibles dans Work Cycle FA / FP (FA: Facture sur cde standard, FP: Facture sur cde prévisionnelle) Commande non déterminée La détermination automatique du n° de commande BFC a échoué Déclenchement manuel Avant prise en charge A définir manuellement par le P2D2 Délai de relance : 3J Délai entre relances : 1J Courriel immédiat Modification du numéro de commande (N° de commande BFC). Valider Refuser avec notice obligatoire Demander

Règle pour le workflow AD_HOC
L’objectif de ce workflow est de mettre à disposition au gestionnaire un workflow à déclencher manuellement afin de gérer l’ensemble des cas non prévus ci-dessus. CDE1 CDE2 PREV1 QTE PRIX FPORT TVA CDE3 AD-HOC Type doc PD Workflow ID Conditions de déclenchement Destinataires Options Actions possibles dans Work Cycle Ad-Hoc Déclenchement manuel Avant prise en charge Destinataire libre parmi les utilisateurs BFC et WORKCYCLE Délai de relance : 5J Délai entre relances : 3J Courriel immédiat. Valider avec notice obligatoire Refuser avec notice obligatoire Transmettre Demander

Exercice : Traitement d’un workflow TVA
Lancer DMF-suivi workflow Ouvrez un workflow « Saisir les codes TVA » Affichez l’image de la facture Complétez le document en saisissant les codes TVA Sauvegardez le document Validez le workflow

Correction traitement d’un workflow TVA
Saisir l’adresse : Renseigner le champs avec = 1 à 5 Ex Et mot de passe: tpcnrs

Ouvrir un workflow « Saisir les codes TVA » 2 1 3

Afficher l’image de la facture

Complétez le document en saisissant les codes TVA (1/2) 2 1

Complétez le document en saisissant les codes TVA (2/2) 4 Saisissez vos codes de TVA 3

Validez le workflow

Exercice Traitement d’un workflow Ad Hoc
Ouvrez un workflow ad hoc Consultez les notices Ajoutez une notice Ajoutez une pièce jointe Validez le workflow

Correction traitement d’un workflow Ad Hoc

Fin de la formation Questions

Glossaire Document PDAP et Workflow : Le document Process Director Account Payable matérialise et véhicule l’information dans BFC avant la prise en charge. Catégorie de document PDAP (MM / FI) : La catégorie indique si la facture fournisseur est liée à une commande (catégorie MM) ou non (catégorie FI). Un document n’existe en tant que document FI que de façon transitoire dans DMF. Type de document PDAP : Le type de document Process Director Account Payable permet de piloter la logique de traitement de la solution DMF. FA : Facture sur commande standard FP : Facture sur commande prévisionnelle AV : Avoir

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